Evaluarea nivelului de pregatire al organizatiei pentru criza

odata stabilit planul de gestionare a crizelor , trebuie avuta in vedere diagnosticarea nivelului de pregatire al organizatiei pentru gestionarea crizelor.Inainte de diagnosticarea propriu-zisa trebuie acordata atentie urmatorilor pasi premergatori :

Exista o structura bine stabilita de gestioanare a crizelor ?

Este clar bine identificat rolul fiecarei persoane ?

Se intalnesc cu regularitate membrii celulei de criza ?

Este identificat un lider al celulei de criza ?

Exista tehnologii de comunicare ?

S-a creat o baza de date pentru gestionarea crizei ?

Se organizeaza simulari de crize in organizatie?

Este integrata gestionarea crizei in procesul general de conducere strategica?

S-au formulat strategii specifice de gestionare a crizei?

Sunt integrati membrii celulei de criza in procesul de conducere strategica?

Liderii organizatiei sustin planurile de gestionare a crizei?

Sunt aceste planuri revizuite si modificate periodic?

Sunt testate si puse la punct planurile de gestionare a crizei?

Diagnosticarea presupune observatii referitoare la patru niveluri ale organizatiei : psihologic , cultural , structural si strategic.Din acest punct de vedere se poate elabora un model concret al organizatiilor predispuse la criza si al celor pregatite pentru criza  :

NIVEL PSIHOLOGIC

a)Organizatii predispuse la criza :

Inchistate , emotionale,primitoare ;

In continua cautare de satisfacere a ego-ului ;

Introvertite si in defensiva ;

Aparate impotriva anxietatii prin mecanisme puternice

b)Organizatii pregatite pentru criza :

Slab inchistate ;

Preocupate de rezolvarea problemelor ;

Au mecanisme adecvate depasirii anxietatii ;

Gandire pozitiva.

NIVEL CULTURAL

a)Organizatii predispuse la criza :

Automultumire sau autopedepsire ;

Utilizare extrema a evaluarilor gresite ;

Nu constientizeaza influenta culturii organizationale ;

Nu sunt acceptate si constientizate valorile culturale.

b)Organizatii pregatite pentru criza :

Cultura indreptata catre autoapreciere pozitiva ;

Utilizarea redusa a evaluarilor ;

Constientizeaza influenta culturii organizationale ;

Valori culturale cunoscute si acceptate.

Referat: Organizatia - caracteristici constructive si functionale Referat: Principiile managementului calitatii

NIVEL STRUCTURAL

a)Organizatii predispuse la criza :

Nu au structuri specializate in gestionarea crizelor;

Sunt focalizate pe echilibrul dintre flexibilitate si control;

Nu au mecanisme speciale de management al crizelor.

b)Organizatii pregatite pentru criza :

Au celula de criza ;

Sunt focalizate pe echilibrul dintre functionarea eficienta si disparitia organizatiei ;

Au masuri speciale , misiuni si pregatire adecvata .

NIVEL STRATEGIC

a)Organizatii predispuse la criza :

Management strategic traditional ;

Focalizate pe supravietuire ;

Scopuri limitate , asociati dispersati ;

Strategie preponderent reactiva in managementul crizelor ;

Nu au strategii speciale de gestionare a crizelor.

b)Organizatii pregatite pentru criza :

Isi asuma riscurile ;

Sunt focalizate pe invatare si dezvoltare ;

Scopurile comunitatii sunt identice cu ale organizatiei ;

Au strategii reactive, proactive si interactive ;

Elaboreaza alternative pentru planurile de gestionare a crizelor.

Pentru rezolvarea si depasirea unei crize trebuiesc evitate capcane de genul :

Putem face fata oricarei crize!

Daca se va produce o criza ne va salva altcineva !

Noua nu ni se va intampla asa ceva !

Nu serveste la nimic sa meditezi la crize trecute !

Ceea ce facem noi este cel mai bine !

Nimic grav nu ne poate afecta !

Crizele apar pe neasteptate -oricum nu putem sa stim ce va apare dinainte !

Organizatiile bine conduse nu se confrunta cu crize !

Stim sa manipulam presa !

COMUNICAREA IN SITUATIE DE CRIZA

Chiar si un plan excelent de gestionare a crizelor nu este in masura a rezolva o situatie tensionata daca nu sunt respectate regulile de baza in ceea ce priveste comunicarea.

In multe evenimente , mai ales cele soldate cu victime omenesti, familiile victimelor sunt anuntate de catre presa ; in dorinta de a rezolva cat mai repede criza , unele organizatii neglijeaza cele mai elementare notiuni de PR(cazul victimelor accidentelor de munca, a accidentelor aviatice etc.).

Trebuie invatat din erorile altor organizatii astfel incat unele greseli sa nu se mai repete.

Oricand , orice organizatie , poate apare pe paginile ziarelor , cu litere de o schioapa.Tocmai de aceea este necesara schitarea unui plan de comunicare pentru situatie de criza (tip de comunicare verbala sau scrisa prin care se transmit informatii privind riscul in legatura cu siguranta nationala , cu sanatatea publica , a mediului inconjurator etc.).

Nu trebuie uitat ca in astfel de situatii se comunica cu publicuri ostile , eterogene sau ingrijorate .Trebuie avut in vedere faptul ca :

Riscurile descoperite direct tind sa fie mai usor acceptate decat cele descoperite involuntar ;

Daca se detine controlul asupra evenimentelor , riscul va fi mai putin perceput ;

Perceptia riscului capata proportii daca expertii au pareri contrare ;

Gravitatea consecintelor afecteaza perceptia riscului .

Acestea sunt cateva din elementele de la care trebuie plecat in alcatuirea planului de comunicare. In relatia organizatiei cu publicurile tinta , accentul trebuie sa cada pe cooperare si intelegere reciproca , nu doar pe convingerea unui public sceptic de bunele intentii ale organizatiei.

Trebuie inteleasa preocuparea publicului ;

Trebuie simplificate si clarificate mesajele ;

Legatura permanenta cu publicul, mai ales pe terenul sau ;

Deschiderea dialogului de catre organizatie ;

Ascultarea parerilor pro si contra ;

Punerea bazelor unei coalitii ;

Crearea impresiei publicului ca participa la procesul decizional ;

O greseala care se face frecvent de catre unele organizatii consta in refuzul comunicarii cu presa , implicit cu comunitatea , si neasumarea responsabilitatilor.,, Nu comentam'' - este o greseala de fond , care automat conduce la speculatii si la o mass-media ostila.

In timpul unei crize mass-media detine un rol important.Oamenii devin dependenti de mass-media . Ei cauta informatii care sa confirme evenimentele petrecute si sa prezinte cauzele problemei. Mass-media sunt folosite ca mijloc de supraveghere . In functie de relatarile lor , oamenii hotarasc daca vor mai avea incredere sau nu intr-o organizatie , daca vor mai depune bani la banca x , daca il vor mai sustine pe omul politic y ,etc.

O buna comunicare cu presa asigura salvarea imaginii institutiei chiar si in momentele dificile.Pentru a raspunde interesului manifestat de public , presa are nevoie de informatii de la organizatiile implicate.De cele mai multe ori PR -istul este cel care trebuie sa faca fata cascadei de intrebari si asta numai in cateva ore.

La nivelul Ministerului Apararii Nationale a fost creata o structura viabila, atat in cadrul unui departament la nivel central, cat si prin pregatirea , in cadrul unitatilor , a unor specialisti de PR , reusindu-se depasirea unor evenimente deosebite , printr-o comunicare prompta si corecta cu mass-media, iar ca rezultanta - sondajele de opinie situeaza armata pe locul 2 in topul increderii populatiei , cu aproape 85%.

Pentru exemplificare voi dezvolta incidentul nefericit, cand la o unitate militara din Bucuresti un militar in termen s-a sinucis in serviciul de paza. Imediat , a fost emis un comunicat de presa ,unde se relata succint cazul ;celula de criza , formata din conducerea unitatii si din specialisti in toate domeniile implicate , au adunat elementele necesare pentru elucidarea imprejurarilor in care s-a petrecut incidentul. Au fost anuntate celelalte structuri(politia , procuratura etc.) specializate in astfel de cazuri ;din punct de vedere al PR au fost luate urmatoarele masuri :

Au fost centralizate toate informatiile privind cazul ;

Au fost informati toti angajatii unitatii asupra celor intamplate ;

A fost ales un purtator de cuvant , in persoana ofiterului de relatii publice , care sa raspunda intrebarilor presei ;

A fost anuntata familia victimei ;

A fost permis accesul tuturor reprezentantilor mass-media care au dorit mai multe informatii ;

A fost elaborat un plan de presa ;

Au fost pregatiti lideri institutiei pentru intalnirea cu presa ;

Au fost asigurate conditiile de transmitere in direct din unitate ;

Au fost pusi la dispozitia mass-media toti cei implicati(colegi,comandanti,prieteni) ;

S-a permis accesul presei in locurile unde a avut loc incidentul ;

Declaratiile de presa au fost caracterizate de realism si corectitudine.

Totodata , la principalele jurnale de stiri , au fost invitati si au acceptat invitatia o serie de membrii din conducerea M.Ap.N. care au raspuns intrebarilor moderatorilor.

In acest mod , presa a reliefat cu obiectivitate cazul , un rol important avandu-l comunicarea deschisa si corecta dintre organizatie si mass-media.

Desi este dificil de dat ,, retete'' exista cateva linii directoare pentru asigurarea unei comunicari eficiente si pentru a prezenta credibilitate in relatiile cu mass-media :

Minciuna sau ascunderea unor informatii vor amplifica si prelungi criza ;

A spune ,,nu comentez '' inseamna ca organizatia este culpabila ;

Evitarea , in cadrul interviurilor , de a cauta scuze pentru propria persoana ;nu trebuie scapata oportunitatea de a pleda pentru organizatie.

Nu trebuiesc depasite termenele limita in cazul brifing-urilor si a conferintelor de presa ;

Trebuiesc stabilite relatii bune cu presa inainte de aparitia unei crize ;daca jurnalistii stiu ca organizatia comunica in mod credibil , vor acorda mai multa credibilitate in situatii dificile.

Mesajele elaborate in situatii de criza trebuie sa fie simple, sa fie intelese , crezute si sa atraga atentia.

Trebuie spus :CE s-a intamplat ?UNDE ?..CAND?.CUM?.. Care sunt EFECTELE?(in ordinea importantei:oameni , mediu , propietate ,bani).cui revine RESPONSABILITATEA?..

Trebuie invatat din greselile altora si nu trebuie uitat in nici un moment faptul ca ,printr-o comunicare corecta , oportuna si eficienta , organizatia poate depasi o criza , isi poate reface imaginea si poate transforma aceasta criza intr-o oportunitate cu efecte benefice asupra dezvoltarii ulterioare.