Documente de evidenta contabila a creantelor comerciale

Documente de evidenta contabila a creantelor comerciale

Registru de casa

Serveste ca:

document de inregistrare a incasarilor si a platilor in numerar, efectuate prin caseria unitatii pe baza actelor justificative ;

document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa ;

document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.

Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati.

In cazul in care o suma platita se refera la doua sau trei conturi corespondente, in registrul de casa se trece distinct fiecare operatie in parte.

Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.

Se completeaza zilnic, in ordinea efectuarii operatiilor fara a lasa spatii libere.

La sfarsitul zilei, randurile neutilizate se bareaza.

Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand la registrul de casa pentru ziua in curs. Se inregistreaza toate incasarile, dupa care acestea se totalizeaza (incusiv soldul de casa reportat al zilei precedente), se inregistreaza apoi platile, iar totalul acestora se scade din sumele rezultate din insumarea incasarilor, pentru a stabili soldul de casa al zilei respective.

Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privitoare la efectuarea operatiilor de casa (exemplarul 2). Exemplarul 1 ramane in carnet

Se arhiveaza la caserie (exemplarul 1) si la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Jurnal privind decontarile cu furnizorii: serveste ca jurnal auxiliar pentru inregistrarea zilnica a operatiilor privind decontarile cu furnizorii [in conturile 401, 404, 408] pentru materiale, marfuri, lucrari executate, servicii prestate etc,la unitatile care aplica forma de inregistrare ''pe jurnale'' la tinerea contabilitatii analitice a furnizorilor ; la completarea formularului ''Cartea Mare''. Se intocmeste in cadrul compartimentului financiar-contabil pentru toti furnizorii principali, pe gestiunietc.

Se completeaza zilnic, pe baza documentelor justificative (facturi, note de receptie, constatare de diferente etc) sau pe baza de centralizatoare, pentru operatiile din creditul contului de furnizori si pe baza documentelor justificative anexate la extrasul de cont primit de la banca sau registrul de casa pentru operatiile din debitul acestui cont.In cazul inregistrarii pe baza de centralizatoare, evidenta analitica a furnizorilor se tine separat de jurnal, utilizandu-se ''Situatia incasarii-achitarii facturilor'' (cod 14-6-7) sau alte formulare (''Fisa de cont pentru operatii diverse'' cod 14-6-22). La unitatile comerciale, rulajul creditor al conturilor rectificate (adaos etc.) se inregistreaza in ultimele coloane de conturi corespondente debitoare si se considera inregistrari in rosu.

La sfarsitul lunii, se determina rulajul creditor total, precum si totalurile fiecaruia din conturile corespondente debitoare se trec in ''Cartea Mare''.Nu circula fiind document de inregistrare contabila, si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Nota de contabilitate : serveste ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica, de regula pentru operatiile care nu au la baza documente justificative.Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre compartimentul finaciar-contabil.Circula la persoana autorizata sa verifice si sa semneze documentul, la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica in cadrul compartimentului financiar-contabil, se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.

Fisa de cont pentru operatii diverse : ea serveste la tinerea contabilitatii analitice a conturilor de clienti, debitori, furnizori, creditori etc. si la tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare, in unitatile care utilizeaza forma de inrergistrare contabila ''maestru-sah'' simplificat.Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz, intr-un exemplr pentru fiecare client, debitor, furnizor, creditor si se sorteaza pe conturi analitice de grupare, potrivit planului de conturi.In cazul in care se utilizeaza pentru tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare, fisele de cont se deschid pentru fiecare cont sintetic de gradul 1, care nu se desfasoara pe conturi sintetice de gradul 2 si pe conturile de gradul 2 prevazute in planul de conturi. Se completeaza la inceputul anului pe baza soldurilor de la sfarsitul anului precedent, iar in cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la operatiile intervenite.La sfarsitul anului, in fisele analitice se totalizeaza rulajele pe luna respectiva si cumulat de la inceputul anului, in vederea intocmirii balantei analitice de verificare a operatiilor inregistrate sau a situatiilor de solduri, iar in fisele de cont sintetice se face totalul cumulat al rulajului de debit si credit, precum si soldului contului.Nu circula fiind document de inregistrare contabila si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Balanta de verificare : serveste la verificarea exactitatii inregistrarilor, la controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si analitica, la intocmirea situatiei trimestriale a principalilor indicatori economico-financiari, a situatiei lunare a calculului impozitului pe profit si a bilantului anual.Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile unitatii urmatoarele elemente ; simbol si denumirea conturilor, in ordinea planului de conturi, rulajele curente debitoare si creditoare, totalul sumelor debitoare si creditoare, soldurile finale debitoare si creditoare.Balanta de verificare la 1 ianuarie, in coloanele 2 si 3, se completea cu soldurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie.Acest document nu circula, fiind document de sinteza, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.