Integrarea organizationala

INTEGRAREA ORGANIZATIONALA

1. Recrutarea si contactul preliminar

Recrutarea personalului este activitatea de identificare a persoanelor ce prezinta caracteristici corespunzatoare posturilor ramase neocupate in structura organizatiei si de atragere a acestor persoane catre organizatie.

Cultura organizationala reprezinta un cadru important care-i prefigureaza salariatului ceea ce este acceptat si ce nu in organizatia respectiva. Modul de comportament al sefilor, colegilor, reprezinta repere substantiale fata de care un salariat nou raporteaza atat propriile asteptari, cat si ideile, atitudinile ce i s-au declarat in mod formal ca ar trebui urmate.

Pana la momentul identificarii cu cultura unei organizatii un individ va intalni anumite elemente primare ale acesteia in cadrul proceselor de recrutare si selectie. In ceea ce priveste aceste procese si modul lor de reflectare in organizatie intalnim urmatoarele etape[1]:

etapa 1: Stabilirea nevoii de recrutare:

- schimbarile interne determinate de evolutia nevoilor organizatiei, respectiv, promovari, amplificarea sau diminuarea unor activitati;

- pierderile de salariati determinate de pensionari, transferari, desfaceri de contracte de munca, efectuarea stagiului militar, demisii, decese;

- crearea unui post nou;

- existenta / aparitia unui post vacant.

etapa 2: Analiza cererii de recrutare:

caracteristici ale postului vacant:

- nivelul de cunostinte solicitat;

- experienta;

- calitatile psihologice necesare angajatului.

etapa 3: Definirea continutului postului:

- stabilirea sarcinilor si atributiilor postului,fisa postului;

- caracterizarea reala a postului respectiv;

- reducerea riscului de insatisfactie sau neintegrare ulterioara a angajatului.

etapa 4: Prospectarea interna a posibilitatilor de angajare, modalitati de recrutare:

- informarea angajatilor;

- identificarea potentialilor candidati si adresarea ofertei;

- utilizarea planurilor privind 'perspectiva profesionala' in organizatie.

etapa 5: Prospectarea externa a posibilitatilor de angajare

Ratiuni:

(I) imbunatatirea procesului propriu-zis de recrutare (compararea candidaturilor interne cu cele externe);

(II) imbogatirea potentialului uman al institutiei;

(III) existenta de candidaturi directe facute de catre diferiti solicitanti consecinta a:

- a imaginii publice a organizatiei;

- a legaturilor cu diferite institutii de formare profesionala;

- a campaniilor publicitare.

(IV) solicitarea unor firme specializate in recrutarea de personal.

etapa 6: Trierea candidatilor

Reducerea numarului candidatilor prin eliminarea lor treptata in diferite faze:

- analiza scrisorii de intentie si a CV-ului (prezentarea trecutului profesional, bilantul realizarilor; obiectivele propuse; realizarile obtinute prezentate sintetic si exprimate numeric);

- modul de prezentare a documentelor (dactilografierea estetica; -sinteza informatiilor; lecturarea usoara a textului; prezentarea documentelor aditionale, eliminarea greselilor de ortografie).

Ulterior are loc anuntarea candidatilor individual (de regula telefonic) asupra rezultatului selectiei urmata de o etapa (optionala de la caz la caz) de complectare a unui chestionar standard.

etapa 7: Interviul

Scopul urmarit:

- informarea candidatului asupra cerintelor postului, organizatiei etc.

- ofera candidatului posibilitatea de a prezenta informatii complete privind trecutul sau profesional si aspiratiile sale.

In cadrul interviului, dintre factorii de influenta ce pot influenta calitatea deciziilor, amintim:

- conditiile (materiale si psihologice) in care se desfasoara;

- existenta unei scheme rigide de discutii;

- capacitatea si experienta persoanei care conduce interviul.

Rezultatul final al interviului se concretizeaza prin intocmirea unei fise de evaluare.

etapa 8: Testele

Acestea intervin in momentul in care se decide o cunoastere exhaustiva a candidatului iar aspectele urmarite se refera la:

- cunoasterea punctelor slabe ale candidatului;

- ierarhizarea aptitudinilor candidatului;

Pentru o definire cat mai buna a profilului candidatului se folosesc trei tipuri de teste: psihometrice (inteligenta, cunostinte, calitati vizuale motrice etc.), clinice (de personalitate, grafologic), de situatii (confruntarea cu probleme specifice postului).

etapa 9: Decizia finala

Presupune de asemenea mai multi pasi:

Proiect: Principiile managementului calitatii Referat: Organizatia ca obiect al managementului, trasaturile definitorii ale firmei

- prezentarea candidatilor retinuti ("short list") conducatorului ierarhic al compartimentului vizat;

- confruntarea opiniei conducatorului cu cele ale specialistilor  in resurse umane a organizatiei, in scopul adoptarii deciziei de angajare;

- formularea ofertei de munca catre candidatul / candidatii alesi;

- acceptarea ofertei;

- incheierea contractului de munca.

Premise ale Comunicarii

Odata acceptata oferta de munca si semnat contractul aferent, noul angajat se afla in momentul in care lasand la o parte informatiile culese in cadrul procesului de selectie (care de obicei ofera doar o imagine superficiala) va incepe sa interactioneze efectiv cu organizatia. In acest scop si pentru ca aceasta integrare sa fie cat mai protejata de informatii si actiuni redudante, in organizatiile globale departamentele specializate (de resurse umane) au creat si implementat programe complexe ca:

-"Welcome Training": program in general desfasurat pe durata unei zile in care reprezentanti ai tuturor departamentelor organizatiei fac scurte expuneri si recomandari noilor angajati;

-"Team Building": program desfasurat pe durata a minim doua zile, in care, in prezenta si cu coordonarea unor firme specializate au loc diferite activitati in care sunt implicati toti membrii organizatiei (de obicei la nivel national);

-"Welcome File": consta intr-o mapa pe care angajatul o primeste in prima sa zi in organizatie, de obicei aceasta contine: o scrisoare de bun venit, organigrama, lista de telefoane, codul de conduita, un eseu de prezentare a organizatiei si alte documente relevante.

-"Intensive Training": este practicat mai ales in cazurile in care noului angajat i se va repartiza un post complet nou, pentru care se anticipeaza ca detine calitatile necesare lipsindu-i doar informatiile.

Aceste programe reprezinta ceea ce un filozof ar numi o calatorie initiatica datorita caracterului educational si formativ care se doreste sa-l reflecte in gandirea individului.

Practic scopul acestor etape incipiente este formarea unor repere la nivelul individului ("shortcut"-uri) si nu educarea subiectului intr-un anumit scop, lucru care ar fi de altfel imposibil data fiind cantitatea de informatie in unitatea de timp oferita. Desi la finalul unor astfel de perioade subiectul ramane cu impresia ca nu a retinut nimic si ca il asteapta un drum plin de necunoscute, in timp conexiunile create astfel se vor activa permitandu-i o rezolvare optima a situatiilor ivite.

Integrarea, reprezinta procesul de asimilare unei persoane in mediul profesional de adaptare a acesteia la cerintele de munca si comportamentele colectivului, de armonizare a personalitatii sale cu cea a grupului.

Factorii determinanti ai integrarii sunt:

a)   nevoia sociala;

b)   organizarea cadrului socio - profesional;

c)    trasaturile de personalitate ale oamenilor;

d)   calitatea pregatirii scolare.

3. Comunicare si integrare organizationala

Odata depasit momentul psihologic al intalnirii cu noul , cand de fapt individul a fost un simplu receptor, momentul interactiunilor complete cu organizatia sau cu membrii sai va veni rapid si cu efecte concrete. In acest spirit urmatorul model[2] defineste procesul de comunicare:

Asadar comunicarea corecta si eficienta este cea care creeaza niste premise sigure ale integrarii organizationale. Plecand de la presupunerea ca limbajele si canalele de transmitere sunt cunoscute si acceptate ca atare de componentii unei organizatii, ceea ce poate interveni defavorabil in acest proces sunt filtrele si barierele de comunicare.

Aceste elemente perturbatoare sunt in general specifice individului si se refera la:

- experienta;

- perceptii asupra celorlalti;

- implicare emotionala;

- atentie;

- capacitate de sinteza si analiza.

In acest context o abordare mai sistemica a comunicarii pare a se impune, iar intrebarea cea mai elocventa este: Ce este comunicarea ?

Comunicarea, este prin definitie, o caracteristica umana reprezentand totalitatea mijloacelor prin care informatia este transmisa de la o persoana la alta. Abilitatea comunicarii este fundamentala, astfel inclusiv pentru supravietuire, devenind vitala in cadrul speciilor care traiesc in comunitati organizate.

Comunicarii institutionale[3] ii revine sarcina de a imbina toate elementele managementului strategic al firmei pentru ca aceasta sa fie cunoscuta pe o piata sau un segment de piata nou si ulterior sa-si mentina cat mai mult timp avantajul competitiv castigat.

Comunicarea institutionala devine un instrument eficient utilizat de catre organizatii( publice sau private) pentru:

q      reusita in afaceri;

q      crearea unei imagini publice pertinente;

q      traversarea unei crize;

q      crearea unui climat favorabil in firma;

q      schimbarea comportamentului uman fata de produsele si serviciile oferite de firma pe piata si nu in ultimul rand, apararea concurentei prin mijloace legale.

Chiar daca este vorba de o companie multinationala sau de un IMM, in ambele cazuri folosirea comunicarii este obligatorie. Numai in acest fel fluxul informational va fi perceput corect de catre publicul -  tinta si se va ajunge la o schimbare majora a imaginii organizatiei, atat in mediul de afaceri, cat si in ochii cetateanului de rand.

Indiferent de latura sub care se prezinta, comunicarea este un fenomen   complex. Ea asigura printr-un proces sensibil de informare, legatura dintre emitator si receptor, pentru a-si face perceput si acceptat, sub o anumita forma, propriul mesaj. Indiferent daca este vorba de organizatii publice, private, guvernamentale sau non-profit, acestea trebuie sa fie recunoscute din punct de vedere al competitiei in domeniul vizat, pentru ca receptorul mesajului prin mecanismul perceptiei selective sa aleaga si sa retina corect informatia transmisa.

Astfel putem spune ca baza comunicarii, institutionala sau nu, rezulta din imbinarea organicaa trei perspective: informationala, atitudinala si comportamentala.

Trebuie astfel sa comunicam pentru:

a-i face pe ceilalti sa fie constienti de intentiile, nevoile si dorintele noastre;

a da si a primi informatii;

a initia, a schimba si a intrerupe actiuni;

a negocia si a cadea de acord privind interesele comune;

a coordona si a monitoriza actiunile altora;

a actiona pentru un scop comun.

Un alt fapt important de mentionat ar fi legat de cantitatile de informatii care depasesc capacitatea de absorbtie a receptorului, creeaza confuzii prin supraincarcare, astfel incat cunostintele pot chiar sa regreseze. De aceea, nevoia de a furniza exact cantitatea de informatii este de mare importanta pentru procesul comunicarii efective.

Mirajul comunicarii verbale sau non-verbale, promovat de mass-media contemporana, conduce spre crearea unor imagini puternice, bazate pe folosirea notorietatii in comunicarea institutionala.

A comunica este o arta, chiar si la nivel institutional. Caci dincolo de reguli, tehnici si teorii exista latura creativa, inventica, artistica a comunicarii. Ca si in cazul altor tipuri de comunicare, importanta este imaginea pe care  vrei sa o creezi, in cazul nostru, pentru organizatie.

Deci, comunicarea este o arta dificila, pentru ca ea presupune numeroase elemente - pentru inceput, persoane care pot juca rolul de emitatori; de mediu de comunicare sau de receptori ai mesajului.

4. Studiu de caz - Integrarea Organizationala in HVB Tiriac Bank

Elemente de identificare ale organizatiei

grup bancar cu reprezentare globala ( inclusiv in Australia, Asia si Africa) ;

traditie de peste 150 ani;

- doua strategii de extindere: rapida - prin absorbtia si inglobarea unor entitati regionale si una mai lenta: organica, prin infiintarea propriilor sucursale (mai ales in cazul pietelor insuficient de mature);

parteneriate (participatii) in, sau cu mari trusturi comerciale sau de afaceri;

angajamente pe termen lung chiar in zone cu dezvoltare economica insuficienta, dar cu potential mare de crestere;

Fiind vorba de o organizatie cu caracter global, intregul proces al integrarii s-a realizat prin mijlocirea departamentelor de Resurse Umane si Comunicare.

In continuare va fi prezentat procesul prilejuit de deschiderea unei sucursale noi:

etapa 1 Stabilirea nevoii de recrutare:

- crearea unor posturi noi: s-a optat pentru o configuratie cu un numar minim de personal conform organigramei standard: Director de sucursala, Director de clientela, Coordonator de operatiuni, Administrator de credite, Administrator de cont, Agent de compensare si Casier.

etapa 2 Analiza cererii de recrutare

caracteristici ale postului vacant:

- nivelul de cunostinte solicitat: corespunzator cu cerintele posturilor

- experienta: au fost preferate persoane cu o experienta similara sau apropiata de cel putin 2 ani, din ratiuni de independenta a posturilor - fapt ce nu poate permite formarea sub supravegherea unui angajat mai experimentat.

- calitatile psihologice necesare angajatilor: data fiind schema initiala redusa au fost preferate persoanele: cu initiativa, autodidacte, dinamice, motivate .

etapa 3 Definirea continutului postului

stabilirea sarcinilor si atributiilor posturilor: conform fiselor standard ale postului:

etapa 4: Prospectarea interna a posibilitatilor de angajare: nu a fost cazul fiind vorba de o locatie noua aflata in alta regiune

etapa 5: Prospectarea externa a posibilitatilor de angajare: s-a realizat prin intermediul presei locale si nationale

etapa 6: Trierea candidatilor

Reducerea numarului candidatilor prin eliminarea lor treptata in diferite faze:

- analiza scrisorii de intentie si a "CV"-ului (prezentarea trecutului profesional, bilantul realizarilor; obiectivele propuse; realizarile obtinute prezentate sintetic si exprimate numeric): s-a realizat in prima saptamana de la expirarea termenului limita pentru trimiterea aplicatiilor

etapa 7: Interviul: specific fiecarui post candidatii au sustinut o serie de interviuri inclusiv cu directorii executivi ai organizatiei.

In prima etapa in cadrul interviului sustinut de catre departamentul de Resurse Umane, intrebarile au avut ca tinta identificarea principalelor trasaturi de personalitate ale indivizilor, spiritul lor de initiativa, felul in care ei privesc societatea, cunostintele de limbi straine si mai putin pregatirea profesionala efectiva.

In cadrul interviurilor urmatoare ( inca maxim trei - in functie de importanta postului) caracterul profesional al discutiilor a fost cel care a contat, intrebarile mergand pana la detalii foarte precise.

etapa 8: Testele: au fost folosite doar pentru o parte din posturi, in special cele care cereau o buna cunoastere a unor legi si norme specifice. Acestea s-au prezentat sub forma unor teste grila, cu doua - trei intrebari deschise in final in scopul identificarii si a unor capacitati de analiza si sinteza ale candidatilor.

etapa 9 Decizia finala: pentru candidatii neacceptati, s-a preferat un raspuns telefonic iar cei acceptati au primit o oferta scrisa de angajare.

Oferta de angajare era semnata de un director executiv si cuprindea informatii referitoare la: salariu, alte beneficii (prime, bonusuri, bonuri de masa), numarul de zile de concediu, etc.