Control de gestiune - Bazele conceptuale ale controlului intern - Controlul de gestiune privit ca un sistem global

1.1    Control de gestiune. Concepte, actualitati si perspective

- definitie si evolutie;

- controlul de gestiune privit ca un sistem global;

- metodologia controlului de gestiune;

- instrumentele si documentele controlului de gestiune

1.2    Exercitarea controlului de gestiune pe baza informatiilor contabile

1.3    Controlul performantelor intreprinderii prin sistemul de buget

1.4    Controlul de gestiune in medii specifice ale economiei

II Audit intern

2.1 Valentele internationale ale auditului intern

2.2 Activitatile auditului intern de asigurare, evaluare si de consiliere

2.3 Consideratia cu privire la definirea si fundamentarea termenului de audit intern

2.4 Sistemul dispozitiilor normative privind activitatea auditului intern in Romania

- cadru legislativ;

- evaluari asupra reglementarilor legale privind auditul intern.

Bibliografie:

1. Suport de curs control de gestiune si audit intern – Gabriela Bologa

2. Ioan Ionascu, Andrei Tiberiu, Stere Mihai: Control de gestiune, Editura Academiei 2006

3. Victor Munteanu: Control si audit financiar contabil in conformitate cu reglementarile in vigoare. Aplicatii si cazuri practice relevante

4. Stefan Craciun: Auditul intern. Evaluare. Consiliere, Editura Academiei,Bucuresti 2006

5. George Maris, Cristiana Costinescu: Practica auditului intern privind fondurile nationale si, Editura , Bucuresti 2005.

6. Ioan Peres, Ion Croitoru, Marcel Ghita, Maris Popescu, Ovidiu Bunget: Audit public intern, concepte si , Editura Mirton, Timisoara 2005

Bazele conceptuale ale controlului intern

Conceptul de control

Controlul, in acceptiunea lui, e o analiza permanenta si periodica a unei activitati si a unei situatii pentru a stabili mersul acestora si pentru a se putea imbunatati.

Controlul, indiferent ca vorbim despre cel extern sau cel intern, are rolul de a determina o societate comerciala sa fie competitiva pe piata.

Conceptul de control e un atribut al managementului si practic e o activitate al caror rezultate servesc atat conducerii societatii comerciale, cat si tertelor persoane (clienti, furnizori, salariati, organe de stat).

Controlul a evoluat si evolueaza in continuare datorita dezvoltarii mediului de afaceri.

Daca avem in vedere doar controlul intern, atunci includem urmatoarele activitati:

- contabilitatea;

- partea manageriala si de marketing;

- partea jurdica (litigii).

Controlul intern. Etape esentiale in gestionarea

unei societati comerciale

Acest control e realizat de catre o comisie interna a unei societati comerciale, in general de comisia de cenzori si de o comisie numita la un moment dat de conducerea societatii.

In prezent, controlul intern raspunde de organizarea manageriala a unei societati, dar inainte de toate are un rol preventiv.

Controlul a avut o conotatie diferita datorita situatiilor de natura social economico politica prin care a trecut tara noastra.

In perioada de economie planificata statul impunea orice, prin urmare si sistemul de control, chiar si acela din interiorul economiei si totodata mai organiza controlul extern.

In perioada 1990 – 1999, controlul intern a suferit o reorganizare, iar comisiile de control intern organiza aceste controale pentru a putea preveni riscurile cu care se confrunta societatea comerciala nou aparuta in piata si pentru a le initia jocurile de economie de piata.

Incepand cu 1999 sistemul de control intern, in Romania, e introdus prin lege si totodata si auditul intern.

Controlul intern se face intr-o maniera ceruta de standardele europene, adica se iau in vedere   generale si specifice pe care trebuie sa le aiba comisia de control si audit intern.

Practica internationala propune separarea claselor de control intern si de audit intern.

Managementul unei societati stabileste pe fiecare grupa de activitate ce le are o societate comerciala in functie de obiectul de activitate al acesteia.

Controlul stabilit de catre managementul unei societati se regaseste sub urmatoarele forme:

- autocontrolul;

- controlul mutual – care se refera la controlul strict pe o perioada mai lunga de timp;

- controlul ierarhic – care e exercitat pe fiecare nivel de responsabilitate;

- controlul partenerial – care se realizeaza prin delegarea de competenta.

Alaturi de aceste forme de control managerul poate stabili si alte forme de control care :

Lucrare: Abordari teoretice asupra factorilor de influenta ai atractivitatii investitionale Lucrare: Idee de afacere - descrierea detaliata a serviciilor, fezabilitatea afacerii - creativiate si inventivitate

- controlul de calitate in anumite puncte cheie ale operatiunii respective;

- controlul financiar preventiv;

- controlul de gestiune si patrimonial;

- controlul financiar contabil;

- controlul administrativ;

- anumite inspectii.

Distinct de activitatea de control e auditul intern care are rolul de a evalua si de a asigura o fundamentare obiectiva a managementului asupra gradului de functionare a societatii in general, dar si departamentul social.

Sistemul de control intern, dar si audit intern din cadrul unei organizatii se prezinta astfel:

- controlul intern:

- autocontrol al tuturor activitatilor;

- controlul mutual (tacit) in anumite puncte;

- controlul ierarhic;

- controlul de calitate;

- controlul financiar preventiv;

- controlul de gestiune si patrimonial;

- controlul administrativ;

- controlul financiar contabil;

- inspectii periodice;

- alte tipuri de control;

- auditul intern:

- consiliere manageriala;

- evaluare a controlului intern.

Controlul de gestiune privit ca un sistem global

Conducerea moderna a oricarei intreprinderi presupune adoptarea unei strategii competitive pe piata.

Controlul de gestiune a fost creat in marile intreprinderi pentru a verifica daca actiunile acestora urmeaza trendul strategiei impuse de firma.

In literatura de specialitate, controlul de gestiune e definit ca un proces prin care managerii se asigura ca resursele sunt optime si utilizate cu eficienta, dar si cu eficacitate, astfel incat sa fie atinse obiectivele.

Campul de actiune al controlului de gestiune e vast si opereaza la nivelul ansamblului intreprinderii fiind orietat in 2 mari directii:

- control la nivel managerial (la nivel de decizie);

- control la nivel de directie (mai ales cele de natura financiara).

Pentru elaboratrea unui sistem de control de gestiune managerii utilizeaza diferite instrumente de informare, cum ar fi:

- planurile previzionale pe termen mediu si lung la nivelul de directii intr-o intreprindere;

- statistici extra contabile;

- contabilitatea financiara sub toate aspectele ei;

- copntabilitatea de gestiune;

- aspecte fiscale;

- aspecte sociale, culturale.

Finalitatea controlului de gestiune are in vedere furnizarea informatiilor utile pentru decizii.

In general, decizia pe care o iau managerii trebuie sa tina cont de rezultatele controlului de gestiune.

Practic, comisia de control poate da solutii grupului managerial daca intreprinderea are anumite dificultati, iar daca starea intreprinderii este proasta comisia de control poate accentua directiile de dezvoltare ale afacerii pentru a-si mentine acelasi trend.

Informatia furnizata de controlul de gestiune trebuie sa indeplineasca urmatoarele caracteristici:

- sa fie fiabila (sa reprezinte cat mai bine realitatea);

- sa fie utila (actuala);

- sa fie completa (sa dea toate elementele necesare in luarea unei decizii);

- sa fie pertinenta (sa vizeze anumite probleme);

- sa fie accesibila pentru decidenti.

Producerea de informatii de catre controlul de gestiune este conditionata de raportul intre costul si valoarea informatiei.

Pentru mult timp controlul de gestiune s-a realizat prin intermediul contabilitatii si a bugetelor, dar in prezent controlul de gestiune este definit ca un sistem de pilotaj al intreprinderii si prin urmare acesta functioneaza interactionnd cu diverse discipline.

Strategia manageriala si controlul de gestiune

Managementul strategic ajuta la elaborarea unui control de gestiune eficient deoarece prin intermediul acestui management strategic se stabilesc punctele tari si slabe ale intreprinderii la nivel general.

Controlul de gestiune are in vedere acest diagnostic si in urma unor planuri de actiune poate servi ca instrument in luarea deciziilor.

Controlul de gestiune si contabilitatea financiara

Contabilitatea financiara se organizeaza de fiecare intreprindere fiind o obligatie legala. Ea este “construita” pentru a pune la dispozitie informatii contabile investitorilor, clientilor, furnizorilor, bancilor, organismelor financiare si fiscale, dar contabilitatea financiara este utila si in gestiunea firmei.

Controlul de gestiune utilizeaza informatii din contabilitatea financiara, dar la randul lui furnizeaza elemente pentru evaluarea si inregistrarile din contabilitatea financiara.

In cazul intreprinderilor mici si mijlocii contabilitatea de gestiune se organizeaza in cadrul serrviciului de contabilitate sau directiei financiare.

La finele fiecarei perioade, cu ajutorul controlului de gestiune, valorile realizate se compara cu cele previzionate si daca este cazul se iau masuri de corectie.

Altfel spus, contabilitatea financiara este un instrument de exercitare a controlului de gestiune.

Controlul de gestiune si resursele umane

Exista o relatie intre resursele umane si controlul de gestiune prin indicatori pe care-i furnizeaza departamentul de resurse umane dintr-o intreprindere (performanta privind personalul, productivitatea muncii, randamentul personalului, eficienta personalului, relatiile angajat – manager).

Controlul de gestiune si finantele intreprinderii

Controlul de gestiune include elaborarea planurilor de finantare ale intreprinderii, cat si gestiunea investitiilor realizate.

Controlul de gestiune si productia intreprinderii

Intre control si gestiune exista o relatie stransa deoarece controlul vizeaza gestiunea eficienta a intregii activitati dintr-o intreprindere chiar si a celei de productie, chiar daca aceasta nu are legatura cu partea tehnica.

Controlul de gesiune si contabilitatea de gestiune

Contabilitatea de gestiune este considerata o parte a controlului de gestiune sau un instrument al controlului de gestiune.

Contabilitatea de gestiune urmareste stabilirea unei relatii intre cheltuieli si utilitati, iar rezultatul acestei relatii ajuta la efectuarea unui control de gestiune eficient.

Controlul de gestiune interactioneaza cu tot ceea ce inseramna activitate economico productiva intr-o intreprindere si toate informatiile de la fiecare departament sunt furnizate comisiei de control de gestiune.

Totusi, evolutia intreprinderii moderne are in vedere conceperea unui sistem de control de gestiune mai putin dependent de informatia contabila.

In sens larg, controlul de gestiune poate fi privit ca un domeniu nou de studiu si cercetare, dar incadrat in sfera contabilitatii.

Au fost mai multe puncte de vedere privind controlul de gestiune emise de diverse scoli economice:

- Scoala Structuralist Functionalista;

- Scoala Interpretativ Constructiva.

Metodologia controlului de gestiune

In economia de piata controlul de gestiune prin datele pe care le pune la dispozitia unei intreprinderi poate oferi o imagine cuprinzatoare si reala a patrimoniului unei intreprinderi.

Datele furnizate de controlul de gestiune sunt utile atat pentru intreprindere, dar si pentru terte persoane.

Contabilitatea de gestiune si controlul de gestiune ajuta in luarea deciziilor in ceea ce priveste activitatea eficienta a unei intreprinderi.

Controlul de gestiune poate fi aplicat in toate tipurile de intreprinderi sau in orice organizatie cu structura descentralizata, iar daca exista informatii care sa fie utilizate de controlul de gestiune acesta poate da solutii eficiente.

Controlul de gestiune reprezinta deci “instrumentul privilegiat” de conducere a intreprinderii.

Metodologia controlului de gestiune cuprinde 3 etape:

1. conceperea sistemului de control care au in vedere:

- delimitarea campului de observatie;

- sectorizarea sau impartirea atributiilor comisiei de control;

- identificarea punctelor importante ale fiecarui sector;

- identificarea informatiilor utile;

- alegerea unei baze de comparatiei;

- definirea modului de colectare a datelor;

2. exploatarea sistemului de control cuprinde:

- trecerea in revista rapida a datelor;

- prelucrarea datelor urmarind un cadru de analiza, evaluare si abatere;

- selectionarea rezultatelor si evidentierea diferentelor semnificative;

- interpretarea rezultatelor de catre comisie si prezentarea acestora managerilor;

3. elaborarea strategiilor tinand cont de rezultatele comisiei de control.

Instrumentele si documentele controlului de gestiune

In cadrul unei societati comerciale trebuie sa functioneze activitatea de control de gestiune si de audit intern si aceasta se bazeaza pe o serie de instrumente prin care se pot pune in aplicare etapele parcurse in controlul de gestiune.

Controlul de gestiune trebuie sa fie bazat pe responsabilitate si adaptat in functie de obiectul de activitate a unei societati.

Un control de gestiune bine implementat se poate aprecia dupa urmatoarele criterii:

- stilul controlului de gestiune;

- natura instrumentelor utilizate in activitatea de control;

- modul de urmarire a rezultatelor;

- bazele dupa care evolueaza performantele in fiecare etapa a controlului de gestiune.

Controlul de gestiune are in vedere o serie de indicatori, precum: rentabilitatea, productivitatea, randamentul; pe care le urmareste in activitatea de control de gestiune.

Totodata este urmarita si calitatea conform standardelor de calitate dintr-o societate comerciala la momentul controlului.

Aceasta cercetare a calitatii implica o analiza mai complexa, nu doar din punct de vedere financiar contabil, ci si social, cultural, tehnic.

Controlul de gestiune, pentru a fi bine realizat, trebuie sa dispuna de urmatoarele instrumente:

- bugetele anuale;

- tablouri de bord;

- contabilitatea analitica a exploatarii cu toate documentele ei, dar in special situatiile financiare;

- un plan de finantare pe termen mediu.

Aceste instrumente trebuie sa raspunda nevoilor de informare, elaborarea lor fiind unul din punctele fundamentale ale controlului de gestiune.

Bugetul este un plan pe termen scurt care are in vedere repartizarea resurselor intr-o societate comerciala, dar si fixarea responsabilitatilor pe departamente.

Bugetul este o expresie contabila si financiara a planurilor de actiune ce urmeaza a fi aplicate.

Intr-un buget sunt trecute obiectivele pe care le are societatea pe termen scurt (1 an), urmarind ca la scadenta sa se confrunte obiectivele cu realizarile.

Instrumentul controlului de gestiune, numit buget, permite si un control al planificarii si rezultatele financiare.

Totusi, bugetul nu poate sa acopere toate efectele de natura economica si nu numai, ce apar intr-o societate, drept pentru care se apeleaza si la tablourile de bord.

Tabloul de bord este sistemul de informatii care focalizeaza atentia responsabilitatilor asupra punctelor cheie dintr-o societate comerciala, pe care comisia controlului de gestiune trebuie sa le urmareasca, pentru ca societatea comerciala sa ramana stapana pe actiunile pe care le intreprinde.

Aceste tablouri de bord ajuta in principal conducerea unei intreprinderi, prin ele punandu-se masura drumul parcurs in atingerea obiectivelor, dar si drumul ce mai trebuie parcurs pentru atingerea acestuia. Totodata, prin tabloul de bord se precizeaza planurile de actiune pentru eventuale masuri corective.

In concluzie, tabloul de bord este un ansamblu de indicatori care permit comisiei de control de gestiune sa verifice in ce stare este intreprinderea la un moment dat, de ce nu a realizat anumite obiective, daca este cazul, cum s-a procedat la realizarea anumitor obiective, ce strategii trebuie sa adopte in continuare societatea conerciala respectiva.

Un alt instrument important care completeaza tabloul de bord este instrumentul financiar contabil care se refera la:

- documente primare ale contabilitatii financiare;

- anumite note contabile, dupa caz;

- balanta de verificare;

- bilant;

- contul de profit si pierdere;

- alte situatii pe care trebuie sa le realizeze o societate comerciala.

Controlul de gestiune presupune 3 obiective majore:

- raspunderea cerintelor manageriale;

- identificarea punctelor slabe si tari ale situatiei patrimoniale a unei intreprinderi;

- pentru a prezenta solutii de iesire din impas sau de mentinere a unei situatii favorabile.

Punerea in practica a controlul de gestiune impune 2 conditii:

- tehnica – care are in vedere identificarea variabilelor cheie ale competitivitatii diversilor responsabili, variantele care trebuie sa raspunda tabloului de bord;

- organizationala – care consta in alegerea unui stil de conducere in masura sa propuna responsabililor atat autoritatea necesara pentru exercitarea efectiva a misiunii, cat si un „joc” pe care trebuie sa-l stie orice manager pentru a se avantaja pe sine in mediul de afaceri in care functioneaza.

Realitatea controlului de gestiune depinde de capacitatea acestuia de a garanta calitatea gestiunii.

Pentru a sti exact daca o intreprindere este eficienta sau un, si are la baza principiul calitatii in obiectivele urmarite, comisia de control de gestiune elaboreaza tabelul de bord, atat la nivelul general al unei intreprinderi, cat si la nivelul fiecarui centru de responsabilitate.

Acest instrument realizat pe centre de responsabilitate ne arata o imagine mai clara a activitatii unei intreprinderi ajutand comisia de control de gestiune in prezentarea pe fiecare centru de responsabilitate a rezultatelor obtinute.