Marketing
Raport audit de marketing - misiunea de audit de marketing, auditul procesului de relationare/comunicare cu clientiiUNIVERSITATEA DE VEST TIMISOARA FACULTATEA DE ECONOMIE SI DE ADMINISTRARE A AFACERILOR MARKETINGUL SI MANAGEMENTUL VANZARILOR RAPORT AUDIT DE MARKETING MISIUNEA DE AUDIT DE MARKETING AUDITUL PROCESULUI DE RELATIONARE/COMUNICARE CU CLIENTII CAPITOLUL 1: PREZENTAREA DE MARKETING A FIRMEI Denumirea firmei/ statutul juridic Firma asupra careia voi realiza auditarea de marketing se numeste S.C. ALTEX ROMANIA S.R.L, avand statutul de societate cu raspundere limitata. 1.2 Scurt istoric In toamna anului 2005, mai exact la data de 22 octombrie 2005, are loc marea deschidere a marelui centru comercial Iulius Mall Timisoara, care s-a dovedit a fi cel mai benefic lucru ce i se putea intampla Timisoarei. Astfel prin deschiderea unicului centru comercial de tip mall, din regiune, IuliusMall urma sa devina cel mai mare "templu" in care agenti economici de toate tipurile inceraca sa atraga un numar cat mai mare de clienti. La trei ani dupa deschiderea centrului comercial, IuliusMall Timisoara, printre multitudinea de agenti economici care incearca sa te ademeneasca cu cele mai tentante oferte vestimetare, decorative, alimentare sau chiar de relaxare, avea sa se deschida, dupa retragerea din incinta a renumitului Media Galaxy, un spatiu de entertaiment, un magazin in care atat cunoscatorii cat si cei mai putin avizati in domenii precum televizoare LCD, aparate foto performante, electrocasnice, computere , sau alte gadget-uri, sa poata intra in contact cu acestea chiar si prin a le testa pe unele dintre ele, iar mai apoi achizitionandu-le in vederea satisfacerii anumitor nevoi. Localizat in incinta IuliusMall Timisoara la etajul I, magazinul Altex s-a nascut din dorinta de a aduce mai aproape de clienti a ultimelor noutati in privinta electrocasnicelor, televizoarelor cu ecran plat, aparate foto sau video, PC si alte produse in domeniu. Concurenta e factorul determinant, esential in succesul sau esecul unui magazin de electrocasnice, IT, sau oricare altul. Concurenta determina oportunitatea acelor activitati ale unui magazin care pot contribui la performanta acestuia, cum ar fi inovatiile, o cultura unitara sau atragerea clientilor prin intermediul preturilor . Din dorinta de a comunica cat mai bine cu segmentul de clienti avut in vizor si din dorinta de a le induce acestora acel sentiment de multumire fata de sine, sc Altex srl este acel tip de magazin care tine seama si este receptiv la opiniile si nevoile clientilor pentru a reusi sa-i satisfaca pe deplin. 1.3. Prezentarea gamei de produse si servicii ALTEX este liderul pietei de electronice, electrocasnice, IT&C si multimedia din Romania, cu peste 50 de magazine deschise in toate orasele din tara. ALTEX ofera clientilor sai o gama de produse perfect adaptata nevoilor clientilor, la cele mai mici preturi, punandu-le la dispozitie sisteme de finantare generoase si flexibile, cu cea mai mica dobanda si cele mai mici rate. Acest sistem faciliteaza accesul tuturor categoriilor de consumatori la produse si echipamente de inalta calitate necesare confortului zilnic. ALTEX colaboreaza cu un numar insemnat de furnizori, in portofoliul sau fiind inclusa o gama extinsa de produse apartinand unor marci, precum Philips, Panasonic, Sony, Thomson, Daewoo, Whirlpool, Arctic, Bosch, Siemens, Electrolux, Zanussi, Ariston, Indesit, Rowenta, Tefal sau Braun. De asemenea, ALTEX comercializeaza pe piata din Romania 2 marci proprii: Teletech (televizoare LCD) si Myria (sisteme IT, laptop-uri si monitoare LCD, televizoare LCD si plasme, boxe PC 5.1, 2.1 , camere web, mouse-uri, tastaturi, volane si gamepad pt PC) si este distribuitor exclusiv al marcilor Cata, Sanyo, Rotel. Produse TV & Audio . televizoare: LCD TV, plasma, CRT TV . home cinema . sisteme audio home si auto: minisitteme, boxe, amplificatoare, cd playere . DVD playere: receptoare digitale, DVD recordere, DVD playere portabile . videoproiectoare . accesorii alimentare: prize si prelungitoare, acumulatoare, radiatoare . audio portabile :mp3 player, mp4 player, radiocasetofoane cu cd, reportofoane Produse foto & video . rame foto digitale . camere foto . camere video . accesori camere foto & video IT, comunicatii si divertisment . laptopuri . imprimante . monitoare . periferice . sisteme desktop . console . GPS . telefoane mobile . echipamente de retea si accesorii IT Electrocasnice mici si electrocasnice mari . aparate frigorifice . aragazuri . hote . masini de spalat vase/ rufe . aspiratoare, climatizare, incalzire . aparate cu microunde, prajitoare,friteuze . aparate de calcat, aparate de cusut, ingrijire a parului, tuns, barbierit sc ALTEX srl si concurenta Magazinul Altex functioneaza la fel ca oricare alta afacere derulata pe o anumita piata, in care concureaza mai multi agenti economici si care pentru a reusi trebuie sa atraga de partea lor un numar cat mai mare de clienti, sau un numar mic de clienti, dar care sa le permita realizarea tuturor acelor obiective ce stau la baza derularii unei afaceri. Existenta concurentei pe piata magazinelor de IT,electrocasnice, foto&video face ca acei agenti economici prestatori de astfel de servicii sa evolueze, sa aduca acel surplus de valoare necesar afacerii lor, astfel incat sa reusesca sa atraga, sa fidelizeze si sa induca un anumit comportament de achizitie clientilor lor. Ca principali concurenti ai magazinului Altex pe piata din Timisoara putem identifica: Magazinul Flanco Magazinul Domo Facand o trecere prin portofoliul de produse/servicii a magazinelor de profil anterior mentionate si bineinteles a magazinului auditat, am constat faptul ca nici unul din cele analizate nu poate concura cu portofoliul larg de produse si servicii pus la dispozitia clientilor sai de catre magazinul Altex. CAPITOLUL 2: OBIECTIVELE MISIUNII DE MARKETING
Obiectivul general al magazinului Altex este ca prin pret si servicii sa ofere cele mai accesibile conditii pentru achizitionarea produselor necesare confortului zilnic si totodata sa contribuie la crestera nivelului de trai al populatiei. "ALTEX, cel mai mic pret din Romania" Viziunea companiei ALTEX este sa fie prima alegere a consumatorului de produse electronice, electrocasnice, IT, comunicatii, multimedia si entertainment. Misiunea ALTEX este sa
Misiunea de marketing contribuie la realizarea misiunii generale, si prin urmare, obiectivele misiunii de marketing sunt: ◘ Fidelizarea clientilor ◘ Extinderea gamei de servicii ◘ Cucerirea unor noi segmente de piata ◘ Instruirea continua a personalului Obiectivele prezentului audit de marketing sunt: Evidentierea problemelor cu care se confrunta magazinul in relatia cu clientii prin prisma serviciilor si furnizarea unor recomandari pentru imbunatatirea situatiei. Determinarea caracteristicilor si comportamentul clientilor magazinului Altex si atitudinea angajatilor fata de acestia; CAPITOLUL 3: PREZENTAREA METODOLOGIEI UTILIZATE IN AUDITUL DE MARKETING 3.1. Metode utilizate In cadrul planificarii si executarii prezentei actiuni de audit au fost utilizate urmatoarele metode pentru culegerea probelor de audit: Observarea directa (echipa de auditori va urmari modul in care sunt tratati si informati clientii salonului) Clientul misterios Interviul (cu managerul unitatii avute in vedere) Documentarea I. Observarea este procedeul cu ajutorul caruia se examineaza informatiile colectate de auditori in scopul formularii unei opinii. Presupune examinarea elementelor din mediul inconjurator, modul de organizare, metodele de lucru. II. "Clientul Misterios" Este o metoda foarte utilizata in cercetarea de marketing si presupune o evaluare in detaliu a comportamentului si a atitudinii personalului implicat in procesul de vanzare a produselor si serviciilor. III. Interviul. Metoda consta in intervievarea persoanelor auditate, iar informatiile trebuie confirmate cu documente. Concluziile interviului trebuie cunoscute si de cel intervievat. IV. Studiul documentar, care este cel mai frecvent folosit in audit si consta in esenta in apropierea si analiza unor procedee, fenomene economice, pe baza documentelor si probelor justificative care le reflecta, cu scopul de a stabili realitatea, legalitatea si eficienta acestora.
Sursele de date Informatiile pentru realizarea procesului de auditare se obtin din urmatoarele surse de date: . site-ul web al magazinului Altex . site-urile web ale magazinelor de profil concurente . managerul magazinului . personalul magazinului . baza de date proprie a magazinului CAPITOLUL 4: ECHIPA DE AUDITARE 4.1 Echipa de audit Echipa de audit este formata din urmatoarele persoane: Auditor sef:Stanoiu Mihai, masterand la Facultatea de Economie si de Administrare a Afacerilor in cadrul Universitatii de Vest din Timisoara, anul I; Auditor 1: Moisil Eugen Auditor 2: Danila Andrei
4.2 Sarcini Pentru fiecare sursa de date necesara in procesul de auditare, sarcinile au fost impartite in cadrul echipei de auditare astfel:
Programul de desfasurare a activitatilor in procesul de auditare
4.4.Reguli de comportament in timpul auditarii Auditorul are acces la toate datele in cadrul misiunii sale si trebuie sa respecte secretul profesional in ceea ce priveste informatiile colectate. Auditorul exercita o functie de evaluare independenta, care se concretizeaza in recomandari. Auditorul trebuie sa respecte Codul privind conduita etica a auditorilor.Auditorul trebuie sa semnaleze imediat, pe linie ierarhica, neregulile care fac obiectul auditului. Auditorul trebuie sa comunice rezultatele muncii sale (constatarile si recomandarile) conducerii societatii. Raportul de audit si documentele de lucru sunt supervizate de catre responsabilul misiunii de audit sau, in lipsa acestuia, de auditorul insusi. Aceasta asigura faptul ca, atat constatarile cat si informatiile aprobante sunt validate. Pe parcursul celor patru saptamani, 1.09.2010 - 31.09.2010, in care se desfasoara procesul de audit de marketing al magazinului Altex, echipa de auditare are urmatoarele obligatii: sa discute cu toate persoanele relevante pentru activitatea de marketing din cadrul firmei; sa analizeze obiectiv informatiile obtinute; sa nu influenteze in nici un fel raspunsurile sau comportamentul personalului magazinului in cadrul auditarii; sa emita judecati de valoare pertinente asupra activitatii curente de marketing din cadrul firmei; sa intocmesca, la sfarsitul celor patru saptamani, raportul de auditare. Pe de alta parte, magazinul Altex, se obliga sa: ofere auditorilor toate informatiile necesare auditarii; sa raspunda la toate intrebarile in conformitate cu situatia reala a salonului; sa isi pastreze comportamentul si activitatea intr-un ritm obisnuit, fara modificari datorate procesului de auditare in sine.
CAP. 5 PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT 5.1. Sedinta de deschidere Prin organizarea acestei sedinte la data de 1.09.2010, s-a avut in vedere lamurirea urmatoarelor aspecte: Prezentarea membrilor echipei de audit conducerii magazinului; Stabilirea obiectivelor si a domeniului de aplicare al auditului; Prezentarea succinta a metodelor si procedurilor care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului; Stabilirea procesului oficial de comunicare intre echipa de audit si conducerea salonului; Confirmarea asigurarii mijloacelor si facilitatilor necesare efectuarii auditului (responsabilitatile revin societatii); Confirmarea termenelor de finalizare a raportului; Confirmarea datei la care va avea loc sedinta de incheiere, precum si sedintele intermediare ale echipei de audit cu conducerea salonului; Clarificarea detaliilor planului de audit. Participantii la sedinta de deschidere vor fi Managerul unitatii Auditor sef: Stanoiu Mihai; Auditor 2: Danila Andrei; Auditorul 1, in persoana lui Moisil Eugen, nu v-a participa la sedinta de de deschidere a prezentului audit deoarece acesta va juca rolul "clientului misterios", si astfel se doreste pastrarea anonimatului acestuia. 5.2. Colectarea dovezilor de audit Baza oricarui audit o constituie informatiile acumulate si evaluate de auditor, si din acest motiv auditorul trebuie sa aiba cunostiinte si aptitudini necesare pentru a acumula dovezi si probe temeinice in baza carora sa-si poata exprima opinia sa asupra unui anumit fapt. Colectarea dovezilor auditului de marketing are loc in perioada 1.09.2010 - 21.09.2010, timp in care se vor purta discutii pe diverse teme cu personalul unitatii, se va observa comportamentul si atitudinea personalului in relatia cu clientii si se vor intocmi documentele aferente fiecarei metode de evaluare derulate. Modul de obtinere al dovezilor: obtinerea dovezilor prin intervievarea personalului, examinarea documentelor, prin observarea directa a desfasurarii activitatilor in domeniul auditat si prin aplicarea metodei "clientului misterios"; informatiile obtinute pe parcursul desfasurarii auditului se verifica prin compararea lor cu informatiile provenite din alte surse: evaluarea satisfactiei clientilor. Observatiile auditorilor: toate observatiile din timpul auditului sunt documentate; dupa auditarea tuturor activitatilor, echipa de audit analizeaza toate observatiile pentru a stabili care din ele vor fi raportate ca neconformitati; neconformitatile sunt documentate clar si concis si demonstrate pe baza unor dovezi obiective I. Observarea Observarea este considerata, de cele mai multe ori, explicit sau implicit, ca fiind prima si cea mai simpla metoda de cercetare. Observarea este directa, imediata, premeditata si dirijata, precum si suficient de indelungata pentru a permite inregistrarea tuturor elementelor sau aspectelor avute in vedere. De aceea, metoda consuma mult timp si este dificil de realizat, deoarece relatiile cu clientii nu se refera doar la clientii fideli ci si la cei noi. Observarea directa se foloseste de obicei in paralel cu alte metode si are dezavantajul ca clientii fiind mai dificili, necesita o observare indelungata.
Pentru indeplinirea acestuia s-a folosit metoda observarii, dupa cum urmeaza:
In urma derularii procesului de observare si evaluare a comportamentului angajatilor fata de clienti, s-a constatat ca personalul magazinului adopta un comportament adecvat fata de clientii sai. Avand in vedere concurenta ridicata de pe piata si situatia economica mondiala, cand lumea manifesta un comportament mai prudent de achizitie, se recomanda mentinerea si de ce nu acordarea unei mai mari atentii asupra acestui aspect, precum si imbunatatirea sa permanenta.
Pentru acest obiectiv a fost folosita de asemenea metoda observatiei:
In urma derularii procesului de observare si evaluare a comportamentului angajatilor fata de clienti, s-a constatat ca personalul salonului adopta un comportament adecvat fata de clientii sai. Se poate observa de asemenea ca personalul magazinului Altex poarta pe intregul program de lucru tinuta impusa de managementul firmei. Tinuta impusa fiind un bun mijloc de promovare si de asemenea o dovada a profesionalismului magazinului Altex. II. CLIENTUL MISTERIOS "Clientul misterios" reprezinta un instrument al cercetarilor de marketing moderne, utilizat pentru masurarea calitatii serviciilor din vanzari. Tehnica "clientului misterios" este o metoda eficienta de imbunatatire a calitatii contactelor cu clientii, de stimulare a angajatiilor si de atragere de noi clienti. S-a utilizat aceasta metoda a "clientului misterios" pentru a vedea si evalua mai bine atitudinea si comportamentul angajatiilor fata de un nou client. Am abordat aceasta metoda pentru a putea evalua atitudinea personalului pe intreg procesul, de la un posibil client - inspre un nou client, iar mai apoi pana la clientul fidel al magazinului. In urma acestei evaluari s-a constat ca apar foarte mici discrepante in ceea ce priveste atitudine angajatilor fata de un posibil client si atitudinea acestora fata de un client fidel. Pe intreaga perioada a evaluarii, de 21 de zlie, nu s-au constatat abateri semnificative in ceea ce priveste atitudinea angajatilor fata de posibilul client sau fata de clientul devenit fidel. Personalul magazinului a manifestat pe intreaga perioada de evaluare un comportament adecvat si o atitudine pozitiva in relationarea cu clientii:posibili, actuali sau fideli. III. INTERVIUL Metoda consta in intervievarea managerului magazinului Altex, iar informatiile trebuie confirmate cu documente. Concluziile interviului trebuie facute cunoscute si celui intervievat. Temele Interviului: Identificarea problemelor cu care se confrunta magazinul in relatia cu clientii; Identificarea principalelor caracteristici ale clientilor; Comportamentul angajatilor fata de clientii salonului.
IV. DOCUMENTAREA Prin aceasta metoda s-a urmarit colectarea tuturor informatiilor existente in baza de date personala a magazinului Altex. Odata colectate informatiile, din continutul bazei de date, s-a trecut la procesarea acestora si la evidentierea acelor aspecte care sunt urmarite in acest raport de audit de marketing, si anume reliefarea caracteristicilor clientilor magazinului Altex. Principalele caracteristici ce definesc clientii magazinului, in urma analizei efectuate asupra informatiilor cuprinse in baza de date, sunt: Barbati si femei; Varsta intre 15- 55ani; Venitul acestora este mediu spre ridicat; Studii liceale si superioare; viziteaza magazinul cel putin o data pe luna sunt multumiti de calitatea produselor si de serviciile de care beneficiaza
5.3. Elaborarea raportului de audit Elaborarea raportului de audit de marketing se realizeaza in perioada 25.09.2010 - 30.09.2010, dupa ce au fost colectate toate informatiile necesare. Raportul de audit prezinta o scurta sinteza a proceselor analizate, precum si solutiile unor probleme observate.
Raportul de audit este intocmit de auditorul sef care raspunde pentru corectitudinea acestuia. Raportul contine aprecierea echipei de audit cu privire la conformitatea auditului, cu cerintele specificate si cu documentatia aferenta, fiind semnat de auditorul sef. La raportul de audit se anexeaza toate rapoartele referitoare la neconformitatile constatate in timpul auditului. Este o etapa importanta deoarece constatarile culese de auditori in etapele anterioare trebuie materializate, astfel incat activitatea acestora sa aiba o finalitate si sa-si indeplineasca obiectivul de informare al conducerii in legatura cu activitatea auditata. Astfel se parcurg urmatoarele proceduri: 1. Elaborarea proiectului de raport; 2. Transmiterea proiectului de raport; 3. Reuniunea de conciliere; 4. Raportul final; 5. Supervizarea; 6. Difuzarea raportului de audit. Elaborarea proiectului de raport: - presupune respectarea urmatoarelor cerinte: Constatarile din proiect sa fie insotite de documente, legate strict de misiunea de audit; Recomandarile sa porneasca de la constatarile culese; Sa se exprime opinia auditorului in legatura cu constatarile auditului; Pentru redactarea proiectului de raport trebuie respectate principiile: Constatarile trebuie prezentate intr-o maniera corecta si reala, pentru a nu putea fi contestate; Limbajul din proiect sa fie clar, concis si la obiect; Constatarile trebuie prezentate in ordinea importantei acestora. Proiectul de raport de audit trebuie sa cuprinda: Scopul si obiectivele misiunii Date de identificare, echipa de auditare, durata, perioada; Prezentare proceduri, metode, tehnici folosite; Prezentarea concluziilor si recomandarilor stabilite in urma auditului de marketing; Semnaturile auditorilor si ale unitatii auditate. Prezentarea raportului de audit in sedinta de inchidere a misiunii Transmiterea proiectului de raport de audit, va avea loc in cadrul sedintei de inchidere a misiunii, si anume in data de 1.10.2010. La aceasta sedinta vor participa urmatoarele persoane: Managerul general al magazinului Altex si Auditor sef: Stanoiu Mihai. Auditorul sef va transmite constatarile si recomandarile din proiectul de raport de audit de marketing magazinului Altex, pentru ca acesta sa ia la cunostinta concluziile si recomandarile prezentului audit, iar in termen de 15 zile de la primirea acestuia sa formuleze un raspuns cu elemente demne de luat in seama pentru eventuale corecturi din proiect sau pentru reorientarea cercetarilor echipei de audit. Punctele principale ale intalnirii vor fi constituite din: concluziile analizei intreprinse; prezentarea neconformitatilor si a propunerilor pentru activitati corective; semnarea raportului de audit. Checklist-ul sedintei de inchidere: prezentarea elementelor pozitive si negative inregistrate; se insista pe confidentialitatea datelor; pe parcursul prezentarii raportului se face apel la documentele de referinta, cuprinse in prezentul audit de marketing; neconformitatile intalnite trebuie explicate de catre cei care le-au constatat (auditorii implicati); intrebarile, care vor adresate dupa finalizarea prezentarii; explicarea actiunilor ulterioare si a procedurii de inchidere. CAPITOLUL 6: RAPORTUL DE AUDIT 6.1 Fise - raport de audit
6.2. Concluzii ale misiunii de audit Obiectul prezentului audit de marketing, derulat in perioada 1.09.2010 - 30.09.2010, a fost identificarea si evidentierea problemelor cu care se confrunta magazinul Altex in relatia sa cu clientii prin prisma serviciilor oferite catre acestia.De asemenea s-a urmarit determinarea caracteristicilor si comportamentul clientilor magazinului Altex si atitudinea angajatilor fata de acestia. In urma analizei bazei de date a magazinului au fost identificate urmatoarele caracteristici principale a clientilor ce apeleaza la gama de produse si servicii: ● Atat barbati cat si femei, tineri cu varsta intre 15-55 de ani, ce au un venit mediu spre ridicat, au studiiliceale si superioare. Clientii viziteaza magazinul cel putin o data la pe luna; sunt multumiti de serviciile de care beneficiaza si astfel promoveaza produsele si serviciile magazinului si cunostiintelor lor. Totusi avand in vedere ca pe piata din Timisoara se manifesta o concurenta ridicata, iar tehnologia si implicit magazinele de profil se afla in continua dezvoltare, managementul magazinului Altex trebuie sa identifice noi modalitati de fidelizare a actualilor clienti (posibilitatea achizitionarii de produse la preturi speciale in baza cardului Bonus deja existent in politica de marketing.), dar in celasi timp trebuie sa gaseasca metode de atractie a unui numar nou de clienti (conceperea de pachete speciale), astfel incat activitatea firmei sa nu aiba de suferit, avand in vedere si situatia economica mondiala. In urma auditului efectuat, responsabilitatea noastra este de a prezenta si o opinie asupra comportamentului personalului fata de clientii salonului. Pentru a obtine clienti si ai pastra este nevoie de o calitate impecabila a serviciilor, un mediu ambiental placut, un comportament exemplar al personalului. Fara aceste atribute este imposibil sa supravietuiesti pe piata magazinelor deelectrocasnice, hi-tech etc. Comportamentul personalului este foarte important pentru toti clientii. Comportamentul personalului din magazinul Altex este apreciat de majoritatea clientilor ca fiind un comportament exemplar, aceasta reprezentand un plus pentru satisfactia si fidelizarea clientilor.Se stie ca un client mutumit de serviciile de care a beneficiat va face cunoscuta satisfactia obtinuta si altor 10 persoane. Astfel o orientare spre client si incercarea de a ademenire a acestuia cu produse si servicii ce se ridica la nivelul asteptarilor acestuia nu vor face decat sa aduca un plus de imagine magazinului. Pentru satisfactia clientilor sai magazinul are amenajat un spatiu in care clientii pot testa unele aparate, echipamente(in principal jocuri pe console, sau electrocasnice mici) pentru a se castiga increderea in produsele comerializate si totodata inducand clientilor o oarecare detasare fata de rutina zilnica.Personalul angajat este unul competent, amabil, respectuos, bine calificat si instruit; pentru realizarea serviciilor/prezentarea produselor se fac stagii de trainging periodice cu personalul, iar marcile de care dispune si pe care le comercializeaza Altex sunt recunoscute ac fiind de calitate. Un alt punct forte prin care magazinul Altex comunica cu clientii sai, este site-ul www.altex.ro .Acesta are un design grafic de calitate, este actualizat periodic pentru a-si tine clientii mereu la curent cu noutatile aparute pe piata.
|