Procesul de esantionare in audit

PROCESUL DE ESANTIONARE IN AUDIT

1. Notiuni introductive

Auditorul trebuie sa indeplineasca misiunea de audit intr-o astfel de maniera incat sa poata oferi o asigurare rezonabila in timp ce costurile obtinerii unei astfel de asigurari sa fie reduse la un nivel acceptabil. Astfel, in procesul de colectare a probelor de audit, auditorul trebuie sa actioneze cu eficienta si profesionalism.Pentru aceasta, auditorul trebuie sa adune probe de audit, competente, relevante si rezonabile.

Esantionarea in audit reprezinta aplicarea unor proceduri de audit asupra unei parti din totalul populatiei supuse auditarii, pentru obtinerea probelor de audit sigure, care sa caracterizeze intreaga populatie.

Daca esantionul a fost ales in mod corespunzator, atunci concluziile de audit se vor putea extinde asupra intregii populatii, astfel ele vor fi valabile numai in cadrul esantionului ales.

In general, testele de audit se pot aplica fie asupra tuturor elementelor populatiei, fie asupra unor esantioane, astfel :

▬ Toate elementele care compun populatia. Se poate aplica in cazul unei populatii de dimensiuni mici.

▬ Un esantion nereprezentativ. Se poate aplica acolo unde auditorul cunoaste particularitatile populatiei care va fi testata si este capabil sa identifice un numar mic de elemente de interes pentru audit. In cazul in care a ales aceasta metoda, auditorul va trebui sa evalueze rezultatele prin aplicarea concluziilor sale numai asupra esantionului. Aceasta inseamna ca, atat timp cat esantionul nu este reprezentativ, erorile gasite in esantionul testat nu se pot extrapola asupra intregii populatii.

▬ Un esantion reprezentativ este acel esantion care are caracteristici similare pentru elementele din intreaga populatie.

Trebuie subliniat ca auditorul poate utiliza un esantion nereprezentativ pentru o parte a populatiei si unul reprezentativ pentru restul elementelor.

Exemplu: Presupunem ca sistemul de control intern ale unui entitati, solicita ca functionarul sa ataseze o copie a comenzilor la fiecare chitanta sau factura pentru achizitii, dar aceasta procedura nu a fost indeplinita decat in procent de 95%. Daca au lipsit 5 comenzi dintr-un esantion de 100 elemente, atunci esantionul are o reprezentativitate ridicata. Daca au lipsit 4 sau 6 comenzi, atunci esantionul este rezonabil reprezentativ, iar daca au lipsit mai multe comenzi, esantionul este nereprezentativ.

2. Esantionarea statistica si nestatistica

Exista doua abordari generale ale esantionarii in audit: esantionarea statistica si esantionarea nestatistica.

Esantionarea statistica foloseste legea probabilitatii pentru selectarea si evaluarea rezultatelor unui esantion de audit. Aceasta presupune selectarea grupului de elemente care urmeaza a fi verificate, prin aplicarea unor formule matematice specifice, fapt ce va permite auditorului sa obtina o concluzie valabila pentru intreaga populatie din care s-a extras esantionul.

Avantajul principal al folosirii esantionarii statistice consta in faptul ca ajuta auditorul sa extraga esantioane eficiente, sa stabileasca daca dovezile obtinute sunt suficiente si sa cuantifice riscul de esantionare.

Esantionarea nestatistica se bazeaza mai ales pe rationamentul profesional al auditorilor, fara a folosi teoria statistica pentru masurarea riscului de esantionare.

Rezultatele nu se vor extrapola asupra intregii populatii intrucat esantionul selectat nu este reprezentativ.

3. Metodele de selectare a esantioanelor

Esantioanele pot fi selectate prin metode statistice sau nestatistice..

Esantionarea statistica poate fi definita, ca fiind procedura de esantionare, ce foloseste legile probabilitatii pentru masurarea riscului de esantionare si care, de obicei este prezentat in cadrul procesului de esantionare. Metodele cele mai frecvent utilizate sunt: selectia aleatoare si selectia sistematica.

a) Esantionarea aleatorie simpla - Esantionarea aleatorie simpla( Random) este o metoda de selectie in care fiecare element al populatiei are sanse egale de a fi selectat[1].Auditorii pot utiliza aceasta metoda atunci cand :

-Dimensiunea populatiei este foarte mica sau foarte mare iar lista cu operatiunile efectuate de catre entitate nu este disponibila in format electronic.

-Operatiunile nu sunt omogene (de ex: achizitiile de bunuri, valoarea acestora variaza de la 100 mil.- 1 mild. Lei.

Exemplu: Daca au fost selectate 5 elemente dintr-o populatie de 1000, elementele selectate pot fi: 1,2,3,4, si 5 sau 14,15,16,998,999.Elementele pot fi alese prin folosirea tabelelor de numere aleatoare sau prin utilizarea calculatorului.

b) Selectia sistematica - Aceasta metoda presupune selectia in mod aleatoriu a unui element sau doua din esantion, dupa care, prin adaugarea intervalului mediu de esantionare se vor selecta si celelalte elemente.

Exemplu: Daca urmeaza a fi selectate 5 elemente, iar intervalul mediu de esantionare este 200, elementele selectate pot fi 14, 214, 414, 614 si 814. In aceasta situatie, primul element (14) este selectat aleatoriu, iar urmatoarele sunt selectate prin adaugarea intervalului mediu de esantionare (200).

Eseu: Comunicare de baza cu bazele de date externe prin intermediul importului si al combinarilor Document online: UCM RESITA - piata tinta - strategii de intrare pe piata

Cel mai mare avantaj al acestei metode este acela ca, atunci cand este folosita esantionarea pe baza unitatilor monetare, aceasta asigura auditorul ca sunt selectate toate elementele cu valori mai mari decat intervalul mediu de esantionare.

Esantionarea nestatistica. - Metodele cele mai frecvent utilizate sunt : selectia pe baza hazardului si selectia pe baza judecatii profesionale.

a) Selectia pe baza hazardului - Auditorul selecteaza esantionul fara a urma o tehnica structurata, evitand orice imixtiune sau previziune constienta. In urma analizei esantionului selectat prin aceasta metoda nu se poate formula o concluzie valabila pentru intreaga populatie.

b) Selectia pe baza rationamentului profesional- Prin aceasta metoda elementele esantionului sunt selectate pe baza rationamentului profesional al auditorului. Prezinta un grad ridicat de subiectivism. In majoritatea cazurilor, atentia auditorilor se va indrepta catre ariile in care probabilitatea de a exista erori materiale este mare.

4. Etapele esantionarii

Indiferent daca este realizata dupa metode statistice sau nestatistice, esantionarea in cadrul procesului de audit cuprinde urmatoarele etape :

1.planificarea si proiectarea esantioanelor

2.determinarea dimensiunii esantionului;

3.testarea elementelor selectate cuprinse in esantion;

4.evaluarea rezultatelor.

4.1. Planificarea si proiectarea esantioanelor

Atunci cand planifica si proiecteaza esantioanele, auditorul trebuie sa se asigure ca acestea vor contribui la realizarea obiectivelor auditului. Unii dintre factorii ce trebuie avuti in vedere cand se planifica si se proiecteaza esantioanele, sunt :

a)obiectivele testului de audit;

b)populatia din care vor fi extrase esantioanele;

c)posibilitatea folosirii stratificarii:

a) Obiectivele testului de audit - Initial auditorii determina obiectivele specifice auditului si in functie de acestea stabilesc procedurile corespunzatoare pentru atingerea lor. Luarea in consideratie a naturii probelor de audit cerute, conditiile aparitiei erorilor sau alte caracteristici ce pot apare in legatura cu procesul de obtinere a probelor, constituie elemente importante pentru auditori in definirea urmatoarelor aspecte:

▬ "ce constituie o eroare";

▬"ce populatie sa se aleaga pentru esantionare".

O intelegere clara a aspectului "ce constituie o eroare" este hotarator pentru a avea siguranta ca, dintre toate conditiile numai acelea aplicabile obiectivelor auditului sunt cuprinse in procesul de depistare a erorilor.

b) Populatia - Populatia reprezinta intregul set de date din care auditorul doreste sa extraga un esantion, cu scopul de a ajunge la o concluzie. O importanta deosebita pentru esantionare o reprezinta identificarea populatiei, care in esenta trebuie sa fie exhaustiva si adecvata.

Exhaustiva - Auditorul trebuie sa fie convins ca toate elementele presupuse a se afla in continutul populatiei sunt incluse in acesta.

Exemplu: daca auditorul intentioneaza sa selecteze dintr-un dosar numai documentele referitoare la platile efectuate, nu se pot trage concluzii pentru toate platile efectuate, decat daca auditorul se asigura de faptul ca toate documentele de plata au fost indosariate.

Adecvata - Auditorul trebuie sa se asigure ca populatia este potrivita pentru obiectivul auditului.

Exemplu: Daca se verifica subevaluarea datoriilor, populatia nu este formata din lista soldurilor de furnizori, ci mai degraba din platile ulterioare, facturile neplatite, declaratiile furnizorilor, notele de receptie care nu au factura corespondenta sau alte populatii, care asigura probe de audit referitoare la subevaluarea datoriilor.

c) Folosirea stratificarii - In cazul in care tinta auditorului este sa creasca eficienta auditului, el poate sa decida sa stratifice populatia. Aceasta presupune ca auditorul sa imparta populatia in subpopulatii distincte (separate), pe baza unei singure caracteristici, cum ar fi valoarea.

Exemplu: In cazul verificarii registrelor contabile auditorul poate grupa populatia in trei categorii:

1.Venituri si cheltuieli mai mari de 1 miliard de lei;

2.Venituri si cheltuieli intre 100 milioane si 1 miliard de lei.

3.Venituri si cheltuieli sub 100 milioane de lei.

Stratificarea permite auditorului sa se concentreze asupra pozitiilor cu valori ridicate, acolo unde exista probabilitatea identificarii celor mai mari erori. Totusi, aceasta nu are relevanta pentru intreaga populatie deoarece rezultatele procedurilor aplicate unui esantion din cadrul unei grupe (subpopulatii) sunt relevante numai pentru acea subpopulatie. Pentru a trage concluzii asupra intregii populatii, auditorul trebuie sa considere si alti factori cum ar fi riscul si materialitatea in legatura cu oricare dintre straturile ce compun populatia.

4.2. Determinarea dimensiunii esantionului

Cand determina dimensiunea esantionului, auditorul trebuie sa ia in considerare riscul de esantionare, cantitatea admisibila de erori si gradul in care sunt anticipate erorile.

Riscul de esantionare se refera la posibilitatea ca un esantion extras sa nu fie reprezentativ pentru intreaga populatie. Dimensiunea esantionului este influentata de riscul de esantionare pe care este dispus sa-l accepte auditorul. De asemenea, riscul de esantionare trebuie considerat in relatie cu modelul riscului de audit si cu componentele acestuia, respectiv riscul inerent, riscul de control si riscul de nedetectare. Cu cat este mai scazut nivelul riscului pe care este dispus sa-l accepte auditorul, cu atat va trebui sa fie mai mare esantionul.

Principalul rezultat recunoscut de catre auditori, in determinarea marimii unui esantion, este reducerea riscului de esantionare pana la un nivel acceptabil, prin utilizarea unor metode de selectie potrivite, dar acesta nu poate fi niciodata eliminat.

Eroarea admisibila (tolerabila) reprezinta cantitatea maxima de erori din populatie pe care auditorul este dispus sa o accepte, fara a afecta indeplinirea obiectivelor de audit.

Determinarea erorii anticipate presupune luare in considerare a unor elemente cum ar fi: erori identificare in auditurile anterioare, modificari in procedurile entitatii sau probe rezultate din evaluarea controlului intern. Auditorul va aplica proceduri de audit relevante asupra fiecarui element selectat, astfel incat sa indeplineasca obiectivele auditului. Daca un element selectat nu este potrivit pentru aplicarea procedurilor de audit, atunci procedura se poate aplica asupra unui alt element (care este selectat din nou).

4.3. Evaluarea rezultatelor

Scopul esantionarii este acela ca in urma testarii esantioanelor extrase, auditorii sa formuleze o concluzie in legatura cu erorile din intreaga populatie.

Orice erori posibile detectate in esantion trebuie analizate pentru a determina daca sunt de actualitate. Auditorul trebuie sa ia in considerare aspectul calitativ al erorilor, adica natura si cauza erorii si efectul posibil asupra celorlalte etape ale auditului. Extrapolarea rezultatelor testarii (verificarii) esantionului asupra populatiei trebuie sa se faca printr-o metoda compatibila cu metoda folosita la alegerea unitatii de esantioane. Extrapolarea presupune estimarea erorii probabile in populatie si estimarea oricaror erori ulterioare, a caror detectare ar fi putut sa scape datorita impreciziei tehnicii utilizate. De asemenea, auditorul va analiza daca erorile extrapolate din populatie depasesc eroarea tolerabila, luand in considerare rezultatele altor proceduri de audit relevante pentru obiectivele de audit.

Cand eroarea extrapolata in populatie depaseste eroarea tolerabila va trebui ca auditorul sa reanalizeze riscul de esantionare, iar in cazul in care acesta este inacceptabil, sa extinda procedurile de audit.

Standardele generale de audit prevad utilizarea esantionarii in procesul de audit, proces prin care auditorii cauta sa obtina asigurari suficiente si nu absolute, ca declaratiile financiare nu contin erori.

Pentru formarea opiniei de audit, auditorii nu pot examina toate informatiile disponibile, dar ei pot trage concluzii adecvate, prin utilizarea de diverse metode de obtinere a probelor de audit, inclusiv a metodei de esantionare.

In concluzie, folosirea esantionarii in audit este esentiala si ii permite auditorului sa traga concluzii mai riguroase decat utilizand alte metode, asigurand in felul acesta eficientizarea muncii de audit.