Management educational - managementul timpului

MASTER ANUL I: MANAGEMENT EDUCATIONAL

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Deoarece in prezent traim intr-o perioada ce se defineste prin schimbari rapide, ceea ce ne solicita o dezvoltare a capacitatii de adaptabilitate la nou in general, s-a constatat ca o cerinta esentiala pentru obtinerea unei productivitati sporite ca rezultat al unei activitati eficiente, este ,,dozarea timpului", care de cele mai multe ori este insuficient pentru obtinerea rezultatului dorit.

Cu toata dezvoltarea tehnologiei existente nu s-a putut realiza pana acum inmagazinarea, stocarea timpului, de aceea nu putem decat sa realizam o "gestionare optima a timpului", totul in scopul de a obtine un"randament sporit" al muncii noastre. 

Nefiind materie, "timpul" reprezinta o notiune abstracta, de aceea timpul nu poate fi stocat, dar el poate fi "dozat" adica folosit eficient. In acest context putem vorbi de un "management al timpului".

"Managementul timpului" reprezinta un concept dar coroborat cu alti factori, ajunge sa aiba aplicabilitate practica, el materializandu-se in modalitatea in care individul isi planifica obiectivele si sarcinile cu respectarea prioritatilor impuse de nevoile sale.

Perceptia despre timp a depins intotdeauna de complexitatea si cantitatea activitatilor ce individul le are de intreprins.

De aceea, esentiala pentru folosirea eficienta a timpului este "definirea obiectivelor cu specificarea rezultatelor dorite".

Orice organizatie, pentru a fi performanta, trebuie sa stabileasca si deci sa stie ce tinte trebuie sa atinga, motiv pentru care timpul, intr-un mediu concurential acerb, este necesar a fi folosit cat mai util.

De altfel, timpul fiind o resursa economica trebuie rationalizat, controlat si optimizat in permanenta. Acest fapt se realizeaza in cadrul organizatiilor, prin structurarea ierarhica a compartimentelor, prin indeplinirea eficienta a sarcinilor de control a persoanelor cu atributii de conducere care au sarcina de a verifica ( a controla deci) si de a optimiza activitatile organizatiei. Realizand acest lucru, coroborat cu alti factori, se obtine de fapt un management eficient al resursei " timp".

Cu cat timpul de realizare a sarcinii este mai scurt, mai bine folosit, productivitatea creste, sigur , acest fapt nu trebuie facut in detrimentul "calitatii".

Performanta insa se obtine nu doar gestionand exclusiv resursa numita "timp". Aceasta trebuie coroborata cu alti factori care influenteaza utilizarea si perceptia asupra timpului:

-motivarea personalului;

-stimularea creativitatii prin desfasurarea unor activitati interesante;

-acordarea posibilitatii celor implicati in activitatea respectiva de a se manifesta creativ si responsabil;

-crearea unui ambient propice desfasurarii activitatii respective.

Utilizarea eficienta a timpului, a carei trecere este iminenta, depinde de conditiile existente in mediul exterior, dar depinde si de starea de spirit a individului implicat in activitatea respectiva, de aceea este esentiala motivarea, stimularea personalului.

Influentele factorului timp asupra activitatii economice

Pentru ca o activitate sa fie eficienta e necesara planificarea activitatilor si stabilirea etapelor de desfasurare In planificare resursa timp este esentiala, fiecare activitate trebuind a fi efectuata intr-o unitate de timp prestabilita, eficienta depinzand de realizarea sarcinii in interiorul unitatii de timp stabilita.

Asa cum am aratat mai sus, nu se poate proceda la planificare fara ca anterior sa fie stabilite niste obiective in functie de prioritatile si nevoile urgente avute. Rezervarea timpului se face in functie de complexitatea sarcinilor. O zi de munca poate sa decurga conform planificarii, dar poate include si sarcini neplanificate, care pot genera decalaje, intarzieri fata de planul initial.

Personalul trebuie sa aiba un comportament responsabil, selectiv in indeplinirea sarcinilor, de aceea va trebui sa aiba profesionalismul necesar pentru a putea sa selecteze din multitudinea de sarcini pe acelea care au fost planificate anterior, care sunt urgente si nu pe acelea care "fura timp" insa poate sunt mai usoare, mai pe placul celui insarcinat sa le indeplineasca.

In cadrul organizatiei exista mai multe compartimente, structuri stabilite ierarhic, cu atributii complexe. Pentru economisirea timpului, o persoana investita cu atributii de conducere poate "delega" competente unei persoane subordonate pentru eficientizarea activitatii. Delegarea poate fi facuta si fata de un serviciu din afara organizatiei-adica externalizarea unui serviciu poate conduce la eficientizare.

Un alt factor care concura la cresterea randamentului si rapiditatii, e folosirea de noi tehnologii care sa poata fi folosite intr-o varietate de modalitati - comunicare, efectuarea operatiunilor bancare on-line, baza de date informatizata, dotarea birourilor cu mijloace tehnice eficiente, etc.

De asemenea, factorul uman este esential. Un manager trebuie sa caute sa motiveze personalul, sa aiba grija ca persoanele implicate in activitati sa nu munceasca excesiv, pana la surmenare, sa li se respecte drepturile prevazute de legislatia muncii - ore libere, pauza de masa,concedii pentru a indeparta efectele oboselii care conduce la rezultate proaste, genereaza greseli si munca superficiala.

Un alt factor important pentru rationalizarea timpului este "organizarea locului de munca", cu cat spatiul in care se desfasoara activitatea este mai bine organizat cu atat munca va fi mai eficienta. Aceasta conditie se refera la o multitudine de factori de la dotarea locului de munca cu mobilier ergonomic, la eliminarea timpilor morti datorati transferului fizic al informatiei, al deplasarii de la un department la altul. De aceea, alaturi de planificare, in orice organizatie este esentiala tehnologizarea si organizarea la locul de munca.

Studiile au demonstrat ca pentru fiecare minut petrecut planificand activitatile unei zile, o persoana castiga patru minute atunci cand vine momentul aplicarii in practica a acelei activitati. Planificarea nu este totul, dar este un punct de start pentru manager.

Peter Drucker atentioneaza ca doar managerii eficienti incep prin a estima cat timp pot considera in mod real ca le apartine. Ei au inteles ca pentru a-si conduce adecvat afacerea, trebuie sa rezerve perioade de timp neintrerupte, dar sunt flexibili in cazul in care descopera ca sunt alte situatii care necesita atentie. In acest ultim caz managerii vor elimina din timp acele activitati care nu sunt total productive.

Managementul timpului are regulile sale de aur:

-stabilirea rutinei zilnice;

-valorificarea "piscurilor de energie" pentru a face lucrurile care necesita capacitate maxima;

-respectarea nemiloasa a termenelor limita, ducerea la capat a problemelor importante chiar daca sunt neplacute;

-eliminarea a tot ce nu este important (multe dintre probleme se rezolva de la sine daca nu li se acorda o importanta prea exagerata);

-fixarea de perioade "bloc" pentru situatiile in care se doreste finalizarea unui proiect;

-gruparea activitatilor similare;

-abordarea unei situatii pe ansamblu si nedivizarea necesita capacitate maxima, exagerata a acesteia pentru a nu pierde intregul si pentru a nu pierde timp la reluare;

stabilirea pauzelor pentru momentele in care sunt "coborasurile de energie", selectarea cu atentie a ceea ce se va accepta pentru a fi indeplinit sau a spune un "nu" hotarat atunci cand nu pare a fi persoana potrivita pentru activitatea sau proiectul respectiv, alocarea cu 50% mai mult timp fiecarei sarcini fata de cat se considera ca dureaza, si a lasa ceva timp intre actiunile planificate.

Document online: Jocuri muzicale in gradinita Referat: Fisa de evaluare predictiva - evaluare predictiva a achizitiilor prescolare

La aceasta se adauga regula 60-40: a planifica doar 60% din timp iar restul de 40% sa fie lasat pentru evenimentele surpriza. Asa cum s-a mentionat anterior, managementul timpului tine de modul de abordare personal al fiecarui manager iar acesta se poate auto-disciplina. A-si stabili intalniri "cu sine-insusi", eliberandu-se astfel din stransoarea celorlalti, a se culca cu o ora mai devreme si a se trezi cu o ora mai repede pentru a-si planifica ziua de lucru, a se recompensa atunci cand obtine un obiectiv sau a cauta un echilibru prin practicarea unui sport sau a unei activitati de recreere sunt semnalul unei preocupari "sanatoase" pentru managementul timpului personal al managerului in folosul organizatiei sale.

Totusi in ciuda interesului crescut pentru managementul timpului, acesta nu poate fi vazut izolat fata de alte activitati relationate cu managementul, cum sunt leadership-ul si delegarea.Un aspect cheie al leadership-ului este vizibilitatea iar aceasta este legata inevitabil de politica "usilor deschise".

In efortul lor de a cauta mai mult timp, managerii nu trebuie sa uite de necesitatea de a fi disponibili pentru consultatii cu subordonatii, colegii sau alti parteneri de afaceri si in consecinta sa asigure un proces de comunicare efectiv.

Autorul care a pus bazele managementului științific, Federick Tailor postula, acum aproape 100 de ani, principiul "Evidența stricta a timpului i normarea muncii facand un pas uriaș spre creșterea eficienței in organizație. Managementul inseamna conducere eficienta și eficace a unei activitati. Din perspectiva aceasta, managerul nu poate face afaceri profitabile pentru firma de care raspunde daca nu știe sa gestioneze eficient resursele. Iar "timpul" este o resursa economica prețioasa și ireversibila: "timpul" este cea mai rea resursa fiind neinlocuibil dar in acelasi timp "nelimitat", este scump dar nu poate fi cumparat, impozitat și multiplicat iar pierderea sa nu poate fi asigurata nici de cea mai mare firma de asigurari din lume, deci nu poate fi "despagubit", este foarte perisabil si inelastic. Cu toate acestea "timpul" nu este proprietatea nimanui, este impersonal al tuturor si nu este retinut de frontiere fizice.

Managerii preocupati de performanta stiu insa ca "timpul" este masurabil si continuu, iar managementul timpului este o prioritate pentru succesul unei afaceri.

Factorii de decizie eficienți nu pornesc de la sarcinile lor, pornesc de la timpul pe care il au la dispoziție. Ii considera si ii ordoneaza timpul "de care dispun" in cele mai mari perioade de continuitate, ca un proces in trei etape: timp de inregistrare, timp de organizare, timp de consolidare -baza eficientei factorului decizional. Prima etapa spre  eficienta in conducere este eficienta folosirii reale a timpului iar organizarea sistematica a timpului este urmatoarea treapta.

Consideratii de managerizare a timpului

Managementul timpului are ca scop dezvoltarea si imbunatatirea abilitatilor de management al timpului pentru fiecare membru al unei organizatii. Managementul timpului reprezinta una din marile probleme organizationale, o problema care poate fi rezolvata numai prin dezvoltarea abilitatilor necesare

Rezultatele obtinute de orice persoana, in orice domeniu de activitate, depind sensibil de utilizarea timpului. In cazul managerilor din cadrul firmelor, modul de gestionare si de folosire a timpului determina atat rezultatele muncii proprii, cat si ale subordonatilor, ale organizatiei in ansamblul sau, conferindu-i o importanta mai mare.

Managementul timpului permite detinerea, controlul asupra sarcinilor si activitatilor zilnice, sa avem performante ridicate utilizand un minim de resurse, sa ne petrecem momente relaxate impreuna cu familia sau sa ne ocupam de hobby-urile noastre. La nivel organizational, un management eficient al timpului poate duce la obtinerea unor performante ridicate, la cresterea profitului si la echilibrarea fluxului de activitati. Totodata, poate reduce conflictele organizationale si poate deveni un factor motivator  pentru angajati.

Sesizand criza de timp contemporana, multe companii cumpara pentru angajatii lor traininguri privind managementul timpului, traininguri in care impreuna cu un specialist, fiecare dintre participanți descopera valoarea timpului personal si solutii de planificare.

Timpul este o resursa strict limitata si, desi in multe locuri se lucreaza sub presiunea managerilor, se constata totusi, in general, lipsa organizarii cu adevarat eficiente si a unei intelegeri reale a valorii timpului. Vina principala a acestei stari de fapt apartine, in primul rand, culturii specific comuniste de care romanii nu au apucat inca sa se debaraseze: "timpul trece, leafa merge", "daca o problema nu se rezolva de la sine, atunci nici nu mai merita rezolvata", "pauzele lungi si dese, cheia marilor succese", iata numai cateva dintre "principiile" invocate adeseori de romani in legatura cu munca pe care o depun in cadrul unei institutii. Daca mai adaugam si "greaua mostenire" a sistemului birocratic (care nu a fost inca si nu va fi curand infrant) si dificultatea cu care noile tehnologii sunt introduse mai ales in intreprinderile de stat, ne putem da seama de unde decurg pierderile imense de timp si, implicit, cele financiare, in institutiile romanesti.

Aparent, lucrurile par sa se miste mai bine in cadrul firmelor  particulare, unde sunt stabilite de la bun inceput principii occidentale sitehnologii moderne de lucru. Dar, deexemplu, chiar si in cadrul acestorafunctioneaza, deseori, o alta mentalitate specific romaneasca: statul peste program al angajatilor este considerat sinonim cu o cantitate mai mare demunca. In schimb, o companie particulara isi stabileste de la bun inceput principiile si sistemul de lucru, problema principala ramanand sa pastreze in timp aceste reguli. Este vorba aici, de cultura specifica fiecarei institutii in parte. O firma poate stabili si anumite valori cu care angajatii sunt de acord si le respecta, de aceea este foarte important rolul managerilor si al departamentului de resurse umane in implementarea si pastrarea acestor valori.

Modalitati de abordare privind managementul timpului

Personalitatea managerului isi pune amprenta asupra firmei sale și asupra tuturor celor care intra in contact cu aceasta. Managementul timpului incepe cu cel al propriei persoane. Principala cauza a eșecului, atat in afaceri cat si in viata este lipsa unei discipline autoimpuse.

Cunoasterea ne ajuta sa intelegem comportamentul si atitudinea fata de anumite valori si mai ales sa ne modelam acest comportament in directia minimalizarii defectelor si a atitudinilor gresite, pe de o parte si a eficientizarii muncii pe de alta parte. Una dintre dimensiunile importante in orice decizie, este "timpul". Din acest motiv trebuie sa vedem daca managerul are o predispozitie pentru a folosi eficient sau defectuos timpul. Oricare ar fi atributiile sau calitatile unui manager de succes sau calitatile personalului calificat, un criteriu esential care sta la baza succesului consta in modul de abordare a timpului. Exista diferențe  importante intre atributele si stilurile comportamentale personale care isi lasa amprenta in acest sens:

-unele persoane lucreaza mai bine la inceputul zilei in timp ce altele dupa-amiaza;

-unii indivizi pot sa faca fața doar unei singure sarcini intr-o unitate de timp, insa altii pot sa jongleze simultan cu mai multe activitati;

-unii prefera sa delege, in timp ce altii prefera sa pastreze atributiunile pentru a le desfasura singuri;

-unii indivizi sunt foarte ordonati si metodici, altii sunt haotici si dezorganizati

-unele persoane au mai multe aptitudini si sunt mai experimentate decat altele;

Cauze ale erorilor de management al timplui

Majoritatea dintre factorii de decizie se ghideaza inca dupa idei preconcepute, care pe cat par de rezonabile, pe atat sunt de false:

-'Sunt tot timpul ocupat, asta inseamna ca sunt extrem, de eficient';

-"Cu cit dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu atit imi va fi mai bine';

-' O sa imi fac timp de restul , mai tarziu'.

Sursa problemelor este insa una complexa. Cauzele pot fi grupate in trei categorii distincte:

1.Cauzele exterioare care sunt determinate de lipsa de organizare: timpii prea scurti alocati initial activitatilor programate, intreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea membrilor din organizatie sau din exteriorul acesteia, urgentele neprevazute (daca este cazul), nepregatirea din timp a ordinii de zi, a sedintelor sau reuniunilor;

Cauzele care tin exclusiv de persoana managerului, de felul sau de a fi si de a se comporta sau de situatia particulara cu care se confrunta (oboseala, depresie, anxietate, probleme personale- preocupari financiare sau de familie);

3. Cauzele care tin de angajatii proprii si/sau partenerii de afaceri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul ca acestia 'trag de timp prelungind discutiile', faptul ca intervin cu o problema complicata si greu de rezolvat pe moment sau din contra, prezinta informatii nerelevante sau eronate, lipsa de competenta si plasarea in responsabilitatea managerului a rezolvarii problemelor care cad in sarcina lor.

Toate acestea sunt rezultatul interventiei asa numitilor 'hoti' ai timpului: vizita unor 'musafiri nepoftiti' care retin de la lucru, amanarea sarcinilor grele sau neplacute, sedinte prea lungi si prost organizate,  prioritati care nu au fost stabilite cu claritate sau sunt inexistente pentru manager, lipsa delegarii autoritatii si responsabilitatii, navigarea pe internet sau vizionarea unoremisiuni la televizor, lipsa structurii, a organizarii, probleme tehnice care nu iși gasesc rezolvarea, imposibilitatea sau neputinta managerului de a refuza etc.

Cele mai frecvente erori in utilizarea timpului

1. Sa muncesti mai mult sau mai repede (in cadrul unei activitati ce se desfasoara intr-un interval de timp determinat).

2. Sa reduci timpul dedicat anumitor activitati considerand ca aceste activitati sunt mai putin importante decat altele.

3. Sa realizezi diferite sarcini in acelasi timp, considerand ca astfel utilizezi timpul in timp optim.

4. Daca esti tot timpul ocupat, ai senzatia ca in acest mod vei obtine cele mai multe rezultate.

5. Daca ai o responsabilitate mai mare crezi ca trebuie sa muncesti mai mult pentru a da exemplu.

6. Sa acorzi mai mult timp luarii unor decizii si astfel deciziile vor fi mai bine fundamentate.

Instrumente folosite in activitatea economica astfel incat timpul ca resursa sa aduca beneficii maxime

In general in literatura de specialitate, managementul timpului este exprimat mai pe scurt prin urmatoarele idei:

"Fii organizat" - pune pe hartie si triaza sarcinile

"Protejeaza-ti timpul" - separa, izoleaza si deleaga

"Fixeaza scopurile"- automat vor fi deduse si actiunile ce trebuie intreprinse

"Fixeaza prioritatile" - dupa stabilirea scopurilor acestea trebuie ordonate

,,Foloseste- te de trucuri pentru a economisi timp"

,,Stapaneste abilitatile managerizarii timpului"

Aceste idei se refera de fapt strict la timpul managerului fara sa trateze de fapt timpul ca resursa, pentru organizatia ca intreg, implicate in activitati economice, cu alte cuvinte ii spun managerului ce trebuie sa faca dar nu si cum. Pentru acest lucru exista diverse instrumente folosite pentru a beneficia de cat mai multe avantaje din folosirea timpului ca resursa economica.

Managementul prin obiective(MBO)

Pentru a da rezultate semnificative, procesul de stabilire a obiectivelor trebuie sa se faca la toate nivelele organizatiei, de la topmanager pana la cea mai joasa pozitie a ierarhiei. Implementarea managementului bazat pe obiective incepe prin comunicarea scopurilor organizatiei tuturor angajatilor in cadrul unei intruniri. In conformitate cu aceste scopuri, acestia isi propun obiectivele individuale legate de slujba propriu - zisa a fiecaruia. Managerul aproba sau modifica, daca este necesar, prin negociere, obiectivele individuale propuse ale angajatilor. Ulterior, acesta verifica progresele inregistrate in indeplinirea obiectivelor individuale ale angajatilor, iar prin realizarea unui feed-back eficient si in masura in care circumstantele o dicteaza, poate autoriza modificarea obiectivelor in ideea respectarii programului propus initial.

2.Spreadsheets-urile

Sunt foi de calcul continand coloane pentru: arii cheie, obiective, termene limita, costuri si alte detalii.

3.Diagrama Gantt

Este un grafic in care se ilustreza cum este programata executia unui proiect. Graficele Gantt indica datele de inceput si de sfarsit ale elementelor terminale si sumare ale unui proiect.Aceste elemente compun de fapt structura impartirii lucrului la proiect; sunt reprezentate de asemenea si relatiile de dependența (reteaua de precedente) intre activitati. Desi acest instrument a fost dezvoltat la inceputul secolului XX, el si-a pastrat utilitatea pe tot parcursul timpului.

Incepand cu anii '80 odata cu aparitia calculatorului personal a inceput sa fie integrat in aplicatii software, in prezent regasindu-se in  programe precum Microsoft Project, sau MacProject.

4.Lista de prioritati

Reprezinta cea mai simpla si in acelasi timp cea mai folosita tehnica de planificare a timpului.

5.Tehnica pomodoro

Este o metoda de management al timpului dezvoltata de Francesco Cirillo, descrisa in cartea cu acelasi nume, la sfarsitul anilor '80. Aceasta tehnica foloseste un temporizator pentru a imparti perioadele de lucru in intervale de 25 de minute separate de pauze. Aceasta tehnica a fost dezvoltata pe baza rationamentului ca in activitatile foarte solicitante, agilitatea mentala poate fi imbunatatita folosind pauze frecvente dar de scurta durata; initial a fost gandita pentru activitatea de programare in pereche.

6.Getting Things Done (GTD)

Este o metoda de organizare creata de David Allen, si descrisa in cartea cu acelasi nume. Aceasta metoda se bazeaza pe principiul ca o persoana trebuie sa isi noteze sarcinile atribuite astfel incat sa nu mai fie nevoita sa retina toate sarcinile ce trebuie indeplinite si sa se concentreze strict asupra activitatii curente.

7.Man Sard

Este o aplicatie software folosita pentru monitorizarea de la distanta a sarcinilor delegate tuturor membrilor unui sector. Aplicatia presupune existenta unui departament/sector condus de un leader care are printre alte atributiuni si pe aceea de a delega sarcini angajatilor din subordine si de a urmari realizarea acestora la timp si in condiii optime.

Pentru leader aplicatia asigura: 

- controlul operativ al indeplinirii tuturor sarcinilor delegate;

-urmarirea operativa a activitatii fiecarui subordonat in parte si pe ansamblul sectorului de activitate-prevenirea consecintelor nefavorabile pentru nerealizarea la timp a unor sarcini importante;

- scurtarea timpului de decizie.

Pentru angajati aplicatia asigura:

- monitorizarea sarcinilor personale;

- controlul realizarii sarcinilor prin avertismente grafice si sonore;

- agenda sarcinilor personale.

Bibliografie:

Ceausu, I., Enciclopedia Manageriala, Editura Tehnica ATTR, Bucuresti 1994,

Druker, P. F. Eficienta factorului decisional, Editura Destin Deva 1994

Marinescu,P ., Managementul institutiilor publice, Universitatea din Bucuresti 2003

www inforapart com