Deficiente inregistrate in procesul comunicarii, modalitati de perfectionare a comunicarii

DEFICIENTE INREGISTRATE IN PROCESUL COMUNICARII

Analiza practicii manageriale indica faptul ca obstacolele comunicarii sunt generate de:

a) Manageri - ca initiatori si coordonatori ai comunicarii, managerii au tendinta de a ridica bariere artificiale in comunicarea cu subalternii sau omologii lor. In aceasta categorie se includ:

insuficienta documentare, ceea ce determina o utilitate redusa;

tendinta de a supradimensiona explicatiile introductive devenite inutile mai ales cand interlocutorul este un subaltern sau coleg familiarizat cu subiectul;

tendinta de a transforma dialogul in monolog, fie din lipsa de timp, ori de incredere in partener, de interes fata de parerea acestuia;

utilizarea unui ton ridicat si marcat de irascibilitate, ceea ce duce la intimidarea partenerului si lipsa raspunsului;

utilizarea unui limbaj neadecvat persoanei care recepteaza mesajul.

b) Obstacolele generate de subordonati au ca sursa fie dorinta de securitate, fie lipsa implicarii in viata organizatiei sau factori care pur si simplu tin de temperament, climat de munca. Formele sub care acest tip de dificultati sunt:

rezerva subordonatilor in a exprima propriile opinii din teama de a nu avea neplaceri cu superiorii sau de a nu-si periclita avansarea;

convingerea ca problemele subordonatilor nu-i intereseaza pe manageri;

lipsa de obisnuinta in comunicare. tendinta de a considera ca orice idee, propunere de perfectionare implica automat existenta unei defectiuni tolerate de conducere.

concordanta dintre cerintele comunicarii si posibilitatile subordonatilor de a le satisface in conditiile de calitate si timp util;

frecventa modificarilor.

c) Capacitatea de ascultare. Pentru a-si mari posibilitatile de receptare a semnalelor ascendente sau laterale, managerilor li se recomanda:

autodiagnosticarea atitudinii si comportamentului in vederea depistarii ruinelor, prejudecatilor si intolerantelor in raport cu ceilalti;

promovarea cu frecventacrescuta, a consultarii personalului din subordine asupra unor probleme, proiectate fie in scris, fie prin organizarea unor conferinte.

Investigarea personalului se realizeaza fie prin intermediul interviului sau mai frecvent al chestionarelor

d) Un alt element de influenta a procesului de comunicare este pozitia si rolul pe care il are liderul grupului (pozitia de centralitate sau de marginalitate, de acceptat sau de respins) ca si de cantitatea de informatii primita de acesta si de ceilalti membri ai grupului.

e) Un ultim factor de care trebuie sa se tina seama este coeziunea grupului. Se constata ca procesul comunicarii variaza pozitiv in functie de nivelul de dezvoltare al coeziunii grupului. Cu cat un grup este mai coeziv, cu cat exista o unitate de gandire si de actiune a tuturor membrilor grupului (sau a majoritatii), cu atat si comunicarea se va realiza in conditii mai bune si mai eficiente. Lipsa de coeziune, dezbinarea membrilor se va reflecta si in comunicare, care poate sa dobandeasca un caracter conflictual.

MODALITATI DE PERFECTIONARE A COMUNICARII

Data fiind multitudinea si complexitatea comunicarilor dintr-o organizatie, modalitatile de perfectionare trebuie sa vizeze atat latura umana, cat si cea materiala.

Perfectionarea comunicarilor se refera la capacitatea de transmitere a informatiilor scrise sau verbale. In acest sens, specialistii fac o serie de recomandari care se refera la:

concizia in exprimare;

motivatia comunicari;

claritatea exprimarii;

limitarea numarului instructiunilor la cele strict necesare.

Latura umana a perfectionarii comunicarii mai include ca directii

Document online: Test grila management Document online: Managementul inovarii, spiritul de initiativa si de intreprinzator

perfectionarea managerilor pentru realizarea unor comunicari eficiente necesitatea organizarii unor cursuri, fie cu caracter general in care sa fie inclusa problema comunicarilor, fie a unor cursuri specializate;

perfectionarea stilului de management spre stilul participativ, cu o practicare mai larga a delegarii si descentralizarii deciziei;

Printre perfectionarile ce tin de latura materiala si organizatorica a comunicarii recomandarile vizeaza extinderea utilizarii calculatorului electronic si reproiectarea structurii organizatorice.

COMUNICAREA EXTERNA

Activitatea promotionala imprima organizatiei si produselor caracteristici care le confera identitate si personalitate.

Rezulta ca activitatea promotionala devine instrument de actiune strategica. Multe intreprinderi isi datoreaza succesul unor mari investitii in activitatea de comunicare promotionala.

Comunicarea formala include ansamblul actiunilor organizate ca programe sau campanii. Exista doua tipuri de instrumente pentru comunicarea formala:

actiuni "media" (publicitate prin presa, TV, radio, cinema, afise);

actiuni in afara "media" (marketing direct, tehnici de promovare, relatii publice, sponsorizari, participari la targuri, expozitii, saloane).

Trebuie sa existe actiuni promotionale pentru a creste schimburile economice interne si externe. Daca actiunile promotionale scad, apar dificultati in relatiile intreprindere - mediu extern si intreprindere - piata. Lipsa actiunilor promotionale avantajeaza concurenta pe de o parte, iar pe de alta parte constituie o forma de "comunicare negativa".

Efectele pe care le comporta lipsa de comunicare sunt grave, intarzierea in comunicarea cu piata se plateste scump, iar pierderea se recupereaza greu.

Scopul sistemului de comunicare al organizatiei consta in:

prezentarea organizatiei si a produselor / serviciilor sale;

producerea de modificari in mentalitatea consumatorilor;

stabilirea de relatii cu proprii salariati, furnizori, actionari, medii financiare, puterile publice

Eficienta sistemului de comunicare depinde de

modul in care emitatorul isi cunoaste destinatarul si raspunsul;

felul in care codifica in functie de decodificare;

utilizarea unor suporturi adaptate mesajului si destinatarului;

un feed-back cat mai complet

O schema moderna de comunicare are urmatoarele elemente, asemanatoare cu o schema de telecomunicatii:

emitator