Planul de gestionare al crizelor de imagine

In cazul unor evenimente neplacute pentru organizatie , primul organism care trebuie sa intre in actiune este echipa de planificare . Aceasta cuprinde in mod obligatoriu conducerea organizatiei , persoana (departamentul) care se ocupa cu relatiile publice , juristul , responsabilul cu resursele umane , cu protectia muncii ,seful structurii de securitate si dupa caz , seful compartimentului financiar-contabil , seful asistentei medicale etc

Aceasta echipa are obligatia de a prevedea crizele cu care s-ar putea confrunta organizatia in viitor si de a elabora planul de gestionare a crizei si de comunicare in situatie de criza.

Tot ea este cea care stabileste celula de gestionare a crizelor , printre ai carei membrii , o prezenta obligatorie o au conducerea si persoana (seful departamentului) de PR .In functie de tipul de criza cu care se confrunta organizatia , se va modifica si componenta celulei de criza , adaugandu-se reprezentanti ai altor structuri cu care va trebui sa se asigure cooperarea (politie , primarie , protectia mediului , procuratura etc.).

De profesionalismul si buna functionare a echipei depinde solutionarea rapida si fara efecte negative pe termen lung a crizei.Functionarea eficienta a unei astfel de structuri este conditionata de ,, disciplina '' de care dau dovada componentii sai.Indeplinirea responsabilitatilor este conceptul de baza . Trebuiesc stabilite :

Persoanele care vor merge la locul accidentului(incidentului) pentru a aduce mai multe informatii ;

Persoanele care vor redacta comunicatele de presa ;

Cine va intampina presa la punctul de control si cine va raspunde primelor intrebari ale ziaristilor;

Cine va ramane la telefon ca persoana de contact ;

Cine va anunta familiile eventualelor victime ;

Cine asigura comunicarea interna ;

Cine obtine aprobarile necesare desfasurarii activitatilor ulterioare ;

Cine stabileste contactele cu celelalte organisme implicate in derularea crizei.

Indeplinirea atributiilor in mod eficient inseamna a contribui la rezolvarea crizei in mod util , pentru ca imaginea organizatiei sa nu aiba foarte mult de suferit si sa-si poate redobandi credibilitatea.

Referat: Organizatia - caracteristici constructive si functionale Referat: Principiile managementului calitatii

In caz de crize nimeni nu are timp sa verifice daca Enache de la relatii publice sau Stefanescu de la protectia muncii isi indeplinesc sarcinile, insa de eficienta fiecaruia in parte si de cooperarea in conditii optime dintre cei doi depinde succesul campaniei.

Problemele apar daca responsabilitatile nu sunt indeplinite sau daca nu sunt depasite.

Tocmai pentru a evita o astfel de situatie este necesara testarea periodica a planului de gestionare a crizei.Asa se poate stabili la timp care sunt erorile sau punctele slabe care se pot corecta in eventualitatea unei crize reale.Este benefic sfatul unor experti din afara organizatiei , care pot depista mai usor neregulile si sugereaza variante si strategii alternative.

Nu este suficienta constituirea unei celule de criza ;trebuiesc stabilite sarcini clare pentru toti membrii ei , astfel asigurandu-se pregatirea fiecarui membru in parte , evitandu-se , intr-o situatie reala , preluare sarcinilor doar de o singura persoana.

Sugestii privind planul de gestionare a crizei :

Identificarea crizelor potentiale ; incidente , accidente, conflicte , evenimente deosebite aparute in organizatie si modul in care pot afecta , in viitor , organizatia ;

Stabilirea publicului tinta , locul si rolul acestuia in functie de relevanta;

Informarea angajatilor despre situatia reala cu care se confrunta organizatia pentru care lucreaza ;

Stabilirea unei echipe de comunicatori initiali , care sa raspunda primelor intrebari ale presei pana la intrarea in actiune a echipei largite.Aceasta din urma cuprinde specialisti din toate domeniile de activitate ale organizatiei si membrii din structurile de conducere ;

Alegerea unui purtator de cuvant competent, pe baza principiului -,,mai multe creiere ,o singura voce !'' ;

Elaborarea unui set de comunicate de presa standard pentru confirmarea evenimentelor ; redactarea raspunsurilor la intrebari ce ar putea aparea frecvent.

Stabilirea canalelor de difuzare-briefing-uri , conferinte de presa , aparitie radiofonice si televizate , scrisori , e-mail-uri, etc.

Plan pentru presa : identificarea persoanelor de contact, numre de telefon , asigurarea facilitatilor tehnice pentru ziaristi(fax,telefoane , xeroxuri,acces la computere).

Accesibilitate !

Centru de presa :stabilirea specialistilor in PR care sa asigure buna informare in interiorul si in afara organizatiei ;

Tinerea evidentei apelurilor facute de presa si raspunderea cat mai rapid cu putinta ;

Identificarea partenerilor in gestionarea crizei : politie , jandarmi , pompieri,protectia mediului etc.

Pregatirea conducerii pentru intalnirea cu presa - se are in vedere ca modul in care se comunica sa nu devina o problema in sine ;

Ierarhizarea activitatilor de comunicare pentru primele ore dupa declansarea crizei : se culeg primele informatii , se stabileste cine va anunta familiile eventualelor victime , se defineste criza , se confirma faptele intr-un comunicat initial de presa , se pregateste mapa de presa.Ulterior se informeaza periodic mass-media , stabilind mesajele credibile.

Se testeaza planurile de gestionare a crizei prin simulari spontane sau pregatite anterior ;se evalueaza reactiile propriilor angajati ;

In permanenta trebuie monitorizata presa (mai ales in timpul desfasurarii crizei).