ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

TURISM SI ALIMENTATIE

ORGANIZATOR BANQUETING

1. Competente specifice modulului

Adaptarea la noile cerinte ale economiei de piata, presupune insusirea acelor competente care sa dezvolte in randul elevilor profesionalismul, initiativa, perspicacitatea, abilitatea de a opera eficace intr-un cadru economic dinamic si concurential.

Modulul Organizarea serviciilor de protocol este incadrat in categoria de curriculum Stagii de pregatire practica. Modulul are alocate un numar de 90 ore/an din care 30 ore de laborator tehnologic si 60 ore de instruire practica. Orele de laborator tehnologic sunt desfasurate de catre profesorul de specialitate in laboratorul de tehnica servirii, iar cele de instruire practica de catre profesorul de specialitate si/sau cu maistrul instructor sau reprezentantul agentului economic (tutore de practica).

In cadrul acestui modul se dezvolta unitatea de competente UC 21 – ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL, cu competentele individuale prezentate in continuare:

COMPETENTE:

C 1. Identifica tipurile de evenimente pentru care se organizeaza protocol

C 2. Planifica actiunile de protocol

C 3. Contracteaza actiunile de protocol

C 4. Participa la alcatuirea ofertei pentru mese festive si oficiale

C 5. Estimeaza bugetul conform serviciului de protocol contractat

Prin parcurgerea acestui modul, veti fi capabili sa:

P     identificati conditiile necesare activitatilor de protocol;

P     precizati tipurile de evenimente pentru care se organizeaza protocol;

P     evidentiati conditiile minime necesare organizarii evenimentelor;

P     prezentati oferta de actiuni pe care unitatea le poate organiza;

P     stabiliti lista pentru derularea discutiei cu clientul:

P     preluati rezervarea actiunii si sa completati datele din fisa actiunii;

P     incheiati contractul pentru evenimentul solicitat;

P     identificati tipurile de actiuni pentru care se alcatuieste oferta de meniuri;

P     precizati gama sortimentala din oferta pentru actiuni fara plasament la masa si sa stabiliti categoriile de meniuri propuse pentru actiunile cu plasament la masa;

P     estimati bugetul conform serviciului de protocol contractat.

2. Informatii despre specificul agentilor economici

Stagiul de practica pentru modulul Organizarea serviciilor de protocol – clasa a XIII-a ruta progresiva se desfasoara in laboratorul de tehnica servirii (orele de laborator tehnologic) si la agenti economici din categoria hoteluri – restaurante, unitati care au ca obiect de activitate servicii de cazare, servicii de alimentatie, precum si organizarea de evenimente (mese festive, actiuni de protocol, evenimente oficiale).

Agentii economici sunt hoteluri – restaurante situate in orase – in zone centrale, precum si hoteluri mai mici situate in zone pitoresti (cu acces usor).

Stagiile de practica se pot efectua in cadrul departamentelor: restaurant, bar, bucatarie, serviciul banchete – evenimente, locuri care pot furniza elevilor oportunitati de invatare ce nu pot fi obtinute cu usurinta in sala de clasa sau in atelierul/laboratorul scolii.

In ceea ce priveste plata si obligatiile sociale, stagiul de pregatire practica nu se efectueaza in cadrul unui contract de munca. Elevul practicant nu poate pretinde un salariu din partea partenerului de practica care l primeste in stagiul de pregatire practica, cu exceptia situatiei in care practicantul are statut de angajat. Partenerul de practica poate, totusi, acorda elevului practicant o indemnizatie, gratificare, prima sau avantaje in natura, cum ar fi: plata transportului de la si la unitate / partener de practica, acces la masa, etc

Obligatiile elevului practicant fata de agentul economic pe durata derularii stagiului de pregatire practica

sa respecte programul de lucru stabilit si sa execute activitatile solicitate de tutore dupa o prealabila instruire, in conditiile respectarii cadrului legal cu privire la volumul si dificultatea acestora (conform Codului Muncii . In cazul nerespectarii obligatiilor, se aplica sanctiunile conform Regulamentului de organizare si functionare al unitatii de invatamant;

- sa respecte regulamentul de ordine interioara al partenerului de practica. In cazul nerespectarii acestui regulament, directorul agentului economic partener de practica , isi rezerva dreptul de a anula conventia referitoare la pregatirea practica, dupa ce in prealabil a instiintat directorul unitatii de invatamant la care elevul practicantul) este inscris ( Art. 263 1 si Art. 264 1 din Codul muncii .

- sa respecte normele de securitate si sanatate in munca pe care si le a insusit de la reprezentantul partenerului de practica inainte de inceperea stagiului de practica, sa aiba echipament de practica adecvat.

- se obliga sa nu foloseasca, in nici un caz, informatiile la care are acces in timpul stagiului despre partenerul de practica sau clientii sai, pentru a le comunica unui tert sau pentru a le publica, chiar dupa terminarea stagiului, decat cu acordul respectivului partener de practica.

3. Modalitatea de organizare a practicii

Stagiul de pregatire practica se desfasoara in laboratorul tehnologic sub indrumarea profesorului de specialitate si la agentul economic sub indrumarea profesorului / maistrului instructor si reprezentantului agentului economic care participa atat la instruirea cat si la evaluarea elevilor. Stagiul de pregatire practica se desfasoara timp de 90 ore, pe parcursul a 3 saptamani pe durata unui an scolar.

Pentru organizarea stagiului de pregatire practica este important graficul de desfasurare a stagiului de pregatire practica, care cuprinde durata, perioada si locatia (pentru fiecare elev sau grupa de elevi).

Elevii vor avea mult de castigat in urma acestui stagiu de practica, dar trebuie sa fie pregatiti pentru acest stagiu, instruiti pe parcursul lui si incurajati sa-si foloseasca experientele dupa incheierea practicii. Elevii vor avea parte de o pregatire prealabila printr-o sesiune de grup la scoala pentru acoperirea aspectelor de baza privind activitatile pe care le vor intreprinde la locul de munca. Ei trebuie sa afle cui se pot adresa pe parcursul stagiului de practica (tutore de practica, reprezentant agent economic etc) in situatia in care apar diferite probleme sau pentru lamurirea unor aspecte.

Monitorizarea practicii la locul de munca se va efectua de catre profesorul de specialitate sau maistrul instructor si un tutore desemnat de agentul economic cu care unitatea scolara a incheiat conventia cadru privind efectuarea stagiului de pregatire practica. Cadrele didactice vor efectua vizite periodice pe parcursul perioadelor de practica, pentru a obtine feedback din partea tutorilor de practica, pentru a monitoriza activitatea / starea elevilor si pentru a conveni asupra oricaror schimbari legate de aranjamentele cu agentul economic privind stagiul de practica.

4. Recomandari privind respectarea normelor de sanatate

si securitatea muncii

Pentru asigurarea unor conditii optime de activitate si pentru prevenirea accidentelor, se va avea in vedere respectarea legislatiei in vigoare.

Cadrul legislativ:

&           Legea nr. 319 / 2006 - Legea securitatii si sanatatii in munca.

&           HG 1425/ 2006- Norme metodologice de aplicarea prevederilor Legii securitatii si sanatatii in munca nr. 319/ 2006

&           Legea nr. 307/ 2006 privind apararea impotriva incendiilor.

&           Codul muncii – Legea 53 / 2003

&           ORDIN nr. 55 din 29 ianuarie 1997 privind aprobarea Normelor specifice de securitate a muncii pentru turism, alimentatie publica si transport de persoane cu instalatii pe cablu;

Inainte de inceperea stagiului de practica, partenerul de practica (agentul economic) are obligatia de a face practicantului instructajul cu privire la normele de securitate si sanatate in munca in conformitate cu legislatia in vigoare. Se va realiza atat instructajul introductiv general, cat si instructajul la locul de munca.

Agentul economic va furniza elevilor informatii esentiale pentru respectarea disciplinei cu privire la sanatate si securitatea muncii; programul de lucru; ansamblul de reguli interne; factorii de risc specifici activitatii si masurile pentru evitarea riscurilor.

Partenerul de practica / agentul economic trebuie sa comunice si practicantilor ansamblul de reguli interne (regulamentul de ordine interioara) pe care l a adoptat de comun acord cu sindicatul sau cu reprezentantii de personal din unitate.

5. Instrumente de lucru necesare desfasurarii practicii

Pe parcursul derularii modulului elevii - participanti la desfasurarea procesului de invatare - vor avea urmatoarele sarcini:

studirea bibliografiei aferente continuturilor tematice;

culegerea materialelor informative;

dezbateri de grup pentru rezolvarea problemelor si gasirea solutiei corespunzatoare;

realizarea de materiale ilustrative, texte, scheme, planuri;

dobandirea de cunostinte si abilitati;

respectarea limitelor impuse;

dovedirea abilitatilor dobandite;

autoevaluarea.

Pentru a orienta elevul in activitatea sa in timpul stagiului de practica in vederea formarii competentelor din Standardul de Pregatire Profesionala, sunt propuse o serie de instrumente de lucru (destinate elevului):

jurnalul de practica

fise de observatie

fise de lucru

studii de caz

proiecte / miniproiecte

portofoliul de practica.

5.1. Jurnalul de practica

(se intocmeste pentru o saptamana de stagiu de practica

Clasa: ___________________

Elev: ____________________

Perioada: _________________

Locatie (Agent economic si departament): ____________________

Modul: __________ ______ ____ _________________

Tema/ Teme: __________ ______ ____ _____ _______ ______ ____________

In jurnalul de practica, elevul va completa urmatoarele informatii:

1. Care sunt principalele activitati relevante pentru modulul de practica pecare le-ati observat sau le-ati desfasurat ?

2. Ce ai invatat sa faci pentru atingerea competentelor?

3. Care au fost activitatile practice care v-au placut? Motivati.

4. Ce activitati practice nu v-au placut? Motivati.

5.2. Fisa de observatie nr.1

Activitate: Verifica elementele din lista de control pentru derularea discutiei cu clientul

C 2: Planifica actiunile de protocol

Pentru a se realiza o planificare strategica a activitatii pentru evenimentele contractate si pentru a se asigura de existenta tuturor informatiilor necesare, se parcurge o lista de control (checklist) pentru derularea discutiei cu clientul. Sub supravegherea / indrumarea tutorelui de practica, verificati aceasta lista pentru unul din evenimentele ce urmeaza sa se desfasoare in unitatea in care va realizati stagiul de practica si bifati elementele stabilite / fixate cu beneficiarul (clientul).

Observatii ale tutorelui de practica: __________ ______ ____ ____________

5.3. Fisa de observatie nr. 2

Activitate: Analizeaza calitatea serviciilor de restauratie pentru evenimentele organizate

C 4: Participa la alcatuirea ofertei pentru mese festive si oficiale

1. Observati si analizati cu atentie unul din evenimentele organizate de agentul economic in saptamana de stagiu de practica.

2. Dupa incheierea activitatii de observare, mentionati urmatoarele:

- tipul evenimentului __________ ______ ____ __________

- componentele meniului oferit__________ ______ ____ ___________

__________ ______ ____ ___________

__________ ______ ____ ___________

__________ ______ ____ ___________

__________ ______ ____ ___________

- meniul a fost corect intocmit (in conformitate cu regulile de baza privind redactarea meniurilor) ?              da nu. Justificati raspunsul dat.

- asocierea bauturilor cu preparatele culinare s-a facut corect?

da nu. Justificati raspunsul dat.

- au existat disfunctionalitati in activitatea de servire?

da nu. Justificati raspunsul dat.

- ce activitate v-a placut cel mai mult in organizarea acestui eveniment? Justificati.

Observatii ale maistrului sau tutorelui de practica

5.4. Fisa de observatie nr. 3

Activitate: Evidentierea conditiilor minime necesare organizarii evenimentelor

C 1: Identifica tipurile de evenimente pentru care se organizeaza protocol

1. Observati cu atentie daca sunt indeplinite conditiile minime pentru organizarea de evenimente in cazul spatiilor existente in unitatea unde va desfasurati stagiul de practica.

2. Dupa incheierea activitatii de observare, completati fisa de mai jos:

* pentru detalii referitoare la conditiile minime, puteti consulta fisele de documentare din Anexa 1 si Anexa 2.

3. Pe baza informatiilor din fisa de mai sus, apreciati nivelul calitativ si cantitativ al conditiilor minime necesare organizarii evenimentelor

Observatii ale maistrului sau tutorelui de practica

5.5. Fisa de lucru nr. 1

Activitate: Completeaza fisa actiunii pentru un eveniment dat

C 3: Contracteaza actiunile de protocol

Situatie: Pentru evenimentul „Banchet de absolvire a facultatii” la un restaurant de 3 stele, pentru 119 persoane, dupa consultarea mai multor variante propuse, reprezentantul beneficiarului a optat pentru urmatorul meniu:

Cocktail de cruditati

Pastrav inabusit in Riesling, cu smantana

Mixed-grill (muschi de vaca, muschi de porc, ficat de vitel)

Legume mexicane

Salata verde cu lamaie

Melon glace

Petits fours

xxx

Whisky Johnny Walker

Dry Riesling Jidvei

Feteasca Neagra Dealul Mare

Cafea filtru

Vinars Tarnave

Apa minerala / plata Dorna

S-au convenit urmatoarele date: ora sosirii invitatilor 19¹⁵, ora servirii 19⁴⁵, ora plecarii 2⁰⁰.

Cerinte

1. Identificati ce alte informatii ar fi necesare pentru completarea corecta a Fisei actiunii pentru evenimentul din situatia de mai sus (puteti consulta Anexa 3).
2. Avand la dispozitie exemplul prezentat in Anexa 4, completati formularul pentru Fisa actiunii pentru evenimentul mentionat anterior.
3. Fisa actiunii este urmata de incheierea unui contract cu clauze precise pentru ambele parti. Completati un contract de acest tip (solicitand eventuale date suplimentare tutorelui de practica) avand un model de contract in Anexa 5.

Atentie: pentru sprijin in completarea fisei si a contractului, puteti solicita ajutorul tutorelui de practica sau a profesorului de specialitate / maistrului instructor.

Formular Fisa de actiune

Observatii ale maistrului sau tutorelui de practica

5.6. Fisa de lucru nr. 2

Activitate: Completeaza fisa de rezervare pentru un eveniment dat

C 3: Contracteaza actiunile de protocol

Pentru evenimentul care urmeaza sa se desfasoare la finalul saptamanii de stagiu de practica la agentul economic (unde va desfasurati practica), clientul a confirmat rezervarea restaurantului. Inainte de incheierea contractului cu clauze precise pentru ambele parti, trebuie completata fisa de rezervare.

Cerinte: 1. Analizati formularul pentru Fisa de rezervare si identificati informatiile ce trebuie sa le solicitati tutorelui de practica.

2. Completati Fisa de rezervare pentru evenimentul mentionat dupa solicitarea informatiilor identificate la punctul 1. Atentie: pentru sprijin in completarea fisei, puteti solicita ajutorul tutorelui de practica sau a maistrului instructor.

Formular Fisa de rezervare

RESTAURANT:

FISA DE REZERVARE

SEMINAR

COCTEIL

NATURA MANIFESTARII:

NUMELE SOCIETATII: _____ _______ ______ _______    TEL.: _____ _______ ______ ____________

NUMELE RESPONSABIL_____ _______ ______ ______   E-MAIL _____ _______ ______ _______ FAX ___________

ADRESA SOCIETATII SAU RESPONSABIL: __________ ______ ____ ___________________

FACTURARE:                                                 ACONT:

NUMAR PERSOANE	SALON		ORA:
CONDITII DE PRET
MENIU SAU FORMULA COCTAIL		BAUTURI
		APERITIVE VINURI RACORITOARE PAUZA
DETALII MISE-EN-PLACE		MATERIAL
MASA DE ONOARE FORMA MESELOR PLANUL MESELOR PLASAMENTUL LA MASA BRISTOLURI DECORATIA FLORALA

DATA CERERII			OPTIUNE			CONFIRMARE
MOD DE REZERVARE		TELEFON		E-MAIL	VIZITA		CURIER

5.7. Fisa de lucru nr. 3

Activitate: Selecteaza preparate culinare adecvate tipului de actiune de protocol

C 4: Participa la alcatuirea ofertei pentru mese festive si oficiale

Cocteilul este o actiune de protocol la care invitatii stau in picioare si se servesc singuri cu bauturi de la barurile organizate si cu preparate de la masa bufet.

In tabelul urmator, pe prima coloana este prezentata o parte din oferta de preparate culinare a unui restaurant (atentie: preparatele sunt in ordine alfabetica, nu pe grupe de preparate). Tinand cont de particularitatile cocteilului, selectati preparate adecvate din prima coloana in coloana a doua din tabel pentru 3 variante de meniu pentru cocteil.

Preparate culinare	Meniuri pentru cocteil
Budinca cu costita si ciuperci Canapele cu ciuperci Ciuperci umplute Consomme dublu cu pai parmezan Corabioare cu pate de ficat Crema de sparanghel Cruton cu branza si ansoa Escalop de porc cu lamaie si miere File de salau cu sos de scoici de rau Frigarui din ardei gras si branza Oua cu rosii si ansoa Salata berlineza Salata de cartofi Sparanghel cu sos olandez Tartine cu cascaval Tartine cu icre negre Tartine cu sardele pe felii de lamaie Tocana de rata cu gogosari Tocana din muschi de vaca	Meniu nr. 1 pentru cocteil
	Meniu nr. 2 pentru cocteil
	Meniu nr. 3 pentru cocteil

Observatii ale maistrului sau tutorelui de practica

5.8. Fisa de lucru nr. 4

Activitate: Intocmirea meniurilor pentru actiuni cu plasament la masa

C 4: Participa la alcatuirea ofertei pentru mese festive si oficiale

Se da componenta pentru un meniu comandat (in prima coloana din tabel):

Componenta meniului	Preparate si bauturi ordonate corect*
Apa minerala  Cabernet Sauvignon Cafea Cartofi natur Chifle Escalop de porc Zingara Muschi tiganesc Papanasi cu dulceata Pinot  Gris Rosii umplute cu pasta de branza Salata de varza  Saramura de crap  Supa  de pasare cu galuste Tartine cu icre  Vodca

Cerinte

1. Ordonati preparatele si bauturile din meniu in ordinea servirii  (* in coloana a doua din tabel);
2. Verificati daca s-a realizat corect asocierea bauturilor cu preparatele culinare;
3. Specificati tipurile de actiuni cu plasament la masa, la care se poate recomanda meniul prezentat mai sus.

Observatii ale maistrului sau tutorelui de practica

5.9. Studiu de caz

Activitate: Identificarea tipurilor de evenimente pentru care sunt amenajate diferite spatii

C1: Identifica tipurile de evenimente pentru care se organizeaza protocol

1. Observati cu atentie imaginile urmatoare si identificati tipurile de evenimente pentru care sunt destinate spatiile respective (prin amenajare, dotare etc). Puteti consulta fisele de documentare privind conditiile minime necesare pentru organizarea de evenimente si aranjarea spatiilor pentru evenimente (Anexa 2, Anexa 7).

2. Ce alte modalitati de aranjare a spatiilor/ saloanelor ati intalnit in unitatile in care va desfasurati stagiul de practica?

3. Care este oferta de spatii pentru organizarea de evenimente in unitatile in care va desfasurati stagiul de practica?

4. Prezentati oferta de spatiu pentru unul din evenimentele care se pot organiza in unitatea in care va desfasurati stagiul de practica (puteti folosi ca model ofertele din Anexele 8 si 9).

5.10. Miniproiect nr. 1

Activitate: Evidentierea facilitatilor pentru organizarea de evenimente

C 1: Identifica tipurile de evenimente pentru care se organizeaza protocol

Pentru promovarea unitatii / agentului economic unde va desfasurati stagiul de practica si, in acelati timp pentru a va forma anumite competente, tutorele de practica va solicita sa realizati un miniproiect cu tema „Oferta unitatii privind organizarea de evenimente” sub forma unui pliant de prezentare a facilitatilor pentru organizarea de evenimente, care va contine detalii despre toate facilitatile existente, precum:

     o coperta cu sigla, denumirea si si adresa unitatii;

     o scrisoare din partea managerului de evenimente adresata clientului;

     o lista a spatiilor (sali, saloane) disponibile, cu detalii privind numarul de locuri raportat la diferite tipuri de evenimente (dejun sau dejun oficial, dineu, receptie cu bufet, sala de conferinta / reuniune amenajata tip teatru etc)

     planurile salilor cu indicarea dimensiunilor;

     propuneri de meniu pentru dineu, bufet, intalniri de afaceri etc;

     echipamentul audio-video disponibil;

     oferta de cazare (camere disponibile) pentru participantii la eveniment;

     vederi color ale salilor oferite pentru organizare de evenimente etc.

Cerinte

e       miniproiectul va fi realizat in echipe de 2-3 elevi (asa cum sunteti repartizati la agentul economic in stagiul de practica);

e       rezultatele miniproiectului vor fi prezentate atat la agentul economic cat si in fata colegilor de clasa si a profesorului de specialitate si/sau a maistrului instructor;

e       pe baza urmatoarei fise va puteti autoevalua miniproiectul si munca desfasurata pentru realizarea acestuia.

Fisa de autoevaluare a proiectului

Organizarea propriei invatari Am identificat scopurile Mi-am definit sarcinile

Realizarea eficienta a proiectului in echipa Am sugerat noi directii si idei M-am oferit voluntar cand trebuia indeplinita o sarcina

Cautarea informatiilor Am pus intrebari Am cautat elemente pentru proiect Am solicitat clarificari din partea profesorului si colegilor

Identificarea resurselor Am gasit si valorificat resurse Am oferit fapte si opinii celorlalti membri ai echipei

Incurajarea membrilor echipei Am raspuns entuziast celorlalti Am invitat orice coleg sa participe I-am determinat pe ceilalti sa se simta bine

Faciliteaza discutiile am ajutat la stabilirea prioritatilor si la crearea directa am ajutat la distribuirea sarcinilor am ajutat la identificarea schimbarilor necesare si am incurajat producerea acestor schimbari

Intreaba am stimulat discutiile pentru a afla diferite puncte de vedere am eliminat ideile nevaloroase

Rezolvarea problemelor : am propus munca diferentiata am cautat solutii alternative am ajutat echipa sa ia decizii corecte

5.11. Miniproiect nr. 2

Activitate: Identificarea tipurilor de actiuni pentru care se alcatuieste oferta de meniuri si a categoriilor de meniuri propuse actiunilor cu plasament la masa

C 4: Participa la alcatuirea ofertei pentru mese festive si oficiale

In cadrul stagiului de practica desfasurat la agentul economic, veti identifica tipurile de actiuni pentru care se alcatuieste oferta de meniuri, in cadrul evenimentelor organizate in unitatile de alimentatie, apoi veti realiza o minibrosura cu categoriile de meniuri identificate pentru actiunile cu plasament la masa, precum si o prezentare Power Point cu rezultatele miniproiectului.

Cerinte

e       miniproiectul va fi realizat in echipe de 2-3 elevi (asa cum sunteti repartizati la agentul economic in stagiul de practica);

e       miniproiectul va fi prezentat, in echipa, celorlalti colegi de clasa si profesorului de specialitate si/sau a maistrului instructor, pentru a fi evaluat;

e       pe baza fisei cuprinse in cadrul instrumentului de lucru de la subpunctul 5.10, va puteti autoevalua miniproiectul si munca desfasurata pentru realizarea acestuia.

5.12. Portofoliul de practica

Portofoliul de practica poate fi utilizat ca instrument de evaluare a atingerii competentelor de catre elev, impreuna cu fisa de observatie a activitatii elevului intocmita de indrumatorul de practica (profesorul de specialitate/ maistru instructor / tutore de practica).

Portofoliul de practica va cuprinde:      jurnalul de practica      fise de observatie      fise de lucru      studii de caz      rezultate ale proiectelor / miniproiectelor      fise individuale pe o tema de practica      fise de observatie a activitatii elevului pe durata derularii practicii      documentatii tehnice      fise de evaluare (concepute de indrumatorul de practica)      aplicatii etc

6. Organizarea evaluarii

Procesul de evaluare pe parcursul anului si evaluarea finala trebuie sa urmareasca gradul de dobandire a competentelor si nu nivelul de cunostinte acumulate. Cunostintele stiintifice nu reprezinta decat cadrul in care se dezvolta competentele. Astfel, evaluarea va urmari masura in care elevul a dobandit competentele cerute, conform criteriilor de performanta din Standardul de Pregatire Profesionala si respectand conditiile de aplicabilitate impuse. Se va aplica o evaluare continua, de tip formativ, iar la finalul modulului, de tip sumativ, pentru verificarea atingerii competentelor.

Criteriile specifice de evaluare vor fi preluate din Standardul de Pregatire Profesionala de catre profesor si prezentate elevului. Elevul poate fi integrat in evaluarea activitatilor sale, consolidand astfel, capacitatea de a se autoevalua si marind gradul de transparenta a acordarii notelor.

Evaluarea finala (sumativa) a competentelor trebuie realizata in concordanta cu precizarile incluse in Standardul de Pregatire Profesionala.

Evaluarea pe parcursul anului (formativa) se realizeaza prin diverse tipuri de probe de evaluare (orale, scrise, practice), in functie de specificul competentei.

Pe parcursul anului, elevul trebuie sa fie supus evaluarii prin probe de evaluare diferite, in momente diferite, iar rezultatul final al evaluarii (atingerea competentelor) va avea in vedere progresul realizat de acesta.

Pe parcursul unei saptamani de practica la agentul economic, elevului i se va inmana o fisa de lucru in care i se specifica activitatile care vor fi evaluate. Activitatile supuse evaluarii sunt criteriile de performanta si conditiile de aplicabilitate ale competentei evaluate.

Ca instrumente de evaluare se pot folosi:

o      fise de observare

o      fise de lucru

o      fise de autoevaluare

o      portofoliile

o      prezentarea practica si orala a proiectelor etc.

Orice alt material elaborat de catre elev sau utilizat de catre profesor pentru evaluare poate constitui o dovada a evaluarii competentelor elevului.

Rezultatele activitatilor desfasurate si ale evaluarilor, colectate atat de catre indrumatorul de practica, cat si de catre elev, trebuie stranse si organizate intr-un anumit loc, astfel incat informatiile sa poata fi regasite cu usurinta.

Pentru elevi, aceste tipuri de dovezi, alaturi de alte experiente pe care le pot avea in timpul stagiului de practica la agenti economici, pot fi colectate intr-o „mapa a elevului”.

Mapa elevului ar putea contine:

Rezultate ale lucrarilor de evaluare efectuate pentru teme din domeniul profesional sau abilitati cheie;

Rezultate ale activitatilor de autoevaluare si dovezi ale discutiilor care au avut loc;

Opiniile elevilor privind activitatile desfasurate;

Planuri de actiune /evaluari /activitati viitoare planificate si efectuate de catre elev;

Comentarii ale profesorului privind atitudinea si rezultatele elevului.

Anexe

Anexa 1Fisa de documentare nr. 1 - Tipuri de evenimente - conditii necesare

Anexa 2 Fisa de documentare nr. 2 – Conditii minime necesare pentru organizarea de evenimente

Anexa 3Fisa de documentare nr. 3 – Contractarea actiunilor de protocol

Anexa 4Fisa de documentare nr. 4 – Fisa – Contract de actiune

Anexa 5 Fisa de documentare nr. 5 – Model de contract – cadru pentru organizarea de evenimente

Anexa 6Fisa de documentare nr. 6 – Tipuri de evenimente care se pot organiza

Anexa 7Fisa de documentare nr. 7 – Aranjarea spatiilor pentru evenimente

Anexa 8Fisa de documentare nr. 8 – Oferta de spatii si servicii pentru conferinta/ prelegere

Anexa 9 Fisa de documentare nr. 9 – Oferta de spatii si servicii pentru seminar / intalniri de afaceri

Anexa 1 - Fisa de documentare nr. 1

Tipuri de evenimente - conditii necesare

Organizarea de evenimente: reuniuni, congrese, conferinte, simpozioane, seminarii etc joaca un rol important in activitatea din hoteluri si restaurante.

Conditiile necesare pentru a concura cu succes pe piata organizarii de evenimente pot fi ierarhizate astfel:

Conditii generale

Organizare perfecta Echipament modern pentru derulare de conferinte, seminarii Servicii perfecte Oferta gastronomica adecvata Calitate superioara a ofertei Existenta unor spatii pentru expozitii

Amplasament

Acces usor din punct de vedere rutier Ambianta naturala atractiva Zona geografica centrala Obiective turistice atractive Oras turistic renumit

Modul prin care a fost selectata locatia

Recomandare Ghid turistic Agentie de turism Presa de specialitate

Pentru derularea optima a unui eveniment, se impune o mare flexibilitate din partea personalului si deci, gasirea unor solutii rapide in caz de disfunctii inerente.

Anexa 2 - Fisa de documentare nr. 2

Spatii de cel putin 4 m latime, 2.5 m inaltime, o suprafata utila de cel putin 36 mp;

Iluminat natural si posibilitate de acoperire a geamurilor (intunecarea incaperii);

Iluminat artificial de min. 300 Lux;

Ventilare adecvata a spatiului (aer conditionat);

Zgomot exterior de max. 45 dB;

Cel putin 3 prize in spatiu;

Mobilier (mese, scaune) pentru cel putin 20 participanti;

Decoratiune adecvata: culori relaxante, flori, instalatii de aerosoli cu arome florale etc;

Modalitati de amenajare flexibila a spatiului: glasvand pe sine, pereti mobili, paravane, suporturi metalice pe care se pot agata table, panouri, flipchart, ecran etc;

Lista de preturi cu mijloace disponibile;

Dotare tehnica: retroproiector cu lampa de rezerva, ecran de proiectie, instalatie de proiectie audio video, tabla, flipchart cu hartie si markere, tablou de afisaj, aparat de fotocopiat , laser pointer, microfoane cu sau fara fir, telefon, fax, internet etc.

Anexa 3 - Fisa de documentare nr. 3

CONTRACTAREA ACTIUNILOR DE PROTOCOL

          Rezervarea actiunii – se face ca urmare a raspunsului clientului la o oferta. Raspunsul trebuie facut in scris, cu mentionarea acceptarii conditiilor evenimentului (conditii de desfasurare, suma de plata aferenta serviciilor efectuate, modalitati de plata).

          Incheierea contractului dupa efectuarea rezervarii ferme (cerere – oferte - confirmare), se pregateste un contract in care se stabilesc obligatiile fiecarei parti. Se plateste eventual un avans in baza contractului.

Numele persoanei de contact

Pentru buna desfasurare a evenimentului, se alcatuieste fisa actiunii in care se noteaza toate detaliile evenimentului.

FISA ACTIUNII

Data actiunii

Modalitatea de plata

Coordonatele societatii solicitante

Descrierea prestatiilor cerute de client

Orele intre care se va desfasura evenimentul

Avansul virat

Detalii referitoare la aranjarea salii

Detalii despre pretul meniului

Detalii referitoare la suplimentele servite

Detalii referitoare la meniul agreat

Numarul de persoane confirmate

Locul in care are loc manifestarea

Toate schimbarile survenite la cererea clientului vor fi notate in Fisa cu modificari, care va fi semnata de managerul de eveniment. Atat „Fisa actiunii” cat si „Fisa cu modificari” vor fi completate pentru fiecare eveniment in parte, iar facturarea clientului se va face in functie de datele mentionate in aceste doua documente.

Fisa actiunii trebuie completata cu multa rigoare la toate rubricile pe care le include, eventualele erori putand duce la esecul actiunii. Numarul de exemplare in care se intocmeste fisa actiunii depinde de sectoarele care vor fi implicate in derularea acesteia.

De exemplu:

T         Originalul cu prima copie sunt expediate clientului pentru a confirma comanda sa, prima copie semnata de client se constituie ca un veritabil contract de vanzare si va fi trimisa inapoi la unitate;

T         A doua copie – la directorul de hotel si/ sau la receptie, pentru rezervarea saloanelor si facturare;

T         A treia copie – la serviciul Banchete pentru organizarea actiunii;

T         A patra copie – la bucatarie pentru a planifica si realiza productia;

T         A cincea copie – la directorul de restaurant sau la asistentul acestuia;

T         A sasea copie – la serviciul comercial (aprovizionare) sau control restauratie.

In functie de categoria unitatii hoteliere, de importanta actiunii, copiile suplimentare pot fi prevazute si pentru alte departamente: bar de serviciu, laborator cofetarie, serviciul „stewarding”, tehnic, financiar.

Anexa 4 - Fisa de documentare nr. 4

Fisa – Contract de actiune

Fisa – Contract
Denumire firma:…………………………….. Participanti: aprox. 200 Organizator………………………………….. Sosire: ora 19,30 Servire: ora 20,00 Adresa……………………………………….. Acont: …………………… lei Telefon ……………………………………… Termen plata acont: ………… Data eveniment………………………….Pret total/cuver…………… lei Salon ………………………….. TVA ………% Tip eveniment: Dineu cu dansData …………………………..
Meniu	Aranjarea salii	Pret	Servicii oferite	Pret
Consommé dublu Pai parmezan File de calcan Muschi de vaca Wellington Garnitura de legume Ananas cu kirsch Cafea Lei ………… (fara TVA)	Inchiriere salon	Inclusiv	Masa bufet / tacamuri
	Flori	20 x …. lei	Lista de meniu	Lei …………
	Suport lumanari		Plan de masa tiparit	Inclusiv
	Maestru ceremonii		Cartoane de primire	Inclusiv
	Spoturi lumini	Inclusiv	Ring de dans	Inclusiv
	Formatie de muzica	Lei …………	Pupitru
	Masa formatiei de muzica	8 x ……. lei	Proiector
	Pian	Inclusiv	Tabla / flipchart
	Casete muzica		Fotograf
	Microfon	Inclusiv	Vestiar	Inclusiv
	Cabaret		TVA
	Prajituri / tort		Factura nr.	2430
			TOTAL	Lei ………………..
Cerinte speciale
Cafea …………………..Toate bauturile si tigarile vor fi platite cash de fiecare invitat individual. Ceai ………………….. Prelungire program pana la ora …… Vinuri: ……………………… Fara masa de onoare Lichioruri ..………………… 20 x 10 cuvere, Tigarete……………………… 4 meniuri vegetariene, nr. mesei si numele invitatilor urmeaza a fi notificate
De transmis la: Client Departament Control financiar Director general Bucatar – sef Asistent manager Receptie hotel Director restaurantConcierge Sef aprovizionare
Prezenta constituie confirmarea dumneavoastra si contractul pentru evenimentul ce urmeaza a fi organizat. Numarul exact al participantilor la masa trebuie sa ne fie comunicat cu cel putin 48 ore inainte de data fixata pentru eveniment. Plata se va face intr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul. Va rog sa semnati si sa ne restituiti o copie. Semnatura

Anexa 5 - Fisa de documentare nr. 5

Model de contract cadru pentru organizare de evenimente

CONTRACT

PENTRU CONGRESE, CONVENTII & INCENTIVE^*

PARTILE CONTRACTANTE

HOTELUL+ RESTAURANTUL	AGENTIA DE TURISM
Numele companiei / societatii	Numele companiei / societatii
Adresa	Adresa
Tel :	Tel :
Fax :	Fax :
e-mail :	e-mail :
Certificat de clasificare numarul / anul :	Licenta, numarul si categoria:
Cod fiscal:	Cod fiscal:
Contul si banca prestatorului	Contul si banca agentiei de turism
Coordonatorul actiunii -numele si functia	Coordonatorul actiunii -numele si functia

SCOPUL CONTRACTULUI

- Pentru furnizarea serviciile mentionate in continuare pe capitole si subcapitole

Toate serviciile solicitate vor fi marcate in casuta, respectiv prin bifare cu X sau se vor trece chiar numar, date concrete etc, iar in addendum se va face explicitarea in extenso a tuturor serviciilor solicitate.

This Contract is based on the IH&RA / UFTAA Code of Practice (1999) and article numbers quoted therein refer to the corresponding articles.

Acest contract se bazeaza pe prevederile Codului de Practici FIHR / ANAT (2002), iar articolele mentionate cu asterix se refera la cele corespondente din Codul de Practici.

I IDENTIFICAREA ACTIUNII (DENUMIREA GRUPULUI)

Programul complet si orarul manifestarii Datele de sosire / plecare Perioada (sezonul)

Numarul de persoane Simbol actiune / Cod rezervare grup ..

II PROCEDURI DE DECONTARE / FACTURARE

Data limita impusa pentru plata Depozit de garantie solicitat Politici de anulari* Termenul limita de decomandare Cont principal pentru plata serviciilor agreate (Master Account) Cont secundar pentru plata altor servicii

Verificarea finala / bun de plata Garantii pentru mese / bauturi Taxe de neprezentare / no show * Plati prin banca, carti de credit etc Costuri telefonice + fax + internet / modalitate de plata

* Anexele 4 si 5 * Art. 14, 15, 16

III ORGANIZAREA

Buget estimat (se trece in addendum) Receptie separata pentru primire delegati Acces la Business Centre Security si / sau escorta pentru VIP	Asigurarea actiunii la o companie de asigurari Punct informatii turistice
IV CAZARE
Rezervare de camere Rooming list Gratuitati si upgrade Camere fumatori / nefumatori	Politica de sosiri / plecari/ decomandari Amenities (materiale gratuite in camere) Accesibilitate pentru persoane cu handicap Taxe suplimentare pentru transport bagaje
V SALI DE CONFERINTE / DE TRATATIVE / CEREMONII

Sali de conferinte (dimensiuni/ numar) Sali de tratative /ateliere (workshop) (dimensiuni/ numar) Spatiu de expozitie (suprafata) Salon special pentru dejunuri /Dineu de gala Zona de repaus pentru VIP Incapere Centru presa Scena sau podium (subliniati) Ecrane fixe Flipchart Table de scris albe / negre Ring de dans Spatii de depozitare pentru diverse Aviziere / locuri afisaj Acoperitori / fete de masa speciale Cartoane cu nume membrii din prezidiu	Aranjarea / dispunerea salilor Aranjarea locurilor / scaunelor Aranjamente masa prezidiu Decorarea salilor Podium special si pupitru pentru vorbitori Garderoba / Vestiar Desk receptie inregistrare delegati / informatii Secretariat (nr. incaperi) Izolare fonica Indicatoare / marcare sali Numar de masa Drapele si / sau steaguri la mese
VI ECHIPAMENT AUDIO – VIZUAL / COMUNICATII
Computere si/sau imprimante (subliniati) Fotocopiatoare simple si/sau profesionale Faxuri Linii telefonice directe IDD / ISDN Telefoane de circuit intern Echipamente complete de traducere simultana Cabine insonorizate pentru traduceri simultane Sistem de iluminare Mese / stative pentru proiectoare Hyperlink intre site-ul organizatorului si al hotelului Indicator (lanterna) cu laser Sistem vot interactiv Proiector de film pe 16 / 35 mm Verificare si confirmare voltaj /frecventa etc	Microfoane fara fir Microfoane pe stativ in sala Microfoane pupitru vorbitori / mese/ prezidiu Microfoane de rever / tip TV Camera video/ videorecorder Televizoare / large screen TV Proiector LCD Videoproiector Retroproiector Drepturi de autor / copyright fees Adaptoare pentru echipamente aduse UPS-uri

VII ALTE PRESTATII

Ceremonie de taiere a panglicii Livrarea materialelor in camerele delegatilor Huse festive pentru scaune banchet/ gala Package-uri / aranjamente speciale la alte hoteluri sau asimilate

Décor floral mese / prezidiu / scena Decorarea spatiilor Pungi/ sacose promotionale eveniment Cadouri personalizate in camerele de hotel

VIII TRANSPORT

Autocare sau limuzine gratuite Transport naveta Tur de oras Transport in comun / curse speciale

Tururi pre&post actiune Parking alocat / nr. locuri

IX ALIMENTATIE (PREPARATE / BAUTURI)

Mic dejunuri / dejunuri / cine Gustari Cocteiluri Receptie de bun venit Dineu de gala Degustare gastronomica / de vinuri Pauze cafea (coffee breaks) Aperitive/vin/sampanie/digestive/ prajituri/torturi/foietaje	Sticle de apa la pupitrul vorbitorilor Sticle de apa in salile de sedinte Masa pentru interpreti / solisti Meniuri vegetariene / speciale (vegetarian, kosher) Taxa de servire a bauturilor
X PERSONAL / RESURSE UMANE

Maestru de ceremonii Tehnician audio-vizual Translatori / traducatori Animatori Serviciu de hostess

Fotografi Receptioneri

XI DISTRACTIE / ENTERTAINMENT

Orchestra simfonica / de camera Muzicieni de acompaniament/cor Live show Formatie de muzica usoara Dansuri folclorice Cantareti

Pian Disk jokey (DJ) Comici Karaoke

XII TIPARITURI / PAPETARIE

Tiparirea programelor Mape pentru documente/seminarii Materiale de scris (hartie, creioane, pixuri etc) Bannere

Invitatii tiparite Bilete tiparite

PENTRU HOTEL+RESTAURANT	PENTRU AGENTIA DE TURISM
Numele si prenumele persoanei autorizate . Semnatura Stampila Data	Numele si prenumele persoanei autorizate . Semnatura Stampila Data

* Acest contract-tip a fost elaborat de F.I.H.R. & A.N.A.T. ca Anexa la Codul de Practici privind Relatiile Contractuale dintre Hoteluri si Agentiile de Turism.

Prestatorul si agentia de turism vor specifica in scris, ca addendum la acest contract-tip, orice element care vine sa clarifice in mod neechivoc, orice prestatie solicitata, cum ar fi:

Programul / datele intre care se desfasoara manifestarea, datele intre care se solicita cazarea, structura camerelor- single, duble, apartamente, numar de gratuitati acordate; zilele si orele in care vor fi utilizate fiecare dintre salile si echipamentele solicitate, dotari suplimentare solicitate, cine, cand si ce cadouri pune in camere si cine le furnizeaza etc.

Numarul de incaperi/sali solicitate; pentru fiecare incapere solicitata: suprafete, capacitati, numarul de persoane, tipul de dispunere a scaunelor, spatii adiacente necesare si modalitati de securizare a acestora etc.;

Caracteristici si/sau performante cerute pentru fiecare din echipamentele solicitate si numarul acestora, pe fiecare secventa a manifestarii si intervalul de timp etc;

Meniurile si bauturile ce vor fi servite pentru fiecare tip de actiune/secventa in program, tipurile de meniuri speciale solicitate, cantitati, numar de portii, orele de incepere si durata tratatiilor/ meselor etc;

Modele/mostre de tiparituri sau altele similare care vor fi furnizate de hotel, cantitati pentru fiecare, termene de livrare, logo-uri sau texte ce vor fi tiparite, inserate pe bannere, pungi etc;

Steaguri / drapele: pentru ce tari, numar, perioada de arborare/ instalare pe mese etc;

Tipul, capacitatea si orarul mijloacelor de transport ce vor fi asigurate de hotel;

Lista nominala a reprezentantilor organizatorului / agentiei de turism sau a unor terti cu care va lucra, persoanele imputernicite sa modifice, sa comande in plus cantitati, servicii etc sau sa decomande in timp util, fara penalitati, cantitati/ meniuri sau servicii etc;

Lista nominala (Rooming list) a clientilor delegati la cazare si tipul de camere solicitate, a celorlalti delegati si elemente de identificare prin ecusoane etc;

Masuri speciale de securitate pentru VIP – delegati sau invitati - si lista acestora, furnizata de agentia de turism /organizator

Programul detaliat pe ore, numar de participanti pe fiecare secventa etc;

Plata:

1.      Din contul principal (Master Account): se va specifica pentru care servicii se va face de organizator/ agentie de turism (cazare, mesele comandate si bauturile aferente pe baza de meniuri, inchirierea salilor si /sau a echipamentelor, telefoane, faxuri, e-mail sau internet, mijloacele de transport ale hotelului sau de la terti angajate de hotel, personal extern adus de hotel: hostesses, translatori-interpreti, security etc)

2.      Partiala sau totala a unor prestatii (extras: servicii suplimentare solicitate de organizatori sau delegati, cine semneaza acceptarea la plata din partea reprezentantilor organizatorului si specimene de semnaturi ale acestora etc)

3.      Care sunt serviciile care se achita direct de delegati / clientii hotelului

4.      Numele si prenumele persoanei care da bun de plata facturii finale, dupa centralizarea notelor de plata / incheierea actiunii;

5.      Cuantumul si / sau suma efectiva a garantiilor pentru fiecare dintre costurile implicate pentru: cazare, mese, bauturi, inchiriere echipamente si servicii sau personal auxiliar adus din exterior, bilete de spectacole sau altele procurate de hotel, aranjamentele florale, decoratiuni speciale pentru eveniment, bannere, mijloace de transport etc;

6.      Data limita pentru plata serviciilor furnizate, pe baza de factura (in 7 zile, 14 zile)

7.      Termenele limita pentru decomandari: separat pentru cazare si separat pentru cele mentionate la punctul 5 de mai sus.

Partile agreeaza ca cele mentionate ca explicatii sunt orientative si consimt sa treaca in addendum orice alte elemente care sunt cuprinse in textul Codului de Practici si/sau in anexele sale sau combinate cu contractul hotelier si care, coroborate cu: date, schite de amplasament sau suprafete, cantitati, specificatii pentru echipamente, colaboratori externi etc sa contribuie la reusita actiunii si evitarea neintelegerilor ulterioare, care pot genera conflicte / arbitraje sau procese in instanta etc.

Anexa 6 - Fisa de documentare nr. 6

Tipuri de evenimente care se pot organiza

a    CONGRESUL – manifestare cu caracter informativ, de la 100 la 1000 persoane, durand intre 2 sau 3 zile. Restauratia se ocupa de organizarea banchetelor, a meselor principale, a pauzelor.

a    REUNIUNE – manifestare cu caracter comercial, promotional, publicitar sau informativ, grupand de la 30 la 150 persoane. Durata evenimentului trece rar de 3 zile. Restauratia asigura mesele principale, eventual cocteiluri si punerea la dispozitie permanent de bauturi (bar deschis).

a    CONFERINTA – reuniune in cursul careia o persoana trateaza un subiect, fara participarea activa a publicului, acesta fiind doar auditoriu.

a    COLOCVIU – reuniune animata de experti, cu un subiect dat, durand mai multe zile.

a    SEMINAR – se constituie ca o reuniune de lucru. Avand o durata de la 3 la 5 zile, restauratia asigura mesele principale si pauzele cu racoritoare.

a    SIMPOZION – un grup de experti discuta intre ei despre un subiect in fata publicului, care este astfel informat despre implicatiile acestuia.

a    DEJUN OFICIAL / DINEUL DE GALA – se organizeaza cu prilejul unor vizite la nivel inalt, in prezenta unor personalitati marcante din viata sociala, oameni de afaceri, de arta etc. participa un numar mai mic sau mai mare de invitati, in functie de interesele organizatorilor , de posibilitatile concrete ale unitatii. Dejunul se desfasoara in intervalul 12,00 – 15,00, iar dineul in intervalul 18,30 – 21,30, durata fiind in medie de de doua ore. Tinuta ospatarilor, calitatea preparatelor si a serviciilor trebuie sa fie la nivelul maxim al exigentei.

a    LUNCH – semnifica o masa usoara, luata la ora pranzului.

a    COCTEIL – se organizeaza cu ocazia prezentei unor delegatii straine, inaugurarea unor firme sau a altor obiective economice, sociale, culturale, in cinstea participantilor la diferite congrese stiintifice, manifestari culturale etc. Actiunea se organizeaza la cererea beneficiarilor la dejun sau la cina. In functie de numarul participantilor si dorinta organizatorilor, cocteilul poate dura o ora sau chiar mai mult. Invitatii stau in picioare si se servesc singuri cu bauturi de la barurile organizate si cu preparate de la masa bufet.

a    BANCHET – este o masa care reuneste un numar mare de invitati (de la 15 pana la 1000 sau chiar mai mult), carora li se serveste acelasi meniu. De obicei dureaza circa 2 ore (timp destinat pentru servirea preparatelor).

a    RECEPTIE – desemneaza o manifestare cu caracter festiv si de inalt nivel, in cursul careia se servesc preparate si bauturi de o calitate deosebita. Se organizeaza in aceleasi imprejurari ca si cocteilul, dar si la actiuni mult mai importante: ziua nationala, in cinstea unor delegatii straine la nivel inalt. De asemenea, numarul invitatilor este mai mare, gama sortimentala mult mai bogata si variata, poate dura mai mult, in functie de dorintele organizatorilor. La fel ca si la cocteil, invitatii se servesc singuri de la barurile aranjate in salon si de la masa bufet. La receptie se pot organiza mese cu plasament (farfurie suport si tacamuri), dar invitatii raman tot in picioare.

a    CUPA DE SAMPANIE – se organizeaza cu ocazia unor acorduri protocolare, economice, conferinte de presa, aniversare unor institutii sau firme, premierea sportivilor etc. Se ofera sampanie si, eventual piscoturi. Actiunea in sine este relativ simpla: ospatarii poarta tavile cu flutele sau cupele de sampanie si piscoturile asezate pe farfurii de desert. Tinuta ospatarilor este este aceeasi ca si la cocteil. Dupa servire ospatarii se retrag si revin pentru a debarasa.

Anexa 7 - Fisa de documentare nr. 7

ARANJAREA SPATIILOR PENTRU EVENIMENTE

Alegerea variantei optime

Numarul de persoane

Caracteristicile salii (suprafata, forma)

Tipul evenimentului

u    Aranjarea conventionala sau stil teatru (numit si stil parlament)

Prezidiul va fi plasat pe o estrada bine centrata, in fata auditoriului. In cazul participarii a 200 persoane este necesar sa se amenajeze o alee centrala.

Modalitatea de aranjare este urmatoarea:

a    se determina amplasarea mesei vorbitorilor (centrata, la extremitatea salii);

a    primul rand de scaune va fi plasat la 1,80/ 2,50 m de prezidiu;

a    spatiul intre doua scaune va fi de minimum 5 cm;

a    distanta intre doua randuri va fi de 40 – 50 cm;

a    aleea centrala va avea 1,50 – 2,00 m, daca numarul participantilor depaseste 200;

a    se lasa alei de degajare de 1,5 m pe margini.

u    Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru

Se recomanda sa se procedeze astfel:

a    se acopera mesele cu fete de masa speciale pentru asemenea actiuni;

a    se aseaza pentru fiecare persoana o mapa, un creion, foi de hartie;

a    se aseaza un pahar/ persoana si se repartizeaza pe masa sticle cu apa minerala si alte bauturi racoritoare, in functie de comanda;

a    se aranjeaza flori in sala cu multa discretie.

u    Aranjarea mesei in forma de I

Se recomanda ca latimea mesei sa fie de 1,20 –1,50 m, astfel incat participantii sa poata vedea fara dificultate. Aceasta dispunere se utilizeaza pentru actiuni la care numarul participantilor nu depaseste 30.

Daca nu se doreste a se da reuniunii un caracter oficial, masa se organizeaza ca la punctul precedent adaugand doua mese semirotunde.

Pentru a da posibilitatea organizatorilor de a putea selecta oferta potrivita in functie de interesul propriu si scopul propus, prestatorul poate prezenta oferte de spatii si servicii pentru organizare de evenimente tip conferinta, seminarii, training etc.

Anexa 8 - Fisa de documentare nr. 8

OFERTA DE SPATII SI SERVICII PENTRU CONFERINTA/PRELEGERE

Dispunerea locurilor Parlament / Cinema La cerere: Spatii pentru activitate de grup	Nr. participanti de la 20 in sus	Dotare Mese de seminar sau conferinta (usoare, mobile), scaune cu si fara brate laterale, usor de stivuit, iar la peste 100 participanti scaune cuplabile Asistenta Asistenta din partea unui responsabil specializat in organizarea de conferinte Prezenta unei persoane de contact calificate pe parcursul pregatirii si derularii intregii manifestari Oferta de servicii de secretariat Asigurarea transmiterii rapide de mesaje Confort Hotel de categorie superioara Dotare specifica a camerelor (masa de scris, birou, lampa de birou, telefon cu acces internet) Oferta de programe complementare in afara hotelului Cerinte speciale Hol pentru prezentare produse
Metode si echipamente a) Metode Prelegere. Proiectii de date si filme video. Prezentare. Stand (infomarket) b) Echipamente Retroproiector. 3 flipcharts. 2-20 panouri de afisaj. Videorecorder. Statie de muzica. Sistem de sonorizare. Microfon. Proiector pentru ecran mare. Tv. Acces internet. Spatii Sala mare si spatii pentru activitate de grup. 0,8-2 m2 pe participant Podium circa 20-40 m2 Inaltimea spatiului: de la 3,5 m in sus Climatizare cu reglare temperatura si ventilatie. Iluminare reglabila (telecomanda) si fara efecte de reflexie (orbire) Tehnica de intunecare mecanica sau electrica a spatiului, respectiv de umbrire (protectie solara) Loc de munca pentru PC, posibilitate de transfer de date Birou pentru organizare conferinta (secretariat) Spatiu pentru pauze, garderoba

Anexa 9 - Fisa de documentare nr. 9

OFERTA DE SPATII SI SERVICII PENTRU

SEMINAR/INTALNIRI DE AFACERI

Dispunerea locurilor In forma de U Scaune amplasate in cerc Masa rotunda	Nr. participanti 6-30 persoane	Dotare Mese speciale pentru seminar (usoare, mobile), scaune ergonomice cu brate laterale de sprijin, mobilier functional (carucior pentru retroproiector, container pentru accesorii etc). Asistenta Asistenta din partea unui responsabil specializat in organizarea de conferinte Disponibilitate rapida a acestei asistente Prezenta unei persoane de contact calificate pe parcursul pregatirii si derularii intregii manifestari Punerea la dispozitie a tehnicii cerute conform unui checklist al clientului care se va controla continuu Consumabile: accesorii pentru echipamentele utilizate (markere, folii, hartie-afis, cartonase etc.). Confort Dotare specifica a camerelor (masa de scris, birou, lampa de birou, telefon cu acces internet) Sauna si Solarium Cerinte speciale Asistent de seminar
Metode si echipamente a) Metode Moderator / Trainer. Prezentare / Prelegere Activitate de grup b) Echipamente Retroproiector. 2 flipcharts. 4 panouri de afisaj. Ecran. Videorecorder si camera video. Statie muzicala (Recorder, CD-player). TV. Internet pentru trainer. Spatii 40 - 120 m2 (2,5 – 3 m2 pe participant, 15 – 20 m2 pentru trainer), spatii mari, luminoase, functionale Izolare fonica si vizuala (fara deranj, zgomot etc) Climatizare agreabila, posibilitate de reglare a temperaturii si a ventilatiei. Iluminare reglabila (telecomanda), fara efecte de reflexie (orbire), tehnica de intunecare mecanica sau electrica a spatiului, respectiv de umbrire (protectie solara) Loc de munca pentru PC, posibilitate de transfer de date Spatii pentru activitati de grup Hol pentru pauze Spatii separate de servire a mesei pentru clientii participanti la conferinte

Bibliografie

1.     Chiriac, Alexandra Crina (2004). Asistenta turistica in organizarea evenimentelor, Bucuresti: Editura THR – CG.

2.     Florea, Constantin, Belous, Madalina (2004). Organizarea de evenimente si banquetingul in structurile de primire, Bucuresti: Editura THR – CG.

3.     Florea, Constantin, Bugan, Marian (2003). Maitre d`hotel, Bucuresti: Editura GEMMA PRINT.

4.     Florea, Constantin, (2004). Manualul directorului de restaurant. Bucuresti: Editura THR – CG.

5.     *** – Legea nr. 319 / 2006 privind securitatea si sanatatea in munca.

6.     *** – Legea nr. 258 / 19 iulie 2007 privind practica elevilor si studentilor.

7.     *** – OMECT nr. 1702 / 06.08.2007 referitor la aprobarea conventiei cadru privind efectuarea stagiului de pregatire practica in intreprindere de catre elevii din invatamantul profesional si tehnic

8.     www.datech.ro

9.     www.griffhotel.ro

10.  www.protempusdesign.com

11.  www.sali-conferinte.ro

12.  www.sepiafd.rulz.ro