PROGRAMUL INFORMATIC DE EVIDENTA CONTABILA A STOCURILOR

In cadrul societatii, evidenta contabila se realizeaza cu ajutorul unui program informatic, adaptat nevoilor firmei.

Aplicatia informatica financiar contabila contine un pachet de programe si un sistem de fisiere si relatii, care permit integrarea unui sistem complet de contabilitate.

Programul de contabilitate foloseste principiul specializarii (independentei) exercitiului financiar. Sunt bine delimitate exercitiile financiare lunare si anuale.

Pachetele de programe sunt scrise in FOX PRO 2.6. pentru MS-DOS si sunt impachetate in format executabil.

Documentele contabile se introduc in calculator printr-un singur meniu "Documente primare", aflat in meniul principal al aplicatiei.

Calculele si situatiile contabile se obtin din urmatoarele meniuri specifice:

"Contabilitatea analitica a stocurilor"

"Contabilitatea analitica a trezoreriei"

"Contabilitatea analitica a tertilor"

"Contabilitatea sintetica"

Contabilitatea analitica a stocurilor ofera informatii analitice despre starea si dinamica gestiunilor definite in cadrul societatii. Cuprinde urmatoarele meniuri:

Descarcarea gestiunii, corectii de pret;

Executie rulaje stocuri

Inregistrare diferente de control fise;

Initializare pentru luna urmatoare;

Fise de magazie;

Liste de inventar;

Miscarea gestiunilor-Balante de stocuri;

Miscarea stocurilor-Balante de stocuri;

Vanzari pe agenti

Balanta gestiunilor;

Fise pe gestiuni;

Raport de gestiune.

Meniul "Descarcare gestiuni, corectii de pret" se executa obligatoriu primul in vederea finalizarii unui exercitiu financiar lunar. Prin acest meniu se calculeaza descarcarea gestiunilor in mod real si diferentele de pret, generand automat note contabile pentru inregistrarea lor. De asemenea acest meniu calculeaza pretul mediu ponderat de achizitie.

Caseta de dialog  propune la intrebarea " Prima executie?" raspunsul "Nu". " Prima executie se refera la inceperea procedurilor de inchidere financiar-contabila a unui exercitiu lunar. Raspunsul "Da" face ca toate notele de diferenta de pret generate de executii anterioare sa fie sterse pentru ca procedura sa inceapa de la punctul 0. La urmatoarele executii la intrebarea ,Prima executie?" se va raspunde cu "Nu". Pentru o descarcare corecta se selecteaza toate gestiunile prin confirmarea valorii "0" in campul "Gestiunea". In cazul unei verificari in timpul lunii, se poate selecta numai o singura gestiune pentru descarcare.

In cadrul acestui meniu exista optiunea "note: Cumulat", care intocmeste notele de descarcare pentru fiecare produs aflat in gestiune. Notele au numarul de la 100 in sus si data de la sfarsitul lunii. Aceasta optiune se foloseste insa in mod uzual.

Optiunea "note: Analitic" intocmeste note de descarcare pentru fiecare factura de vanzare a unui produs. Notele au data si numarul ca si al facturii pentru a fi mai usor de identificat. Aceasta optiune se foloseste in cazul verificarilor.

Pentru fiecare produs dintr-o gestiune se obtin trei note contabile.

Prima nota reprezinta incarcarea adaosului comercial si este o operatiune pseudocantitativa, adica ea va fi prezenta pe fisa de magazie a produsului pentru a echilibra valorile de intrare cu cele de iesire.

A doua nota este descarcarea adaosului comercial inregistrat anterior. Aceasta nota inchide contul de adaos comercial aferent produsului. Rulajul contului reprezentand de fapt valoarea adaosului comercial inregistrat intr-un exercitiu financiar lunar.

A treia nota este inregistrarea cheltuielilor de achizitie a marfii vandute.

Analiza: Programarea strategica a unei afaceri Referat: Grupul Aquila - distributie active, transportul international si intern si a serviciilor logistice

Utilizand pretul mediu ponderat si transferurile intre gestiuni, procedura de descarcare nu poate fi considerata corecta din prima executie. Impreuna cu meniurile "Executie rulaje" si "Inregistrare diferente de control fise" reprezinta un ciclu de executii care se repeta pana cand erorile calculate la al treilea meniu sunt minime sau numai scad in valoare.

Meniul "Executie rulaje stocuri" aduce in stocurile de inceput de luna, stocurile din final de luna de la luna anterioara, aduna intrarile lunare, scade iesirile lunare si calculeaza stocul final corectand stocul de manevra in cazul in care acesta ar fi eronat. Marcheaza in fisierul de stocuri data ultimei intrari si data ultimei iesiri. Marcheaza cantitatile intrate cumulate de la inceputul anului si iesirile cumulate de la inceputul anului.

Acest meniu, este obligatoriu pentru inchiderea exercitiului financiar lunar, facand parte din ciclul necesar calculului corect al adaosului comercial si al cheltuielilor cu marfa vanduta.

Meniul "Inregistrare diferente de control fise" este obligatoriu dupa "Executie rulaje stocuri" pentru a asigura o inchidere de luna corecta.

Diferentele de control fise sunt similare din punct de vedere contabil cu cele obtinute la descarcarea de gestiune. Aceste note de diferente de control sunt obtinute pentru gestiunile pretului mediu ponderat si reprezinta eroarea de rotunjire la a doua zecimala a pretului mediu ponderat calculat. Aritmetica de obtinere a lor este simpla: soldul fisei de magazie la inceput de luna, plus intrari (considerand intrare si nota de adaos comercial), minus iesiri, trebuie sa fie egal cu pretul mediu ponderat inmultit cu stocul final. Diferenta reprezinta eroarea de rotunjire a pretului mediu ponderat. Aceasta diferenta de rotunjire este tratata contabil ca o incarcare si o descarcare de adaos comercial si trecuta pe cheltuieli cu achizitia marfii vandute. Valorile de diferenta de rotunjiri sunt in functie de numarul de bucati intrate in fisa de magazie a produsului si nu de valorile pretului de achizitie si nu pot depasi cativa zeci de lei pentru zeci de mii de bucati rulate.

Valoarea totala a diferentelor de control trebuie sa scada spre o valoare fixa suficient de mica pentru a fi considerata diferenta de rotunjire. Pentru asigurarea corecta a descresterii, meniurile "Descarcare de gestiune", "Executie rulaje stocuri" si "Inregistrare diferente de control fise" trebuie executate succesiv de cateva ori. Evidenta executiilor si valoarea diferentelor este consemnata in meniul "Verificare corelatii" din meniul "Contabilitatea sintetica".

In cazul in care sumele nu converg spre valori rezonabile, se verifica fisele de magazie si transferurile intre gestiuni la produsele care genereaza sume mari de diferenta.

Meniul "Initializare pentru luna urmatoare" este necesar pentru operatorii de calculator care intocmesc documente primare de gestiune a stocurilor si se gasesc in prima zi a unei luni calendaristice.

Initializarea pentru luna urmatoare executa copierea nomenclatorului de stocuri din luna curenta in luna urmatoare. Prin copiere toate datele din luna urmatoare sunt sterse si sunt inlocuite cu datele din luna curenta.

Meniul "Fisa de magazie". Fisa de magazie este un document de evidenta cantitativ-valorica a intrarilor, iesirilor si stocurilor de produse din luna curenta.

Pentru intocmirea fisei de magazie a unui produs din cadrul unei gestiuni, in ecranul de selectie la optiunea "Gestiune" se inscrie codul gestiunii respective. Daca se doreste o selectie a tuturor gestiunilor se pune 0 in campul de cod.

La optiunea "Cod" se va trece codul produsului, cod care se poate culege prin consultarea fisierului de stocuri la gestiunea curenta.

Fisa de magazie cuprinde urmatoarele elemente: simbolul produsului, denumirea produsului, unitatea de masura a produsului, pretul de achizitie, stocul initial, pretul mediu ponderat al lunii precedente, soldul fisei de magazie de la inceputul lunii (fiind soldul final al lunii precedente determinat ca produs intre stocul final si pretul mediu ponderat al lunii precedente), pretul mediu ponderat al lunii curente, numarul, data, tipul documentului aferent operatiunii contabile, pretul de vanzare al produsului, cantitatea intrata, respectiv cantitatea iesita, valoarea intrarilor si iesirilor, stocul curent dupa fiecare operatiune, rulajul lunar cantitativ-valoric, soldul final al fisei de magazie, diferenta de control (reprezinta eroarea de rotunjire a pretului mediu ponderat calculat si apare ca diferenta intre: soldul fisei de magazie la inceput de luna, plus intrari (considerand intrare si nota de adaos comercial), minus iesiri si pretul mediu ponderat inmultit cu stocul final.

Meniul "Liste de inventar" determina obtinerea de oferte de pret, liste de inventar, avand mai multe optiuni de evaluare: la pret mediu de achizitie, la pret de vanzare en-gross, la pret de vanzare en-detail, la pret de achizitie.

Optiunea de evaluare la "pret mediu de achizitie" ofera o lista de inventar a carui sold trebuie sa fie egal cu soldul contului de gestiune din balanta de verificare.

Optiunile la "pret de vanzare en-gross" si "pret de vanzare en-detail" ofera liste de inventar a caror valoare este determinata la pretul de vanzare en-gross, respectiv la pretul de vanzare en-detail.

Optiunea la "pret de achizitie" ofera o lista de inventariere a produselor care va cuprinde ultimul pret de intrare a produselor in gestiune.

Meniul "Miscarea gestiunii - balante stocuri" ofera o lista de inventar dinamica, ce arata ca o balanta avand stoc initial, intrari, iesiri si stoc final. Cu ajutorul ei se poate studia miscarea produselor dintr-o perioada determinata si se poate scoate lista de inventar la o anumita zi.

Ecranul de selectie cuprinde urmatoarele optiuni:

In campul "Cod" se va trece codul gestiunii;

In campul "Cont gestiune" se va trece simbolul contului de gestiune

"de la data". "La data" reprezinta intervalul de timp in care se urmareste situatia miscarii stocurilor. Perioada se poate intinde pe maxim doua luni.

In campurile "De la simbolul", pana "la simbolul" se selecteaza implicit primul simbol si ultimul simbol al produselor din gestiunea aleasa pentru contul ales;

Optiunea "Inclusiv stocurile = 0" ofera o situatie a tuturor produselor din cadrul gestiunii (inclusiv a celor care au sold initial si miscare in perioada analizata);

Optiunea "Miscarea intrarilor" selecteaza doar produsele care au avut cel putin o intrare in perioada analizata;

Optiunea "Miscarea iesirilor" selecteaza doar produsele care au avut cel putin o iesire in perioada analizata;

Optiunea "Situatie cantitativa" ofera o situatie strict cantitativa, ce contine pe coloane separate si miscarile din transferuri;

Optiunea "Situatie valorica" ofera o situatie cantitativ-valorica a miscarii stocurilor, inclusiv transferurile.

Meniul "Vanzari agenti - gestiuni" are ca rezultat situatia cantitativ-valorica (fara TVA) a vanzarilor de produse selectate dupa urmatoarele criterii: codul agentului de vanzari, gestiunea, perioada, simbolul produsului.

Codul agentului este numarul de lucru asociat fiecarei facturi de vanzare, iar codul gestiunii este codul de proprietar de la facturile de vanzare.

Meniul "Analiza vanzarilor" ofera calculul cantitativ valoric al volumului de vanzari si al adaosului comercial obtinut pentru fiecare produs, gestiune, tert, agent de vanzari pentru luna curenta. Documentele analizate pot fi: facturi de vanzare en-gross, facturi de vanzare en-detail, avize catre magazine en-detail, receptii in magazine de en-detail.

Meniului "Balanta gestiunilor" se foloseste in situatia in care evidenta conturilor de stocuri se tine analitic pe mai multe gestiuni, deci este o balanta de verificare analitica a conturilor de gestiune, venituri si cheltuieli.

Acest meniu contine balante si fise de cont pe gestiuni si cuprinde urmatoarele submeniuri:

Actualizari conturi;

Executie balanta gestiuni;

Descarcarea gestiunii;

Inchidere venituri /cheltuieli;

Listarea descarcarii;

Recapitulatie gestiuni;

Fise de cont pe gestiuni;

Fise de consum pe gestiuni.

Submeniul "Fisa de consum pe gestiuni" se refera la analiza si verificarea consumurilor de materii prime si materiale pe locuri de folosinta.

Meniul "Fise de cont pe gestiuni" reflecta totalitatea inregistrarilor operatiilor economice si financiare a conturilor definite in balanta gestiunilor pe o anumita gestiune, intr-o anumita perioada in ordine cronologica. Ea serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe fiecare cont de gestiune.

In cadrul "Fisei analitice pe gestiuni", documentele sunt exprimate analitic, in operatiuni cantitativ-valorice (fara total pe documente). In subsolul fisei analitice se face o centralizare cantitativ-valorica a produselor inregistrate prin contul de gestiune.

Contabilitatea sintetica este cel de-al doilea modul al aplicatiei, care vine sa completeze modulul contabilitatii analitice, prin organizarea cronologica si sistematica a datelor de intrare in sistemul financiar-contabil si obtinerea unor situatii si rapoarte sintetice.

In viitor se urmareste implementarea unui program informatic privind evidenta costurilor, in vederea realizarii unei contabilitati de gestiune cat mai eficiente.