BALANTELE DE VERIFICARE

1. Notiunea si importanta balantelor de verificare

Balanta de verificare este un procedeu specific al metodei contabilitatii care asigura verificarea exactitatii operatiilor economice in conturi, legatura dintre conturile sintetice si bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente

Potrivit normelor legale balanta de verificare se intocmeste lunar pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor patrimoniale.

Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare cu mai multe coloane, care cuprinde toate conturile utilizate in contabilitatea unitatii patrimoniale, fiecare cont fiind inscris cu simbolul si denumirea acestuia, in ordinea inscrisa in planul de conturi si datele valorice preluate balanta precedenta si din cartea mare.

Ea se sprijina pe cele doua principii fundamentale ale contabilitatii: principiul dublei reprezentari a patrimoniului si principiul dublei inregistrari a operatiilor economice in conturi. Ca urmare, in cadrul balantei de verificare, se obtin anumite egalitati valorice totale intre datele transmise din conturi, care exprima un echilibru permanent intre aceste date, de unde provine si denumirea de 'balanta'. In acest scop, in balanta de verificare se cuprind toate conturile folosite de o unitate patrimoniala, fiecare cont fiind inscris cu soldul initial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor si soldul final de la sfarsitul lunii pentru care se incheie balanta respectiva.

Atat sub aspect teoretic, cat si din punct de vedere practic, balanta de verificare indeplineste mai multe functii.

Una dintre cele mai importante functii, care reiese si din definitia balantei, este aceea de verificare a exactitatii inregistrarilor efectuate in conturi. Aceasta functie consta in identificarea erorilor de inregistrare in conturi, prin intermediul diferitelor egalitati valorice care trebuie sa existe in cadrul balantei de verificare, precum si prin intermediul unor corelatii valorice stabilite cu ajutorul ei, avand la baza principiul potrivit caruia lipsa unor egalitati valorice constituie dovada existentei unor erori, care trebuie sa fie identificate si corectate. De asemenea, se poate verifica concordanta dintre totalul inregistrarilor efectuate in registrul jurnal (ce se deschide pentru evidenta cronologica a operatiilor) si totalul rulajelor lunare debitoare, respectiv creditoare, din balanta de verificare.

Desi in conditiile utilizarii echipamentelor tehnice de prelucrare a datelor creste exactitatea calculelor, functia de control a balantei de verificare se mentine, iar corelatiile pe care se bazeaza servesc la realizarea unor chei de control in programele de lucru ale calculatoarelor.

O alta functie a balantei de verificare, este aceea de a realiza legatura dintre conturile sintetice si bilant. Aceasta se concretizeaza in faptul ca balanta de verificare concentreaza datele din toate conturile folosite in contabilitatea curenta (cu ajutorul carora se inregistreaza operatiile zi de zi) a unei unitati. Soldurile conturilor stabilite in cadrul balantei de verificare, se transcriu in bilantul final, dupa cerintele intocmirii acestuia.

Spre deosebire de bilant, balanta de verificare reflecta nu numai soldurile ci si rulajele conturilor. Ea este o lucrare obligatorie premergatoare, intocmirii bilantului contabil si sta la baza raportarilor periodice privind situatia patrimoniului, rezultatele finale si obligatiile fiscale.

Pentru a servi necesitatilor de generalizare periodica prin bilant a datelor contabilitatii curente, balanta de verificare mai indeplineste si functia de grupare si centralizare a datelor inregistrate in conturi. Este una dintre cele mai importante functii ale balantei de verificare, care ofera conducerii unitatilor posibilitatea de a cunoaste totalul modificarilor intervenite in volumul si structura elementelor patrimoniale atat pe perioada curenta de gestiune, cat si pe perioada precedenta.

Cuprinzand, centralizat, toate datele privitoare la existentele si miscarile elementelor inregistrate in conturile sintetice si analitice, pe o anumita perioada de timp, balanta de verificare asigura compararea datelor de la inceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfarsitul ei si cu alte perioade de gestiune expirate in vederea stabilirii schimbarilor care s-au produs in structura si volumul elementelor patrimoniale de la o perioada de gestiune la alta.

Ca urmare a gruparii datelor contabilitatii curente, balanta de verificare indeplineste si functia de instrument de sinteza si analiza a activitatii economice. Aceasta functie se realizeaza prin confruntarea pe fiecare cont in parte, pe grupe de conturi si pe total, a datelor de la inceputul perioadei de gestiune cu cele de la sfarsitul ei.

Cu ajutorul balantei de verificare se efectueaza legatura si concordanta intre conturile sintetice si cele analitice. Realizarea acestei functii devine posibila prin aceea ca pentru fiecare cont sintetic, care se desfasoara pe conturi analitice, se intocmeste cate o balanta de verificare a conturilor analitice, cu ajutorul careia se controleaza exactitatea inregistrarilor efectuate in conturile sintetice si in conturile analitice, prin corelatiile valorice care trebuie sa existe intre conturile analitice si contul sintetic la care se refera, cu privire la soldurile initiale, rulaje si soldurile finale.

In concluzie, sintetizand cele de prezentate anterior, rezulta ca balanta de verificare indeplineste nu numai functia de control, ci si pe aceea de grupare si centralizare a datelor inregistrate in conturi si de analiza a activitatii economice, realizand concordanta dintre conturile analitice si cele sintetice, precum si legatura dintre conturi si bilant.

2. Clasificarea si modul de intocmire a balantelor de verificare

In teoria si practica contabilitatii se folosesc mai multe criterii de clasificare a balantelor de verificare, dintre care principalele sunt:

dupa felul conturilor pe care le contin;

dupa numarul egalitatilor pe care le cuprind;

- dupa continutul si forma grafica de prezentare.

Dupa felul conturilor pe care le contin, balantele de verificare se grupeaza in:

balante ale conturilor sintetice;

balante ale conturilor analitice.

Balantele de verificare ale conturilor sintetice sau generale se intocmesc numai valoric pe baza datelor preluate din conturile sintetice si cuprind toate conturile sintetice folosite in contabilitatea curenta a unei unitati intr-o anumita perioada de gestiune.

Balantele de verificare ale conturilor analitice se intocmesc, cu date cantitative si valorice, (pentru conturile care inregistreaza elemente de natura stocurilor) sau numai valorice (pentru anumite conturi, ca de exemplu 411 Clienti, 401 Furnizori, etc.), pe baza datelor preluate din conturile analitice, separat pentru fiecare cont sintetic care a fost desfasurat pe conturi analitice. Sub aspectul momentului asemenea balante de verificare se intocmesc inainte de balanta de verificare a conturilor sintetice sau generala, motiv pentru care se mai numesc si balante de verificare auxiliare sau secundare.

Spre deosebire de balanta de verificare a conturilor sintetice, care este una singura la nivelul unitatii patrimoniale, numarul balantelor de verificare ale conturilor analitice, depinde de numarul conturilor sintetice care au fost desfasurate pe conturi analitice. Exemplu de conturi sintetice care se dezvolta in conturi analitice si pentru care se intocmesc balante de verificare analitice: 301 'Materii prime', 302 'Materiale consumabile', 401'Furnizori', 411'Clienti', etc.

Dupa numarul egalitatilor pe care le cuprind sau al continutului lor, balantele de verificare se impart in:

balante de verificare cu o egalitate (fie balanta sumelor, fie balanta soldurilor);

cu doua egalitati;

trei egalitati;

cu patru egalitati.

Din motive de simplificare, pentru conturile analitice se intocmeste, in cele mai multe cazuri, balanta soldurilor.

Balanta de verificare a sumelor cuprinde doua coloane, una pentru total sume debitoare si alta pentru total sume creditoare ale conturilor din registrul cartea mare, la data intocmirii ei, intre care trebuie sa existe egalitatea:

Totalul sumelor debitoare (TSD) = Totalul sumelor creditoare (TSC)

Totalul sumelor debitoare se compune din soldurile initiale debitoare de la inceputul anului plus rulajele debitoare ale conturilor de la inceputul anului si pana la data intocmirii balantei de verificare.

Totalul sumelor creditoare se compune din soldurile initiale creditoare de la inceputul anului plus rulajele creditoare ale conturilor de la inceputul anului si pana la data intocmirii balantei de verificare.

Inscrierea elementelor respective (totalul sumelor debitoare si totalul sumelor creditoare) se efectueaza separat, pentru fiecare cont in parte.

Balanta de verificare a soldurilor este asemanatoare cu balanta de verificare a sumelor, cu deosebirea ca in locul celor doua coloane perechi de sume, cuprinde doua coloane perechi de solduri, una pentru soldurile finale debitoare si cealalta pentru soldurile finale creditoare, prin a caror totalizare trebuie sa rezulte egalitatea:

Analiza: O tehnica extrem de pretioasa:Reformularea spuselor clientului Analiza: Mediul de faceri european

Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare

Modelul unei astfel de balante de verificare este urmatorul:

Balanta de verificare cu o egalitate (balanta soldurilor)

Ca si in cazul balantei anterioare si aceasta balanta de verificare, prin egalitatea respectiva satisface cerintele functiei de control al exactitatii datelor inregistrate in conturi. Totodata, prezentand situatia economico-financiara a unitatii economice la un moment dat, prin soldurile finale, debitoare si creditoare ale conturilor, balanta la care ne referim sta la baza intocmirii bilantului si permite conducerii unitatii sa cunoasca rezultatele activitatii sale la perioade scurte de timp, respectiv in intervalul dintre doua bilanturi (care se intocmeste anual).

Balanta de verificare cu doua egalitati, denumita si balanta sumelor si soldurilor, se prezinta intr-o singura varianta si rezulta din combinarea balantei sumelor cu balanta soldurilor. Ea cuprinde patru coloane: doua pentru total sume, debitoare si creditoare si doua pentru solduri finale, debitoare si creditoare, ceea ce permite stabilirea a doua egalitati intre totalurile coloanelor perechi, de sume si, respectiv, de solduri.

Egalitatile la care ne referim sunt urmatoarele:

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

Totalul soldurilor finale debitoare   = Totalul soldurilor finale creditoare

Ca urmare, din aceste ecuatii valorice se desprinde ideea ca balanta de verificare cu doua egalitati permite verificarea corelatiilor si realizarea functiilor celor doua tipuri de balante de verificare (balanta sumelor si balanta soldurilor), din a caror combinare rezulta.

Balanta de verificare cu doua egalitati nu prezinta informatii distincte cu privire la rulajul conturilor, intrucat acesta apare intr-o singura suma impreuna cu soldurile initiale, aspect care diminueaza proprietatile informative ale balantei pentru satisfacerea cerintelor activitatii de analiza in procesul de conducere a unitatii patrimoniale.

Balanta de verificare cu trei egalitati a fost conceputa, tocmai, pentru sporirea proprietatilor informative ale balantelor de verificare cu una si cu doua egalitati si pentru satisfacerea cerintelor muncii de analiza si conducere la un nivel superior. Aceasta balanta de verificare cuprinde sase coloane (trei coloane perechi), din care doua coloane pentru soldurile initiale debitoare si creditoare, doua pentru rulajele lunii curente, debitoare si creditoare, doua pentru soldurile finale debitoare si creditoare, ceea ce permite stabilirea a trei egalitati intre totalurile coloanelor perechi astfel:

Totalul soldurilor initiale debitoare = Totalul soldurilor initiale creditoare

Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

Cu ajutorul balantei de verificare cu trei egalitati se realizeaza, atat functiile balantelor precedente, cat si functia de analiza a activitatii economice. Cu toate acestea, si asemenea balanta de verificare limiteaza informarea asupra urmaririi in timp, intrucat nu se pot compara informatiile din conturi din luna curenta cu informatiile din lunile precedente.

Balanta de verificare cu patru egalitati se prezinta intr-o singura varianta sub forma unui tabel cu opt coloane, din care: doua coloane pentru totalul sumelor debitoare si creditoare din luna precedenta, doua pentru rulajele debitoare si creditoare ale lunii curente, doua pentru totalul sumelor debitoare si creditoare (inclusiv rulajele lunii curente) si doua pentru soldurile finale debitoare si creditoare. Aceste coloane permit stabilirea a patru egalitati intre totalurile coloanelor perechi astfel:

Balanta de verificare cu patru egalitati reprezinta modelul cel mai complet si cel mai folosit in activitatea practica, intrucat satisface functiile celorlalte balante sub forma tabelara si, in plus, ofera informatii pentru efectuarea analizei in dinamica a situatiei economico - financiare a unitatii. Totodata, da posibilitatea stabilirii urmatoarelor corelatii: egalitatea dintre sumele totale din balanta de verificare intocmita la sfarsitul perioadei precedente si sumele totale la sfarsitul perioadei precedente din balanta de verificare a perioadei curente; egalitatea dintre sumele totale din balanta perioadei curente si sumele totale la sfarsitul perioadei precedente din balanta de verificare a perioadei viitoare.

In conditiile utilizarii calculatorului electronic in prelucrarea datelor se realizeaza balanta de verificare, cu cinci egalitati, adica cu zece coloane. Primele doua coloane reflecta permanent soldurile initiale (debitoare si creditoare) de la inceputul anului, urmatoarele doua coloane cuprind cumulat rulajele lunilor precedente (debitoare si creditoare), urmate de perechile de coloane pentru rulaje luna curenta, total sume la sfarsitul lunii curente si solduri finale (debitoare si creditoare).

Dupa continutul si forma grafica de prezentare, unele dintre aceste balante de verificare pot fi intocmite intr-o singura varianta, iar altele in doua variante.

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, prevede utilizarea balantei de verificare cu patru egalitati, fiind, de altfel, cea mai completa si avantajoasa pentru activitatea practica de contabilitate.

Balantele de verificare analitice sau auxiliare se clasifica si ele, dupa felul soldului pe care il prezinta conturile pentru care se intocmesc la sfarsitul perioadei, in:

balante de verificare analitice pentru conturi monofunctionale, care se pot grupa, la randul lor, in: balante de verificare analitice pentru conturi cu un singur etalon de evidenta (valoric) si balante de verificare analitice pentru conturi cu doua etaloane de evidenta   (cantitativ si valoric).

balante de verificare pentru conturi bifunctionale.

Balantele de verificare, sintetice si analitice, se intocmesc, in mod obligatoriu, la sfarsitul lunii si ori de cate ori necesitatile impun acest lucru, in scopul verificarii exactitatii operatiilor economice in conturi. Pe baza datelor din balantele de verificare se intocmeste bilantul contabil.

Intocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice necesita efectuarea urmatoarelor lucrari succesive:

Inregistrarea tuturor operatiilor patrimoniale care au avut loc, in cursul lunii, pe baza de documente justificative, in evidenta cronologica realizata cu ajutorul registrului - jurnal;

Trecerea operatiilor din evidenta cronologica in evidenta analitica (organizata cu ajutorul fiselor de cont pentru operatii diverse sau diferitelor situatii) si in evidenta sistematica sintetica, organizata cu ajutorul fiselor cartea mare (cartea mare sah, fiselor de conturi pentru operatii diverse, jurnalelor de credit sau situatiilor pentru debit);

Totalizarea rulajelor debitoare si creditoare, a totalului sumelor debitoare si creditoare si, respectiv, a soldului final al fiecarui cont, debitor sau creditor, in functie de continutul economic al acestuia;

Transcrierea datelor din cartea mare in formularul balantei de verificare.

Din experienta practica, rezulta ca pentru evitarea eventualelor erori de calcul si inregistrare, este recomandat sa se transcrie in balanta de verificare numai datele cu caracter primar, iar celelalte sa se calculeze in cadrul acesteia. De exemplu, in cazul balantei de verificare cu trei egalitati: soldurile initiale se pot prelua din balanta de verificare precedenta; rulajele (debitoare, respectiv creditoare) se transcriu din conturi, iar soldurile finale se calculeaza direct in cadrul balantei de verificare.

Totalizarea balantei de verificare si controlul corelatilor valorice. In acest scop, se totalizeaza fiecare coloana a balantei si se verifica egalitatile proprii acesteia.

Cu ajutorul balantei de verificare a conturilor sintetice se verifica: corelatiile dintre egalitatile generate de dubla inregistrare a operatiunilor patrimoniale in contabilitate; concordanta dintre totalul inregistrarilor din registrul jurnal si totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta; totalul soldurilor finale debitoare, respectiv creditoare, din 'cartea mare' si totalul soldurilor finale debitoare, respectiv creditoare din balanta.

In situatia in care nu se verifica egalitatile din balanta sau nu exista concordantele mentionate anterior se procedeaza la identificarea si corectarea erorilor.

3. Identificarea erorilor de inregistrare contabila cu ajutorul balantelor de verificare

Erorile de inregistrare contabila, dupa posibilitatile de identificare, se impart in doua categorii:

A. erori de inregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor egalitati valorice din cadrul balantei de verificare tabelare a conturilor sintetice;

B. erori de inregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor corelatii valorice din cadrul balantei de verificare a conturilor sintetice si a balantelor de verificare ale conturilor analitice.

A. Erori de inregistrare contabila care se pot identifica cu ajutorul balantelor de verificare ale conturilor sintetice (prin lipsa unor egalitati valorice).

Principalele categorii de erori de inregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor egalitati valorice din cadrul balantelor de verificare tabelare ale conturilor sintetice sunt: erori de intocmire a balantelor de verificare, erori de stabilire a elementelor valorice ale conturilor (rulaje, sume, solduri finale), erori de inregistrare in evidenta sistematica si erori de stabilire a sumelor in formulele contabile din evidenta cronologica (registrul jurnal).

Lucrarile de identificare si inlaturare a erorilor de inregistrare contabila se realizeaza in ordinea inversa celei in care s-au desfasurat lucrarile de intocmire a balantei de verificare.

Erorile de intocmire a balantei de verificare se grupeaza astfel:

- erori ce se produc cu ocazia adunarii coloanelor balantei de verificare si care se identifica prin repetarea calculelor;

- erori care se produc cu ocazia transcrierii sumelor totale, a rulajelor si soldurilor conturilor din registrul cartea - mare in formularul balantei de verificare. Aceste erori se identifica prin punctare, adica prin confruntarea tuturor sumelor totale, rulajelor si soldurilor transcrise in balanta de verificare cu cele din registrul cartea - mare, care au stat la baza acestei transcrieri.

Erorile de stabilire a elementelor valorice ale conturilor se datoreaza unor calcule gresite efectuate cu ocazia stabilirii totalurilor sumelor debitoare si creditoare, a rulajelor si soldurilor conturilor in evidenta sistematica. Aceste erori se identifica prin repetarea calculelor din cadrul fiecarui cont in parte.

Erorile de inregistrare in evidenta sistematica se datoreaza transcrierii gresite a unor sume din jurnal in cartea - mare. Identificarea lor se realizeaza prin punctare intre aceste doua registre, suma cu suma.

Erorile de stabilire a sumelor in formulele contabile se datoreaza adunarii gresite a sumelor in cadrul formulelor contabile compuse in evidenta cronologica (registrul jurnal). Aceste erori se identifica prin refacerea calculelor la formulele contabile compuse si prin punctarea acestor inregistrari cu documentele justificative care au stat la baza lor.

Toate felurile de erori prezentate mai sus sunt determinate de nerespectarea cerintelor principiului dublei inregistrari a operatilor economice in conturi, care duce, in continuare, la nerespectarea principiului dublei centralizari a existentelor, miscarilor si transformarilor elementelor patrimoniale, fapt ce se manifesta prin lipsa unor egalitati valorice care trebuie sa existe in cadrul balantei de verificare.

B. Erori de inregistrare contabila care nu se pot descoperi cu ajutorul balantelor de verificare a conturilor.

Cu ajutorul balantelor de verificare a conturilor sintetice nu pot fi descoperite erorile care modifica miscarile in conturi, in mod egal, atat in debit, cat si in credit.

In aceste categorii de erori se pot include:

1.     omisiuni ale inregistrarilor contabile;

2.     erori de compensatie;

3.     erori de imputatie;

4.     erori de inregistrare in evidenta cronologica.

Omisiunile de inregistrare contabila constau in aceea ca anumite operatii economice consemnate in documente au ramas neinregistrate in contabilitatea curenta. Asemenea erori se pot identifica prin punctarea tuturor documentelor care au stat la baza inregistrarilor in contabilitatea curenta in vederea descoperirii documentelor care, eventual, nu poarta mentiunea de confirmare a acestor inregistrari, fie ca urmare a reclamatiilor primite de la partenerii unitatii in legatura cu operatiile economice respective.

Datorita acestor erori, apar anumite anomalii privind datele informationale din unele conturi, cum ar fi: solduri debitoare la conturi de pasiv sau solduri creditoare la conturi de activ; drepturi de creanta neincasate sau obligatii banesti neplatite in cadrul termenului stabilit. Acestea pot fi descoperite si prin analiza logica a corelatiilor valorice care trebuie sa existe in cadrul balantelor de verificare analitice.

Erorile de compensatie se datoreaza transcrierii gresite a unor sume din documentele justificative in registrul jurnal sau din acesta in registrul cartea - mare, in sensul ca s-a trecut o suma in plus intr-o parte a unui cont sau a mai multor conturi si o alta suma in minus, egala cu aceea trecuta in plus, in aceeasi parte a altui cont sau a altor conturi astfel incat, pe total, cele doua categorii de erori se compenseaza reciproc. Identificarea acestor erori este posibila datorita faptului ca in balantele de verificare analitice apar unele solduri nefiresti la anumite conturi analitice (adica sold creditor la un cont de activ sau sold debitor la un cont de pasiv), precum si in urma reclamatiilor primite de la terti.

Erorile de imputatie se datoreaza transcrierii unor sume, exacte ca marime, din evidenta cronologica in evidenta sistematica, atat in debit cat si in credit, insa nu in conturile la care trebuiau sa fie trecute, ci in alte conturi care nu corespund continutului economic al operatiei respective. Aceste erori se identifica la fel ca in cazul precedent, adica prin intermediul unor solduri nefiresti ce apar in cadrul balantelor de verificare analitice.

Erorile de inregistrare in evidenta cronologica se pot datora mai multor cauze, ca de exemplu: stabilirea gresita a unor conturi corespondente; inregistrarea unei operatii economice de doua ori, atat in debit, cat si in credit; inversarea unor formule contabile; intocmirea corecta a formulei contabile, dar cu alta suma, mai mare sau mai mica, decat cea reala, atat in debit, cat si in credit. Aceste erori pot fi identificate cu ajutorul balantei de verificare sah, care, pe langa unele egalitati valorice, reda si corespondenta conturilor, oferind astfel posibilitatea identificarii corespondentelor eronate dintre anumite conturi, precum si a erorilor de compensatie si a celor de imputatie.