Tehnici de comunicare - comunicarea orala, pregatirea si sustinerea unei prezentari orale

Sub umbrela derutanta a notiunii de comunicare orala se afla deopotriva elemente care tin de expresia sonora a vocii umane si elemente care tin de sensul cuvintelor. In acest sens se poate face o distinctie intre doua tipuri de limbaj, profund diferite ca natura, dar intim conectate:

. limbajul paraverbal sau ceea ce oamenii comunica prin voce (volum,

intonatie, ritm, tonalitate, accent, pauze) si prin manifestari vocale fara continut verbal (risul, dresul vocii, geamatul, oftatul, mormaieli, plescaituri, urlete, tipete, fluieraturi etc.);

. limbajul verbal sau ceea ce oamenii comunica prin rostirea si descifrarea intelesului cuvintelor.

In lumina acestei distinctii este evindent statutul de componenta a comunicarii orale atribuit comunicarii verbale.

Comunicarea orala prezinta numeroase avantaje fata de comunicarea scrisa:

. vorbitorul isi poate observa interlocutorul si interveni pe loc cu modificari, atit la nivelul limbajului paraverbal cit si verbal, pentru a eficientiza comunicarea.

. oralitatea permite "un joc logic si imediat al intrebarilor cu raspunsurile, intr-o derulare spontana si flexibila"

. oralitatea "asigura terenul cel mai fertil pentru manifestarea comportamentelor persuasive si manipulative", pune in valoare "carisma si capacitatea de a convinge si influenta oamenii"36

Puternica legatura existenta intre mesajul paraverbal si cel verbal se traduce prin aceea ca interventia celui dintii provoaca intensificarea, slabirea, distorsionarea sau anularea semnificatiilor cuvintelor rostite. De aceea, persoanele care doresc sa influenteze sau sa-i controleze pe cei din jurul lor, sa-i incurajeze sau sa-i intimideze, sa-si afirme autoritatea si sa-si mentina controlul, sa obtina aprobarea sau refuzul interlocutorilor, trebuie sa invete sa minuiasca mesajul paraverbal.

In timp ce vorbeste, omul dezvaluie o cantitate imensa de informatii despre sine, dar nu atit de mult prin cuvinte cit prin voce. Prin alternareatonurilor vocii putem contracara monotonia si directiona atentia ascultatorului. Tonurile crescinde exprima o doza de siguranta, in timp ce inflexiunile descrescinde puncteaza nesiguranta. Atunci cind dorim sa aratam incredere si competenta, cind vrem sa atragem atentia si sa fim convingatori, psihologii ne recomanda folosirea unui "ton parental". Cind nu sintem luati in serios, cind vedem ca nu prea reusim sa convingem si nu ne putem impune in fata celorlalti, e timpul sa ne intrebam si daca nu cumva tonul adoptat de noi este unul de copil.

Variereav o l u m u l ui vocii este o alta tehnica pe care trebuie sa invatam a o stapini deoarece ne ajuta sa dominam sau sa fim dominati. Fiecare din noi putem face acest lucru mai bine sau mai rau, in functie de volumul plaminilor, de capacitatea toracica, de calitatea corzilor vocale, de modul in care ne controlam respiratia, de pozitia corpului etc. Elementele care nu tin neaparat de noi in corectia volumului vocii, dar care trebuie luate in seama daca vrem sa fim auziti si ascultati, sint marimea incaperii, marimea publicului si zgomotele de fond.

Articularea este arta de a vorbi inteligibil si a emite sunete potrivite folosind buzele, maxilarul, dintii si limba. Dictia depinde de articularea corecta si completa a consoanelor si de enuntarea clara a vocalelor. Cei pe care natura nu i-a prea ajutat si vorbesc dintotdeauna ingaimat, neclar sau bilbiit nu pot fi banuiti de adoptarea vreunei strategii de comunicare, dar un vorbitor care de regula vorbeste raspicat si care dintr-o data devine neclar in anumite zone ale discursului sau, lasa sa se inteleaga ca ori nu este sigur pe ceea ce spune, ori nu-i place ceea ce spune, ori pur si simplu are ceva de ascuns.

Uneori, desi nu avem probleme cu articularea, e posibil sa nu stapinim bine  accentul. Acesta se refera la pronuntarea mai intensa si pe un ton mai inalt a unei silabe dintr-un cuvint sau a unui cuvint dintr-un grup sintactic. Accentul detine un rol important in shimbarea intelesului cuvintelor si inducerea de mesaje colaterale celui transmis prin cuvinte.

Ritmulvorbirii este dat de derularea lenta (aproximativ 200 de silabe/minut) normala (in jur de 350 de silabe /minut) sau rapida (in jur de 500 de silabe/minut) a cuvintelor pronuntate. Un bun vorbitor trebuie sa varieze viteza pronuntarii cuvintelor in functie de continutul si importanta generala a mesajului.

Pauzele dintre cuvinte si fraze transmit indicii atit despre intentiile si atitudinile discursive ale vorbitorului, cit si despre starile lui afective. Pauzele scurte divid ideile dintr-o fraza, iar cele lungi marcheaza sfirsitul frazelor. Pauzele prea lungi pot obosi audienta, cele scurte si bine plasate dau ascultatorului sentimentul de implicare activa. Pauzele tactice sint facute inainte de cuvintele sau ideile care merita subliniate, altele nu vizeaza deloc interlocutorul ci necesitatea unui moment de meditatie, de aducere aminte. Exista si pauze datorate stinjenelii, cind tot ce putem spera este ca interlocutorul nostru sa ia cuvintul.

Lucrare: Management - caiet de practica Lucrare: Evolutia managementului pe plan mondial si in Romania

Altfel spus, sensul cuvintelor depinde intotdeauna de contextul in care sint plasate. Desi uneori nu facem fata atitor sensuri principale si secundare, atitor actiuni comunicationale care construiesc sensuri prin manipularea diferitelor tipuri de contexte, cuvintul ramine "expresia cea mai inalta a limbajului si este actul de identitate al speciei umane."

Exista si nenumarate obstacole in calea gindirii si rostirii de cuvinte:

-confuziile dintre denotatiile si conotatiile cuvintelor, lipsa unei moderatii in folosirea sinonimiei, omonimiei sau polisemiei conduc la ambiguitate

-lumea este plina de contrarii, iar oamenii le descriu prin cuvinte extreme: alb sau negru, bun sau rau. Aceasta modalitate de polarizare a gindirii prin limbaj ne face uneori sa "atacam", sa nu avem rabdare sa cautam o cale de mijloc, sa nu ne putem infrina pornirile dusmanoase si sa rostim"cine nu este cu mine este impotriva mea!"

-convinsi ca putem cunoaste lucrurile in totalitatea lor, nu ne sfiim sa tragem concluzii mult prea generale, sa folosim enunturi globalizante, deseori generatoare de conflicte: "Intotdeauna ma critici!"

-cei care vobesc mult, inutil si mai comit si indiscretii sint evitati in comunicare

sau acceptati cu rezerve;

-pastrarea prea multor secrete si refuzul sistematic de a pune in discutie aspecte ale propriei personalitati inseamna a intoarce spatele comunicarii. Egocentrismul este un pacat pe care comunicarea nu-l tolereaza;

-utilizarea abuziva sau neadecvata momentului comunicarii si componentei

auditoriului a unui jargon sau argou blocheaza comunicarea;

-pretiozitatea cuvintelor si abstractizarile exagerate ne pot plictisi, adormi sau

alunga ascultatorii.

2. Pregatirea si sustinerea unei prezentari orale

Sustinerea unei prezentari orale este una din cerintele frecvente in facultati si colegii. Faptul ca multi studenti se tem sa apara in public sau nu toti reusesc sa aiba succes tine si de o oarecare ignoranta: a sti cum trebuie sa faci o prezentare orala este o abilitate care poate fi dezvoltata si perfectionata.

Uneori sintem surprinsi de faptul ca parca ne place mai mult sa-i ascultam pe oameni vorbind, povestind si explicind, decit sa ne cufundam in lectura. E mai rapid si mai spectaculos. Ascultatorii nu vor neaparat numai informatie; ei vor sa fie luati in consideratie, stimulati, antrenati, binedispusi. Acesta este si motivul pentru care ne plictisim sa-i ascultam pe cei care nu-si dezlipesc privirile de pe foaia de hirtie.

3. Factori interpersonali

Toti cei care se sperie la gindul ca trebuie sa vorbeasca in public sint

sfatuiti sa porneasca la drum cu ideea ca auditoriul e de partea lor.

In pregatirea materialelor vizuale trebuie sa porniti de la premiza ca ele au rolul sa orienteze publicul, sa ajute la crearea de corelari si conexiuni ideatice, sa completeze doar ceea ce aveti de spus si nicidecum sa se constituie intr-o varianta scrisa a vorbelor dumneavostra. Cuvintele nu va vor ajuta prea mult daca nu vor fi asociate sau intarite vizual prin procedee grafice cum ar fi sublinieri, incercuiri sau incadrari. Incercati sa anticipati unele din intrebarile publicului si sa aveti pregatite transparentele care sa ilustreze raspunsurile dumneavoastra.

-ati stabilit pentru prezentare si timpul in care trebuie sa va incadrati. Astfel, este recomandabil ca pentru o prezentare de zece minute sa aveti pregatite cam 10 transparente. Daca este vorba despre o prezentare de o ora, o transparenta la -3 minute impune un ritm rezonabil de prezentare. Chiar daca aveti de pregatit o singura folie transparenta sau zece, incercati sa vegheati asupra ortografiei, punctuatiei si exprimarii corecte.

In cazul in care credeti ca aveti nevoie de un program de grafica de prezentare precum PowerPoint 2000, care sa va ajute sa comunicati ideile cu forta, incercati sa evitati urmatoarele clisee vizuale:

. butoanele animate;

. topirea unei imagini in alta;

. formarea textului prin caderea literelor;

. sporirea spectaculozitatii trecerii de la o pagina la alta prin punctarea sonora

cu sunete de fanfara.

Comunicarea reprezinta un sistem de transmitere a unor mesaje care pot fi procese mentare (confuzii, ganduri, decizii, interioare) sau expresii fizice (sunete si gesturi). Ea constituie o necesitate s 12212s1812m i o activitate sociala. Cauza care a dus la aparitia comunicarii a fost necesitatea de a comunica intre oameni ca persoane sau grupuri sociale, cand se aflau la departare unii de altii. Cauza care a determinat apoi dezvoltarea comunicarii a fost necesitatea de a comunica intre oameni si organizatiile lor, in conditiile dezvoltarii relatiilor sociale. Formele de comunicare apar si se dezvolta odata cu mijlocul principal de comunicare intre oameni, care este limba sau limbajul, in care doua forme de intrebuintare: orala si scrisa.

Comunicarea verbala are un rol primordial atat din punctul de vedere al secmentului de negociere pe care il ocupa cat si din punct de vedere al continutului. Comunicarea verbala permite un joc logic al intrebarilor si al raspunsurilor intr-o derulare flexibila, spontana, lucru care nu este posibil atunci cand negocierile au loc scris sau prin alte tehnici. Prin comunicarea verbala au fost realizate o serie de activitati: obtinerea si transmiterea de informatii, elaborarea unor propuneri, exprimarea unor opinii.

Limbajul in tratative sau negocierea presupune in primul rand o buna comunicare intre partenerii de tranzitie. Arta de a vorbi se dobandeste prin acumularea de cunostinte si o continuitate care elimina nesiguranta, vorbirea dezordonata, lipsa de expresivitate, echilibrul in vorbire.

Cunoasterea si folosirea justa a mijloacelor de exprimare a ideilor pe care dorim sa le comunicam constituie o conditie primordiala in comunicare. Aceste mijloace sunt: limbajul si stilul.

Limbajul poate fi determinat ca fiind un sistem de comunicare prin semnale, in cadrul unei limbi sau in afara ei. Filozoful KARL POPPER a identificat trei categorii de limbaje, dupa criteriul functiei:

Limbaje inferioare (folosite si in lumea animala), avand functia de semnalizare, de autoexpresie ;

Limbaje superioare, exclusiv umane, capabile de descriere si argumentare.

Limbaje mixte.

Ca activitate sociala comunicarea verbala in relatiile comerciale are un limbaj de specialitate de corespunzator proceselor, operatiilor si relatiilor pe care le exprima. Terminologia acesteia, in general, este comuna tuturor domeniilor de activitate. Acest limbaj general se completeaza in fiecare domeniu de activitate prin includertea termenilor tehnici care exprima procesele de munca specifice acesteia, luand astfel fiinta limbajul specific activitatii comerciale.

Elementele limbajului comunicarii in domeniul comertului difera de cel al limbajului general sau obisnuit datorita specificului activitatii. Acestei eleente ale limbajului comunicarii in domeniul comertului sunt:

Vocabularul - a. Totalitatea termenilor existenti intr-o limba;

b. Totalitatea termenilor folositi de un autor sau de o persoana oarecare

Repertoriu de termeni folositi intr-un anumit domeniu

a. Expresiile si formele de exprimare

b. Forma si structura gramaticala

Stilul poate fi determinat ca:

La nivel individual: mode de exprimare intr-o comunicare, specific definitor pentru emitator (stilul unui jurnalist, stilul unui scriitor, stilul unui orator, stilul unui muzician sau interpret)

La nivel colectiv: modul de exprimare intr-un domeniu (stil publicitar, stil literar, stil stiintific, stil artistic).

Acesta adica stilul, cel folosit in comunicarea verbala care are loc in activitatea comerciala, se deosebeste in mod simtitor de stilul literar, stiintific, juridic sau familiar.

Comunicarea in negociere trebuie sa foloseasca un stil sobru si concis potrivit cu obiectul si rolul ei. In fiecare act de comunicare se trateaza o singura problema concreta. Pentru ca aceasta sa-si atinga scopul trebuie sa se utilizeze acele mijloace si procedee de exprimare care sa asigure o calitate superioara a actului de comunicare, rezolvand in felul acesta scopul pentru care a fost initiat.

Principiile stilului comunicarii verbale sunt:

Claritatea - cuvintele trebuie sa fie bine alese, exacte si potrivite cu ideile pe care le exprima, sa fie logic inlantuite pentru a putea fii intelese inca odata, de asemenea se va avea grija sa fie evitate cuvintele sau expresii cu mai multe intelesuri, neologismele, regionalismele, claritatea stilului este asigurata cand se folosesc propozitii si fraze scurte.

Simplitatea si naturaletea - acest principiu consta intr-o exprimare directa, fireasca si lipsita de exagerari.

Corectitudinea - o exprimare corecta consta in respectarea regulilor gramaticale.

Politetea si demnitatea - stilul comunicarii trebuie sa aiba in vedere un ton si mod deosebit de exprimare, cuviincios, respectuos si demn, iar in cazul unor nemultumiri aparute in discutie trebuie sa predomine politetea, buna cuviinta si demnitatea.

Pentru exprimarea corecta a ideilor, alaturi de vocabular, structura gramaticala este al doilea element de baza al limbii romane. Ea consta in aplicareea stricta a regulilor gramaticale in asezarea si imbinarea indicioasa a cuvantului in propozitii si fraze, prin: construirea propozitiei in ordinea directa, folosirea partilor de propozitie si a expresiilor.

CONVORBIREA NON-VERBALA

Limbajul non-verbal se uneste cu limbajul verbal pentru comunicarea unui mesaj corect. Studiul acestui limbaj non-verbal vine sa dea forta, sa ne improspateze cunostintele intuitive pe care le avem despre un individ sau un grup.

Expresiile psihice urmatoare reflecta starile de spirit cel mai frecvent exprimate in limbajul non-verbal: surasul - indica o persoana amicala deschisa discutiei;

bratele incrucisate - denota o atitudine negativa

mainile pe masa - indica faptul ca o persoana este gata de actiune

a fi asezat pe scaun, mainile incrucisate la ceafa, tot corpul inclinat pe spate - reprezinta atitudinea tipica patronului in biroul sau care este tentat sa-si delimiteze teritoriul;

persoanele care-si freaca dosul mainilor din cand in cand are adesea ceva de ascuns

persoanele care-si freaca palmele mainilor sunt pe cale de a realiza o buna actiune.

Desi in relatiile inter-umane comunicarea verbala ocupa locul cel mai important, in comportamentul speciei sunt folosite, ca substitut sau in mod complementar fata de comunicarea verbala, si diferite alte moduri de comunicare, care nu folosesc limba vorbita, scrisa.

Bibliografie:

. Vasile Sebastian Dancu, Comunicarea simbolica. Arhitectura discursului

publicitar, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 1999