Conferinta de presa - pregatirea conferintei de presa

• formula privilegiata, scumpa si riscanta de comunicare cu presa

O conferinta de presa este o formula oficiala, relativ protocolara, adesea scumpa si riscanta, dar interactiva si deschisa de comunicare cu mass‑media. Ea ofera un spatiu si un moment privilegiat pentru difuzarea unor mesaje de maxima importanta pentru organizatie. O conferinta de presa se lanseaza doar in situatii deosebite si se justifica atunci cand organizatia are de comunicat ceva deosebit de important, ceva absolut nou, ceva ce prezinta importanta pentru un larg segment de public, ca si atunci cand firma propune un eveniment important sau se confrunta cu o criza grava.

Ocazii si evenimentele uzuale care justifica o conferinta de presa pot fi: nevoia de a contracara unele crize sau scandaluri de presa, inaugurari de sedii si alte obiective industriale, aniversari majore si jubileuri, prezentari de produse si tehnologii noi, disputarea unui meci important, lansarea unei carti de rasunet, deschiderea unei mari expozitii, premiera unui film etc. In multe dintre situatiile enumerate insa poate fi preferata organizarea unui cocktail de presa sau a unei reuniuni restranse, la care sunt invitati doar cativa jurnalisti specializati.

Atentie! Jurnalistii sunt persoane cu o agenda incarcata, vesnic in criza de timp, care trec la represalii daca sunt pusi in situatia sa piarda timpul la o conferinta la care nu s‑au ales cu un material redactional nou si interesant. Conferinta de presa nu se rezuma doar la informarea „programata” a ziaristilor, ci isi asuma disponibilitatea si riscul de a raspunde la intrebarile presei.

O conferinta de presa, indiferent de marimea organizatiei care o lanseaza, trebuie conceputa, pregatita si programata pana in cele mai mici amanunte, in trei etape: pregatirea, desfasurarea propriu‑zisa si evaluarea.

1. Pregatirea conferintei

Exceptand situatiile de criza, in care conferinta este organizata ad‑hoc, fara preli­minarii, pregatirea conferintei incepe cu doua-trei saptamani inainte, tinand seama de urmatoarele elemente:

Alegerea momentului (data, ziua, ora, durata)

Se cauta o data calendaristica in care conferinta nu va fi concurata de alte evenimente nationale sau locale: festivaluri, vizite diplomatice, alegeri, mari competitii sportive etc.

Cele mai potrivite zile din saptamana sunt cele de la mijloc: marti, miercuri, joi. Cel mai potrivit interval orar, in cursul unei zile, este cel de la 10:00 la 12:00. In afara acestui interval, se pot alege alte ore, dar se tine seama de inchiderea editiilor si de timpul necesar ziaristilor pentru redactare.

Alegerea locului

Este mai bine la sediul organizatiei sau intr‑o sala speciala, inchiriata? Raspunsul la aceasta intrebare va fi dat `n functie de ambianta agreabila si conforma cu imaginea pe care organizatia doreste sa si‑o contureze. Locul ales trebuie precizat clar si trebuie sa fie usor de identificat de catre jurnalisti. Acustica salii trebuie sa fie buna, izolata de forfota si zgomotele din exterior. Mobilierul trebuie sa fie adecvat asistentei, mesele si scaunele trebuie sa permita luarea de notite. Dispunerea meselor in „T” este bine sa fie evitata, pentru ca provoaca agitatie la baza „T”‑ului. Este necesara existenta unuia sau mai multor microfoane mobile.

Lista invitatilor

Urmatorul aspect abordat priveste stabilirea listei jurnalistilor specializati sau direct interesati de tema conferintei. Nu trebuie invitate „ziare”, ci jurnalisti. In acest scop, se consulta fisierele de presa, in care fiecare ziarist este inregistrat cu extrase din ceea ce a mai scris despre organizatie, indiferent daca au fost comentarii ostile sau favorabile. Reporterii TV pot avea un regim special, pentru ca ei au nevoie de cadre cu imagini atractive si sunt mai putin interesati de discursuri si texte scrise. In plus, ei sunt grabiti si au nevoie de spatii mari pentru echipamente video.

Redactarea si expedierea invitatiilor

In redactarea invitatiilor se au in vedere urmatoarele elemente: a) hartia antet, care cuprinde logo‑ul organizatiei, sigla, numele, adresa, telefonul, faxul, site‑ul; b) numarul de inregistrare al invitatiei; c) data emiterii; d) cuvantul „INVITATIE”, tiparit vizibil si explicit inaintea titlului; e) titlul invitatiei, care indica obiectul, tema sau subiectul conferintei; f) textul invitatiei, care face urmatoarele precizari:

Cine invita (numele managerului organizatiei sau al persoanei care face invitatia se mentioneaza explicit, cu precizarea calitatii sau functiei sale);

Ce se intampla (subiectul conferintei, cu mentiuni privind importanta sa si caracterul de interes si noutate);

Cine participa la conferinta (personalitati din interiorul sau din afara organizatiei);

ANALIZA: Proiect regie - scenariu “ o alta dimensiune “ ANALIZA: Generatia asteptata - IIFF Anonimul - film

Cand anume (data, ziua, ora, durata);

Unde anume (adresa exacta si detaliata, eventual insotita de o schita sau o harta);

persoana de contact, telefonul si data limita pana la care se poate confirma participarea;

mentiuni referitoare la cocktail, bufet sau gustari, daca este cazul;

mentiuni privind tinuta, daca este cazul;

numele, functia, semnatura celui care invita, eventual stampila organizatiei.

Momentul trimiterii invitatiilor poate fi o problema delicata. Nu‑i bine nici daca sunt trimise prea devreme (cu doua saptamani inainte ar putea fi prea devreme), nici daca sunt trimise prea tarziu (cu doua zile inainte ar putea fi prea tarziu). Un telefon la redactie inainte de lansarea invitatiilor poate lamuri lucrurile. Invitatiile sunt adresate nominal atat redactorului‑sef sau sefului de departament, cat si jurnalistului preferat: „In atentia domnului (prenume, nume)”. Se tine seama de faptul ca jurnalistii sunt invitati, nu convocati.

Pregatirea discursului

Redactarea discursului incepe cu trei intrebari: a) Care sunt obiectivele discursului? b) Cine vorbeste? c) Cine redacteaza discursul?

Obiectivul. In principiu, obiectivele discursului pot fi incadrate in 3 categorii:

sa informeze si sa explice, adica sa prezinte fapte si date precise despre actiunile organizatiei, impreuna cu motivatiile si justificarile necesare;

sa convinga, sa conteste sau sa apere, adica sa exprime o luare de pozitie a organizatiei intr‑o anumita chestiune si sa persuadeze asupra audientei in sensul impartasirii acestei pozitii;

sa comemoreze sau sa celebreze un anumit moment din viata organizatiei sau a unei personalitatii.

In functie de obiectivul urmarit, se va alege purtatorul de cuvant, se va stabili maniera de documentare a discursului si se va schita organizarea ideilor si partilor discursului.

Vorbitorul. In principiu, discursul este prezentat de presedinte sau director. Daca nici unul dintre acestia nu este disponibil sau ambii sunt total lipsiti de carisma, farmec si umor (delicata situatia celui care motiveaza acest fapt), se prefera un purtator de cuvant, care cunoaste tema si poseda abilitatile necesare.

Redactarea. Urmeaza desemnarea persoanei care scrie discursul si realizeaza operatia de redactare propriu‑zisa. Ideal ar fi ca discursul sa fie scris de cel care il rosteste, dar acest lucru este rareori posibil. Indiferent cine redacteaza discursul, prezentatorul va fi implicat, intervievat si consultat. In orice caz, dupa ce a fost scris, discursul va fi dat vorbitorului, pentru a‑l citi si a face modificari si adaptari. Vorbitorul si autorul textului isi vor rezerva timp pentru a lucra impreuna.

Stilul discursului va fi adaptat prezentarii orale: adresare directa (voi, noi, eu), fraze scurte, verbe la diateza activa, intrebari retorice, limbaj accesibil, fara abuz de jargon, fara cifre multe si neexplicate, fara termeni prea tehnici, cu economie de adjective la superlativ, cu figuri de stil care evoca imagini, cu exemple si cateva metafore.

Organizarea discursului. Cea mai simpla si percutanta structura de discurs pentru conferinta de presa este cea in trei parti: introducere (spui ce ai de gand sa spui), cuprins (spui ce ai de spus) si concluzie (spui ce ai spus):

Iintroducerea stabileste relatia cu auditoriul, captand atentia si trezind interesul acestuia. Ea este ceea ce in retorica anticilor se numeste exordiu, dar include si propunerea, adica prezentarea subiectului discursului si a importantei sale. Primele momente sunt si cele mai dificile, pentru ca solicita depasirea unei bariere psihologice de start. Multi vorbitori prefera sa inceapa cu o gluma pentru a capta atentia si simpatia publicului. Cand gluma nu‑i noua si vorbitorul nu are destul farmec, este preferabil sa se intre de‑a dreptul in discurs;

Cuprinsul este corpul discursului si se recomanda sa se rezume la prezentarea (nararea) faptelor si la dezvoltarea a doar 2‑3 idei majore, care confirma punctul de vedere prezentat in introducere. Un cuprins prea incarcat si plin de digresiuni nu se recomanda intr‑o conferinta de presa obisnuita. Sunt necesare materiale de sprijin care sa condenseze prezentarea: planse, diapozitive, filme, figuri si date de sinteza, prezentate cu retroproiectorul etc.;

Concluzia este peroratia finala din retorica clasica, in care se face un rezumat dens al intregului discurs, readucand auditoriul cu gandul la ipotezele formulate in introducere, dar imbogatite si motivate de ceea ce s‑a spus in cuprins.

6. Documentatia de sprijin

Materialul de sprijin al discursului se refera la documentatia trimisa o data cu invitatia, oferita inainte de conferinta sau folosita ca material ajutator in sustinerea discursului. Cele mai importante sunt mesajele transpuse in imagini, pentru ca oamenii isi amintesc mai usor ceea ce vad. Planele de situatie, fotografiile, figurile, desenele si plansele ce se doresc a fi sugerate pentru „presa de maine” merita toata atentia. Un titlu mare sau un slogan care serveste interesele organizatiei poate fi sugerat jurnalistilor, daca este prezentat ca o imagine.

7. Dialogul cu presa

Dupa pregatirea sustinerii discursului, urmeaza pregatirea dialogului cu presa, adica formularea de raspunsuri oarecum prefabricate, pentru a fi date „spontan”, atunci cand jurnalistii vor pune intrebari. Acest dialog trebuie pregatit din timp, prin preintampinarea, pe cat posibil, a intrebarilor probabile si pregatirea de raspunsuri „la cheie”. Tot in faza de pregatire, se regizeaza si partea informala a dialogului cu presa, care are loc la o cafea sau la cocktail.

2. Desfasurarea conferintei

In sfarsit, dupa toate preparativele de pana aici, vin ziua, ora desfasurarii propriu‑zise a conferintei. Aceasta comporta mai multe secvente:

primirea jurnalistilor: sunt intampinati de personalul serviciului de relatii publice sau al biroului de relatii cu presa, care vor purta ecusoane si vor inmana dosarele de presa sau vor furniza informatii conjuncturale;

deschiderea conferintei: conferinta va incepe exact la ora anuntata in invitatie si va fi condusa de un moderator experimentat, care va face prezentarile si va distribui luarile de cuvant;

sustinerea discursului reprezentantului sau purtatorului de cuvant al organizatiei: se va incepe cu salutul adresat jurnalistilor si cu exordiul discursului;

dialogul cu presa si depasirea tirului de intrebari: controlul dialogului cu presa trebuie asigurat de un profesionist, cu experienta in relatii publice si familiar cu lumea presei;

inchiderea conferintei si

cocktail‑ul, gustarea si dialogul informal: in aceasta secventa finala, regulile ospitalitatii vor avea prioritate fata de cele de protocol.

Evaluarea conferintei

Conferinta nu se incheie imediat dupa plecarea ultimului jurnalist, ci numai dupa o evaluare atenta, „in familie” a intregii derulari si a efectelor sale. Se consemneaza in fisierul de presa jurnalistii care au fost prezenti si tipul de intrebari si interpelari la care au recurs. Se trag concluzii practice pentru viitoarele conferinte. In zilele urmatoare se consemneaza ecoul din presa si se completeaza fisierul de presa cu noi nume, opinii si atitudini fata de organizatie.