Clasificarea corespondentei

Clasificarea corespondentei

Corespondenta oficiala se poate clasifica dupa mai multe criterii

A. dupa criteriul de circumscriere:

q    corespondenta interna (intre compartimente sau responsabili ai aceleasi organizatii);

q    corespondenta externa (catre sau de la o institutie spre mediul exterior - alta institutie sau persoana) ;

B. dupa domeniul de activitate:

n     corespondenta juridica (contestatia, intampinarea, notificarea, plangerea, cererea de chemare in judecata etc.);

n     corespondenta administrativa (referatul, raportul, darea de seama, procesul verbal, decizia, ordinul, dispozitia);

n     corespondenta protocolara (invitatii, scrisori de felicitare, felicitari, corespondenta tehnica a departamentelor de protocol etc.);

n     corespondenta comerciala (cererea de oferta, oferta, comanda, reclamatia economica, avizul de insotire a marfii, scrisoarea de garantie etc.);

n     corespondenta diplomatica (nota diplomatica, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatica, nota verbala etc.)

C. dupa scopul ei

n     corespondenta de solicitare (cererea economica, juridica, etc.);

n     corespondenta de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama, etc.);

n     corespondenta de constatare (procesul verbal, etc.)

n     corespondenta de decizie, indrumare, control (ordinul, decizia);

n     corespondenta de reclamatie (reclamatia economica, juridica);

n     corespondenta insotitoare de acte;

D. dupa criteriul accesibilitatii:

Analiza: Stadiul actual privind implementarea unui sistem de management al calitatii conform cu standardele iso 9001:2008 Referat: Procedura de depunere a ofertei de proiect

n     corespondenta secreta (transmisa prin mijloace de securitate organizate; folosita in sistemul institutionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);

n     corespondenta deschisa (transmisa pe cale obisnuita si poate lua toate formele materiale ale corespondentei - scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)

 E.  dupa initiativa trimiterii scrisorii:

- scrisoarea initiala;

- de raspuns ;

- de revenire;

F.     dupa criteriul suportului:

ˇ         corespondenta clasica - scrisoarea;

ˇ         corespondenta telegrafica - telegrama, telexul;

ˇ         corespondenta electronica - e-mail-ul;

G. dupa modul de tipizare :

documente tipizate ;

- documente netipizate;

H.     dupa natura si destinatia exemplarelor:

ˇ         originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semnatura si stampila, nr. de inregistrare;

ˇ         copia simpla (de arhiva sau de dosar) se scrie odata cu originalul la indigo, nu are stampila nici semnatura originala. Are numar de inregistrare.;

ˇ         duplicatul originalului pierdut se elibereaza numai dupa publicarea pierderii originalului in Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat si originalul. Pe actul nou eliberat se mentioneaza "duplicat"; are puterea originalului;

Copia dupa original - se copiaza exact textul de pe original; se scrie "copie", "locul sigiliului" (LS) si "s-a semnat" (SS); ea poate fi :

n     copia certificata - are configurarea ca este valabila; se foloseste pentru pastrarea originalului, se semneaza si se elibereaza de secretariatul unitatii care pastreaza originalul. Dupa colationare se scrie "conform cu originalul", "pentru conformitate". Obligatoriu, copia poarta semnatura si stampila ;

n     copia legalizata - este eliberata de notariat. Ea contine reproducerea exacta a continutului actului, dactilografiata in sir indian sau xerox precum si incheierea de legalizare, sub semnatura notarului si stampila biroului notarial. Documentele legalizate se inscriu intru-un registru special la notariat;

n     fotocopia - are valoare numai in cazul legalizarii de notariat;

n     extrasul - constituie copia unei parti, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este conditionata de certificare.

Cerinte actuale fata de corespondenta oficiala

n     Daca admitem ca protocolul si eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relatiilor intre oameni, conform rolului fiecaruia, corespondenta se supune la randul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris ramane.

n     Se impune din aceasta cauza, din partea celor care intocmesc corespondenta o preocupare permanenta pentru insusirea si respectarea unor principii ce stau la baza corespondentei, dintre acestea amintim:

Promptitudinea raspunsurilor implica operativitate in rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondentei. Orice scrisoare trebuie sa primeasca un raspuns. Daca raspunsul la o solicitare vine prompt (chiar daca este negativ) si nu cu intarziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau institutia respectiva este ca stie sa se organizeze activitatea, ca este eficienta si ca ne respecta.

Elaborarea corespondentei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetaria si timbrele, ci si costul manevrarii scrisorii prin sistemul postal sau alte mijloace de transmitere, ocupand timp, necesitand echipament si spatiu si cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaza cuvintele pe calculator. Inainte de toate trebuie sa stabilim daca alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai putin costisitoare. Daca alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie sa tinem seama de urmatoarele aspecte.