Gestiunea economica a stocurilor - stocurile: definitie, rol, functii si natura economica

STOCURILE – DEFINITIE, ROL, FUNCTII SI NATURA ECONOMICA

Stocurile sunt cantitati de resurse materiale care se acumuleaza in depozitele si magaziile unitatilor economice, intr-un anumit volum si o anumita structura, pe o perioada de timp determinata, cu un anumit scop. Stocurile sunt de fapt rezultatul activitatii de aprovizionare si de desfacere, al activitatii comerciale, in general, care este dependenta de natura si caracteristicile materialelor si produselor, de conditiile si modalitatile de furnizare si asigurare-transport.

Agentii economici isi constituie stocuri de resurse materiale sau de produse pentru a asigura alimentarea continua a subunitatilor de consum sau servirea clientilor in vederea desfasurarii normale a activitatii si realizarii obiectivelor pe care si le-au propus.

Formarea stocurilor de materiale si produse asigura conditii optime pentru desfasurarea, dupa un sistem rational, a activitatii fiecarei unitati economice; fara stocuri nu se pot satisface cererile clientilor in stricta concordanta cu pretentiile pe care le emit, nu se pot desfasura o serii de operatii din sistemele aprovizionare si desfacere cu cheltuieli rezonabile.

Detinerea de stocuri necesita spatii special amenajate si dotate, cheltuieli de depozitare-pastrare, taxe de asigurare, dobanzi pentru credite s.a, amplificand efortul investitional aferent. La acesta situatie se adauga efectele negative ale uzurii morale a resurselor materiale sau produselor stocate. Sub acest aspect nu ar fi justificata formarea de stocuri, dar in procesul de furnizare, aprovizionare si utilizare a resurselor materiale, intervine influenta multor situatii care conditioneaza necesitatea formarii stocurilor si anume:

q     periodicitatea productiei la furnizori determina formarea de stocuri curente la utilizatori;

q     aparitia unor dereglari in livrarile de la furnizori determina formarea de stocuri de siguranta la consumatori sau in magazinele de desfacere;

q     intreruperea exploatarii sau a transportului ca urmare a conditiilor naturale sau sezonalitatea productiei determina formarea stocurilor sezoniere;

q     necesitatea conditionarii materialelor inaintea trecerii lor in consum implica constituirea stocurilor de pregatire.

Principalele probleme care se pun in fata agentilor economici se refera la: stabilirea tipurilor de stocuri care trebuie constituite la nivelul acestora.

In vederea stabilirii avantajelor si dezavantajelor care sunt determinate de procesul de stocare, este necesara cuantificarea efortului de stocare Es pe care il face unitatea economica. Practic, acesta se compune din:

q     efortul direct Eds  care cuprinde cheltuielile pentru detinerea stocurilor de materiale (cheltuieli cu salariile personalului administrativ, din depozire; cheltuieli pentru energia electrica, combustibili; cheltuieli cu amortismentele mijloacelor fixe din depozite; cheltuieli pentru intretinerea si repararea echipamentelor; cheltuieli pentru materialele auxiliare necesare activitatii depozitului);

q     efortul indirect Eids determinat de marimea investitiei financiare efectuate pentru cumpararea si stocarea unor cantitati de materiale sau produse pe o anumita perioada de timp.

Es Eds Eids

Efortul total Es trebuie amortizat prin efectele favorabile determinate de constituirea stocurilor.

In consecinta, o politica eficienta este cea care asigura formarea unor stocuri minim necesare, care, prin nivel si structura, asigura continuitate in alimentarea consumului in conditiile unui cost minim de stocare.

TIPOLOGIA STOCURILOR DE MATERIALE

Pentru desfasurarea normala a activitatii, unitatile economice isi constituie stocuri in functie de conditiile de aprovizionare, de natura resurselor materiale, de organizarea subunitatilor de consum, de strategia si politica adoptate in formarea stocurilor.

La nivelul unitatii economice, se prevede constituirea obisnuita a stocului curent si, cu titlu de exceptie, stocurile de siguranta, de conditionare, de transport intern si de iarna.

Stocul curent reprezinta cantitatea de materii prime si materiale noi si refolosibile, de combustibili si lubrifianti, de piese de schimb, subansamble care se acumuleaza in depozitele si magaziile unei unitati economice in scopul acoperirii cererilor pentru consum in intervalul dintre doua aprovizionari succesive. Este stocul care se formeaza in mod obisnuit in intreprinderi, pentru alimentarea consumului.

Evolutia stocului curent, pe parcursul formarii si utilizarii inregistreaza mai multe nivele:

q     nivelul maxim se inregistreaza in momentul intrarii, receptiei si trecerii in gestiune a unui lot nou de materiale sosit de la furnizori;

q     nivelul mediu estimat va fi nivelul maxim impartit la doi;

q     nivelul minim estimat este teoretic egal cu zero.

Proiect: Analiza echilibrului financiar pe baza bilantului patrimonial Proiect: Indicatorii valorici ai productiei: delimitari conceptuale privind fundamentarea productiei

Consumul din stoc poate fi ritmic sau neritmic, continuu sau periodic, constant uniform in timp sau variabil. Semnificativ este momentul calendaristic la care urmeaza a se declansa actiunea de comanda-aprovizionare, acesta putand fi prestabilit in functie de: durata de aprovizionare, distributia statistica a cererii, conditiile de furnizare.

Stocul in curs de transport reprezinta cantitatea de resurse materiale care se gaseste in mijloacele de transport pe timpul deplasarii acestora de la sursele de furnizare la depozitele destinatarilor. Marimea acestui stoc depinde de distanta de transport si de mijlocul de transport folosit in deplasarea materialelor.

Stocul in curs de transport este sursa materiala de reintregire a celui curent, marimea lui fiind, de regula, la nivelul cantitatii de materiale comandate.

Stocul de siguranta reprezinta cantitatea de materiale acumulata in depozitul consumatorului, fiind destinata asigurarii continuitatii consumului cand stocul curent a fost epuizat si intarzie reintregirea lui din cauza unor dereglari in livrarile de la furnizori.

Formarea stocului de siguranta inseamna o acumulare suplimentara de resurse materiale in stoc si implica o imobilizare mai mare de fonduri financiare antrenate la cumpararea lor. Formarea acestuia se practica si in sistemul activitatii de desfacere-vanzare, pentru satisfacerea cererii clientilor, onorarea lor prompta.

Este un stoc considerat intangibil, consumul din cadrul acestuia se face cu acordul conducerii asigurarii materiale si presupune reintregirea lui imediata, din loturile urmatoare primite de la furnizori.

Stocul de pregatire reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza si este stationata o perioada de timp, in vederea aducerii resurselor respective, prin operatia de conditionare, la parametrii fizico-chimici care sa permita prelucrarea lor corespunzator conditiilor impuse de normele tehnologice.

De regula, operatia de conditionare se executa la producatori-furnizori, acestia fiind obligati sa livreze marfa la parametrii calitativi prevazuti in standarde. Exista insa situatia cand conditionarea trebuie facuta la utilizator, atunci cand operatia s-a prevazut a se realiza (prin contract) la consumator sau cand, parametrii fizico-chimici nu pot fi mentinuti. Dupa conditionare, materialele se trec in stoc curent pentru utilizare pe destinatiile de consum prevazute.

Stocul pentru transport intern reprezinta cantitatea de resurse materiale care se acumuleaza in depozitele subunitatilor de consum in scopul acoperirii cererilor pentru consum pe durata eliberarii si transportului materialelor de la depozitul central la destinatiile de folosire. Situatia este specifica unitatilor care au in structura mai multe subunitati care consuma aceleasi resurse si sunt alimentate alternativ de la un depozit central, precum si unitatilor care au subunitatile de consum amplasate dispersat in teritoriu.

Asemenea stocuri pot sau nu pot fi constituite ca o marime distincta fata de stocul curent, formarea separata de acesta amplificand volumul stocurilor, implicit capitalul circulant si scade eficienta in utilizarea fondurilor intreprinderii. Prin esalonarea rationala, cantitativa si in timp, a stocului curent, pe puncte de consum se poate preveni situatia de mai sus.

Stocul de iarna reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza in depozitele unitatii in scopul alimentarii continue a consumului pe perioada de intrerupere a exploatarii si/sau transportului unor resurse, ca urmare a conditiilor naturale si de clima. Aici se incadreaza resursele materiale care, prin natura lor, sunt afectate de asemenea conditii sau productia are caracter sezonier.

Formarea stocurilor sezoniere se realizeaza in perioadele de presezon prin acumulari esalonate in limitele necesarului de aprovizionat prestabilit pentru sezonul de iarna.

Alaturi de aceste tipuri de stocuri destinate asigurarii continuitatii activitatii lor, agentii economici pot constitui si alte categorii de stocuri, si anume:

Stocurile strategice sunt formate la resursele materiale achizitionate in volum mare in momentul in care se considera ca pretul de achizitie este cel mai favorabil, iar in viitor acesta va avea o tendinta de crestere; eficienta acestor stocuri este data de diferenta dintre pretul de achizitie si cel in vigoare in momentul consumului acestor resurse;

Stocul anticipat este constituit in scopul evitarii penuriei de resurse la consumatori pe perioada cand este prevazuta incetarea livrarii acestora de la furnizori, ca urmare a intrarii in modernizare;

MODALITATI DE EXPRIMARE A STOCURILOR

Stocurile se exprima in diferite marimi si unitati de evaluare fizica si valorica, in functie de necesitatea corelarii lor cu alti indicatori. Exista urmatoarele forme de exprimare a stocurilor:

q     Exprimarea in unitati naturale care serveste la estimarea fizica a potentialului de productie, de lucrari sau servicii, care se poate realiza. Totodata, se asigura determinarea necesarului de spatii pentru depozitare, a necesarului de mobilier, dispozitive, instalatii pentru dotare, a necesarului de forta de munca din depozit;

q     Exprimarea valorica prin care se asigura evaluarea resurselor financiare si valutare antrenate de formarea stocurilor si, prin aceasta, stabilirea impozitelor si dobanzilor care trebuie platite. Exprimarea valorica permite stabilirea stocurilor totale (prin insumare), determinarea capitalului circulant aferent materiilor prime si materialelor, a vitezei de rotatie, a cheltuielilor de stocare;

q     Exprimarea in zile prin care se evidentiaza perioada de timp pentru care stocul fizic constituit acopera cererea pentru consum. In functie de exprimarea in zile se stabilesc momentele calendaristice de declansare a actiunii de reaprovizionare.

FACTORII CARE INFLUENTEAZA NIVELUL DE FORMARE AL STOCURILOR

q     Frecventa livrarilor de la furnizori; o importanta deosebita prezinta modul in care furnizorul isi organizeaza livrarile catre clientii sai.

Strategiile care pot fi aplicate de furnizor in organizarea si derularea livrarilor catre clienti sunt: livrarea alternativa sau simultana. Livrarea alternativa conduce la formarea (la clienti) a unor stocuri mai mari pentru perioade de timp mai lungi. Livrarea simultana actioneaza invers, fiind mai eficienta pentru clienti, necesitand organizarea mai complexa si mai ampla a activitatii de desfacere, implicand un efort suplimentar din partea furnizorului.

q     Cantitatea minima care poate fi comandata de un client in conditii economice avantajoase sau la preturi accesibile;

Aceasta este stabilita de producator, ca reprezentand limita sub care fabricatia unui produs ar antrena cheltuieli de productie mai mari si implicit preturi de vanzare mai ridicate. Acest factor defavorizeaza solicitantii de cantitati mai mici, iar pentru a se evita o astfel de situatie, acestia se pot aproviziona prin unitatile en-gros care colecteaza mai multe comenzi de la mai multi clienti.

q     Capacitatea de transport a mijloacelor folosite; marimea stocurilor este conditionata in anumite cazuri de capacitatea de transport, in special pentru resursele materiale care se asigura din import;

q     Conditiile naturale si de clima determina, de regula, formarea stocurilor de iarna la resursele materiale a caror exploatare sau trasport se intrerupe, ca urmare a influentei nefavorabile specifice sezonului de iarna;

q     Proprietatile fizico-chimice influenteaza in sensul ca limiteaza durata de stocare in timp a resurselor materiale perisabile, a  celor cu termene de garantie scurte sau a celor care se degradeaza;

q     Capacitatea de depozitare exitenta, disponibila limiteaza cantitatea maxima de materiale ce poate fi stocata la un moment dat. Stocarea peste aceasta limita se poate face decat prin extinderea spatiilor de depozitare;

q     Durata de comanda-aprovizionare conditioneaza nivelul de formare a stocului de iarna;

5. LIPSA DE STOC, SUPRASTOCAREA SI STOCURILE SUPRANORMATIVE

Pe parcursul derularii aprovizionarii, evolutia stocurilor inregistreaza variatii diferite ca marime; aceasta face ca, stocurile efective sa se situeze la nivele mai mari decat cele economice predeterminate, sa se epuizeze sau sa se mentina la aceeasi dimensiune in mod nejustificat.

In cazul in care se inregistreaza lipsa de stoc, aceasta situatie implica stabilirea unor decizii e genul:

q     impulsionarea furnizorilor pentru livrarea la termenul prestabilit sau cu anticipatie a loturilor de resurse comandate;

q     aprobarea consumului din stocul de siguranta daca este format;

q     acceptarea lipsei de stoc prin reprogramarea fabricatiei produselor aflate sub incidenta actiunii.

Suprastocarea reprezinta formarea de stocuri mai mari decat nivelul prestabilit. Nivelul estimat anticipat poate sau nu sa fie precizat pe criterii economice. De exemplu, la unele resurse cu caracter deficitar, care se asigura prin import si se afla sub incidenta fluctuatiilor preturilor se poate opta pentru stategia formarii unor stocuri mai mari. La resursele care nu intra intr-o asemenea situatie, stocurile se vor forma la nivelul limitelor economice predeterminate.

Pentru ultimul caz, cantitatile de resurse materiale acumulate peste limita admisa sunt neeconomice, reprezentand imobilizari suplimentare de materiale si implicit de fonduri financiare antrenate la cumparare. Pe parcursul perioadei de gestiune, in depozitele unitatii economice se pot identifica stocuri care nu mai sunt necesare consumului propriu; aceste stocuri se definesc stocuri fara miscare.

De asemenea, sunt si stocuri al caror consum se inregistreaza in cadrul perioadei de gestiune prevazute, sau peste, dar intr-un ritm lent, in cantitati mici la intervale relativ mari; asemenea stocuri se numesc stocuri ci miscare lenta.

Toate cele trei categorii de stocuri – peste limita stabilita, cu miscare lenta sau fara miscare – sunt neeconomice pentru ca antreneaza nejustificat un efort material suplimentar, diminuand astfel posibilitatile unitatii de a folosi cu eficienta sporita resursele banesti de care dispune.

Cauzele care determina formarea unor astfel de stocuri, ca si lipsa de stoc sunt in cea mai mare parte de ordin subiectiv,dependente sau nu de unitatea la care se constituie; intre acestea amintim pe cele cu frecventa mai mare de aparitie, respectiv:

q     supradimensionarea necesarului de resurse materiale ca urmare a folosirii in calculele de fundamentare a unor norme de consum specific mai mari, care au fost stabilite in neconcordanta cu factorii care influenteaza consumul de materiale;

q     livrarea de catre furnizori a unor materiale in sortimente, dimensiuni, calitati diferite de cele prevazute in comenzile clientilor;

q     achizitionarea unor materiale care nu concorda calitativ si structural cu cerintele de consum;

q     livrarea de catre furnizor a materialelor comandate la alte termene decat cele stabilite;

q     depozitarea si conservarea in conditii necorespunzatoare a resurselor materiale;

q     schimbarea profilului de activitate, restrangerea structurii de fabricatie pe parcursul anului fara corelarea actiunii cu sectorul de aprovizionare.

Pentru perioada in care s-au format si sunt detinute, aceste stocuri se considera nejustificate economic si ca urmare acestea trebuie verificate operativ, pe mai multe cai, si anume:

q     folosirea resurselor materiale devenite disponibile chiar in cadrul unitatii, dar pe alte destinatii de consum decat cele intiale;

q     desfasurarea unei actiuni de informare a potentialilor clienti de pe piata interna si internationala asupra resurselor materiale si produselor disponibile pentru vanzare;

q     apelarea unor unitati specializate in comercializarea de produse;

q     apelarea la institutii specializate in studiul pietei interne si internationale, a unor agenti comerciali cu experienta si sfera de actiune mare;

q     participarea la targuri si expozitii interne si internationale.

Cand resursa materiala sau produsul nu-si mai gasesc utilizarea in forma in care se prezinta, atunci se apeleaza la valorificarea prin recuperarea substantei materiale in sine si reciclarea acesteia.