Instrumente specifice structurii organizatorice a agentiei de turism

1. REALIZAREA GRAFICA A STRUCTURII ORGANIZATORICE

Organigrama conducerii agentiei (firmei) este o reprezentare grafica a

structurii organizatorice care ilustreaza toate componentele structurale de la post la ponderea ierarhica.

Organigramele se pot clasifica in:

generale (de ansamblu) si partiale (dupa sfera de cuprindere a ilustrarii structurii organizatorice);

piramidale si “in foi de trefla” (dupa forma reprezentarii);

ordonale de sus in jos si de la stanga la dreapta(dupa sensul reprezentarii).

Compartimentele intalnite la marea majoritate a agentiilor de turism sunt:

biroul de turism intern;

biroul de turism extern organizat pe:

outgoing (trimiteri de turisti romani in strainatate)

incoming (primire de turisti straini in Romania)

biroul transporturi;

tiketing;

contabilitate;

marketing (optional).

In cazul unor agentii de turism de dimensiuni mici activitatea acestor birouri se desfasoara la nivelul biroului transporturi si biroului turism , care sunt obligatorii si la care se pot adauga si alte birouri (tiketing, marketing), in cadrul carora angajatii acumuleaza mai multe atributii.

2. FISA POSTULUI

Fisa postului este un document operational foarte important care contine 1-3 pagini si care reprezinta in detaliu elementele impuse unui salariat pentru a putea exercita in conditii normale activitatea.

Ea cuprinde informatii referitoare la:

denumirea postului si localizarea acestuia (department echipa de lucru);

obiectivele postului (ex. Pentru un “director de resurse umane” obiectivele postului sunt: planificarea resurselor umane; recrutarea,selectia si instruirea; stabilirea sistemelor de beneficii si recompense);

relatiile cu celelalte posturi; se precizeaza pe scurt numarul persoanelor supervizate (daca este cazul) si denumirea persoanelor supervizate;se mentioneaza si superiorul direct al postului;

nivelul ierarhic pe care se plaseaza;

sarcinile – cheie (o prezentare a celor mai importante sarcini ale postului, precum si rolul acestora in cadrul firmei);

lista detaliata a sarcinilor si responsabilitatilor;

autonomia postului si autoritatea acordata;

conditii de lucru: descrierea mediului de lucru (spatiu, echipamente, conditii fizice, siguranta si protectie, stress) si a programului de lucru;

specificatia postului: cunostintele si experienta necesare titularului postului; diplome, licente, certificate; calitatile de care are nevoie ocupantul postului – portretul angajatului ideal-;

modul de evaluare si recompensare.

Scopurile intocmirii fisei postului :

ajuta la definirea postului pentru noii titulari;

este un instrument util pentru evaluarea muncii si a comportamentului salariatului.

DIRECTOR – ADMINISTRATOR UNIC

Studii: Academia de Studii Economice – specializarea Turism-Servicii

Experienta in domeniu: 14 ani

Cunostinte complementare: limba engleza, franceza, operare PC si Macintosh

Atributii:

• Coordoneaza activitatea globala a agentiei;
• Aproba programele propuse de compartimentele de specialitate;
• Incheie contracte cu prestatorii interni sau externi si contracte – cadru cu clientii interni si externi;
• Aproba bugetele de promovare si publicitate;
• Reprezinta agentia in relatiile cu partenerii, asociatiile profesionale si alte institutii
• Verifica si aproba balantele si bilantul;
• Stabileste politica de dezvoltare si supune atentiei Adunarii Generale a Actionarilor masurile preconizate;
• Cauta permanent noi parteneri si oportunitati de afaceri pentru marirea volumului de incasari si a prestigiului firmei;
• Informeaza periodic, asupra activitatii globale, Adunarea Generala a Actionarilor si Comisia de Cenzori;
• Are intreaga responsabilitate, libertatea de decizie deplina si autoritatea completa asupra salariatilor agentiei.

Prezenta fisa reprezinta doar un minim inventar al atributiilor, acestea putand fi completate, in desfasurarea activitatii, prin decizia directorului.

Nerespectarea prezentelor atributii atrage dupa sine sanctiuni administrative.

SEF COMPARTIMENT OPERARE – PROGRAMARE

Document online: Manual de alpinism si escalada sportiva Referat: Deschiderea parasutei principale - aerodinamica parasutei deschise

Studii: Academia de Studii Economice – specializarea Turism-Servicii

Experienta in domeniu: 12 ani

Cunostinte complementare: limba engleza, franceza, operare PC

Subordonare: Director – Administrator-unic

Cooperare: celelalte compartimente

Atributii:

• Coordoneaza activitatea de realizare a programelor Incoming si Outgoing;
• Subordoneaza referentii de specialitate;
• Verifica calculatiile de prêt pentru programe si oferte specifice;
• Subordoneaza si controleaza activitatea si compartimentele marketing-promovare si ticketing;
• Coordoneaza cu compartimentul marketing-promovare pentru analiza ofertei de piata specializata si propune masurile de promovare in raport cu programele disponibile;
• Verifica facturile de prestatori;
• Incheie deconturile actiunilor;
• Intocmeste facturile pentru programele turistice interne sau externe;
• Urmareste realizarea incasarilor si platilor la timp.

In afara atributiilor specifice postului ocupat:

presteaza activitatea de casier;

intocmeste registrul de casa;

efectueaza operatiunile de banca atunci cand se impune.

In lipsa directorului, preia coordonarea colectivului.

SEF COMPARTIMENT FINANCIAR – CONTABIL

Studii: Academia de Studii Economice Bucuresti, Facultatea de Finante - Contabilitate

Experienta in domeniu: 6 ani

Cunostinte complementare: limba franceza, operare PC

Subordonare: Director – Administrator Unic

Cooperare: celelalte compartimente

Atributii:

• efectueaza toate operatiunile de evidenta contabila primara;
• tine inregistrarile financiar-contabile la zi;
• face analizele periodice ale conturilor;
• intocmeste balantele si bilantul;
• intocmeste statele de plata si plateste salariile;
• urmareste si are responsabilitatea achitarii la timp a datoriilor catre stat;
• are responsabilitatea pastrarii contractului cu autoritatile financiare;
• are obligatia de a prezenta si sustine informari asupra activitatii financiar-contabile si fiscale in fata organelor de control, inclusive in fata Comisiei de Cenzori;
• efectueaza operatiunile de banca;
• efectueaza inventarele anuale;
• opereaza modificarile in contractile si cartile de munca si pastreaza legatura cu Camera de Munca.

SEF COMPARTIMENT TICKETING

Studii: Institutul Politehnic Bucuresti, cursurile de Ticketing WorldSpan, Tarom AirFare, Tarom Rezervari

Experienta in domeniu: 4 ani

Cunostinte complementare: limba engleza, franceza, operare PC

Subordonare: Director – Administrator Unic, Sef Compartiment Operare-Programare

Cooperare: celelalte compartimente

Atributii:

• are responsabilitatea realizarii contractelor cu companiile externe, incheierii contractelor si dezvoltarii relatiilor;
• pastreaza contractul permanent cu serviciile specializate ale Tarom;
• intocmeste si/sau verifica deconturile periodice la Tarom;
• verifica si avizeaza decontarile cu celelalte companii;
• tine evidenta incasarilor si platilor in valuta si lei;
• are responsabilitatea corectitudinii intocmirii deconturilor si efectuarii platilor si incasarilor;
• promoveaza si dezvolta relatii cu potentialii clienti, personae fizice sau juridice;
• propune actiuni sau facilitate care sa concentreze un mai mare interes pe oferta firmei;
• colaboreaza cu compartimentul operare-programare pentru realizarea programelor externe;
• promoveaza programele si modalitatile de vanzare care sa amplifice volumul de incasari.

REFERENT DE SPECIALITATE

Studii: Academia de Studii Economice – specializarea Turism-Servicii

Experienta in domeniu: 1 an

Cunostinte complementare: limba germana, franceza, operare PC

Subordonare: Director – Administrator Unic, Sef Compartiment Operare-Programare

Cooperare: compartimentele ticketing si marketing - promovare

Atributii:

• concepe programele turistice interne si externe pentru vanzare si potrivit comenzilor clientilor;
• efectueaza calculatia de prêt;
• colaboreaza cu compartimentul marketing pentru redactarea ofertelor;
• supune analizei si aprobarii sefului de compartiment programele si tarifele;
• pastreaza relatiile cu celelalte agentii;
• preia la vanzare programe ale agentiilor partenere si le introduce la vanzare cu acordul sefului de compartiment;
• solicita incheierea contractelor cu prestatorii, pe care le considera necesare;
• pastreaza si actualizeaza permanent tarifele si conditiile tuturor contractelor, pe zone geografice la nivel national si pe tari, la nivel international;
• sustine corespondenta cu firmele interne si externe partenere, intocmeste si actualizeaza graficul actiunilor preconizate (programe, numar personae, baremuri, perioade, furnizori);
• difuzeaza comenzile si graficele la prestatori;
• verifica receptionarea si solicita confirmarea;
• intretine cele mai bune relatii cu clientii si furnizorii, dand dovada de rabdare.

SEF COMPARTIMENT MARKETING-PROMOVARE

Studii: Universitatea Bucuresti – Facultatea de Jurnalism si Stiintele Comunicarii

Experienta in domeniu: 1 1/2 ani

Cunostinte complementare: limba spaniola, engleza, franceza, operare PC  si Macintosh

Subordonare: Director – Administrator Unic, Sef Compartiment Operare-Programare

Cooperare: celelalte compartimente

Atributii:

• are responsabilitatea reprezentarii firmei in relatiile cu terti;
• se ocupa de crearea imaginii de marca a firmei;
• se ocupa de realizarea imaginii de piata pentru diferite produse ale firmei;
• realizeaza periodic analize ale structurii vanzarilor;
• are responsabilitatea redactarii impecabile a materialelor de prezentare ale firmei si a programelor realizate pentru vanzare (inclusive a traducerilor);
• poarta corespondenta cu partenerii interni si externi majori si cu autoritatile;
• concepe programe de promovare, in colaborare cu compartimentul operare-programe, si le supune aprobarii directorului;
• contribuie la procesarea informatiilor, conceperea si redactarea ofertelor;
• selecteaza si propune furnizorii de servicii de promovare/publicitate, adecvati, functie de strategia de promovare stabilita;
• propune modalitatile optime de publicitate si bugetele necesare;
• urmereste realizarea conform strategiei stabilite a companiilor de promovare/publicitate;
• participa direct la organizarea actiunilor promotionale;
• pastreaza si dezvolta relatia cu mass-media;
• concepe, realizeaza si actualizeaza portofoliul de oferte – catalogul firmei;
• alimenteaza si intretine baza de date.

3. REGULAMENTUL DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE A AGENTIEI DE TURISM

Regulamentul de Organizare si Functionare (R.O.F.) este un document care trebuie sa ghideze activitatea personalului agentiei de turism. El detaliaza modul de organizare aagentiei si a subdiviziunilor organizatorice, stabileste regulile de functionare, normele de conduita, drepturile si obligatiile pentru personalul firmei. De asemenea in el se mai regasesc: obiectivele fiecarei functii a firmei, atributiile compartimentelor, sarcinile si responsabilitatile diferitelor posturi, gradul de extindere a autoritatii si relatiile dintre salariatii de pe diversele niveluri ierarhice ce se regasesc in R.O.F.

Regulamentul de Organizare si Functionare (R.O.F.) poate fi structurat in cinci parti:

v     partea I: dispozitii generale -  referitoare la actul de infiintare a firmei , sediul, statutul juridic, obiectul de activitate, elemente privind regimul de proprietate;

v     partea a II-a: structura organizatorica – compartimente de munca, unitati subordinate (sucursale, filiale, agentii, reprezentante);

v     partea a III-a: atributii pe ansamblul firmei si pe fiecare compartiment in parte, diagrame de relatii prin care se pot reprezenta legaturile de colaborare intre diferitele compartimente si subunitati in procesul de efectuare a atributiilor;

v     partea a IV-a: conducerea firmei -  atributiile, compartimentele si obligatiile conducatorilor unitatii (Adunarea Generala a Actionarilor, Consiliul de Administratie);

v     partea a V-a: dispozitii generale – privind aplicarea prevederilor regulamentului; privind corelarea prevederilor R.O.F. cu cele din statut si regulament de ordine interioara; modul de aprobare si data intrarii in vigoare a regulamentului.