GESTIONAREA BUNURILOR MATERIALE IN UNITATILE DE PENITENCIARE SI CENTRELE DE REEDUCARE

Probleme:

1. Primirea bunurilor materiale;

2. Depozitarea, conservarea si inventarierea bunurilor materialelor;         

3. Distribuirea bunurilor materiale;

I. – Consideratii generale

Gestionarea bunurilor materiale, privita in sensul de administrare a acestora, constituie una din principalele activitati din componenta logisticii, privitoare la aprovizionarea valorilor materiale.

In cazul sistemului de aprovizionare a fortelor de ordine publica, din care face parte si institutia penitenciara, se disting doua laturi: o latura teoretica si una concreta, practic-aplicativa.

Latura teoretica cuprinde un ansamblu inchegat de cunostinte, principii, reguli, metode, procedee si normative referitoare la aprovizionarea cu materiale, desfasurata in diferite forme ale actiunilor de mentinere a pazei si sigurantei locurilor de detinere, precum si a unei stari de spirit normale in randul efectivelor de detinuti, tineri si minori, aflate in custodia unitatilor teritoriale de penitenciare si a centrelor de reeducare.

Aprovizionarea, vizeaza, in general, constituirea unor stocuri de materiale, produse, materii prime de tot felul, mijloace de actiune, etc., necesare cazarii, hranirii si echiparii detinutilor si minorilor, precum si desfasurarii unor procedee specifice de productie din unitati, de natura cresterii si ingrijirii efectivelor de animale si a culturilor din gospodariile agrozootehnice sau realizarii de produse finite in atelierele de productie interioara sau bugetara, destinate atat nevoilor proprii din unitati, cat si comercializarii acestora pe piata libera, in scopul obtinerii de venituri proprii.

Aprovizionarea cu materiale vizeaza stabilirea necesarului, achizitia, primirea, evidenta, depozitarea, conservarea, repartitia, distributia si controlul utilizarii acestora. Ea comporta o gama larga de activitati, desfasurate intr-un circuit global logic, bine determinat, care presupune, in principal :

stabilirea nevoilor de mijloace si materiale, pe baza cererilor si solicitarilor operative, conform cerintelor operationale;

prospectarea pietelor de furnizori;

solicitarea si asigurarea fondurilor financiare oferite;

organizarea si derularea procedurilor legale de achizitii;

stabilirea ofertantului castigator si incheierea contractului de furnizare;

primirea, depozitarea si evidenta mijloacelor de materiale operationale;

distributia pe utilizatori (consumatori);

urmarirea comportarii mijloacelor si materialelor in procesul de exploatare;

organizarea si desfasurarea activitatilor specifice de mentenanta (service in termenul de garantie si post-garantie).

II. – Primirea bunurilor materiale

Dupa derularea procedurilor de achizitii, incheierea contractelor si urmarirea pe flux, dupa caz, a fabricatiei, are loc primirea materialelor si mijloacelor conform graficelor de livrare. Apoi, se desfasoara activitatile specifice de receptie calitativa si cantitativa a materialelor respective, conform clauzelor contractuale, in care trebuie sa fie precizate forma, locul si conditiile de desfasurare receptiei.

Aceste clauze vor indica, dupa caz, instrumentarul si metodele de receptie (tipul de cantar – ca instrument, sau receptie bucata cu bucata, prin sondaj etc. – ca metoda).

Ca loc, receptia se desfasoara la furnizor, daca prin contract nu se prevede altfel. In toate cazurile, operatia se face de unitatea care primeste produsele. Se poate recurge la autoreceptia produselor (operatia se face de furnizor), daca delegatul cumparatorului nu se prezinta la termenul stabilit prin contract (pentru a efectua receptia), sau cand partile au convenit sa utilizeze aceasta modalitate de verificare la livrare.

Receptia la furnizor sau autoreceptia nu exclude efectuarea operatiei si la cumparator. Dimpotriva, aceasta se desfasoara obligatoriu, in scopul :

prevenirii patrunderii in unitati a unor resurse necorespunzatoare calitativ (aspect care ar atrage sanctionarea persoanelor vinovate); acceptarea unei asemenea situatii ar determina consecinte nefavorabile, uneori de mare amplitudine, greu de suportat de cumparator;

evidentierea eventualelor pierderi, degradari, sustrageri cantitative pe parcursul transportului sau datorate furnizorului, fenomene negative cu implicatii nefavorabile pentru cumparator. Pentru utilaje tehnologice, instalatii si alte produse de complexitate tehnica ridicata, receptia de catre cumparator este un imperativ.

In legatura cu momentul cand se desfasoara receptia se impune precizarea ca aceasta poate avea loc :

pe faze de fabricatie, pentru utilajele tehnologice, instalatiile si masinile cu grad mare de complexitate; receptia se efectueaza asupra ansamblelor, reperelor componente, materialelor din care sunt confectionate. Receptia pe faze de fabricatie nu exclude receptia finala asupra produsului, in ansamblul sau, in raport cu parametrii tehnico–constructivi si functionali prevazuti in caietul de sarcini, anexat la contractul de furnizare;

la data formarii loturilor de livrare, cand se verifica corespondenta produsului sub aspect cantitativ, calitativ, sortimental etc., cu prevederile contractuale;

la data sosirii si preluarii loturilor de catre destinatar la domeniul de resedinta, cand se verifica corespondenta datelor cu privire la produs, cantitate, calitate, sortiment etc., cu cele inscrise in documentele de livrare–transport si cu prevederile contractuale.

Ca modalitate, receptia se poate efectua :

pe loturi de fabricatie, specifica produselor care se realizeaza din aceeasi sarja, ca de pilda: unele produse chimice, ale industriei farmaceutice, agroalimentare etc.; din punct de vedere tehnic, este de presupus ca fiecare esantion din produsul, realizat din aceeasi sarja, indeplineste aceleasi conditii calitative;

bucata cu bucata, care se aplica produselor complexe, cu tehnicitate ridicata sau cu valoare mare, cum sunt cele din industria mijloacelor de transport (autocamioane, tractoare etc.), industria electrotehnica si electronica, industria de masini unelte s.a.;

prin sondaj, pentru produsele care se livreaza in cantitati mari si cu un grad mai mic de complexitate (materii prime livrabile in vrac, materiale pentru intretinere si reparatii, etc.).

Indiferent de locul si modalitatile de receptie mai sus mentionate, la aducerea in unitate a bunurilor contractate, se efectueaza receptia cantitativa a acestora, de catre o comisie de receptie numita prin ordin de zi.

Cu aceasta ocazie, se intocmesc documentele de primire–receptie pentru cantitatile de bunuri real receptionate, acestea se iau in primire de seful de depozit (gestionarul sectorului de resort) si se opereaza in fisele (registrele) de evidenta.

III. Depozitarea, conservarea si inventarierea bunurilor materiale

III.1. Depozitarea - este activitatea de pastrare a bunurilor materiale din momentul primirii pana la darea lor in consum (folosinta).

Ea se realizeaza in spatii special amenajate si utilate, care trebuie sa asigure conditii de siguranta si microclimat (temperatura, umiditate, iluminare, etc.) in raport cu natura, proprietatile fizico-chimice si caracteristicile produselor respective.

De regula, depozitarea acestora se face pe rafturi sau stelaje, urmarindu-se gruparea lor pe marci si tipuri de produse, tipo-dimensiuni si domenii de utilizare.

In toate situatiile, fiecare sortiment sau tipo-dimensiune de bunuri va fi etichetat(a), pentru identificarea imediata a acestora.

REFERAT: Drept constitutional - subiecte si raspunsuri pentru examen REFERAT: Omisiunea sesizarilor organelor judiciare - arte 263 Cod penal

III. 2. Conservarea – reprezinta totalitatea masurilor care se intreprind pentru mentinerea materialelor pe intreaga perioada de depozitare, la parametrii tehnico-constructivi si functionali initiali, fara pierderi sau cu pierderi si degradari cat mai reduse.

O atentie deosebita se va acorda verificarii si intretinerii periodice a materialelor aflate in depozitare, in vederea prevenirii deprecierii si degradarii acestora. In acelasi timp, asigurarea conditiilor optime de depozitare, pastrare si conservare a materialelor, contribuie la eficientizarea procesului de aprovizionare, prin reducerea si/sau eliminarea pierderilor si mentinerea nealterata a calitatii bunurilor respective.

In functie de categoria bunurilor si destinatia acestora, conservarea poate fi:

de scurta durata;

de lunga durata.

Conservarea de scurta durata – se aplica bunurilor a caror perioada de depozitare si pastrare este de maxim sase luni;

Conservarea de lunga durata – se aplica bunurilor cu perioada de depozitare si pastrare de peste sase luni, de natura mijloacelor fixe si obiectelor de inventar destinate constituirii stocurilor de mobilizare si/sau rezervelor operative.

III. 3. Inventariere patrimoniului

In conformitate cu prevederile art. 4 din “Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului”, aprobate prin Ordinul Ministrului Justitiei nr. 839/C din 27.04.1995, unitatile teritoriale din subordinea Administratiei Nationale a Penitenciarelor, au obligatia de a efectua inventarierea patrimoniului propriu si a bunurilor detinute temporar in pastrare sau folosinta, dar care apartin altor persoane fizice sau juridice, anual, cel mai tarziu pana la data de 31 decembrie a anului respectiv.

Scopul – principal al inventarierii il constituie verificarea concordantei datelor evidentei cantitative cu realitatea de pe teren, stabilirea vinovatilor pentru eventualele lipsuri constatate si luarea masurilor ce se impun pentru recuperarea pagubelor.

III 3.1. Comisiile de inventariere si obligatiile acestora. Obligatiile comenzilor de unitati privind organizarea si efectuarea inventarierii.

III. 3.1.1. Constituirea comisiilor de inventariere

a)       Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii formate din cel putin doua persoane, numite prin ordin de zi pe unitate, in care se vor mentiona, in mod obligatoriu, componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si terminare a operatiunilor, etc.;

b)       La constituirea comisiilor de inventariere, se va avea in vederea ca presedintii acestora sa fie numiti din randul ofiterilor din unitate, iar membrii comisiilor sa nu-si desfasoare activitatea in sectorul de munca supus inventarierii;

c)      Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici responsabilii de sectoare (contabilii) care tin evidenta gestiunii respective;

d)       Dupa constituirea comisiilor de inventariere, membrii acestora nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin ordin de zi pe unitate;

e)       In comisii, se vor numi persoane cu pregatire tehnica si economica corespunzatoare, care prezinta, garantia efectuarii corecte si la timp a operatiunii de inventariere, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale;

f)         Inventarierea cladirilor, terenurilor, lucrarilor speciale si a utilajelor in stare de fixatie se executa de catre o comisie constituita la nivelul compartimentelor care au in sarcina administrarea acestor bunuri;

g)        Pentru inventarierea lucrarilor de investitii si reparatii capitale neterminate, dirigintele de santier sau persoana imputernicita cu executarea, organizarea, coordonarea si verificarea acestor lucrari, va face parte, obligatoriu, din comisie.

III. 3.1.2. Obligatiile comenzii unitatii privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului

Comandantii (directorii) unitatilor sunt obligati sa asigure comisiilor de inventariere conditii corespunzatoare de lucru prin:

instruirea prealabila a acestora, potrivit normelor in vigoare;

organizarea depozitarii bunurilor materiale pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora si confectionarea etichetelor de raft;

tinerea la zi a evidentei contabile si a celei tehnic-operative la gestiunile de valori materiale si confruntarea datelor intre acestea;

participarea la lucrarile de inventariere a tuturor membrilor comisiilor, in plenul acestora;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea, sortarea, asezarea si cantarirea valorilor materiale;

asigurarea, la solicitarea presedintilor de comisii, a unor persoane competente, din unitate sau din afara acesteia, in vederea eliminarii dubiilor ce pot apare la identificarea bunurilor inventariate; aceste persoane, vor semna, obligatoriu, listele de inventariere, pentru atestarea datelor inscrise;

punerea la dispozitia comisiilor a aparatelor si instrumentelor de masurare si cantarire (verificate din punct de vedere metrologic), a mijloacelor tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate, precum si a formularelor si rechizitelor necesare.

III. 3.2. Obligatiile comisiilor de inventariere

In vederea organizarii si efectuarii corecte si legale a activitatilor de inventariere, comisiilor de inventariere le revin urmatoarele obligatii:

sa cunoasca si sa aplice intocmai prevederile normelor de linie in vigoare, regulile referitoare la evidenta si gestionarea bunurilor, precum si pe cele referitoare la raspunderea materiala a functionarilor publici cu statut special si executarea cercetarii administrative;

sa verifice existenta pe teren a valorilor materiale prin numarare, cantarire, masurare etc., in vederea determinarii exacte a cantitatilor de bunuri si a starii fizice calitative a acestora;

sa utilizeze aparte si instrumente de masurat si cantarit omologate si verificate metrologic;

sa intocmeasca, la termenele legal stabilite, documentele de inventariere si sa le inainteze, spre avizare si aprobare comenzii unitatii;

sa regularizeze plusurile si minusurile (eventual constatate), in conformitate cu prevederile normelor de inventariere si sa efectueze, dupa caz, cercetarea administrativa privind stabilirea cauzelor si imprejurarilor care au condus la aparitia diferentelor dintre soldurile faptice si cele scriptice, cu propunerea de masuri in consecinta.

III. 3.3. Executarea inventarierii

III. 3.3.1. Activitati obligatorii premergatoare operatiunii de inventariere.

Inainte de inceperea actiunii de inventariere, comisia are obligatia executarii urmatoarelor activitati:

sa solicite si sa ia, de la gestionarul bunurilor supuse inventarierii, o declaratie scrisa, din care sa reiasa:

gradul, numele si prenumele acestuia;

natura bunurilor gestionate;

daca are documente de intrari sau iesiri de bunuri, neoperate in evidenta;

daca a primit sau eliberat din depozit valori materiale fara intocmirea documentelor legale;

daca are cunostinta de existenta in gestiune a unor plusuri sau minusuri, etc.

sa identifice si sa sigileze spatiile de depozitare in care se afla valorile materiale ce urmeaza a fi inventariate;

sa bareze si sa semneze, dupa ultima operatiune, fisele sau registrele de magazie, cu mentionarea datei la care s-au inventariat bunurile;

sa vizeze documentele care privesc intrari sau iesiri de valori materiale, neinregistrate, operate in fisele de magazie si predate la evidenta de baza;

sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua curenta, precum si sa solicite intocmirea monetarului.

III. 3.3.2. Masuri asiguratorii premergatoare inventarierii.

Pentru desfasurarea in conditii optime a actiunii de inventariere, comisia de resort are obligatia luarii unor masuri asiguratorii, premergatoare acesteia, legate, in principal, de urmatoarele aspecte:

in situatia lipsei gestionarului, instiintarea comenzii unitatii si depunerea tuturor diligentelor necesare prezentarii acestuia la data si ora fixate pentru inceperea actiunii, sau, dupa caz, a inlocuirii acestuia, cu mentionarea acestor fapte in procesul verbal de inventariere;

inchiderea si sigilarea depozitelor, in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea respectiva (in cazul in care valorile materiale sunt depozitate in locuri diferite sau cand exista mai multe cai de acces, se sigileaza toate spatiile si caile de acces).

la reluarea lucrarilor, sa verifice integritatea sigiliilor, iar daca constatata semne de violare a integritatii acestora, sa incheie un proces-verbal de desigilare, semnat de comisie si gestionar, cu luarea masurilor corespunzatoare;

documentele intocmite de comisie raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete sau dulapuri metalice incuiate si sigilate;

activitatea de primire – distribuire a bunurilor se sisteaza, in masura posibilitatilor, pe timpul inventarierii, iar in situatii deosebite, menite a asigura continuitatea misiunilor operative ale unitatii, operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei, iar documentele privind miscarile de materiale din timpul inventarierii se vizeaza de comisie si se pastreaza separat.

III. 3.3.3. Determinarea stocurilor faptice supuse inventarierii

Stabilirea stocurilor faptice se face, dupa caz, prin numarare, cantarire, masurare sau cubare.

In functie de natura si starea fizico-chimica a valorilor materiale, determinarea se poate face astfel:

pentru bunuri aflate in ambalaje originale intacte, prin sondaj;

pentru lichide a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare, continutul vaselor se verifica prin scoaterea de probe, avandu-se in vedere densitatea, compozitia chimica si alte caracteristici specifice;

pentru materiale de masa mare (ciment, otel beton, produse agricole, materiale) prin:

cantarirea si/sau masurare;

pe baza de calcule tehnice;

pentru valori materiale, inaccesibile datorita modului de depozitare (gramezi, stive, etc.), prin inscrierea in listele de inventariere a datelor din evidenta de unitate valabile la sfarsitul perioadei de consum;

pentru carti si publicatii, prin confruntarea registrului inventar de evidenta cu existentul pe teren, intocmindu-se liste numai pentru exemplarele lipsa sau gasite in plus;

terenurile se inventariaza pe baza documentelor care atesta dreptul de administrare a acestora si a schitelor de amplasare;

cladirile se inventariata prin identificarea lor, potrivit titlurilor de proprietate, a documentelor de dare in administrare, a dosarului de cadastru, prin inspectarea si compararea constatarilor, cu datele de evidenta;

animalele de serviciu si de reproductie se inventariaza prin numarare si confruntare cu numarul matricol din registrul de evidenta;

animalele de productie si la ingrasat, se inventariaza pe specii, categorii de varsta si sex, cu precizarea numarului de capete, a greutatii in viu si valorii pe intreg efectivul.

III. 3.3.4 Stabilirea rezultatelor inventarierii si inregistrarea acestora.

a)       inventarierea faptica a patrimoniului unitatilor se materializeaza prin inscrierea cu cerneala sau pix, fara spatii libere si fara stersaturi, a valorilor inventariate pe formulare specifice;

b)      rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor, constatate faptic si inscrise in listele de inventariere, cu cele din evidenta tehnic-operativa (evidenta de gestiune) si din contabilitate (evidenta de unitate);

c)       bunurile materiale constatate “lipsa” la inventariere se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea contabila, iar cele constatate “plus” se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la costul de achizitie a acestora, in functie de pretul pietei la data constatarii sau de costul de achizitie a bunurilor cu caracteristici tehnice similare sau apropiate;

d)      comisia de inventariere va consemna intr-un proces-verbal rezultatele inventarierii, concluziile si propunerile cu privire la cauzele eventualelor plusuri, minusuri, pierderi si vinovatii pentru producerea acestora, precum si propuneri de recuperare a pagubelor;

e)       dosarul de inventariere va fi inaintat comenzii unitatii, spre avizare si aprobare, in termen de 72 ore de la data incheierii operatiunilor de inventariere.

IV. Distribuirea si consumul bunurilor materiale

IV.1. Distribuirea – este operatiunea prin care valorile materiale sunt dirijate dintr-o gestiune spre utilizator, in baza unor documente justificative.

In cadrul Administratiei Nationale a  Penitenciarelor, distribuirea bunurilor se realizeaza astfel:

a)     pentru categoriile de bunuri de natura mijloacelor fixe, obiectelor de inventar si, in anumite situatii, medicamentele de uz uman si/sau veterinar, aprovizionate pe plan central, prin Baza de Aprovizionare, Gospodarire si Reparatii. Distribuirea acestora catre unitatile teritoriale de penitenciare se realizeaza conform “ordinului de distributie” emis de Directia Economica Administrativa; acest din urma document se elibereaza si in cazul redistribuirilor de astfel de bunuri intre unitatile teritoriale;

b)     pentru bunurile materiale aprovizionate pe plan local de unitatile din subordinea Administratiei Nationale a  Penitenciarelor, distribuirea acestora din depozite catre consumatori se realizeaza in baza “bonului de consum”.

In toate situatiile, inregistrarea in contabilitate a iesirilor de bunuri din magazii si depozite se executa dupa regula “primul intrat – primul iesit”.

Din punct de vedere al actualei evidente, cantitativ-valorice, a bunurilor gestionate, explicam aceasta regula printr-un exemplu ipotetic:

v     Sa presupunem ca in gestiunea sectorului transporturi dintr-o unitate de penitenciar, a fost inregistrat, in perioada 01-15.11.2001, reperul “pivot superior” pentru marca Dacia 1310, dupa cum urmeaza:

la data de 01.11.2001 – 2 buc. la pretul unitar de 70.000 lei;

la data de 05.11.2001 – 45 buc. la pretul unitar de 75.000 lei;

la data de 12.11.2001 – 6 buc. la pretul unitar de 80.000 lei.

Pentru executarea reparatiilor curente la autoturismele Dacia din dotare unitatii, s-au distribuit din magazie, in data de 18.11.2001, 8 buc. din reperul mentionat.

In contabilitate, valoarea totala scazuta din evidenta este V_tot = 2 x 70.000 + 5 x 75.000 + 1 x 80.000 = 140.000 + 375.000 + 80.000 = 595.000 lei.

IV. 2. Consumul bunurilor materiale

Intr-o unitate de penitenciar, consumul bunurilor materiale este reglementat prin normative specifice fiecarui compartiment de activitate.

Determinarea necesarului de consum pentru categoriile de bunuri solicitate se determina prin planurile anuale de aprovizionare tehnico-materiala, in baza unor indicatori de excelenta (intelesi in sensul de consumatori de resurse), cum ar fi:

totalul efectivelor de detinuti, tineri si minori tinuti in custodie;

numarul total de autovehicule si utilaje agricole din dotare;

suprafetele totale ale spatiilor aflate in administrare, pe categorii de folosinta (detentie, birouri, cluburi, popote, blocuri alimentare etc.) s.a., precum si normele de consum aferente acestora (exemplu: normele medii de consum carburant pentru autovehicule, normele de hranire si echipare a detinutilor, normele de dotare cu cazarmament si obiecte de mobilier a spatiilor de detinere, normele de materiale de intretinere, etc.).

In stabilirea necesarelor de consum, se au in vedere o serie de elemente, cum ar fi:

perioadele legale de consum;

stocurile curente din gestiuni;

constituirea stocurilor de siguranta;

evitarea constituirii de stocuri supranormative sau de stocuri greu consumabile etc.

Justificarea, de catre fiecare compartimentul de activitate a consumurilor de bunuri efectiv realizate se face periodic, prin documente specifice *.

De exemplu: consumul de motorina realizat, intr-o luna de zile, de un autocamion destinat transportului de marfuri, se justifica, prin foaia (foile) de parcurs a (ale) autovehiculului, luand in calcul:

numarul total de kilometri parcursi “P” (km);

cantitatea totala de carburant real alimentar “C” (litri);

norma medie de consum carburant aferenta perioadei de exploatare “N_C” (litri/100 km)

Cunoscand:    P = 1500 km

C = 570 litri

N_C = 37 litri / 100 km, se determina consumul normat de carburant “C_n” (litri):

37

C_n = P x N_c = 1500 x ------ = 555 litri

100

Rezulta o diferenta nejustificata de consum (Δ_c):

Δ_c = C – C_n = 570 – 555 = 15 litri,

care constituie paguba si se recupereaza in sarcina conducatorului auto:

V_pag = Δ_C x P_ac = 15 litri x 14.000 lei / litru = 210.000 lei,

in care P_ac este pretul cu amanuntul al motorinei (P_ac = 14.000 lei/litri)