INFRASTRUCTURA UNUI SISTEM

Descompunerea unui sistem in subsisteme

Reamintim ca prin sistem intelegem o multime de componente (constructii, echipamente , utilaje, instalatii, cadru legislativ, personal, mijloace de comunicare si siteme de prelucrare automata a datelor) integrate intre ele care au drept scop prelucrarea intrarilor in vederea atingerii obiectivelor stabilite.

Daca avem in vedere principalele categorii de componente existente in sistem, constatam ca doua dintre ele sunt fundamentale: de decizie sau conducere si cele productive (operande sau de executie).

Aceste componente la randul lor pot si sunt structurate si organizate ca sistem care interactioneaza intre ele ca in Fig.4.1.

Intrari Iesiri

Fig. 4.1 Schema unui sistem simplificat

Rolul sistemului de conducere (SC) - este de monitorizare, control, organizare si reglare a ritmurilor, nivelurilor si starilor cu care sunt procesate intrarile in vederea atingerii obiectivelor sistemului (S) si intretine relatii cu mediul extern.

Indeplinirea functiilor de conducere sunt realizate prin mecanisme specifice de informare si decizie. Sistemul de conducere (SC) are la baza obiective determinate de specificul unitatii economice, de cadrul legislativ si cerintele organismului superior.

Rezulta ca obiectivele trebuie sa fie clare si directe pentru procesul de management, ce trebuie indeplinite prin interactiunea dintre sistemul de conducere (SC) si sistemul operant (SP) redata in in Fig. 4.2

Variabile control

OBIECTIVE V. E. - variabile ce contin

Variabile valori obiective;

E       V.C. - variabile ce contin

T valorile realizarii

A                                                       obiectivelor

L

O

N Fixare obiectiv

I I d I E

Fig. 4.2Interactiunea dintre SP si SC

Informarea - este procesul prin care o componenta a sistemului comunica unei alte componente a sistemului asupra : starii, ritmului, nivelului sau evenimentelor aparute in componenta specifica.

Modul, momentul sau ritmul in care se face informarea este definit in diagrama de relatii dintre componente si ea este o iesire pentru Emitator si o intrare pentru Receptor .

Decizia - este o informare care provine de la o componenta de decizie, dar are rol de comanda, adica Receptorul va trebui sa puna in practica cele prevazute in decizie.

Subsistemul informational

Dupa cum s-a vazut in paragraful precedent legatura dintre SC si SP este stabilita prin mecanisme de informare si transmitere a deciziei care pot fi complexe si care pot fi organizate ca sistem independent.

Referat: Functiunile intreprinderii Referat: Profesia de vanzator

Sistemul informational (Si) - un ansamblu de instrumente, echipamente, constructii, tehnici, metode, procedee, persoane, norme care au rol in receptionarea, memorarea, prelucrarea si transmiterea informatiilor.

Din punct de vedere fizic Si nu poate fi separat de celelalte componente ale sistemului de baza, dar din punct de vedere functional el apare ca un sistem de interfata intre SC si SP reprezentat ca in Fig. 4.3.

i d /i

i d / i

I E

Fig. 4.3Locul Si in cadrul unui sistem

Rolul si functiile subsistemelor

a)     Sistemul Operant (SP )- este acea componenta a sistemului pe care se bazeaza activitatea specifica a Unitatii Economice, si are ca scop transformarea intrarilor in limitele legale, conform tehnologiei si a normelor specifice domeniului de activitate, in vederea atingerii obiectivelor stabilite.

b)     Sistemul de Conducere (SC) - asigura declansarea activitatii decizionale aplicata intregului sistem. Acest subsistem permite monitorizarea, coordonarea, controlul si regalarea intregii activitati a sistemului. SC decide asupra organizarii, evolutiei si interconexiunilor cu celelalte subsisteme (SS) si mediul extern. SC este implicat in gestiunea patrimoniului, asigurarea eficientei si organizarea activitatii de gestiune a relatiilor interne sau externe.

c)     Sistemul informational (Si) - are rolul de receptionare, memorare, prelucrare si transmitere a informatiilor / deciziilor : manual, automat sau mixt intre componentele sistemului sau mediul extern, adica SC , SP si mediul extern. Practic Si executa procesarile in conformitate cu cadrul legislativ, particularitatile organizatorice si functionale ale sistemului economic cu cerintele formulate de SC in vederea asigurarii cu informatii la nivel global si local al componentelor pentru asigurarea conditiilor de exercitare a atributiilor manageriale.

In sinteza SI are urmatoarele atributii:

cunoasterea functionarii si specificului prelucrarilor realizate la nivelul SP;

furnizarea de date pertinente, exacte si operative SC;

implementarea functiilor specifice informatiilor:memorarea informatiilor, generarea de informatii cu caracter particular, prelucrarea informatiilor, comunicarea informatiilor;

Schema functionala a sistemului este redata in Fig.4.4.

EGENT ECONOMIC

i i / d

i i / d

I E

Fig. 4.4Schema functionala a sistemului

Procesele specifice informatiilor

Principalele procese sau operatii la care sunt supuse informatiile pe tot ciclul de viata sunt:

a)     memorarea informatiilor - este operatie impusa de factorul timp si care face posibila prelucrarea rapida a informatiilor si reconstituirea proceselor trecute. Semnificatia si natura informatiilor sunt fundamentale pentru SI, deoarece prelucrarea se va face in concordanta cu aceasta. Informatiile folosite practic in aceasta operatie sunt structurate in: documente, situatii, manuale, tabele, registre, grafice si pot fi reprezentate pe hartie sau electronice ;

b)     generarea informatiilor - activitatea complexa care presupune:

definirea informatiilor necesare functionarii intregului sistem sau prezinta un interes strict in concordanta cu cerintele legislative si particularitatile societatii;

stabilirea regulilor de generare a informatiilor stabilite, operatie care poate fi executata manual, automat si mixt;

Pentru exemplificare, enumeram principale activitati generatoare si comunicatoare de informatii:

in domeniul conducerii strategice.

elaborarea (propunerii obiective de plan) in mai multe variante;

analiza modului de realizare / indeplinire a obiectivului;

elaborare buget anual de venituri si cheltuieli;

elaborarea bilantului contabil;

analiza activitatii economico - financiare;

in domeniul productiei:

defalcarea obiectivelor pe componente si perioade de timp;

programarea si urmarirea operativa a obiectivului;

determinarea necesarului de resurse;

calculul si urmarirea incarcarii capacitatilor;

urmarirea consumului de resurse;

planificarea si urmarirea activitatii de interventie;

evidenta accidentelor de munca;

in domeniul comercial:

elaborarea planului de aprovizionare tehnico - materiala;

urmarirea derularii contractelor de aprovizionare desfacere (AD);

urmarirea indeplinirii planului de (AD);

urmarirea acoperirii cu comenzi a necesarului si desfacerii - productiei;

gestiunea stocurilor;

in domeniul Financiar - Contabil:

planificarea si urmarirea indicatorilor Economico - Financiari;

evidenta contabila a mijloacelor banesti;

evidenta contabila a decontarilor;

evidenta contabila a mijloacelor circulante;

evidenta contabila a mijloacelor fixe,

evidenta contabila a drepturilor salariale;

evidenta impozitelor si taxelor;

evidenta contabila a veniturilor si cheltuielilor;

elaborarea Balantei - Contabile si a bilantului contabil, etc.;

in domeniul PERSONAL:

evidenta personalului;

calculul si evidenta drepturilor salariale;

statistici privind structura fortei de munca;

calculul si structura timpului de lucru;

c)       Comunicarea informatiilor - activitatea prin care se asigura transferul informatiilor catre SC sau componentele interne / externe ale S, functie ce asigura circulatia datelor la nivelul intregului organism. Aceasta circulatie cuprinde doua aspecte:

catre cine circula : in interior , catre organe similare, etc.;

cum circula: prin documente, telefonic, telegrafic, calculator, etc.;

d)       Prelucrarea informatiilor - functie ce presupune procesarea acestora in conformitate cu trei cerinte:

cadrul legislativ;

cerintele generale / specifice ale domeniului;

aplicarea unor tehnici in concordanta cu primele doua, structura organizatorica si suportul pe care se afla informatiile;

Prelucrarile sunt procese care vizeaza: colectarea, evidenta, ordonarea, centralizarea, calcule propriu-zise sau convertirea in forme relevante, prin care se nasc informatii noi necesare desfasurarii normale a activitatii sau solicitate de SC pentru indeplinirea functiei manageriale.

In conditiile in care o pondere mare a proceselor de prelucrare a informatiilor se desfasoara automat, atunci in cadrul Si exista un subsistem informatic.

Sistemul informatic

Sistemul Informatic (SI) - este un subsistem al Si care cuprinde acele componente integrate intre ele in care procesele specifice informatiilor (memorare, generare, prelucrare, transmitere) se executa automat in mare proportie.

SI trebuie privit sub doua aspecte:

a)     organizational - care cuprinde totalitatea sarcinilor umane si informatice, inclusiv modalitatile de functionare (structuri organizatorice);

b)     informatic - care cuprinde echipamentele de calcul automat si de comunicatie care asigura prelucrarea automata a informatiilor. Acest nivel are doua concepte:

fizic - care cuprinde echipamentele (Harware) din sistem;

logic - care cuprinde softul (Software) si structurile de date utilizate;BD, Baze Tabelare(BT), Baze de Programe (BP), BC;

Functie de maniera de gestionare a datelor, comunicare intre echipamente si dialogul utilizatorului cu sistemul sunt cunoscute tipurile de sisteme: standard, expert, interactive, mixte a caror descriere va fi facuta mai tirziu.

Circuitul si fluxul informational

Dupa cum am definit SI este acea parte a Si in care prelucrarea informatiilor se face automat. Pentru a defini tehnicile posibile de prelucrare sa clarificam urmatoarele notiuni:

a)   circuitul informational care reprezinta traseul ( locul, momentul, operatiile la care este supusa informatia si modul de transmitere la urmatorul centru de prelucrare ) pe care-l parcurge un document de la intrarea in sistem pana la iesirea din sistem sau arhivare.

b)  fluxul informational care reprezinta multimea circuitelor informationale din cadrul sistemului.

Principalele caracteristici ale fluxului informational sunt:

volumul - cantitatea de documente din flux;

frecventa - numarul de documente aparute pe unitatea de timp;

complexitatea - numarul de operatii la care sunt supuse documentele;

viteza de prelucrare - a documentelor;

calitatea fluxului

costul acestuia;

Toate aceste caracteristici sunt luate in calcul in momentul inceperii proiectarii noului sistem.