Comunicarea scrisa in business - strategii de introducere

Comunicarea scrisa

In business.

Abordare:        

Un topic de comunicare prea putin discutat si totusi atat de folosit este comunicarea scrisa. Mediul profesional presupune trimiterea a numeroase documente, fie in moduri traditionale sau moderne. Cursul doreste sa livreze informatii analitice de concepere a documentelor in vederea atingerii obiectivelor comunicarii diferitelor mesaje.

Obiective

In urma acestui curs vei putea sa:

     Concepi un material de business;

     Editezi un document pentru o eficienta marita;

     Concepi un material de business pentru diferite scopuri;

     Trimiti un e-mail dupa toate sugestiile de editare recunoscute;

Data curs:         

Program de desfasurare:

09:30 - 10:00 Welcome Coffee

10:00 - 12:00 Seminar

12:00 - 12:15 Coffee Break

12:15 - 14:00 Seminar

Locatia:

Participanti:

Tematica:

Punctul de vedere al cititorului;

Strategii de introducere;

Organizarea materialului in functie de obiectiv;

Conceperea draft-ului;

Editarea continutului si al stilului;

Comunicarea electronica;

Treptele comunicarii;

Tips& Tricks.

Extra:

Se incearca delimitarea Din punctul de vedere al cititorului

Astazi cea mai mare plangere din partea cititorilor , in aceasta era a informatiei, este ca nu stiu ce vor scriitorii de la ei.

De ce? Ca si scriitori, este mult mai simplu sa fii prins in agenda proprie decat sa fii pus in "papucii cititorului". Suntem in aceeasi stare de productivitate inalta ca si scriitorii nostril.

Solutia: intotdeauna sa pui nevoile cititorului mai intai prin folosirea scrierii "centrata pe cititor" Scrierea centrata pe cititor inseamna sa iei in considerare nevoile cititorului la fiecare pas al scriitorului pentru orice docment al afacerii- chiar daca este un memorandum, o scrisoare, o propunere, chiar un email.Gandind, facand schite, redactand si organizand din punctul de vedere al cititorilor , aceasta duce la imbunatatire, claritate si conduce la actiuni.

Scrierea centrata pe cititor aduce beneficii companiei tale, cititorilor tai si tie personal.

Pentru a mentine centrare asupra cititorului trebuie sa te concentrezi prin intregul process, sa iti iei ceva timp inainte de a incepe sa:

Explici scopul pentru scriere

Analizezi nevoile si atitudinea audientei

Separa "titul" sau cheia mesajuli

Confirma strategia de distribuire a scrisului

Cum beneficiaza companiile de documentele centrate pe cititor.

Documnetele tale vand produse si idei mai pline de success.

Petreci mai putin timp scriind, si prin aceasta salvezi timpul pretios al companiei tale.

Clientii primesc o mai mare valoare, pentru ca documentele tale zilnice intalnesc nevoile lor.

Cum beneficiaza cititorii de documentatia centrata pe cititor

Cititorii estimeaza o reducere a timpului cu 50% pentru ca documentele centrate pe cititor au un impact de doua ori mai mare.

Cand cititorii inteleg ce vrei sa le transmiti, munca lor devine mai usoara.

Oamenii actioneaza mai repede in urma citirii documentelor tale.

Cum beneficiezi tu personal din documentele centrate pe cititor?

Documentele centrate pe cititor castiga cooperarea cititorilor ocupati si plini de emailuri

Cititorii tai vor intelege pasii urmatori pe care trebuie sa ii parcurga, imbunatatind metoda in care ei vor actiona.

Iti imbunatatesti abilitatea de a gandi strategic si sa propui solutii.

Iti imbogatesti imaginea ta profesioana pentru ca oamneii te vor vedea ca si unul care stie sa comunice clar mesajul.

Clarifica scopul scrierii tale.

Dupa cum scopul celor mai multe comunicari este sa influenteze sau sa conduca la actiune, fa ca scopul fiecarui document sa fie pe cat de specific poate fi. In loc sa scrii:"Scopul meu este sa conving echipa de inginerie", imbunatateste impactul adaugand cateva detalii:"scopul meu este sa conving echipa de inginerie pentru ca ei sa poata sa isi indeplineasca termenele limita."

Intrebari pe care sa ti le adresezi tie insuti:

Care este scopul meu in a scrie acest document?

Ce sper sa realizez prin scrierea acestui document?

Analizeaza nevoile si atitudinea audientei.          

De ce sa iti analizezi audienta? Ina in considerare aceasta poveste adevarata cand o companie a dat gres in timpul scrierii unei simple carti postale care anunta schimbarea unei adrese. Neglijand sa se puna in pielea cititorului, compania a uitat sa introduca una dintre cele mai importante informatii:data mutarii. Clientii au stiut UNDE sa ajunga la companie, dar nu si CAND sa foloseasca noua adresa.

Intrebari pentru tine

Cititorii mei vor fi receptivi, indiferenti sau impotrivitori mesajului pe care il transmit?

Ce cunoasc deja cititorii despre subiectului scrierii?

Cat de multa informatie tehnica inteleg cititorii mei?

Care este stilul cititorilor mei si cum pot sa ma potrivesc lor?

Ce castiga cititorii?

Izoleaza-ti titlul

Titlul este mesajul cheie pe care vrei ca cititorii tai sa si-l aminteasca.Cu cat poti sa izolezi mai repede mesajul cheie intr-una sau doua propozitii, cu atat mai usor va fi sa scrii intregul document. Daca afli ca ai doua mesaje cheie nepotrivite, scrie doua documente. Concentreaza-te pe unul din cele doua subiecte ale documentului pentru a avea un raspuns mai rapid.

Confirma strategia de distribuire a scrisului.

Gandeste-te de unde trebuie sa vina comunicarea, cum trebuie sa fie comunicata si durata ei. Asigura-te ca nu iti scrii documentul prea devreme sau prea tarziu. Daca vei scrie prea repede,oamenii nu vor fi pregatiti sa se concentreze la problema pe care o ridici. Daca astepti prea mult, vei pierde posibilitatea sa dai sugestii sau sa eviti o problema.

Intrebari pentru tine:

Sunt eu persoana potrivita pentru a comunica aceasta informative

Trebuie sa mai scriu o scrisoare de recomandare impreuna cu documentul?

Ce metoda de transmitere a informatiei ar trebui sa folosesc?

Este perioada aleasa prea devreme? Sau este prea tarziu in a trimite documentul?

Cel mai dificil nu e sa ai efect asupra cititorului si sa il afectezi exact asa cum vrei."

Robert Louis Stevenson

Strategii de introducere

Fa-ti singur cercetarea

Pentru multi dintre noi, una din cele mai grele parti in procesul scrierii este pur si simplu sa il incepi. Inainte de a genera idei cu o strategie de inceput, fii sigur ca esti pregatit (ti-ai facut tema). Este acesta un document care necesita multa cercetare? Daca da, inregistreaza-ti tot ce ai gasit inainte de a incepe cu o strategie de inceput.

Alege cea mai buna metoda de inceput pentru sursa ta(tema).

Una sau mai multe din urmatoarele strategii te pot ajuta in a genera idei si a depozita ganduri ce iti vin in minte atunci cand esti in dus, plimbi cainele sau esti in pat, aproape sa adormi.

de inceput!

Ce sa faci? Imagineaza-ti ca te afli in pielea cititorului si incepe sa inscenezi intrebarile pe care le-ai intreba despre subiect.

Creaza o structura organizata si logica a documentului, inainte de a-l incepe.

Asociaza ideile existente pentru a descoperi legaturi intre ele.

Cand te afli in pana de idei, foloseste o scriere libera pentru a incuraja imaginatia sa circule libera.

Incepe documentatia prin intrebari

Imagineaza-ti intrebarile pe care cititorii le-ar putea avea in legatura cu subiectul. Raspunzand intrebarilor pe care le generezi,, vei fi in masura sa completezi o amre parte din schita.

De ce sunt intrebarile o cale buna de a incepe:

Nu doar pentru ca te vor ajuta sa anticipezi raspunsul cititroilor, dar vei fi sigur inainte de a scrie ca vei putea raspunde tuturor intrebarilor lor.

Vei fi deasemenea capabil sa le spui cititorilor ceea ce au ei nevoie sa stie.Te va scuti de rusinea de a lasa sa circule nsemnari fara a fi gandite in totalitate inainte.

De exemplu, Gilian trebuie sa scrie un memo introducand o intalnire saptamanala intre departamente colaborand pentru lansarea unui produs nou. Incercand sa anticipeze problemele cititorului,, ea isi formuleaza urmatoarele intrebari:

De ce trebuie sa avem aceste noi intalniri?

Trebuie sa particip si eu?

Despre ce se va discuta?

De ce am nevoie pentru a ma pregati de intalnire?(Sedinta)

Cand va incepe sedinta?

Schita traditionala

Probabil ca ai invatat sa incepi sa scrii printr-o ciorna in scoala. Aceasta metoda are rezultate mixte: unii scriitori au incredere, altii despr)Aceasta schita traditionala merge cel mai bine la cei care sunt gata sa isi imagineze o structura logica pentru un document inainte de a-l scrie.

The brainstorm outline

Schita brainstorm este o forma libera de a da drumul ideilor asa cum iti vin in minte.

Creeand o schita brainstorm

Deseneaza un cerc in mijlocul unei coli albe de hartie

In interiorul cercului, scrie scopul scrierii. Nu uita, scopul tau este motivul pentru care scrii documentul, incepand cu "a" si incluzand un verb de actiune precum "a convinge"

In timp ce te gandesti la idei care au legatura cu subiectul, trage linii dinspre cerc, ca spitele unei roti, si scrie fiecare idee pe un rand(pe o linie)

Daca o idea inspira spre alte idei cu acelais subiect, deseneaza mai multe linii din acea linie si scrie ideile pe ele.

Daca o idee pare ca este cu totul in afara ideilor scrise pana atunci, mai trage o linie din mijlocul cercului .

Continua sa generezi idei, desenand linii din central cercului precum si din celelalte linii.

Scrierea libera

Cand esti cu adevarat blocat , cunoscut si sub numele de "sindromul ecranului alb", scrierea libera este cea mai buna solutie. Ca si chita brainstorm, scrierea libera lasa ca imaginatia ta sa permita ca ideile minunate sa se exprime singure pe hartie. Cea mai importanta regula este sa iti amintesti ca ins crierea libera nu exista reguli.

Pune pixul pe hartie sau degetele pe tastatura si lasa ca mintea sa lucreze, sa se plimbe.

Scrie tot ceea ce iti trece prin cap, chiar daca nu are nimic de-a face cu subiectul scrierii.

Scrie liber aprox 10min pentru a lasa ca ideile sa curga.

Cand te blochezi, scrie aceasta pe hartie.. Indiferent de ideile pe care le ai, nu te opri

Cand ai terminat, citeste ce ai scris, sublineaza punctele importante si ideile care ti-au venit in minte in timp ce le asterneai pe hartie

Organizeaza-ti ideile si incepe sa scrii documentul

Considera nevoile si preferintele audientei cand te decizi la continutul scrierii.

Organizarea nu este ceva ce se intampla doar asa. Un scriitor atent planifica si selecteaza o metoda organizatorica prin intrebari si raspunsuri la intrebari precum:

Care este titlul?

Referat: Organizatia - caracteristici constructive si functionale Referat: Principiile managementului calitatii

Este cititorul meu mai degraba receptiv sau impotrivitor?

Ce ar vrea cititorul sa afle cat mai repede

Metode organizationale folosite frecvent.

Pentru multe documente interne

Pentru continutul ce include o lista de evenimente in ordinea in care apar.

Pentru instructiuni, manuale si proceduri.

Pentru rapoarte de calatorie, descrieri de masinarii, si rapoarte de cercetare ale vanzarii.

Pentru studii practicabile, rezultatele cautarilor si rapoarte planificate.

Pentru ordine de munca, material de instruire si scrisorile serviciilor cu clientii.

Pentru rapoarte tehnice, rapoarte anuale si analize financiare.

Pentru a transmite vesti rele unor anumite tipuri de audienta.

Ordinea unei metode semnificative.

Folosind un titlu la inceput, acesta ajuta cititorii care au putin timp sa se tarasca printr-un intreg memo pentru a ajunge la punctul cel mai important. Poate ca tu ai anumiti cititori, unii familiari cu subiectul, altii care nu stiu despre ce e vorba. Este bine sa introduci informatii de baza, dar daca vrei ca si cititorii sa iti inteleaga intreg mesajul, pune cel mai important mesaj de la inceput.

Sa scrii ceva simplu poate fi la fel de greu precum incercarea de a fi bun."

W. Somerset Maugham
Organizarea materialului in functie de obiectiv

Metoda cronologica

Metoda cronologica de dezvoltare descrie un subiect care listeaza evenimentele in ordinea in care au aparut.

De ex. reprezentatul in marketing John Stuart a ales metoda cronologica ca cea mai buna miza, atunci cand a descris cum Sesame Genie, Inc. si-a dezvoltat domeniul actual de produse (??)pentru trei piete diferite(??)

Nu uita:

Nu te implica prea mult in detaliu. Opreste-te la faptele majore, importante

Foloseste partea vizuala pentru a sublinia importanta informatiei, ca de ex. subiectul principal, care s-ar putea pierde in aceasta metoda de dezvoltare.

Daca exista mai multe perioade, evita sa incepi fiecare propozitie cu cate una.

Procesul/procedura metodei de dezvoltare.

Un proces descrie , in termenii unei priviri de ansamlu, cine face ceva si ce se intampla(sau se va intampla) in etape. De vreme ce aceste etape se intampla independent de cititor, foloseste persoana a treia pentru a le descrie.

De ex. "La Matrix Tech , o facture va merge mai intai la departamentul care creeaza pretul pentru aprobare, si apoi va merge la Financiar pentru plata"

O procedura asigura un demers de actiune prin care cititroul poate intr-adevar sa faca ceva, in ordinea necesara pentru a isi indeplini telul. Deoarece o procedura este un set aranjat de pasi, prezint-o in asa mod in care ai prezenta o reteta sau instuctiuni de utilizare pentru instalarea unui program. Foloseste persoana a doua cand descrii pasii, si incepe fiecare pas cu un verb de actiune.

De ex. "data marcata pe factura" sau "rupe copia roz pentru inregistrarile departamentului.

Nu uita:

Daca scrii proceduri formale, pune-le intr-un tabel si numeroteaza fiecare pas.

Cu un process sau o procedura, prezinta etapele sau pasii in ordinea exacta in care vor avea loc.

Metoda de aranjament spatial

Gandeste-te la metoda de organizare spatiala ca harta tridimensionala. Aceatsa ii va ajuta pe cititori sa vada ce vezi tu luandu-i intr-o calatorie in jurul subiectului tau.

Creeaza o ordine coerenta si concreta care este usor de urmarit, ca de ex de la stanga la dreapta, de sus in jos, sau de la exterior spre interior.

Pe masura ce ii transpui pe cititori din spatiu in spatiu, foloseste detalii pentru a crea o imagine vizuala pentru ei.

Fa un efort constient pentru a nu-ti plictisi cititorii- variaza, propozitii si inlocuieste cu fraze noi pentru cele prea folsite.. Incearca sa nu fii mecanic.

De ex. Walt Sonnerup din HeartSmart explica companiei sale planul teritorial in primul rand prin descrierea oportunitatilor din Los Angelos, apoi a noilor clienti din Newark, si la final ai clientilor probabili din guvernul din Washington D.C.

Metoda comparatiei si a contrastului

Metoda comparatiei si a contrastului demonstreaza ce au cele doua concepte in comun sau cum se diferentiaza cele doua. Are cele mai bune rezultate atunci cand esti pus sa evaluezi avantajele si dezavantajele a doua posibilitati.In primul rand, decide pozitia ta precum si cea a cititorului cu privire la subiect. Apoi hotaratse cum vei incepe:prin asemanari sau diferente.

Fii coerentin comparatiile tale, folosind cuvinte cheie, precum:"pe de-o parte", "pe de alta parte", "altadata", "de odinioara","recent", "in acelasi mod","in opozitie cu".

De exemplu, Sarah il cere lui john o recomandare pentru o locatie a biroului in centrul commercial lal orasului dupa ce a studiat 2 posibilitati. John ii prezinta constatarile sale , fiind insa atent sa nu amestece in aceeasi fraza avantajele cu dezavantajele.

Avantaje- Partea A si partea B

Dezavantaje- Partea A si partea B.

Metoda specificului catre general sau a generalului catre specific.

Principala intrebare care trebuie sa ti-o pui atunci cand folosesti vreunul din aceste metode de abordare este:" Cat stie deja cititorul meu?" Odata ce ai raspuns acestei intrebari, incepe documentatia cu informatii familiare cititorului.

De exemplu, Maria Cerullo, presedintele companiei, a cerut ca toti sefii departamentului isi rervizuiasca bugetele lunare. Pentru departamentul financiar, bugetul va urmari o metoda de dezvoltare de la specific la general. Pentru toate celelallte departamente, memo-ul se va muta de la general la specific, explicandu-se termenii cheie in timpul insemnarilor.

Tine minte urmatoarele:

Constata cat de mult cunoaste cititorul deja despre subiect.

Incepe documentatia cu informatii familiare(cunoscute) pentru cititorul tau.

Foloseste metoda de la specific la general,pentru cititorii care sunt familiari cu subiectul.

Foloseste metoda de la general la specific pentru cei care nu sunt familiari cu subiectul

Atunci cand este posibil, pozitioneaza mesajul cheie la inceput.

Metoda analitica de dezvoltare

Analiza in scris insemana a formula o ipoteza si ai testa riguros credibilitatea printr-un process de intrebari.

Fii sigura sa introduce fiecare aspect al ipotezei tale pentru a evita sa fii discrediatt- sau si mai rau, facand o decizie rea de afacere.

Analizeaza data pentru asocieri, diferente, legaturi logice, implicatii si actiuni suggestive.

Pentru ca si companiile folosesc deseori o metoda analitica pentru rapoartele de crestere ale companiei intentionate pentru public, simplifica limba tehnica a companiei pentru cititorul nontehnic

Strategia sandwich pentru vesti proaste

Cand memo sau scrisoarea contine vesti rele, de cele mai multe ori ar trebui amortizata vestea rea cu o veste buna, pozitiva inainte si dupa. Sandvisul are 3 parti:

Documentul se deschide cu vesti bune

Vestile rele devin "carnea"sandvisului

In incheierea textului prezinta o nota pozitiva , cu vesti bune, daca este posibil.

Fii atent:

Unii oameni, in special, audientele interne, pot sa fie jigniti atunci cand vestile rele sunt ingropate. Ia aminte la contextul cititorului intr-un mod atent.

De ex.,intr-o insemnare pentru un client care descrie o reducere prapastioasa a vanzarilor (plug in air freshner), Loius Harris din McMahon

Incepe cu noutatile in care vestile despre clientii probabili s pentru urmatorul semestru sunt promitatoare

Descrie scaderile din vanzari

Incheie cu o nota pozitiva, orientate spre actiune, subliniind planurile pentru crearea unui caracter animat (insufletit) pentru a folosi in productie ambalajul iar in televiziune reclamele.

Conceperea draft-ului

Mai intai scrie . apoi corecteaza

Cand stai si scrii prima schita, aminteste-ti: Este mult mai important sa ai scris decat sa fie fiecare detaliu correct! Primul plan poate fi greoi in strucutra propozitiei, in pronuntie, in gramatica si punctuatie. Este doar pentru ochii tai.

Incepe unde te simti confortabil

Nu exista nici o regula care sa spunsa sa incepi cu inceputul. Tine in fata planul sau ideile esentiale , si foloseste-le pentru a hotari unde iti este cel mai confortabil sa incepi sa scrii.

Alege , de exemplu, un titlu si scrie un paragraf despre el.Cand ai terminat asta, alege urmatorul subiect cu care te simti confortabil, si tot asa. Oprestete-te din cand in cand pentru a compara schita cu planul de inceput.

Dezvoltand sarcini mici de scriere sau scriind pe "categorii" poate face ca planul sa fie mai realizabil

Sarcina de a scrie o scrisoare importanta sau un memo (insemnare)poate sa para descurajotor atunci cand tu nu ai o metoda de a o imparti in parti realizabile. Iti vei imbunatati cu siguranta scrisul daca o privesti mai degraba ca pe una dintre sarcinile mai usoare dcat ca pe o sarcina grea, iritanta.

Cum sa scrii o documentatie tehnica pentru o audienta non tehnica.

Cand scrii un document tehnic pentru o audienta nontehnica, petrece un timp pentru a analiza audienta. Formeaza liste detailate care raspund la intrebarea: "Cat de mult intelege deja audienta despre acest subiect?" O metoda care s-a dovedit a fi de ajutor pentru multi scriitori este folosirea a doua coloane. Intr-o coloana, scrie informaii pentru un cititor tehnic. In celalalta coloana, simplifica si comprima informatia pentru cititorul nontehnic.

Categorii care apar frecvent in scrisorile de afaceri si insemnari:

anuntarea unei schimbari

informatie de fond

plan de implementare

termen limita

explicarea unui proces

rezultate

concluzii

recomandari

observatii

actiuni propuse(propuneri)

cereri pentru activitate

evaluare

Parti standard pentru o propunere formala

titlu

continut

scurt rezumat

introducere

expunere a nevoilor clientilor

plan tehnic sau proceduri propuse

beneficiile planului

impactul planului

plan de implementare

calificari

analiza costurilor (sau investitiile tale)

Expunerea

Appendix

Editarea continutului si a stilului

Dupa ce ai terminat draft-ul, ar trebui sa editezi continutul. Inainte de a termina scrierea, e necesar sa finalizezi structura, logica, si mesajul documentului.

Aseaza mesajul in punctul central

Fii sigur ca scrii acelasi mesaj pe care vrei sa il transmiti prin verificarea nevoilor cititorului.

Verifica transparenta(claritatea)

Fa    ca scopul tau- in special in pasiide actiune sau de termeni limita pentru cititor-usor de gasit si inteles.

Ordoneaza-ti mesajul din punct de vedere strategic

De cele mai multe ori, pune titlul sau cheia mesajului la inceputul documentului.

Fii sigur ca raspunzi la intrebarea : " Si ce daca?"

In continuare, editeaza stilul

Odata ce esti multumit ca ai toate materialele neprelucrate pentru un mesaj efectiv si orientat spre actiune, concentreaza-te spre a finisa si energiza expunerea.

Proiecteaza impactul visual

Creeaza un document visual atragator (interesant) care "se citeste singur" in fata audientei.

Potriveste tonul cu audienta

Alege cuvinte care clarifica mesajul- nu care il umbresc.

Adopta o voce activa.

Foloseste o voce activa pentru a crea fraze puternice care conduc (indruma) spre actiune.

Verifica concizia.

Spune mesajul concis dar complet.

Editeaza cu acuratete gramatica, punctuatia, pronuntia nu te vor face de rusine.

Citeste atent pentru a fi sigur ca gramatica, punctuatia si ortografia nu te vor face de ras.

Comunicarea electronica

Este doar un email. Nimanui nu-i pasa cum arata, nu-i asa?

Pentru tot mai multe companii, emailul a devenit metoda cea mai dominant de comunicare. Cu toate acestea, pentru ca este atat de usor si rapid de utilizat, emailul sufera in mod frecvent o lipsa de plan si structura. Emails-mai ales cele trimise la client- cer o consideratie atenta pentru ca ele conducla actiuni zilnice vitale.

Ia mainte la acest lucru: ti-ai semna numele pe un document de hartie pe care nu l-ai planuit sau controlat, si care are trei greseli de punctuatie? Desigur ca nu! De ce sa apesi pe Trimite daca emailul tau contine cateva erori?

Adevarul despre cititorii de emailuri

Cei mai multi cititori, probabil incluzandu-te si pe tine, citesc emailurile mult mai repede si cu mai putina atentie decat daca ar citi scrisori sau insemnari.

Putini oameni petrec timp incercand sa descifreze un email scris saracacios. De fapt, daca subiectul nu este clar si concis, cititorul s-ar putea sa nu isi deschida mesajul deloc.

Ce faci inainte sa apesi pe "Trimite"

Daca vrei sa ai rezultate prin email, asigura-te ca:

Mesajul principal apare in subiectul emailului.

Un mesaj active incepe cu un subiect precis. Tine minte, subiectul este primul lucru pe care cititorul il vede si poate determina cititrea mailului:acum, mai tarziu sau niciodata.

De ex. Sedinta de vanzari s-a schimbat pentru 12 12/7 @ 2 PM.'

Subiectul cuprinde ceea ce ai vrea ca sa faca cititorul sau cand este nevoie de actiune. Folosestet mai degraba verbe de actiune decat categorii.

De ex. In loc de "rapoate de vanzari" scrie rapoarte de vanzare asteptate pana in 7/6 la amiaza.

Subiectul este atat de specific pe cat il formulezi.Cititorii tai pot avea patru sedinte diferite la care sa mearga sau mai multe proiecte la care lucreaza.

De ex. In loc de 'Updatarea proiectului" scrie Quarterly XYZ Project Sept. Update.'

Exemple cum NU trebuie scris in subiectul emailului

Aceste exemple de subiecte ineficinete contin una sau mai multe capcane commune. Gandeste-te cum poti sa le imbunatatesti pe fiecare.

Documentul lui John

Corp XYZ

Projct Update

Ai auzit despre

RE; la sedinta de personal d emiercuri

Copie fax

Sa mergem impreuna

Daca trebuie sa iei legatura cu

Reminder: All Expense Reimburse

Cand sa te opresti din a scrie emailuri si sa incepi sa comunici face to face.

Avand in vedere faptul ca emailul este atat de raspandit si usor de folosit, este tentant sa cazi in capcana de a trimite emailuri fara sfarsit incoace si incolo unui coleg de munca. Aceasta poate fi un indiciu ca eviti sa rezolvi sau sa iei decizii.

In general, patru schimbari, nu mai mult.

Daca ati comunicat prin emailuri de mai mult de patru ori, este timpul sa discuti problema fata in fata cu persoana sau la telefon.

Psst!Un cuvant penru cei intelepti- emailul nu este privat

Daca ceea ce scrii este confidential sau nu este pentru vazul tuturor, ridica receptorul. Este important sa iti dai seama cand trebuie sa scrii si cand sa suni. Regula : asuma-ti responsabilitatea ca in companie poate exista cineva care sa iti citeasca emailul.

Etape

Etapele planificarii sarcinii de scris

Foloseste Lista de concentrare pentru planificare. Urmeaza pasii acestia pentru a o completa.

1. Clarifica scopul;

2. Analizeaza audienta;

3. Scoate in evidenta mesajul cheie;

4. Planifica strategia.

1. Clarifica scopul

Gandeste-te atent la raspunsul pe care il vei primi de la cititori. Scopul tau poate sa include unul sau mai multe aspecte:

Sa informeze

Sa ceara

Sa analizeze

Sa recomande

Sa raspunda.

Fa ca scopul tau sa fie mai specific prin combinarea unora din aceste verbe de actiune de mai sus cu informatiia detaliata.

2. Analizeaza audienta

Intreaba-te urmatoarele despre audienta :

Cititorii mei vor fi receptive, indiferenti sau vor impotrivitori mesajului meu?

Ce cunosc deja cititorii despre subiectului materialului?

Cat de multa informatie tehnica inteleg cititorii mei?

Care este stilul cititorilor mei si cum pot sa ma potrivesc lor/

Ce castiga cititorii?

3. Scoate in evidenta mesajul cheie

Acesta este mesajul cheie pe care vrei ca cititorii tai sa si-l aminteasca. Cu cat poti sa izolezi mai repede mesajul cheie intr-una sau doua propozitii, cu atat mai usor va fi sa scrii intregul document. Daca afli ca ai doua mesaje cheie nepotrivite, scrie doua documente. Concentreaza-te pe unul din cele doua subiecte ale documentului pentru a avea un raspuns mai rapid.

4. Planuieste strategia

Cand te gandesti ce strategie sa abordezi, pune-ti urmatoarele intrebari:

Sunt persoana potrivita pentru a comunica aceste informatii?

Ar trebui sa includ o alta scrisoare impreuna cu documentul?

Care este metoda prin care sa trimit documentul? Email?Curier?

Este momnetul ales prea devreme? Sau este deja prea tarziu pentru a mai trimite mesajul?

Etapele editarii continutului

1. Concentreaza-te pe mesaj;

2. Reverifica pentru claritate;

3. Introdu strategic mesajul cheie;

4. Asigura-te ca ai raspuns la intrebarea "Si ce daca?"

1. Concentreaza-te pe mesaj.

Cea mai comuna greseala pe care o fac scriitorii: ei evita sa isi analizeze cititorii si sa isi defineasca scopul pe care il au. Cu o imagine clara a ceea ce vor cititorii, multi scriitori isi concentreaza documentele pe ordinea de zi si neglijeaza nevoile cititorilor.

O alta problema: deseori scriitorii sunt lipsiti de claritate cu ceea ce vor sa transmita. Daca scriitorul este neclar, cum ar putea cititorul sa inteleaga?

Solutia: Intoarce-te la pagina de referinta! Ai scris ceea ce a avut nevoie cititorul sa vada? Ai precizat cheia mesajului?

2. Reverifica pentru claritate

Cand redactezi pentru claritate, fii atent la precizia si scopul continutului.

Intreaba-te urmatoarele:

Este informatia precisa?

Este informatia completa?

Am etichetat/ categorizat cererile si termenele limita specifice sarcinilor?

Am stabilit pasii principali urmatori?

3. Introdu strategic mesajul cheie

Care este lucrul pe care vrei ca si cititorul tau sa si-l aminteasca? Acesta este mesajul cheie.In cele mai multe cazuri, vrei sa iti pozitionezi mesajul cheie la inceputul documentului. Cand mesajul tau este ingropat, sansele sunt ca cititorul sa treca repede peste el.

Daca esti sigur ca cititorul nu va fi receptiv la ideile tale, atunci pozitioneaza mesajul cheie in mod strategic - acolo unde va avea cele mai mari sanse sa fie citit si luat in considerare.

4. Asigura-te ca ai raspuns la intrebarea "Si ce daca?"

Daca mesajul cheie este ca ai nevoie de mai mult timp pentru a completa munca de proiect, nu te opri dupa ce ai explicat aceasta. Raspunde la intrebarea: "Si ce daca?"

Ce se intampla daca nu reusesti in timp?

Pe cine va afecta prelungirea?

Va afecta alte proecte la care lucrezi?

Cum il va afecta pe cititor?

In loc de: optunea A este mai buna decat optiunea B

Scrie: Optiunea A este mai buna decat optiunea B pentru ca va economisi cu 30% bugetul annual.

Etapele editarii stilului

1. Transmite mesajul cu impact vizual;

2. Potriveste-ti tonul cu audienta;

3. Adopta o voce activa;

4. Verifica sa fie concis.

Transmite mesajul cu impact vizual

Un cititor trebuie sa fie capabil sa priveasca (sa arunce o privire) la documentul tau si sa gaseasca ideile cheie fara a cauta intr-o proza compacta.

Cand un document este usor de citit si punctele cheie par sa iasa la iveala, acel document are un impact vizual.

Un scris clar, corect si consistent nu este destul. Ia-ti timp sa creezi o structura vizuala care sa ispiteasca pe cititori. Folosind impactul visual in mod corespunzator, acesta poate face ca mesajul sa se evidentieze din sutele care de obicei asalteaza cititorii. Ajuta-i pe cititorii tai sa proceseze documentul tau folosind titlul, coloanele, tabelele, scrisul bolduit si italic, listele marcate si numerotate si multitudinea de spatii albe

Exemple de intensificari vizuale:

Titlurile sa puna in evidenta cele mai importante puncte

Propozitiile sa nu aiba mai mult de 20 de cuvinte

Paragrefe scurte si grupurile de propozitii: de la 5 la 6 randuri

Folosirea spatiului in mod ordonat

Listele marcate si numerotate sa fie in propozitii

Scrisul bolduit si italic sa faca in asa fel ca informatia importanta sa iasa la iveala.

In loc de: pentru sedinta de maine va rog sa alcatuiti o lista cu posibilii furnizori, strategiile lor de vanzare(comert) si costuri estimative si termenele limita.

Scrie: pentru sedinta de maine va rog sa puneti in ordine pentru fiecare din posibilii furnizori urmatoarele:

Strategia de vanzare;

Costuri estimative;

Termene limita.

Potriveste-ti tonul cu audienta

Multi scriitori folosesc o limba greoaie sau invechita pentru ca ei cred ca o sa-i faca sa para mai destepti. Pentru acelasi motiv, multi scriitori folosesc frazele sau cuvintele mai lungi si mai complicate in locul celor simple.

Nu este nimic gresit in dorinta de a parea destept. Dar clariatea si simplicitatea - nu limba invechita-te vor duce acolo.

In loc de: vom conveni o sedinta in progres, care sa dureze scurt, sa consolideze munca atribuita comitetului lui Nancy inainte de a merge mai departe.

Scrie: ne vom intalni scurt ca sa consolidam munca comitetului lui Nancy inainte ca grupul sa continue.

3. Adopta o voce activa

' Vocea pasiva este folosita de prea multi scriitori

Ce este gresit la titlul de mai sus? Este scris in diateza pasiva. Un titlu va avea mai mult impact daca va suna in felul urmator: Prea multi scriitori folosesc diateza pasiva". Diferenta intre propozitiile in diateza pasiva respective in cea activa este: o propozitie la diateza activa are un participant activ facand ceva.

In loc de: Software a fost creat de inginerul sef.

Scrie: Inginerul sef a creat software.

De obicei, poti sa identifici diateza pasiva intr-o propozitie luand in consideare verbul :propozitiile la diateza pasiva intotdeauna vor contine forma verbului "a fi" plus inca un verb.

De exemplu: " Sedinta este tinuta in sala mare de conferinte.

4. Verifica sa fie concis.

Structura propozitiilor si a paragrefelor trebuie sa fie concise.

Intreaba-te urmatoarele:

Mi-am stablit paragraful doar la 6 randuri?

Mi-am indreptat atentia doar asupra unui gand?

Mi-am stabilit propozitiile sa aiba 15-20 randuri?

Am eliminat cuvintele care nu erau necesare cat de bine as fi putut?

Corecteaza pentru acuratete

Un document corect foloseste o gramatica, punctuatie si ortografie corecte.

Evita sa ai incredere doar in "Spelling si Grammar" ale computerului. Cere-I unuia din colegii tai al carui scris il admiri sa iti verifice documentele..

Sfaturi

Sfaturi pentru folosirea metodei prioritizarii

Atunci cand scrii pentru unul sau mai multi cititori, trebuie sa iei in considerare reactia cititorului, ce are de obicei rolul de decizie. Apoi sa iti organizezi documentul in functie de acest aspect.

Pentru cititorii receptivi, pune mesajul cheie la vedere;

Pentru cititori ceva mai rezistenti va fi nevoie sa oferi o mai mare contextualitate si un fond informatiei inainte sa punctezi care este mesajul cheie. Foloseste inceputul documentului pentru a convinge cititorul ca recomandarile pe care le oferi sunt cele mai bune.

Sfaturi pentru utilizarea metodei comparatiei si a contrastului

Atunci cand compari doua subiecte, trebuie sa mentionezi urmatoarele :

aspectele mai familiare prima data

foloseste graficele sau diagramele atunci cand realizezi o comparative a informatiilor tehnice

evita amestecarea afirmatiilor/ argumentelor despre avantaje si dezavantaje la nivelul aceleasi sectiuni

Sfaturi despre redactare

Limiteaza fiecare paragraf la o singura idee principala

Separa cerintele de restul continutului

Daca ai un moment de lapsus/ lipsa de inspiratie , lasa-ti un moment liber pentru a reflecta. Reflecteaza asupra acestor intrebari si astfel vei fi din nou pe drumul ce bun.

o       Care este scopul mesajului pe care vreau sa il transmit cititorilor mei?

o       Ce trebuie sa stie cititorii pentru a putea lucra asupra acestui text?

Ofera cititorului indicii despre ceea ce incerci sa realizezi.

Verbele si cuvintele tranzactionale il ajuta pe cititor sa inteleaga conexiunile intre argumentele pe care le faci.

Foloseste cuvinte precum:

o       Intre timp

o       Oricum

o       Ca urmare

o       Ca dovada

o       Pe de alta parte

o       Similar

Sfaturi pt redactarea unui e-mail

Adauga adresa destinatarului chiar inainte sa apesi pe trimis(sent). Acest lucru permite evitarea erorilor.

Scrie mesajul cheie in spatiul vizat.Nu risca pierderea sau ignorarea unui mesaj bun de catre cititori. Exemple gresite de statusuri:

o       Cand doresti sa ne intalnim

o       Calculatorul lui George face;

o       Probleme financiare

o       XYZ Corp

Foloseste titlurile pentru sublinierea termenelor limita si pentu cerinte

Foloseste toata gama de fonturi/ caractere pentru titluri. Desi per ansablu folosirea tuturor tipurilor de caractere este desconsiderata, este in regula sa folosesti marimi diferite ale caracterelor pentru titluri. Acest lucru permite diferentierea lor de restul mesajului.

Ai posibilitatea de a formata documentul cu caractere italice sau sa le ingrosi dar exista posibilitatea ca ceilalti sa nu dispuna de aceleasi sisteme operationale, de aceea e de preferat sa formatezi documentul cat mai putin.

Incearca pe cat posibil sa limitezi numarul de e-mailuri trimise si primite. Dupa trei sau patru raspunsuri venite dn partea unuia dintre membrii echipei pe email, incearca sa porti o discutie fata in fata sau telefonica cu acesta. Este timpul pentru o intalnire fata in fata.

Scrie si verifica mesajul email-ului inainte sa il trimiti.

Incearca sa scrii mesajele cat mai concis. Incearca sa afisezi informatia relevanta in prim plan. Daca ai un mesaj mai lung de transmis ataseaza -l printr-un cuvant de un fisier -dar doar in cazul in care crezi ca cititorii vor fi interesati sa il deschida.

Niciodata sa nu trimiti un mesaj cand esti furios. Pentru a valida valoarea emotionala a mesajului poti face un test prin care sa vezi daca ai putea sa transmit mesajul direct persoanei. Daca rezultatul este negativ nu il transmite electronic.

Nu folosi un mesaj de e-mail pentru a critica.

Atunci cand dai forward unui mesaj, verifica subiectul acestuia. Un nou cititor l-ar intelege? Fa schimbari daca este nevoie.

Trimite mesaje doar persoanelor carora trebuie sa le ajunga acesta. Nu permite ca numele sa iti ajunga in lista unor persoane neavizate. Destinatarii pot sa iti blocheze e-mail-urile trimise de catre tine daca le irosesti timpul.

Scrie un final al email-ului. Pentru audienta din exterior, foloseste adresari simple precum: "cu stima"sau "al dumneavoastra sincer". Pentru mesajele cu caracter intern, respecta linia de adresabilitate a companiei.

Sfaturi pentru conceperea unui memo de business

Acopera doar o singura tema per memo.

Scrie un subiect specific.

Foloseste titluri clare si specifice pentru a evidentia termenele limita si cerintele.

Creeaza clusteri, incadrand ideile in diferite categorii.

Creeaza memo-ul tau astfel incat sa aiba un impact visual.

Foloseste-te de o voce activa ori de cate ori este posibil.

Daca iti cunosti cititorii, tonul adreasarii tale ar trebui sa fie mai prietenos si mai putin formal decat intr-o scrisoare de afaceri.

Sfaturi pentru conceperea unei scrisori de afaceri:

Incepe prin a completa o foaie de referinta.

Incepe printr-o nota personala.

In prima propozitie, incearca sa captezi atentia cititorului printr-un mesaj cheie.

Pastreaza lungimea unei propozitii de aproximativ 20 de cuvinte.

Foloseste spatiul alb pentru o mai usoara scanare. Pastreaza lungimea unui paragraf in medie de 5-6 randuri.

Ofera subiectului abordat impact prin includerea mesajului cheie. Exemplu: "Creste eficienta in vanzari prin trainingul nostru strategic"

Foloseste mai degraba o voce activa decat una pasiva .

Adopta un ton pozitiv. Spre exemplu, foloseste propria investitie in schimbul unor taxe sau costuri.

Formateaza scrisoarea astfel incat sa aiba impact visual.

Inspre sfarsit, sumarizeaza ideile principale sau sugereaza urmatorii pasi de urmat de catre cititori.

Nu face mentiuni cu privire la inchidere in fraza ta de deschidere.

Referirile necesita a fi specificate in cuprinsul scrisorii.

Evita un stil mult prea pretentios.

Daca consideri ca este cazul adauga o scurta nota personala sau mai prietenoasa incheierii.   

Sfaturi pentru a scrie o invitatie

Inainte de a incepe, cere o sesiune de planuire a ofertei clientului tau probabil astfel incat sa inveti mai multe despre nevoile companiei. De asemenea, completeaza o pagina de referinta mult mai ordonat decat de obicei. Trebuie sa iti intelegi cititorii. .

Fa ca punctul central al ofertei tale sa fie clientul. Spune-le cititorilor tai cum produsul sau serviciile tale le va satisface nevoile. Nu fa o lista cu toate particularitatile produsului sau ale serviciilor, dar fa in asa fel ca nevoile clientului sa se potriveasca cu beneficiile produsului tau sa aiba impact in afacerea clientului.

Raspunde la intrebarea "Si ce daca?"

Fi specific cu cat este mai concreta informatia , cu atat solutia apare mai usoara si mai realizabila.

Foloseste fapte care sa iti sustina oferta mai degraba decat superlative sau exagerari.

Creeaza-ti oferta pentru campul visual.

Sfaturi pentru conceperea minutelor

Foloseste un format consistent pentru fiecare intalnire.

Paragrafele minutelor pot include:

o      Recomandari

o      Decizii luate

o      Actiuni luate

o      Subiecte amanate

o      Cine este responsabil

o      Termene limita

o      Anuntarea urmatoarei sedinte

Salveaza din timp prin folosirea unui laptop. Dupa sedinta, nu trebuie sa incepi sa scrii pe o foaie de hartie notitele.

Include doar un rezumat al sedintei, nu fiecare cuvant

Daca iei notite, fii atent la cuvintele si frazele cheie.

Pune notitele intr-un tabel pentru a fi usor de urmat

Foloseste un ton profesional dar totusi informal

Asigura ca ai toate numele si pozitiile fiecarui participant

Accentueaza punctele la care trebuie actionat prin font bold si italic

Trimite cat poti de repede minuta