Pregatirea negocierii

Pregatirea negocierii

Pregatirea riguroasa a negocierilor comerciale internationale, respectiv crearea premiselor pentru prezentarea pozitiilor partilor, pentru comunicarea deschisa dintre parteneri, pentru finalizarea avantajoasa a tratativelor reprezinta o conditie esentiala pentru succesul acestora. Alegerea locului de desfasurare a acestora, stabilirea unei ordini de zi adecvate, crearea premiselor pentru prezentarea ofertelor si primirea cererilor sunt probleme de mare importanta in obtinerea rezultatelor dorite.

Inca inainte de a fi facuta propunerea de incepere a unor negocieri este necesara o intensa activitate de documentare, de culegere de informatii, de analiza, de elaborare de documente, proiecte sau propuneri concrete pentru a se asigura sau a se obtine rezultatele scontate.

De cele mai multe ori procesul de negociere este previzibil, astfel ca exista posibilitatea de a se pregati din timp anumite aspecte cum ar if de exemplu modul de abordare a partenerilor. in acest context se impune analiza cadrului general si specific al negocierii al contextului in care  se desfasoara negocierea.

Pentru a contura cadrul general al negocierii un negciator trebuie sa cunoasca bine legislatia si uzantele comerciale, reglementarile de politica comerciala, cele financiar - valutare si incidentele acestora, capacitatea pietei si delimitarea segmentului de piata caruia i se adreseaza produsele exportate sau de la care urmeaza sa provina importurile, posibilitatile de distributie, conditiile de promovare a vanzarilor, modalitatile de comercializare, de transport, etc. De asemenea trebuie sa se documenteze asupra concurentei potentiale, atat in ideea unor eventuale cooperari, cat si pentru combaterea unor actiuni de concurenta neloiala.

in analiza cadrului specific al negocierii o mare importanta revine cunoasterii starii economice si financiare a partenerului, a solvabilitatii si reputatiei comerciale a acestuia, identificarii surseor de finantare, stabilirii cat mai exacte a pozitiei de negociere a partenerului.

Nu mai putin importanta este studierea conditiilor si regulilor impuse in cazul negocierilor respective intrucat cunoasterea acestor reguli va permite actionarea pe parcursul negocierilor in sensul dorit, fara riscul anularii rezultatelor negocierii datorita unor vicii de procedura.

Inca din etapa pregatirii negocierilor este necesara stabilirea obiectivelor proprii si anticiparea obiectivelor partenerului. in legatura cu obiectivele proprii este necesar ca negociatorii sa nu se limiteze la scopuri generale, ci sa detalieze problemele de afaceri a caror realizare se urmareste prin negocieri. Astfel, daca obiectul negocierii il constituie o vanzare comerciala internationala, trebuie avute in vedere aspecte ca: volumul vanzarilor (cumpararilor), calitatea marfurilor si a serviciilor solicitate, pretul, conditiile de livrare, cele de finantare si de plata, riscurile posibile, metodele si caile de asigurare, modalitatile de rezolvare a eventualelor litigii, rata maxima si minima a rentabilitatii urmarite, etc., precum si mijloacele necesare in vederea atingerii acestor scopuri. in paralel cu stabilirea obiectivelor proprii trebuie anticipate, pe cat posibil, obiectivele partenerului, anticipare ce trebuie folosita pentru apropierea, concertarea pozitiilor.

Dintre diversele metode de anticipare a desfasurarii tratativelor poate fi mentionata simularea negocierii, recomandabila in general in vederea pregatirii negocierilor, in special cand este vorba de operatiuni cu un grad ridicat de complexitate. Prin simulari se face o verificare, de regula foarte eficace, a programului de desfasurare a negocierii, evidentiindu-se posibilele aspecte ale acestui program.

In raport cu obiectivele propuse se stabileste echipa de negociatori a carei componenta este determinata de natura si de complexitatea tranzactiei , de conditiile generale in care urmeaza sa aiba loc tratativele.

Reusita unei echipe de negociere depinde in mare masura atat de capacitatea individuala a fiecarui membru cat mai ales de felul in care ei functioneaza impreuna. Marimea si structura echipei de negociere se realizeaza in functie de domeniile in care se deruleaza negocierea:

comerciala: pret, politica comerciala, livrare, transferul riscurilor si al cheltuielilor, etc.;

tehnic: calitate, specificatii, ambalaj, know-how, service;

juridic: conditiile contractului, clauze, rezolvarea litigiilor, arbitraj;

financiar: conditii de plata, asigurare, credit, garantie.

O echipa de negociere poate fi constituita din membri permanenti si din specialisti atrasi pe masura ce se ivesc probleme deosebite. Pentru negocieri de importanta mai mica, un negociator va tine locul altuia si va acoperi mai multe domenii sau zone dupa ce in prealabil s-a documentat si a fost informat asupra subiectelor cu care era mai putin familiarizat. Astfel, negociatorul comercial poate acoperi si zona juridica, tehnicul, pe cea financiara, etc.

Eseu: Rezolvarea numerica a sistemelor de ecuatii liniare Referat: Proiect didactic - activitate matematica - recunoasterea sirului crescator si descrescator

In cazul negocierilor de importanta mai mica echipa ar putea fi redusa la doi negociatori. Este bine ca ea sa nu fie redusa la un singur om oricat de calificat ar fi acest negociator. Este putin probabil ca un singur om sa-si prezinte cat mai complet sau convingator argumentatia, sa studieze in acelasi timp reactiile oponentului, sa asculte si sa noteze, sa pregateasca replicile la raspunsul partenerului, sa evalueze corect evolutia la un moment dat al negocirilor, sa dezvolte in continuare o strategie eficienta si sa aplice tehnici si tactici adecvate, sa finalizeze afacerea si sa ia masuri pentru derularea ei corespunzatoare, sa intocmeasca raportul privind negocierile purtate, etc..

Activitatea de negociere comerciala presupune existenta unor negociatori cu anumite trasaturi si calitati de personalitate, dotati cu temeinice cunostinte de cultura generala si de specialitate (vezi TABELUL 3)

TABELUL 3 Caracteristici necesare unui negociator

Desigur a deveni un bun negociator presupune un demers ce poate fi insusit pe parcurs , dar este si arta, intuitie si tine in mare masura de trasaturile de personalitate mai sus amintite, de zestrea naturala a fiecaruia.

De aceea, pregatirea si selectia conducatorului echipei de negociere trebuie sa tina seama de aceste elemente. Un diagnostic al caracterului, al tipului de personalitate, se poate face prin observare prelungita a comportamentului, analiza comparativa, etc. in vederea corectarii unor eventuale defecte.

Conducatorul echipei de negociere este ales, adesea, datorita pozitiei pe care o are in companie sau intreprindere, cum ar fi directorul care se ocupa de export sau seful departamentului de import. Exista, insa, si numeroase alte situatii cand pot fi alesi conducatori ai echipei de negociere seful serviciului sau al unui compartiment de profil. La alegerea conducatorului se apeleaza de regula la urmatoarele doua criterii:

1. abilitatea de a conduce echipa de negociere, indiferent daca structura acesteia este comerciala sau tehnica;

2. gradul de responsabilitate si de decizie pe care si-l poate asuma seful echipei pe parcursul negocierilor.

Se poate spune ca cel ce conduce echipa de negociere trebuie sa aiba cunostinte despre toate problemele implicate in negociere - comerciale, tehnice si clauze contractuale care sa faca capabil sa-si aduca o contributie inteligenta la fiecare problema discutata si sa coordoneze eficient activitatile si luarile de cuvant ale membrilor echipei de negociere.

Conducatorului echipei de negociere ii revin o serie de sarcini dintre care amintim: selectionarea membrilor echipei; pregatirea planului de negociere prin simulare impreuna cu ceilalti membri;preocuparea in primirea mandatului de negociere; conducerea negocierilor si, pe parcurs numirea membrilor echipei care sa sustina punctul sau de vedere; finalizarea si semnarea contractului; asigurarea ca, contractul este incheiat conform mandatului; intocmirea raportului asupra negocierii.

In afara celor aratate mai sus, conducatorul echipei trebuie ca, permanent 'sa mentina moralul' colegilor, in orice situatie si sa caute sa obtina de la fiecare membru al echipei contributia maxima pe care o poate da, el fiind un exemplu in acest sens.

Marile companii comerciale dispun de un numar de negociatori foarte buni, pregatiti in prealabil prin simulari, dar si de 'echipe de soc' asa-zisele TIGER TEAMS, care reprezinta o combinatie de experti negociatori in probleme comerciale si tehnice carora le revine sarcina de a salva situatii extrem de grele.

Cu toate ca nu exista posibilitatea de a duce pregatirea unor negociatori pana acolo incat sa poata fi anticipate in detaliu intentiile partenerului, elaborarea unor planuri in scris cat mai amanuntite poate fi o masura extrem de utila in pregatirea negocierilor. Elaborarea unui astfel de plan mareste sansele de reusita ale negocierii si prezinta anumite avantaje cum ar fi: urmarirea limitelor strategice si tactice originale, facilitare structurii acestora pentru urmatoarele runde de tratative, urmarirea sa de catre intrega echipa de negociatori in ipoteza ca este un plan unic, evitarea unor contradictii prin notarea gandurilor, ideilor.

In concluzie, pregatirea unor tratative de negociere va include o serie de elemente: lista problemelor care urmeaza sa fie supuse procesului de negociere, comparatia agendei proprii cu agenda partenerului (aceasta comparatie va trebui sa distinga enuntarile diferite, prioritatile diferite, problemele care de la inceput nu pot face obiectul negocierilor), clasificarea problemelor in subiecte de interes comun si subiecte de conflict.

Pregatirea negociatorului pentru tratative va include o serie de aspecte practice, ca de exemplu: stabilirea unor limite minime si maxime in cadrul carora negociatorul sa poata manevra; analiza relatiilor anterioare cu partenerul si tragerea unor concluziii generale de comportament; incidenta si gradul de influenta a unor terte forte; anticiparea modului si atmosferei de negociere; obtinerea informatiilor posibile, atat inaintea cat si in timpul negocierilor; elaborarea unei strategii proprii pentru scenarii diferite; stabilirea metodelor, tehnicilor, tacticilor si stratagemelor celor mai adecvate pentru strategiile elaborate.