Comunicarea in grupuri - avantajele grupurilor in conceptia de comunicare a lui Stanton

Comunicarea in grupuri mici

Esenta vietii de grup, dupa Homans, este ,,o interrelatie dinamica intre cateva elemente : activitati, sentimente, norme interactiuni si comunicare. Sentimentele de atasament intre membrii grupului se nasc din contact si cooperare ; interactiunea si intercomunicarea duc la insusirea unor norme comune si la un atasament de tipul solidaritatii fata de grup. ; formele de comunicare ce apar reflecta si sustin o structura cu diferente de status in interiorul grupului si o anumita distributie a sentimentului de atasament al membrilor unii fata de altii''

Se desfasoara cand un grup de oameni se intalneste pentru a rezolva o problema, a lua o decizie, sau a face propuneri legate de o activitate care-i intereseaza in egala masura sau ii motiveaza diferit, dar nu contradictoriu. Grupul trebuie sa fie suficient de mic pentru ca fiecare membru al lui sa aiba posibilitatea de a interactiona cu ceilalti participanti la discutie, componenti ai grupului. Daca grupul nu este suficient de mic si nu asigura comunicarea intre membri, atunci se divide de la sine in grupulete, formand ceea ce ne este atat de caracteristic noua celor din Balcani, bisericute sau gasti .

Tipul acesta de comunicare este caracteristic sedintelor de bord, de consiliu, de comitet de conducere, birourilor executive sau conducerilor operative. In armata, aceasta comunicare este specifica conducerilor operative. In aceste sedinte se urmareste ca intr-un timp relativ scurt sa apara cat mai multe idei si sugestii, chiar daca pentru moment ele nu par (toate) utile; mai tarziu insa ele pot fi analizate in liniste, selectate si fructificate. "Conceputa de prof. Alexander Osborn de la Buffalo University, metoda consta in reunirea intr-o incapere special amenajata pentru a crea o atmosfera destinsa, decontractata, a unui grup format din 3-10 persoane, carora li se propune sa rezolve o problema cu privire la care nu fusesera informati in prealabil. In varianta clasica, timpul acordat participantilor variaza intre o jumatate de ora si o ora si jumatate, dar exista si versiuni mult mai restrictive (metoda Philips 66 limiteaza durata totala a discutiilor la numai 6 (!) minute pentru un grup standard de 6 persoane). Trasaturile care deosebesc branstorming -ul de comunicarea din cadrul grupurilor de lucru sunt:

a)      accentul pe cantitate (cu cat mai multe idei, cu atat mai bine!);

b)      interzicerea stricta a emiterii oricarei opinii critice la adresa ideii unui alt participant;

c)      inregistrarea si retinerea, in mod egal, democratic, a tuturor ideilor formulate, indiferent daca ele par judicioase, rationale, realiste sau total trasnite;

d)      dreptul participantilor de a asocia liber, in orice fel, ideile enuntate de colegii lor, cu conditia respectarii regulii b."

Exista convingerea ca modalitatile de structurare a raporturilor dintre persoane antreneaza moduri particulare de lucru, de schimburi, de exersare si de productie: in functie de repartitia functiilor intre indivizi sau intre subgrupuri in raport cu:

- eventualele distinctii sau nediferentieri de roluri incredintate indivizilor,

in virtutea instructiunilor privind durata ti obiectivele,

prin reducerea sau nu la diferite mijloace scrise, orale, audiovizuale, informatice (in general, tehnologice).

Chiar cand este vorba de o analiza individuala a unei probleme, aceasta poate fi mai eficienta daca ar intreprinde-o. Nicki Stanton e de parere ca uneori, dupa o discutie in grup, este usor sa recunoastem ca unul sau doi oameni ar fi putut ajunge la aceeasi concluzie fara ajutorul celorlalti si ca este dificil sa determinam care din membrii grupului pot fi capabili sa rezolve singuri problema sau care vor fi principalii participanti la discutie. Totusi, "studiile de cercetare au aratat ca oamenii sunt mult mai angajati pentru a lua o decizie ( aceasta se datoreaza faptului ca ei sunt mai inclinati catre decizii decat sa incerce sa rezolve problema) cand ei participa la procesul de luare al deciziilor. Aceasta poate fi explicata prin doi factori :

implicarea unui grup in procesul elaborarii unei politici sau decizii, asigura faptul ca ei sunt familiarizati cu natura, fondul si necesitatile acestei politici. Astfel, ei sunt mai pregatiti sa inteleaga de ce politica este necesara;

atitudinile tind sa fie mai favorabile datorita faptului ca membrii grupului se implica in luarea deciziilor.

Avantajele grupurilor in conceptia lui Stanton

O situatie este analizata mai eficient daca se face un grup. Uneori, dupa o discutie in grup, este usor sa ne dam seama ca unul sau doi oameni ar fi putut ajunge la aceasi concluzie fara ajutorul celorlalti. Dar este dificil sa decidem dinainte care din membrii grupului poate fi capabil sa rezolve singur problema sau care vor fi principalii participanti la discutie. Studiile de specialitate au aratat ca oamenii sunt mult mai angajati in a lua o decizie (aceasta se datoreaza faptului ca ei sunt mai inclinati catre decizii decat sa incerce sa rezolve problema) cand participa la procesul de luare a deciziilor. Aceasta situatie poate fi explicata prin doi factori :

implicarea unui grup in procesul elaborarii unei politici sau a unei decizii ofera siguranta ca participantii sunt familiarizati cu natura, fondul si necesitatile acestei politici. In acest fel, ei sunt mai pregatiti sa inteleaga de ce este necesara o abordare speciala;

atitudinile tind sa fie mai favorabile datorita faptului ca membrii grupului se implica in luarea deciziilor.

Elevii si studentii, toti colaboratorii trebuie convinsi, cu argumente, ca, in general vorbind, grupurile iau decizii mai bune decat cele individuale. Este adevarat ca uneori, din motive obiective sau subiective, ideile interesante, stralucitoare ale unui individ pot fi inabusite de o majoritate conservatore. In istoria culturii romane se gasesc suficiente exemple de acest fel. G. Calinescu, de pilda, a publicat in anul 1941 cunoscuta Istorie a literaturii romane de la origini pana in prezent. In afara de Al. Rosetti, direcorul editurii Fundatiile Regale Carol II, care a riscat publicand volumul si a si pierdut postul de indata, cartea n-a multumit pe nimeni. Unii l-au atacat ca nu e prea roman, altii ca este prea roman! Unii ca il lauda prea mult pe Eminescu, altii ca nu-l apreciaza suficient. Nationalistii s-au suparat ca apreciaza scriitorii de origine evreiasca, acestia ca nu sunt tratati cu suficient respect. In sfarsit, razboiul a schimbat regimul, iar partidul unic a hotarat ca este nevoie de o istorie oficiala a literaturii romane. S-au format comisii si comitete, cu academicieni si neacademicieni, cu tineri si varstnici, cu barbati si femei. Ca la carte ! Nici pana astazi nu s-a dus pana la capat actiunea.

Sunt mai multe motive pentru care grupurile pot lua decizii mai bune, Stanton gasind patru:

Exista mai multa informatie disponibila

In incercarea de a rezolva o problema, un individ are acces, in mod normal, la propria lui experienta, la observatii si la rapoarte scrise de altii. Intr-un grup, acel individ poate fi supus experientei, observatiilor, investigarilor celorlalti membrii ai grupului.Aceasta informatie imbogatita poate face mai usoara gasirea solutiei corecte si permite membrilor sa aleaga dintr-un numar mare de alternative. Numarul ideilor diferite tinde sa creasca odata cu marimea grupului, dar practica arata ca in cele din urma se stabilizeaza la 5 sau 6 participanti.

Exista posibilitatea de a creste artificial cantitatea de informatie produsa intr-un grup, in mod special informatia noua, imaginativa si creativa prin metodele tehnicii cunoscuta sub numele de "brainstorming". Vom insista asupra acestui subiect, preluand din experienta altora, tocmai fiindca socotim ca avem multe de invatat cand este vorba de colaborare. Autorul acestor randuri isi declara deschis incapacitatea de a avea rezultate de exceptie cand este vorba de a muncii in grup, in timp ce, lucrand de unul singur, a reusit cate o poezioara cu un vers memorabil pe care l-a retinut o vreme

Iata, asadar, regulile brainstorming-ului:

subiectul sau problema trebuie sa fie clar si simplu delimitate;

nu sunt permise criticile adverse si trebuie evitata autocritica mentala. Este o regula esentiala. Daca ne gandim la o idee, dar stim ca exista cineva gata sa o dezaprobe sau sa o critice, suntem tentati sa o tinem pentru noi. Astfel ca, intr-o sesiune de brainstorming, evaluarea ideilor este suspendata pana ce s-a incheiat sesiunea;

toate ideile trebuie notate. Fiecare idee este inregistrata de o secretara sau cu ajutorul unui casetofon, in ordinea in care sunt spuse, cat se poate de rapid. Exista si varianta ca sugestiile sa fie scrise pe o tabla, astfel incat toata lumea sa le poata vedea;

este incurajata asocierea libera a ideilor.

trebuie sa fie cat mai multe propuneri. Membrii grupului trebuie sa fie incurajati sa genereze idei in numar mare, deoarece in aceasta etapa cantitatea este mai importanta decat calitatea;

combinarea si construirea ideilor trebuie incurajata. O idee poate atrage si alte idei, o idee poate fi o combinatie a altora sau o dezvoltare a unei idei precedente.

La inceputul unei sesiuni de breistorming, conducatorul ar trebui sa reaminteasca grupului regulile. Se incepe cu o sesiune de incalzire pe tema unui subiect putin cunoscut.

Aceasta sesiune de incalzire are rolul de a elimina inhibitia initiala si de a proteja atitudinile negativiste care ar putea exista.

De obicei, dupa aproximativ 10 pana la 30 de minute - depinde de subiect - ideile incep sa dispara, iar evaluare etapei poate fi inceputa, desi este o procedura mai buna sa efectuam evaluare sesiunii o zi sau doua mai tarziu.

Rezultatele metodei brainstorming arata ca folosind aceasta cale, grupurile produc mai multe idei decat ar face-o altfel, iar pentru unele probleme se ofera sugestii de o inalta calitate. Nu numai ca metoda incurajeaza gandirea originala a participantilor, dar ii si invata totodata sa aiba o mai mare toleranta fata de ideile celorlaltti. Astfel, se poate dezvolta un climat propice grupului prin stimularea interactiunii, fiecare simtind ca are o contributie speciala.

Grupurile, caracterizate printr-un climat bun de comunicare, vor oferii solutii in numar mai mare si de inalta calitate decat cele obtinute ca rezultat al muncii individuale. Este adevarat ca unele sarcini nu sunt cel mai bine rezolvate de catre grupuri, dar sunt altele pentru care grupul este absolut necesar si anume:

• acelea care necesita o diviziune a muncii (a elaborarii);
• acelea care impun mai multa pricepere manuala decat intelectuala;
• acelea pentru care creativitatea este o necesitate;
• acelea unde memoria sau reamintirea informatiilor este importanta;
• acelea unde judecata prezinta ambiguitati.

Sarcinile care impun diviziunea muncii sau indemanarea sunt, de obicei, mai bine rezolvate de catre grup. Grupurile sunt mai eficiente pentru sarcinile care cer chibzuinta, creativitate si memorie - mai multe capete pot face de obicei judecati mai bune si pot fi mai creative ca urmare a explorarii mai multor posibilitati si al memorarii mai multor informatii.

Grupurile, de asemenea, invata mai repede decat individul, de vreme ce sunt mai putine sanse sa fie intrerupta invatarea. Perceptia personala a experientelor si a punctelor de vedere a celorlalti poate produce un punct de vedere individualizat. O alta diferenta interesanta intre gandirea si comunicarea de grup si cea individuala este aceea ca oamenii sunt mai doritori sa accepte o decizie mai riscanta luata in grup decat ar face-o singuri. Teoriile care explica acest fenomen sunt:

fiecare dintre noi prefera sa imparta responsabilitatea deciziilor si cu altii din grup decat sa o poarte singur povara;

grupurile investesc un risc cu o anumita valoare. Acesta poate fi privit ca un act curajos si, in plus, nimeni nu prea doreste sa fie considerat conservator si refractar la noutati.

Oamenii agreaza grupurile din varii motive, dar oricare ar fi acestea, lucrand alaturi de altii, se stimuleaza cresterea productivitatii. Membrii grupului lucreaza adesea pentru a castiga aprobarea sociala.

In ceea ce ne priveste, consideram ca dezvoltarea muncii in grup ar prebui sa fie una din principalele proritati ale educatiei in scoli si facultati. Si nu numai. La locul de munca, fie acesta o mica societate comerciala cu raspundere limitata, fie o puternica si mare companie transnationala, important este sa ne integram si sa stim a munci cu ceilalti, dupa vorba veche romaneasca cot la cot. Oricat s-a incercat candva sa se demonstreze ca avem vechime in domeniul colectivitatii, cu trimiteri spre munca in devalmasie, realitatea arata ca romanul a obtinut performante muncind de unul singur, dar realitatea ultimei sute de ani impune cooperarea. Cooperare in familie, in bloc, in institutii, in cadrul proiectelor de orice gen, o diviziune a responsabilitatilor si constientizarea faptului ca nu trebuie, fiindca nu este posibil, sa fii bun la toate, ci specializat atat de bine intr-un domeniu incat sa fii indinspensabil.

Redactarea in grup

Dupa ce am participat la definirea subiectului si i-am stabilit aria de interes, se pune problema finalizarii muncii. De obicei, orice activitate de acest gen ar trebui sa se termine cu un material, un document, altfel a fost o simpla discutie, ca si cand ne-am intalnit ca sa avem de unde pleca! Etapele finalizarii, care dovedeste utilitatea grupului, sunt urmatoarele:

1. Etapa preredactarii in grup: organizarea

2. Planificarea activitatii grupului

3. Redactarea intr-un grup

4. Clarificarea sarcinilor si limitelor

5. Post-redactarea intr-un grup

6. Alegerea unei metode de redactare

7. Catalog pentru redactarea in grup

8. Sumarul

S-a observat ca multi absolventi de colegiu sau de facultatea au surpriza de a constata ca, odata intrati intr-un serviciu, fie ceva legat de afaceri, fie de industrie, trebuie sa coopereze la scrierea unor documente. Adesea un comitet sau o echipa ce realizeaza un proiect - cu trei sau mai multi oameni - trebuie sa realizeze un raport final al activitatilor desfasurate. Fara ca membrii echipei sa-si coordoneze activitatile, procedeul do ut des (ada si ia) al revizuirii grupului poate cauza simtaminte neplacute, frustrari si, in final, un raport inferior. Cea mai buna cale de a redacta un document eficient este sa urmezi un proces clar de scriere. Pentru fiecare dintre etapele de scriere, nu trebuie doar sa planifici redactarea documentului, ci, de asemenea, sa facilitezi activitatile grupului.

Etapa preredactarii in grup: organizarea

In faza de preredactare, pe langa planificarea subiectului, trebuie sa organizezi grupul intr-o unitate cu un lider si un plan.

Alege un lider care nu trebuie sa fie neaparat cel mai bun redactor sau persoana cea mai informata in legatura cu subiectul. Probabil cel mai bun lider este cel mai buna om - sef, acela care poate netezi usor orice ciocnire inevitabila de personalitate, sau cel mai bun manager, acela care poate sa conceptualizeze cel mai bine etapele proiectului.

Planificarea activitatii grupului

Trebuie, de asemenea, sa gandesti prin prisma activitatilor grupului si sa dezvolti un plan cuprinzator care sa rezolve diferentele si sa administreze activitatile. Rezolvarea diferentelor este o parte inevitabila a activitatii de grup. Grupul tau trebuie sa abordeze o metoda rezonabila de rezolvare a diferentelor care apar si sa le clarifice. Metodele uzuale sunt votarea, ajungerea la un consens sau acceptarea opiniei specialistului. Votarea este un procedeu rapid, dar potential divergenta. Oamenii care pierd votul, adesea pierd si interesul pentru proiect. Ajungerea la un consens este o operatiune inceata dar afirmativa. Daca puteti lamuri diferentele fara a va instraina unul de altul, va veti mentine interesul si energia pentru realizarea proiectului. Acceptarea opiniei specialistului este, de obicei, dar nu intotdeauna, o cale usoara de a rezolva diferentele. Daca un membru, care a studiat indeaproape metode de citare, spune ca grupul trebuie sa foloseasca un anumit format, acea decizie este usor de acceptat. Din nefericire, un alt membru al grupului nu va fi de acord. In acest caz, grupul vostru va fi nevoit sa foloseasca una din celelalte metode, pentru a stabili armonia.

Pentru a-si administra activitatile, grupul trebuie sa-si faca un plan de lucru. Trebuie sa clarifice sarcinile si limitele fiecarei persoane in cadrul planului. Membrii sa foloseasca un calendar pentru a determina data ultima fixata si sa discute cadrele de timp rezonabile pentru fiecare etapa a procesului. La intalniri membrii vor lua decizii - ca de exemplu, stilul de scriere pentru capitole si formatul pentru citate. Noteaza aceste hotarari si distribuie-le tuturor membrilor. Realizeaza - si insista asupra - rapoartelor de progres. Ajutati-va unul pe celalalt in diferite probleme. Spune celorlalti membri ai grupului cum si cand te pot gasi.

Atentie la formarea grupului, tratarea activitatilor lui ca la un program care, in definitiv, va spori sansele de a termina cu succes un proiect - in timp ce va veti strange tot mai mult unul in compania celuilalt.

Redactarea intr-un grup

Inainte de a incepe elaborarea unui proiect, grupul trebuie sa aiba o intalnire de "pre-redactare". Cu aceasta ocazie grupul are doua sarcini cheie: sa clarifice atributiile si limitele si sa aleaga o metoda de elaborare.

Clarificarea sarcinilor si limitelor.

Pentru a clarifica atributiunile si limitele, raspunde la urmatoarele intrebari:

- Care este succesiunea sectiunilor?

- Trebuie cumva ca unele sectiuni sa fie completate inainte ca altele sa poata fi incepute?

- Care este sarcina de scriere a fiecarei persoane?

- Care este limita pentru fiecare sectiune?

Da o atentie deosebita limitelor. Lucreaza inapoi de la limita finala. Daca este fixat vreun raport pe 1 mai, si tu ai nevoie de o saptamana pentru tiparire, apoi de doua pentru revedere si revizuire, atunci limita pentru elaborare este 9 aprilie, trei saptamani inainte de 1 mai !

Selecteaza o metoda de elaborare   Grupurile pot elabora un document in doua cai: fiecare persoana scrie o sectiune sau o singura persoana scrie intreaga elaborare.

In general, fiecare persoana scrie o sectiune daca documentul este lung sau daca sectiunile sunt prea specializate. La un proiect de oferta, de exemplu, o singura persoana poate realiza descrierea tehnica in timp ce altcineva doar va plasa bugetul. Daca fiecare persoana scrie o sectiune, munca este distribuita in mod egal. Oricum, aceasta metoda nu poate fi destul de eficienta din cauza posibilelor conflicte de stil, format sau ton.

Pentru a realiza un document consistent, adesea trebuie sa scrie o singura persoana, in special daca proiectul este scurt. O problema care apare la aceasta metoda este acea ca autorul isi poate lasa amprenta eului, simtindu-se usor "sifonat" in special daca un membru al grupului sugereaza revizuiri majore. Grupul trebuie sa decida ce metoda sa foloseasca, luand in considerare punctele tari si cele slabe ale membrilor grupului.

Post-redactarea intr-un grup

Terminarea unui document implica doua activitati: redactarea si producerea formei finale a documentului.

Alegerea unei metode de redactare  

Grupurile pot redacta in multe feluri. Pot redacta in grup sau pot desemna un redactor. Daca ei redacteaza in grup, pot trece sectiunile de la unul la altul pentru a fi comentate, sau se pot intani pentru a discuta impreuna sectiunile. Pe scurt, aceasta metoda este stanjenitoare. Adesea grupurile vor "despica firul in patru", mergand pana la cele mai amanuntite aspecte ale materialului (cum ar fi daca sa folosesti majusculele pentru toate literele din titlu, dupa model occidental, asezarea in pagina, etc) si vor scapa din vedere aspectele mai importante. Daca grupul desemneza un redactor, acea persoana poate, de regula, produce un document consistent. Redactorul trebuie sa aduca documentul redactat inapoi la grup pentru revizuire. Intrebarile de baza, in dreptul carora grupul trebuie sa decida referitor la redactare, includ :

- Cine va sugera schimbarile in elaaborare? O persoana? Un redactor? Grupul?

- Membrii se vor intalni ca grup pentru a redacta?

- Cine va decide daca se vor accepta sau nu schimbarile?

In aceasta faza mecanismul conflict-rezolvare este critic. Acceptand schimbarile sugerate, de pilda, este dificil pentru unii oameni, mai ales daca sunt nesiguri in legatura cu scrierea lor.

- Selecteaza o metoda finala de productie, grupul trebuie sa desemneze un membru pentru a supraveghea elaborarea finala. Cineva trebuie sa colecteze elaborarile, sa angajeze un dactilograf si sa citeasca pentru a depista erorile. Apoi, cineva trebuie sa scrie introducerea si sa se ingrijeasca de unele probleme cum ar fi pregatirea tablei de materii, bibliografia si ajutoarele vizuale. Aceste sarcini necesita timp si cer o atentie sporita pentru detaliu, in special daca documentul este lung. Iata mai jos cateva din intrebarile adresate grupului pentru a lua in consideratie acest stadiu:

- Cine va scrie introducerea?

- Cine va aranja tabla de materii?

- Cine va redacta toate citatele si bibliografia?

- Cine va pregati versiunea finala si ajutoarele vizuale?

- Cine va supraveghea producerea documentului final?

In concluzie, procesul scrierii in grup va provoca abilitatile tale de scriitor si persoana. Poate fi o experienta placuta sau dimpotriva, una amara. Buna planificare va spori sansele pentru realizarea unui raport de succes si o placuta experienta. Cand lucrezi in grup, adu-ti aminte ca simtamintele oamenilor sunt usor ranite atunci cand scrierea lor este criticata. Fii finut. Sau, cum spunea un student, "Fa-ti rost de putin tact." Catalogul de mai jos trce in revista tiparele speciale ale scrierii in grup.

Catalog pentru redactarea in grup

Raspunzand la urmatoarele intrebari, vei fi ajutat in sensul netezirii proiectului de redactare in grup

Etapa planificarii

a)     Cine va fi liderul?

b)     Cum isi va administra grupul activitatile?

- Selecteaza o metoda de rezolvare a diferentelor.

- Clarifica limitele si sarcinile.

- Intalniti-va regulat.

- Sa aveti mereu rapoarte (procese-verbale) ale intalnirilor.

- Intocmiti rapoarte de progres.

Etapa scrierii

a)     Intreaba si raspunde la intrebarile de planificare.

- Care este succesiunea sectiunilor?

- Trebuie completate niste sectiuni mai inainte ca altele sa fie incepute?

- Care este sarcina fiecarei persoane in procesul scrierii?

- Intelege fiecare stilul de scriere folosit?

- Care este limita pentru fiecare sectiune?

b)     Selecteaza o metoda de elaborare.

- Va scrie fiecare cate o sectiune?

- Va scrie o singura persoana intreaga elaborare?

Etapa postscrierii

a)   Selecteaza o metoda de redactare.

- Cine va sugera schimbarile in elaborare?

- Se vor intalni membrii ca grup pentru redactare?

- Cine decide daca se accepta sau nu schimbarile?

b)   Supravegherea procesului de productie.

- Cine va scrie introducerea?

- Cine va aranja tabla de materii?

- Cine va redacta citatele si bibliografia?

- Cine va pregati versiunile finale si ajutoarele vizuale?

- Cine va conduce producerea documentului final?

Exercitii

Analizeaza un document profesional din domeniul tau (un articol, o scrisoare de afaceri, un capitol dintr-o carte pe care o ai in studiu) pentru a vedea cum a raspuns autorul la intrebarile de planificare. Apoi, considera-te un redactor la o institutie care publica astfel de documente. Foloseste analiza ta pentru a scrie o scrisoare unui probabil autor explicandu-i cum sa pregateasca un asemenea document pentru firma ta.

Revizuieste urmatorul paragraf. Noul paragraf sa contina sectiuni cu rationamente despre scriere si format. Revizuieste in acelasi timp si propozitiile.

Atributii in procesul de redactare

Intervieveaza trei oameni care folosesc scrisul ca parte a lucrarii lor academice sau profesionale, pentru a descoperi ce proces de scriere folosesc:

- Un cursant din departamentul tau

- Un cadru didactic din catedra

- Un profesionist din campul tau de lucru

Pregateste intrebarile pentru fiecare faza a procesului lor de redactare. Arata-le modelul procesului si intreaba-i daca reflecta procesul pe care ei il parcurg. Apoi, pregateste un memoriu de una-doua pagini pentru colegii tai de clasa, facand un sumar al rezultatelor interviurilor.

Fa o descriere a unei proiect sau o schita care poate fi folosita in domeniul tau sau pe care o utilizezi adesea. Inainte de a face descrierea, treci prin urmatoarele operatiuni:

a)      Raspunde la toate intrebarile de planificare pentru documentul tau intr-un memoriu pe care sa-l inaintezi instructorului.

b)      Fa un programator de timp pentru fiecare etapa a procesului.

c)      Sa ai la indemana catalogul, programul si raspunsurile pe hartie.

Iata mai jos o lista cu sugestii. O pot folosi si altii.

Scrie una sau doua pagini in care sa descrii procesul pe care l-ai utilizat in ultimul document.       Include si o diagrama de "proces-model".

- comunicarea specializata

Aceasta comunicare este actiunea prin care individul tine legatura cu urmatoarele grupuri si procese ale activitatii:

cu publicul, electoratul, clientii, beneficiarii, presa.

Aceasta este comunicarea unei persoane care primeste o responsabilitate din partea sefului, intr-o institutie importanta care are nevoie de asa ceva - este solicitata sa-si spuna parerea, are prestigiu, iar pozitia ei este demna de retinut. Persoana care a primit o asemenea raspundere are nevoie de o pregatire speciala, cel putin asa este de dorit. In asemenea cazuri economia de cuvinte este extrem de importanta: trebuie vorbit putin si la obiect, doar doua-trei cuvinte in plus si intregul mesaj devine altceva decat s-a dorit, produce necazuri celui care l-a emis. Uneori un singur cuvant poate avea urmari catastrofale, caci nu exista totdeauna posibilitatea dezmintirii, iar cand exista, distanta de la emisie si pana la dezmintire este destul de mare si a existat suficient timp pentru a produce necazuri, unele incalculabile prin urmari.

in procesul de selectie a personalului

O institutie cu multi angajati si in plin proces de dezvoltare, dar si cand se reorganizeaza este obligata sa comunice, sa analizeze capacitatile personalului angajat, sa decida pe cine pastreaza, pe cine promoveaza si la cine renunta. Aceasta actiune este deosebit de importanta, fiindca de felul in care sunt facute operatiile depinde viitorul firmei. Acesta este un motiv cat se poate de serios ca procesul sa nu se desfasoare empiric, ci in urma unor discutii cu fiecare angajat. Discutiile nu pot fi formale, pentru ca rezultatul ar fi lasat astfel pe seama hazardului. Pentru a decide soarta unui om si soarta unei firme, este de la sine inteles ca este nevoie de o cunoastere a oamenilor asupra carora se iau decizii importante. Discutiile respective nu se pot duce de cat de oameni pregatiti anume, capabili sa-si comunice intentiile, dar si sa sondeze calitatile si defectele interlocutorilor.

in activitati disciplinare

In procesul muncii, nu de putine ori apar situatii delicate in care salariatii nu si-au indeplinit corect indatoririle de serviciu. Nu are importanta acum daca nu si-au facut treaba fiindca nu au vrut sau au fost incapabili s-o faca. Pentru ei si pentru colegii lor este absoluta nevoie sa se ia o masura disciplinara, altfel greseala s-ar putea repeta cu urmari incalculabile, de dimensiunile catastrofei. Nu se recomanda, fireste, chemarea celui in cauza in biroul sefului, insultarea lui si apoi comunicarea deciziei: nu mai pui piciorul in fabrica mea din clipa asta, pleaca si sa nu te mai vad. Acest lucru nu este acceptabil din mai multe motive:

din cauze umanitare,

nu este civilizat sa i se acorde un asemenea tratament

trebuie convins ca a gresit si ca greseala a fost grava

trebuie sa inteleaga ca solutia continuarii este imposibila

trebuie evitata situatia in care el poate deveni un dusman inrait al firmei

din precautie: ar putea face un gest necugetat impotriva lui, a familiei, a conducatorilor firmei sau impotriva utilajelor firmei, cladirii, angajatilor etc.

in negocieri

O institutie sau o firma sunt intr-un continuu sir de contacte cu partenerii. Colaborarea este intensa si aduce zilnic elemente noi, asa cum ii sta bine unei societati moderne, fie ea de productie, comerciala sau de intermediere. Se primesc comenzi si se livreaza marfa, fie aceasta de natura industriala, bancara sau consultanta. Nimic nu se poate face fara a negocia. Se negociaza pretul, termenele, conditiile de livrare, clauze contractuale. Aceasta implica din plin comunicarea verbala. Tot un fel de negociere este si situatia in care se afla un realizator de emisiuni de radio sau de televiziune: el va fi mereu cu fata spre ascultator- privitor, incercand sa stabileasca adevarata cale de mijloc, sa vorbeasca dar si sa primeasca, sa fie calm, dar si nervos, viu. Nu alta este situatia lucratorului social: comunicarea lui este o continua negociere, legata de cat spune ti cat afla, cat doreste sa exprime intentiile si cat doreste sa-si cunoasca interlocutorul, cu reactiile lui sincere si nu cele determinate de intentia obtinerii unor avantaje. Spunem aceasta fiindca interlocutorii stau si ei la panda, negociaza si ei, adica vor sa stie ce castiga in functie de un raspuns ti ce pierd daca dau un alt raspuns, ce avantaje le ofera o informatie si ce avantaje alta informatie.

in intruniri ( sedinte, adunari)

In afara comunicarii zilnice cu salariatii sau cu partenerii, exista o comunicare organizata, cand oamenii sunt adunati intr-un loc cu un scop anume. Aceste adunari sunt anuntate din timp sau, daca nu a existat posibilitatea programarii, atunci cand a intervenit un caz de forta majora. Este preferabil ca oamenii sa cunoasca din timp ceea ce s-ar putea numi ordinea de zi, dar sunt destule cazuri cand factorii de decizie nu lasa sa le scape secretul intalnirii, mizand pe elementul surpriza si in acest fel isi ating mai bine obiectivul. Dar daca nu sunt anuntati invitatii sau salariatii si se doreste sa fie luati pe nepregatite de subiectul care se va pune in discutie, in nici un caz nu se pune problema ca organizatorii sa vina la intrunire fara a sti clar ce vor comunica si cum vor comunica.

Intrunirile de acest fel sunt prezidate de presedinte sau de conducatorul grupului. Dupa Nicki Stanton, el trebuie sa tina seama in permanenta de doua lucruri: sarcina de realizat si tipul de grup pe care-l conduce. Delimitarea scopului este absolut necesara. "Acest lucru se realizeaza prin stabilirea intalnirilor la timp si furnizarea temelor de referinta pentru intalnire - cu alte cuvinte, sublinierea ordinii de lucru si planul de lucru. Obiectivele trebuie sa ofere conducatorului o baza de control si pentru grup, o directie de lucru. Obiectivele bine definite, concepute printr-o pregatire atenta si clar exprimate intr-o agenda, vor furniza o baza de plecare pentru echipa de lucru".

in coordonari de proiecte, contracte, etc.

Este activitatea cea mai concreta a unei firme. Ea nu are loc zilnic, pentru ca proiectele nu se executa zilnic, ele constituie obiective de lunga durata. Discutarea lor necesita insa mult timp, iar forma finala ia infatisarea unor decizii, cu termene, responsabilitati. Pentru cine coordoneaza o asemenea activitate este de neconceput o activitate de acest gen care sa poata lua fiinta si sa dureze in afara discutiilor, a comunicarii, a schimbului de informatii si de opinii. Iata, spre exemplu, cum a luat fiinta compact diskul player Sony, conform relatarii lui Stephen R. Covey: Managerul Kozo Ohsone s-a dus intr-o zi la serviciu si a taiat o bucata de lemn cam de dimensiunea unui compact disc si a asezat-o in fata inginerilor lui. Sefilor nu le-a spus de ce a facut asta, iar inginerilor le-a comunicat faptul ca el doreste ca viitorul disc sa aiba acea dimensiune. I-a chemat si pe cercetatorii din domeniul designului si le-a spus acelasi lucru. Aproape toti au bombanit, dar s-au apucat de treaba. Cand noua versiune Sony a ajuns pe piata era de douazeci de ori mai mica decat tot ce se lucrase pana atunci, de trei ori mai ieftina si, evident, acceptabila pentru orice cumparator din cauza dimensiunii ei.

in scrierea procesele verbale

Orice intalnire de lucru trebuie sa se incheie cu un proces verbal, altfel a fost o simpla discutie mai mult sau mai putin prieteneasca, mai mult sau mai putin intamplatoare. Decizia trebuie inregistrata, inscrisa intr-un registru special (caiet, opis) pentru a putea servi ca baza pentru actiunile urmatoare care decurg din aceasta intalnire sau vor avea legatura cu ea. Aceste procese verbale, oricat ar parea de inutile la o privire superficiala, vor oferi elemente importante privind evolutia problemei, originea si piedecile aparute in calea ei, persoanele implicate, evitand orice confuzie ulterioara si inlaturand subiectivismul sau discutiile inutile create de falsa memorie. Pentru a avea siguranta scrierii unui proces verbal, sarcina aceasta trebuie data unei persoane, de regula secretarul comisiei - dar orice participant la o sedinta trebuie sa fie pregatit daca I se cere o asemenea prestatie. Lasa o impresie proasta persoana care incearca sa se sustraga sau se scuza ca nu prea se pricepe, n-a mai facut asa ceva, nu e domeniul in care se simte cel mai bine pregatit.

Un Proces-verbal trebuie sa cuprinda:

- Titlul

- Data

- Prilejul

- Cine a participat

- Care a fost scopul

- Ce s-a dezbatut

- Cine a luat cuvantul

- Ce a afirmat

- Ce propuneri s-au facut

- Cum s-a argumentat

- Ce s-a hotarat.

- Semnatura celui imputernicit sa o faca.