CONTABILITATEA ALTOR OPERATII CU MARFURI - inventarierea marfurilor, contabilitatea transferului de marfuri

CONTABILITATEA ALTOR OPERATII CU MARFURI - Inventarierea marfurilor, Contabilitatea transferului de marfuri

In comert, in afara aprovizionarii si vanzarii marfurilor mai sunt si alte operatii care afecteaza marfurile si genereaza modificari cantitative si valorice sau numai valorice, cu particularitati de reflectare in evidenta contabila.

In aceasta categorie de operatii se cuprind:inventarierea, stabilirea si regularizarea diferentelor constatate la inventar, operatiile privind marfurile aflate la terti, transferul intern de marfuri, marfuri date spre vanzare prin consignatii, marfuri achitate si lasate in custodie.

1 Inventarierea marfurilor

- necesitate, rol, organizare, etapele inventarierii,

-stabilirea si regulariz. Diferentelor constatet la gestiunile organizate cantitativ-valoric si la gestiunile organizate global-valoric.

Legislatie aplicabila:

O.M.P.F.1487/2003,

Legea contabilitatii

Intre operatiile pe care le impune gestiunea stocurilor de marfuri se inscrie inventarierea care asigura controlul gestiunilor in timpul exercitiului financiar si intocmirea unor situatii financiare fidele.

Rolul inventarierii in actiunea de control se concretizeaza in pastrarea integritatii patrimoniale. Totodata, ofera informatii despre structura si starea stocului de marfa. Potrivit Legii contabilitatii inventarierea se efectueaza in urmatoarele situatii:

Predarea-primirea gestiunilor

Indicii ale existentei plusurilor sau minusurilor

La cererea organelor de control

In cazul comasarii, divizarii, desfiintarii

In situatii de forta majora (calamitati).

Inventarierea se face pe baza unui plan de control gestionar. Numarul inventarierilor intr-un an pot fi intre 1 si 3, la aceeasi gestiune.

Obiectul inventarierii in cazul gestiunii marfurilor poate fi

Marfurile aflate in stoc si unitatile operative

Marfurile aflate la terti

Marfurile in curs de aprovizionare

Marfurile apartinand altor persoane fizice sau juridice aflate in pastrare, in custodie, spre vanzare, in comision.

Inventarierea se face de catre o comisie, numita in baza unei decizii a conducatorului unitatii, formata din cel putin doua persoane. Din comisie nu pot face parte contabilul care tine evidenta gestiunii si gestionarul, care are obligatia sa asiste la inventariere. Etapele operatiei de inventariere sunt:

1. pregatirea;

2. desfasurarea;

3. stabilirea diferentelor si regularizarea acestora.

1. In etapa de pregatire se emite decizia de inventariere; se opreste circulatia marfurilor; se grupeaza marfurile pe sortimente, stare; se verifica aparatele de masurat, cantarit; se verifica ultimele documente de intrare, iesire si se semneaza; se ia gestionarului o declaratie de incepere a inventarierii, in care trebuie mentionat daca are cunostinta de existenta unor plusuri si minusuri, daca are inregistrate in evidenta operativa toate documentele primare.

2. Desfasurarea inventarierii consta in constatarea faptica a marfurilor prin masurare, numarare, cantarire si inscrierea acestora in listele de inventar. Se vor intocmi liste separate pt.marfurile depreciate, cu vanzare lenta sau greu vandabile. La terminarea inventarierii, se ia gestionarului o declaratie de sfarsit de inventariere. Se calculeaza listele intocmite si se intocmeste procesul verbal de inventariere.

3. Stabilirea, regularizarea si contabilizarea diferentelor constatate la inventarul gestiunilor de marfuri se face direferit in functie de modul cum este organizata evidenta contabila analitica, cantitativ-valoric sau global-valoric.

3.a Pentru gestiunile a caror contabilitate analitica este organizata cantitativ-valoric. Gestiunile de marfuri din depozitele cu ridicata si de repartizare au contabilitatea analitica organizata cantitativ-valoric si aceasta permite controlul gestionar pe fiecare articol.

Stabilirea diferentelor in cazul acestei metode de organizare a evidentei contabile se face prin compararea soldurilor si stocurile scriptice ale conturilor analitice cu soldurile si stocurile faptice din listele de inventariere.

Pentru marfurile la care se constata diferente se intocmeste „Situatia comparativa a diferentelor in gestiune”.

Diferentele constatate se solutioneaza astfel:

prin compensare,

acordarea de perisabilitati,

stabilirea pierderilor peste normele legale

prin recuperare daca este cazul de la persoanele vinovate.

Compensarea se admite cu aprobarea conducatorului unitatii si respectarea legislatiei in vigoare.

Operatia de compensarea se poate face daca sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:

1.            bunurile fac parte din acelasi sortiment de marfa si sunt confundabile

2.            fac parte din aceeasi gestiune, acelasi gestionar ;

3.            diferentele provin din acelasi exercitiu financiar ;

4.            nu se datoreaza neglijentei, proastei gestionari, relei-credinte, erorilor de inregistrare.

Compensarea trebuie sa se faca atat cantitativ cat si valoric.

Limita de compensare o constituie cantitatea cea mai mica, indiferent daca este cu plus sau cu minus.

Metodologia de compensare a diferentelor constatate la inventarierea gestiunilor organizate cantitativ-valoric

Marfurile constatate plus si minus se ordoneaza in ordinea descrescatoare a preturilor. Compensarea incepe de la marfurile cu pretul cel mai mare catre marfuri cu pretul cel mai mic, pana se ajunge la limita cantitativa de compensat.

In vederea efectuarii compensarii se procedeaza la stabilirea egalitatii cantitative intre plusuri cantitative si minusuri cantitative.

Din aplicarea acestei proceduri pot rezulta:

- plusuri valorice, cand plusul de cantitate a fost epuizat, dar valoarea mai mare nu. Aceasta situatie se regleaza prin diminuarea cheltuielilor cu marfa.

minusuri valorice, in situatia in care cantitatea constatata minus a fost compensata dar valoric nu.

Minusurile valorice rezultate se imputa gestionarului dupa ce au fost indeplinite toate procedurile legale.

In urma compensarii pot rezulta diferente cantitativ- valorice (+ -), reprezentand diferente nete.

Pentru solutionarea in acest caz se procedeaza astfel:

- plusurile se inregistreaza ca intrare de marfa,

-minusurile se regularizeaza prin acordarea de perisabilitati in limite legale stabilite prin H.G. pe sortimente de marfuri si prin acordarea de pierderi normale.Pentru unele categorii de unitati datorita conditiilor de munca si modului de organizare a vanzarii care nu permit supravegherea in totalitate se pot acorda pierderi pentru risc de vanzare. Cotele pentru aceste pierderi sunt medii stabilite pe categorii de marfuri si, se calculeaza la valoarea vanzarilor.

Eseu: Abordare integrata a riscurilor pentru corporatiile transnationale Eseu: Politici de atragere a Investitiilor Internationale (II) in era globalizarii

Determinarea perisabilitatilor pe timpul depozitarii se face prin aplicarea normei legale de perisabilitati la cantitatea intrata de la ultima acordare:

P = Qi x Pu x N

Perisabilitatile si pierderile normale se inregistreaza in contul „Cheltuieli privind marfurile” conform urmatoarei formule contabile 607=371.

Dupa deducerea din diferentele nete a perisabilitatilor si pierderilor normale rezulta diferentele definitive care se imputa gestionarului la pret de vanzare sau se suporta pe cheltuieli fara a fi deductibile fiscal.

In cazul gestiunilor colective, repartizarea valorii se face in functie cu salariul realizat in ultimele 3 luni si prezenta la lucru a gestionarilor.

Listele de inventariere”, “Situatia comparativa a diferentelor la inventar” si un exemplar din “Procesul verbal de inventariere si control gestionar” se trimit la compartimentul Contabilitate pentru inregistrare in evidenta contabila analitica si sintetica.

3.b Stabilirea, regularizarea si contabilizarea diferentelor constatate la inventar in cazul gestiunilor de marfuri a caror evidenta este organizata global-valoric. Metoda global-valoric nu face posibil controlul gestionar pe fiecare fel de marfa inventariat. In unitatile cu amanuntul a caror evidenta este organizata pe baza metodei inventarului permanent la pretul de vanzare, contabilitatea analitica este urmarita global-valoric pe gestiuni dar nici aceasta metoda nu permite cunoasterea miscarii pe fel de marfa ci numai rulajele pe gestiune.De aceea, stabilirea diferentelor rezultate la inventar in cazul gestiunilor a caror contabilitate analitica se tine global-valoric se face prin compararea soldului scriptic-valoric cu soldul faptic-valoric. Pentru stabilirea diferentelor efective se fac urmatoarele operatii:

compensarea cantitativa a plusurilor cu minusurile;

acordarea de pierderi normale;

stabilirea pierderilor peste normele legale.

Aplicatie:

In urma inventarierii gestiunii nr. x a carei evidenta analitica este organizata global-valoric s-a stabilit un sold faptic de 1,110,500 lei. Fisa rulajelor prezinta urmatoarea situatie:

Sold la inventarul precedent = 700.000 lei

Intrari = 1.500.000

Iesiri = 1.050.000

Sold scriptic = 1.150.000

Diferente = 39.500

Calculul facandu-se global, diferentele nu pot fi decat in plus sau minus. Dupa stabilirea diferentelor, se procedeaza la regularizarea lor si inregistrarea in evidenta operativa si in contabilitatea sintetica si analitica. Plusurile se inregistreaza ca intrari de marfuri la pret de vanzare; pentru diferentele intre costul de achizitie si pretul de vanzare se aplica K de diferente de pret din perioada precedenta.

% 371

378

607

Se acorda perisabilitatile la diferenta bruta si diferenta neta se recupereaza.

De ex. minusul brut 510100

Perisabilit. 60614 (la pret de vanzare)

Dif.neta 449486

A.C.aferent 20% = 89897 (449486 x 20%)

C.A. = 359589

Se inregistreaza iesirea din gestiune a marfurilor:

% 371 449486

378       89897

607       359589

Se inregistreaza imputatia gestionarului:

428 % 534888

758 449486

4427 85402

Inregistrarea perisabilitatilor:

% 371 60614

378       12123

607       48491

2 Contabilitatea transferului de marfuri

Transferul de marfuri este operatia de trecere de la o gestiune la alta a aceleiasi intreprinderi, operatie care nu produce modificari de volum in masa patrimoniului.

Transferul marfurilor de la o gestiune la alta se poate realiza pentru vanzare, pentru productie etc. Indiferent care este scopul transferului se va realiza pe baza de documente justificative specifice, respectiv „Nota de predare-transfer-restituire” in baza careia se descarca gestiunea predatoare si se incarca gestiunea primitoare atat in evidenta operativa cat si in evidenta contabila analitica pentru ca evidenta sintetica ramane nemodificata.

O problema asupra careia se impune atentie este evaluarea marfurilor transferate. Evaluarea marfurilor la iesirea din gestiune se face cu respectarea principilui costului istoric asa incat valoarea transferata dint-o gestiune trebuie sa se regaseasca in gestiunea primitoare, chiar daca nu practica acelasi cost de achizitie ulterior se va face regularizarea.

Operatiile contabile pe care le impune transferul intern sunt evidentiate numai in analitic, pe gestiuni, operandu-se numai in contul 371”Marfuri” in rosu si negru asa incat sa nu se modifice relajele contului.In cazul in care se practica preturi de vanzare diferite se opereaza in evidenta sintetica la gestiunea respectiva in contul 378”Diferente de pret la marfuri”.

Aplicatie:

Se transfera de la bucataria unui restaurant de cat. a II-a la un restaurant de cat.I 100 portii de friptura. Pretul unitar la gestiunea predatoare este de 5o unitati monetare, unitatea primitoare vinde cu p.u de 60 u.m. Inregistrarea transferului se efectueaza in evidenta analitica astfel:

la unitatea predatoare 5000 u.m debit de rosu, cont 371;

la primitor debit de negru cu 5ooo u.m si,

371=378 1.ooo (pentru diferenta de pret).

3 Contabilitatea marfurilor aflate la terti

Marfurile aflate la terti fac parte din patrimoniul intreprinderii, dar se afla pentru o perioada determinata la alte intreprinderi. In functie de scopul pentru care se afla la terti, distingem urmatoarele situatii

marfuri date spre prelucrare sau reconditionare,

marfuri cumparate si achitate, dar lasate in custodie,

marfuri refuzate de clienti in urma vanzarii si ramase in custodia acestor,

marfuri date spre vanzare in consignatie.

3.1Contabilitatea marfurilor date spre prelucrare la terti

Prelucrarea, reconditionarea, transformarea sunt operatii care presupun imbunatatirea starii sau a calitatii unor marfuri pentru a se valorifica mai economicos. Cheltuielile ocazionate de astfel de operatii se vor cuprinde in costul marfurilor.De asemenea, si cheltuielile de transport aprovizionare se vor include in costul marfurilor.

Contabilitatea sintetica a acestei categorii de marfuri se asigura cu ajutorul contului 357 “Marfuri date spre prelucrare la terti”, care are functie contabila de activ.Acest cont se debiteaza in momentul transmiterii la terti cu costul de achizitie si se crediteaza la inapoierea in unitate cu acelasi cost. Pentru prestatia efectuata se va emite factura distincta de prestator care va majora costul de achizitie al marfurilor respective.

Ex.

1.         Se trimite un lot de marfa in valoare de 200000 lei,cost de achizitie, pentru prelucrare

357=371 200000 lei

2.         Se aduce de la prelucrat lotul de marfa, costul prelucrarii este de 70000 lei. Aceste cheltuieli vor majora costul de achizitie si pretul de vanzare a marfurilor pentru care se practica un adaos comercial de 10%.

371 % 270000

357 200000

401 70000

371=378 27.000

Contabilitatea marfurilor cumparate si lasate in custodia furnizorului

Desi facturate si achitate furnizorului, uneori marfurile raman in custodia acestuia din diferite motive (lipsa de spatii pentru depozitare, mijloace de transport). In aceasta situatie se intocmeste un P.V.de custodie pentru a se face precizari cu privire la data ridicarii, cauzele pentru care se afla in custodie si obligatiile partilor semnatare. Custodia poate fi taxabila sau nu. In cazul in care este taxabila, aceste cheltuieli vor majora pretul marfurilor.

In evidenta contabila a furnizorului se inregistreaza iesirea de marfuri si operatia de luare in custodie. In evidenta contabila a cumparatorului se opereaza in baza facturii intrarea de marfuri, iar in baza P.V.de custodie, se inregistreaza custodia (357=371).

La aducerea in unitate a mf., se inregistreaza intrarea 371=357 (Contul 357 se lichideaza)

In cazul in care se constata diferente in (+) sau (-), acestea se solutioneaza astfel:

(+) se inregistreaza ca I; 371=408 (pt.ca nu exista factura)

(-) se inregistreaza ca 607=357 si eventual recuperata de la vinovati.

- Contabilitatea operatiilor cu mf.refuzate de clienti si lasate in custodia acestora

Exista situatii in care se fac livrari de mf. Necontractate la alte termene decat cele stabilite prin contract. Clientul are motive sa refuze aceste mf. Total sau partial, lasandu-le in custodie pt.o perioada de timp. Evaluarea mf.ramase in custodia clientilor se face la acelasi pret cu marfa aflata in gestiune sau cu alt pret determinat in mod just. Daca furnizorul a inregistrat vanzarea, aceasta trebuie stornata. Pana la primirea mf.o va inregistra ca mf.aflata in custodie.

Aplicatie. Se livreaza mf.in val.de 150000 – contractul prevede 130000.

411 % 178500 607=371 150000

707 150000

4427 28500

- se refuza stocul necontractat de client si se intocmeste P.V.de custodie 357=371 20000

4 Contabilitatea marfurilor cu vanzare prin consignatie

Comertul prin consignatie ca forma a comertului cu amanuntul asigura desfacerea unor marfuri nealimentare apartinand unor persoane fizice sau juridice.Aceste marfuri pot avea un anumit grad de uzura, din care cauza nu exista certitudinea desfacerii lor, motiv pentru care nu se achizitioneaza ferm, ci se preiau in consignatie.Ele trebuie sa fie in stare de folosinta, sa prezinte aspect comercial si sa nu necesite reconditionare.Nu pot fi comercializate prin consignatie bunuri sccoase din circuitul civil ca : arme, munitii, medicamente.

Decontarea catre deponenti a valorii marfurilor se face dupa vanzare in numerar sau prin virament.

Evaluarea si documentele specifice

Marfurile care fac obiectul vanzarii prin consignatie trebuie evaluate in vederea stabilirii pretului de vanzare si a valorii ce trebuie achitata deponentului. In acest scop aceste marfuri sunt evaluate astfel :

la intrarea in intreprindere se stabileste :

- pretul de evaluare de o comisie de specialisti, sau prin negociere directa intre parteneri. Acest pret se coreleaza cu pretul bunurilor similare de pe piata si este platit deponentului dupa vanzarea bunului ;

- pretul de vanzare a bunului depus in consignatie care este compus din pretul de evaluare plus comisionul consignatiei si T.V.A aferenta comisionului cuvenit societatii.

Documentele pentru evidenta marfurilor vandute prin consignatie

Pentru marfurile primite in consignatie se efectueaza doua categorii de operatii si anume :primirea marfurilor pentru vanzare si vanzarea efectiva.Aceste operatii necesita intocmirea de documente justificative specifice.

A.            Pentru intrare in consignatie sunt necesare urmatoarele documente :

bon de primire a marfurilor in consignatie intocmit in trei exemplare care serveste la organizarea evidentei analitice a marfurilor aflate in pastrare temporara, ca document de plata sau pentru retragerea marfurilor din consignatie;

avizul de insotire a marfurilor folosit in cazul in care consignatarul trimite marfurile in alta locatie sau cand consignatorul trimite marfa pentru vanzare si dispune de astfel de documente. Acest document serveste la descarcarea gestiunii consignatorului, pentru primirea si pastrarea in consignatie de catre consignatar in baza caruia efectueaza receptia si concomitent intocmirea procesului verbal de custodie.

centralizatorul intrarilor de marfuri in consignatie sau registrul marfurilor aflate in consignatie.Serveste la organizarea evidentei contabile a acestei categorii de marfuri.

B.            Documente pentru evidenta iesirii marfurilor din consignatie:

bonul de vanzare a marfurilor sau factura in care se consemneaza marfurile vandute cu numerar sau prin virament.Se intocmesc in trei exemplare care circula astfel : un exemplar la consignator, un exemplar la gestiune si unexemplar la contabilitate pentru intocmirea Borderoului de iesire a marfurilor din consignatie, calculul si inregistarea in evidenta contabila a marfurilor vandute, sumelor datorate deponentilor si comisionul cuvenit conginatarului. Daca unitatea este platitoare de TVA intocmeste lunar registrul auxiliar al vanzarilor pentru stabilirea TVA colectat

Conturile utilizate pentru operatiile de consignatie

Pentru reflectarea in evidenta contabila a marfurilor primite si vandute in regim de de consignatie se folosesc doua feluri de conturi, conturi in afara bilantului si conturi de bilant.

Pentru evidenta contabila a marfurilor primite in consignatie se foloseste contul in afara bilantului, 8o33 „Valori materiale primite spre pastrare in custodie” care se debiteaza cu pretul de evaluare a marfurilor primite si se crediteaza la vanzarea acestora cu pretul de evaluare, pret datorat deponentului. Soldul debitor reflecta valoarea marfurilor depuse in consignatie exprimata la pretul de evaluare.

Dupa vanzare marfurile se inregistreaza si in conturile bilantiere in evidenta sintetica.

Deponentul, persoana juridica, va evidentia marfurile trimise spre vanzare prin magazinele de consignatie in contul de bilant 357„Marfuri trimise la terti, aflate in custodie, in consignatie”(357=371)

Contul „Creditori diversi”462 serveste la evidenta sumelor datorate deponentilor. Acestea decurg din momentul vanzarii marfurilor.

Alte conturi folosite sunt:

607 „Cheltuieli privind marfurile” evidentiaza costul de achizitie a marfurilor efectuate de consignatori si cheltuielile proprii efectuate de consignatari pentru vanzarea marfurilor,

704 „Venituri din prestari servicii”, reflecta comisionul consignatarului,

707 „Venituri din vanzarea marfurilor”, reflecta pretul de vanzare la consignator.

Aplicatii.

A. Se primesc mf. in consignatie evaluate la 500000 lei. Comisionul consignatiei 20%, cheltuieli proprii 50000 lei, care se suporta din comision.

1.         Se evidentiaza primirea in gestiune a mf, conf.bonului de primire

D 8033 500000

2. Vanz.mf.la pretul de vanzare (500000 + 20%) = 600000 lei

v.I 5311 % 600000 v.II 5311 % 600000

462 500000 707 500000

708(704) 100000708 100000

(378) 378

3.         Scaderea din gestiune a mf.vandute si plata

v.I. C 8033 500000 v.II 371% 600000

462=5311 500000 401 500000

378     100000

401 5311 500000

B.In contabilitatea deponentului se inregistreaza astfel: “Trimiterea mf.in consignatie”

357 = 371 500000

- facturarea 411= 707 500000

incasarea 5311= 411 500000

- descarcarea gestiunii 607 =357 500000

5 Vanzarea de marfuri cu plata in rate

Vanzarea marfurilor cu plata in rate este o forma de comert cu amanuntul care se realizeaza in general pentru bunuri de folosinta indelungata pe baza de contract de vanzare-cumparare. Uzanta generala prevede transferarea dreptului de proprietate si a riscului asupra cumparatorului la data achitarii avansului, data la care are loc si livrarea marfurilor.Pretul marfurilor ce se vand cu plata in rate este constituit din: pretul cu amanuntul, dobanda si comisionul pentru urmarirea incasarii ratelor.

Sub aspect contabil aceasta forma de vanzare prezinta unele particularitati comparativ cu vanzarea cu amanuntul, particularitati determinate de regimul fiscal aplicabil, de momentul recunoasterii cheltuielilor si veniturilor.

In acest sens, atat veniturile cat si cheltuielile sunt recunoscute la data scadentei si nu in momentul livrarii marfurilor. Facturarea se face la data livrarii pentru valoarea totala.

Aceste particularitati fac necesara utilizarea conturilor de regularizare a cheltuielilor si a veniturilor respectiv, “Cheltuieli inregistrate in avans 471) si “Venituri inregistrate in avans”(472). Pentru evidenta TVA se foloseste contul “TVA neexigibil 4428) care este bifunctional si inregistreaza in credit TVA aferenta ratelor iar in debit “TVA colectat”(4427)

Aplicatie

A.            Livrarea mf.cu plata in 3 rate in val.de 12.000.000 lei, T.V.A.19% = 2.280.000lei. Costul de achizitie al mf.este 9.000.000, dobanda se plateste in rate lunare egale. Furnizorul tine evidenta mf.la cost de achizitie, clientul la pret cu amanuntul, dobanda cuvenita = 856.800.

a)           411 % 15136800

472.01 12000000

472.02 856800

4428 2280000

b)           descarcarea gestiunii la furnizor:

% = 371 1280.000

378 3.000.000

471 9.000.000

4428 2.280.000

c)            inregistrarea scadentei primei rate si dobanzii la venituri curente si a cheltuielilor aferente primei rate :

472.01 =707 000.000

472.02 = 766 285.600

607=471 3.000.000

d) inregistrarea TVA neexigibil ca TVA colectat :

4428 =4427 760.000

e) incasarea primei rate: 5121= 411 5.045.600 (rata + dobanda 4760000 +285.600)

In contabilitatea clientului se fac urmatoarele inregistrari contabile:

a) receptia marfurilor :

% 401 15.136.800

371 12.000.000

471 856.800

4428 2.280.000

b) Inregistrarea marfurilor la pretul cu amanuntul (A.C.30%)

371 % 6564000

378 3600000

4428 2964000

Achitarea ratelor la scadenta impune trecerea cheltuielilor inregistrate in avans la cheltuieli curente si a TVA neexigibil la TVA deductibil.

Vanzarea cu plata in rate se poate trata ca o exceptie de la principiul realizarii veniturilor, tratament prin care vanzatorul alege sa recunoasca venitul odata cu fiecare rata, si nu la vanzare.