Plan de afaceri

PLAN DE AFACERI

Cuprins

1.     Sumarul

2.     Inregistrarea registru comertului

3.     Act costitutiv

4.     Viziunea

5.     Misiunea firmei

6.     Analiza S.W.O.T.

7.     Incadrarea tipologica a strategiei

8.     Produsul

9.     Mijloace comerciale

10.  Mijloace umane

11.  Organizarea generala a unitatii hoteliere

1.     Receptia

2.     Camere

3.     Reparatii

4.     Contabilitate

5.     Managementul

11.Vanzari - previziuni

12. Concluzii

COMFORTUL DUMNEAVOASTRA

ESTE PRIORITATEA NOASTRA

SUMARUL

Crearea unei unitati hoteliere este un lucru destul de dificil, de asemenea si dezvoltarea unei unitati hoteliere este dificila deoarece necesita timp, un departament de marketing serios si personal competent. In ultima perioada se observa o stagnare a acestei piete : piata serviciilor hoteliere. In sezonul estival 2003, gradul de ocupare al litoralului a fost de 38 % . Un procent ingrijorator daca se tine seama de ultimele tendinte ale consumatorilor. Procentul persoanelor de varsta a treia a crescut, deaorece se observa o tendinta de imbatranire a populatiei. In general persoanele de varsta a treia sunt amatoare de petrecere a timpului liber cat mai placut, preferand vacantele in mijlocul naturii unde se pot relaxa. Procentul amintit mai sus se datoreaza preturilor ridicate practicate de celelalte unitati hoteliere si relatia pret-calitate lasa de asemena de dorit. In aceste conditii consumatorii de acest gen de servicii au preferat sa aleaga alte tari cu servicii hoteliere mai avantajoase.

Factorii de succes ai acestei afaceri constau in:

calitatea serviciilor ;

preturile de vanzare a serviciilor ;

promovarea numelui si activitatii firmei;

gradul de fidelizare al clientilor

Localizarea : SC. EUROPA este situata in statiunea Venus, la 200 m de plaja. S-a ales statiunea Venus deoarece unitatea este foarte bine situata in cadrul statiunii, este aproape de plaja, dispune de plaja privata, concurenta este foarte slaba in aceasta statiune. Nu se afla decat o singura unitate hoteliera cu acelasi coeficient calitativ (3 stele) restul unitatilor au un coeficient calitativ inferior. Va fi foarte usor de a penetra piata printr-o politica adecvata de preturi si de a obtine pozitia de lider pe piata serviciilor hoteliere din cadrul statiunii Venus.

Forma juridica : SC EUROPA se va constitui sub forma de SRL, avand un capital social de 60 miliarde . Acesta va fi constituit astfel :

Cladire20 miliarde lei

Mobilier, mijloace fixe 30 miliarde lei

Disponibilitati banesti10 miliarde lei

Acesta va fi varsat integral, in momentul constituirii societatii de catre cei doi asociati, ei avand parti sociale egale :

Popescu Iulian20 miliarde cladire

10 miliarde numerar

Gheorghe Andrei30 miliarde obiecte de inventar

mijloace fixe

Capitalul social a fost varsat integral, precum am mentionat, mai sus, la banca BCR, in data de 20 octombrie 2003, filiala Mangalia. Se inregistrarea la Registrul Comertului din cadrul judetului Constanta , localitatea Mangalia.

Inregistrarea la Registrul Comertului

Acte necesare

• foaie de varsamant eliberata de banca dupa varsarea capitatului social de catre asociati ( 5 copii )

• buletinul de identitate pentru asociati

• dovada pentru sediul social ( titlu de proprietate )

• actul constitutiv al societatii Europa, autentificat de Notar Public

• certificatele de casatorie sau de nastere pentru asociati

• taxa judiciara de timbru 300 000 + 2 000, timbru judiciar care se achita la Trezorerie

In momentul prezentarii la Registrul Comertului documentele se vor prezenta in original si copie, originalele vor fi restituite comerciantului.

ACT CONSTITUTIV

Popescu Iulian, nascut in localitatea Targoviste, judetul Dambovita, in data de   20. 08. 1973, cetatean roman

Gheorghe Andrei, nascut in localitatea Targoviste, judetul Dambovita in data de 18.03.1970, cetatean roman

SC. EUROPA SRL, sediul in statiunea Venus, str. Sos. Constantei nr. 12

Capital Social - 60 miliarde

Popescu Iulian   10 miliarde ( numerar)

20 miliarde (contravaloarea unei cladiri)

Gheorghe Andrei30 miliarde ( obiecte de inventar,

mijloace fixe )

Intregul capital social se va varsa la Banca Comerciala, filiala Mangalia, in data de 05.05.2004

SC.EUROPA SRL este administrata de catre asociati, ei avand puteri depline, drepturi egale ce le vor exercita impreuna in conformitate cu prevederile legale.

Asociatii- administratori suporta pierderile si beneficiaza de profit in mod egal. In cazul lichidarii sau dizolvarii societatii acestea se vor face in conformitate cu prevederile legale.

VIZIUNEA

Deciziile unui manager sunt concretizate in 3 directii :

1.expansiunea

2.rentabilitatea

3.autonomia

SC EUROPA pune accentul in primul rand pe rentabilitate si pe autonomie. Expansiunea societatii este oarecum dificil de realizat deoarece avand in vedere obiectul sau de activitate este oarecum greu sa se achizitioneze o alta unitate hoteliera, in cazul in care se efectueaza o expansiune pe orizontala. In cazul expansiunii pe verticala lucrurile sunt similare deoarece modernizarea unei unitati hoteliere este foarte greu de realizat si este foarte costisitoare. Totusi expansiunea nu este imposibil de realizat ci acesta este directia spre care se va indrepta societatea pe termen lung. Expansiunea Sc. Europa Srl. se va face astfel : se va achizitiona cate o unitate hoteliera in fiecare dintre statiunile litoralului romanesc. Aceasta se va limita la litoralul romanesc. Nivelul maxim pe care il va atinge Sc. Europa Srl., unde se va opri expansiunea, de altfel, este cand aceasta va avea o cota de piata de aproximativ 80% pe plan local si aproximativ 70% la nivelul intregului litoral. Cota stabilita la nivel local este oarecum usor de atins deoarece concurenta este nu este mare. Nu acelasi lucru se poate spune despre cota stabilita la nivelul litoralului. Se va ajunge la cota de piata amintita peste aproximativ 10 ani; peste 10 ani soceitatea va detine 8 unitati hoteliere. Cand se va ajunge la caracteristicile mentionate se va trece la strategia descentralizarii coordonate. Astfel fiecare unitate hoteliera va fi responsabila pentru propria activitate, va avea propriile metode de marketing insa se vor subordona firmei "mama".

Statisticile indica o polarizare a populatiei . 10 % au o situatie financiara foarte buna iar restul dispun de o situatie financiara normala. Ceea ce este foarte important este faptul ca acei 10 % au o putere financiara egala cu restul de 90 %. Unitatile hoteliere s-au adaptat acestor tendinte si s-au creat adevarate paradisuri sau statiuni luxoase. Acest lucru nu s-a intamplat cu toate statiunile ci unele dintre ele au ramas neschimbate, ele suferind numai cateva mici modificari. Expansiunea societatii va avea in vedere aceste tendinte si majoritatea unitatilor ce se vor achizitiona vor avea un coeficient calitativ de 3,4,5 stele. Nu se va neglija nici cealalta categorie de populatie si se vor achozitioana 2,3 unitati hoteliere cu un coeficient calitativ inferior.

Avand in vedere indicii demografici se poate observa o tendinta de imbatranire a populatiei. Statisticile indica ca in anul 2025 trei oameni din 10 vor fi de varsta a treia. Acest lucru este benefic pentru aceasta ramura a industriei. Pe plan intern lucrurile sunt putin diferite. Se afirma acest lucru deoarece din acei 90% cu o putere financiara mica fac parte indeosebi persoanele de varsta a treia si tineri, ei avand venituri si nu isi pot permite o vacanta, oriunde ar fi ea. Pe plan european lucrurile stau similar. Se evidentiaza o imbatranire a populatiei care va continua sa se accentueze dar din punct de vedere financiar lucrurile sunt putin diferite deoarece veniturile persoanelor de varsta a treia sunt relativ mari si acestia isi pot permite o vacanta pe an .

Pentru a veni in intampinarea dificultatilor cu care se confrunta turismul romanesc Sc. Europa va incheia o serie de contracte, conventii cu Ministerul Turismului, se vor face oferte promotionale, diferite programe pentru a mari fluxul de turisti de pe litoralul romanesc ( de exemplu "Litoralul pentru toti ). Principalul obiectiv va fi aducerea de turisti straini pe litoralul romanesc.

Un alt obiectiv deosebit de important pe care societatea il are va fi incheierea unor aliante cu concurenta, cu statul pentru : amenajarea plajei, construirea de diguri, infrumusetarea statiunii etc. statul joaca un rol deosebit de important in cadrul acestor aliante deoarece trebuie sa vina cu sprijin logistic, financiar etc.

Planificarea constituie una dintre cele mai importante etape din cadrul infiintarii unei societati indiferent de obiectul sau de actvitate sau de forma sa juridica. Afirm acest lucru deoarece nimic nu se poate infaptui fara niste obiective prestabilite, fara o directionare a activitatilor din societatea respectiva.

In primul rand, dupa ce societatea a luat fiinta, aceasta trebuie sa aiba un plan de marketing "bine pus la punct". Marketingul este primordial pentru o unitate hoteliera deoarece acesta presteaza servicii, nu desfasoara nici un proces de productie. Planurile de marketing pot fi elaborate pentru unitati de afaceri strategice (contractele cu agentiile de turism) sau pentru piete specifice (categoriile de clienti carora ne adresam). Indiferent de scopul pentru care sunt destinate, in majoritatea cazurilor in planuri sunt incluse urmatoarele probleme de fond : mai intai se face un sumar, dupa care se trece la analiza concreta a firmei, a posibilitatilor pe care le are si la amenintarile la care poate fi expusa,la descrierea fortelor de mediu, inventarierea resurselor de care dispune firma, descrierea obiectivelor de marketing, prestarea planului strategic de marketing, a bugetelor financiare precum si controlul si evaluarea actiunilor intreprinse.

Pe baza analizei situatiei firmei se face o apreciere asupra diferentei intre performanta curenta si obiectivele vizate. Sunt incluse aspecte privind situatia cu privire la marketingul curent care se bazeaza pe informatiile obtinute din mediul intern si extern al firmei. Se fac referiri la segmentele de piata tinta, obiectivele de marketing, profitabilitate.

Analiza posibilitatilor si amenintarilor trebuiesc efectuate printr-o examinare in detaliu ale posibilitatilor si amenintarilor prezenta in mediu care opereaza asupra firmei, precum si cele referitoare la piete tinta, specifice ( piata serviciilor hoteliere) avandu-se in vedre marimea si potentialul lor de dezvoltare.

Analiza mediului descrie starea curenta a mediului de marketing, incluzand forte sociale,economice, demografice, politice,culturale, legale considerate de ordin etic. In acelasi timp se precizeaza directiile viitoare ale acestor forte si impactul pe care l-ar putea avea asupra implementarii planului de marketing.

Datorita faptului ca fortele mediului de marketing sunt dinamice, planurile de marketing ar trebui vizate, chiar modificate periodic pentru a le adapta la schimbarile ce le survin.

Am aratat in cateva cuvinte cat de importanta este planificarea pentru o unitate hoteliera, in special planificarea politicii de marketing care este fara indoiala ceva primordial pentru o societate care are ca obiect de activitate serviciile hoteliera

Deschiderea unitatii hoteliere Europa a fost facuta din data de 28 aprilie 2004. S-a ales aceasta data datorita fluxului de turisti care frecventeaza litoralul in aceasta perioada . Majoritatea tinerilor opteaza pentru o vacanta de 4-5 zile in perioada 28 aprilie - 4 mai. Acest lucru se intampla datorita conditiilor climatice din aceasta perioada. Perioada amintita este o perioada de "antrenament" pentru unitatea Europa deoarece este o perioada benefica pentru a face studii de piata, pentru a modifica ce nu este bine pentru sezonul estival ce va urma.

In aceasta perioada nu se pune accentul pe obtinerea de profit ci pentru a sesiza daca au avut loc anumite schimbari in mediu. Acest lucru se observa de obicei printr-un studiu de piata. Odata observate aceste modificari, se iau masurile necesare pentru ca in sezonul estival ce va urma serviciile prestate sa fie in conformitate cu cerintele clientilor.

Momentan, prin aportul unuia dintre asociati societatea dispune de cladirea in care se va amenaja unitatea hoteliera Europa, de mobilierul necesar, de mijloace fixe si obiectele de inventar. Urmatoarea etapa este amenajarea camerelor ( mobilier, aer conditionat, televizor, instalatia sanitara ). Apoi trebuie incheiate contracte cu agentiile de turism deoarece agentiile de turism sunt principalii distribuitori ai serviciilor prestate de SC. Europa .

Se va contracta un credit financiar pentru acoperirea nevoii de numerar de la inceputul sezonului estival cand incasarile sunt relativ mici.

MISIUNEA FIRMEI

"Misiunea firmei este satisfacerea cantitativa si calitativa a unui segment al nevoii sociale, in conditii de profitabilitate cat mai ridicate. Cele trei tipuri de produse care fac obiectul fabricatiei au utilizare atat industriala - intrand in configuratia unor produse de complexitate medie - cat si casnica folosindu-se ca atare in locuinta fiecaruia.

Intreprinderea a urmarit si urmareste ca satisfacerea nevoilor clientilor sa fie cat mai buna, orientandu-se cu prioritate spre aspectele referitoare la calitatea produselor si distribuirea corespunzatoare a acestora.

Tot odata in conditiile multiplicarii si intensificarii concurentei se cauta solutii pentru obtinerea de avantaj competitiv, prin optimizarea raportului pretcost si imbunatatirea calitatii.

Firma ocupa, in prezent, aproximativ 34% din piata unor astfel de produse si sunt perspective favorabile pentru depasirea acestui prag. In conditiile atenuarii si eliminarii blocajului economico-financiar, precum si ale imbunatatirii (modernizarii) tehnice, tehnologice si manageriale a societatii poate devansa firma cu traditie in domeniu."

ANALIZA SWOT

Puncte tari

1.     staff-ul hotelului

2.     raportul calitate - pret

3.     amplasament foarte bun in raport cu plaja

4.     forta de munca calificata

5.     tehnologie de gestionare a informatiei moderna

6.     nu depinde de un singur furnizor

Puncte slabe

1.     dependenta de agentiile de turism

2.     inexistenta unui restaurant

3.     prestigiul statiunii este relativ slab

Oportunitati

1.     cunoasterea concurentei din toate punctele de vedere ( raport calitate-pret, strategii de dezvoltare, etc )

2.     tendintele pietei

3.     politica promovata de stat

4.     atragerea de noi clienti straini

Pericole

1.     expansiunea marilor firme de prestari servicii turistice

2.     taxele impuse de autoritatile locale

3.     veniturile tot mai mici ale populatiei

4.     migrarea turistilor spre alte zone turistice din alte tari.

SISTEMUL DE OBIECTIVE:

MODALITATI STRATEGICO TACTICE DE REALIZARE A OBIECTIVELOR

asimilarea unui nou produs;

efectuarea de investitii (achizitionarea unor utilaje si masini mai performante);

modernizarea manageriala ;

reducerea consumului absolut si relativ de factori de productie;

promovarea produselor prin intensificarea reclamei;

sporirea motivatiei in munca a personalului prin cresterea castigului salarial mediu nominal ;

RECOMANDARI STRATEGICE

PRODUSUL

Principalele cerinte ale autoritatilor in ceea ce priveste serviciile hoteliere sunt urmatoarele:

• sanatatea si securitatea personalului si ale clientilor. Se refera la prejudiciile legate de timpul pierdut raportat la un milion de ore lucrate, instructajul ecologic si de igiena realizat pentru personalul angajat si cadrul de comportare turistica cerut clientilor
• zgomotele produc disconfort si din aceasta cauza se cere stabilirea nivelului maxim si minim in cadrul sectoarelor de lucru din hotel si in limitele amplasamentului
• ape uzate - rezultate in urma executarii curateniei cotidiene si generale din structurile de cazare; se cere sa se cunoasca P-H ul apei  rezultate fata de limita admisa, cantitatea unor substante folosite in procesul de igienizare care se regasesc in apa evacuata ( detergenti, clor )
• deseuri cu caracteristic industrial sau menajer pentru care se cere cunoasterea acestora ca procent din totalul de produse folosite, desuri reciclabile, cantitatea de deseuri trimisa zilnic sau anual la reciclat: un exemplu il constitue renuntarea la banalele pahare de plastic care ajunse in gropile de gunoi vor persisita multi ani
• energie, prin stabilirea surselor folosite, a unor resurse alternative, solara, eoliana cu determinarea consumurilor specifice pentru fiecare camera, spatiu comun, lift; din acest punct de vedere se pot utiliza panouri solare, becuri actionate cu energie solara etc.
• utilizarea de substante chimice pentru igiena ridica problema lipsurilor de detergenti folositi, a spray-urilor, otravurilor pentru distrugerea insectelor nedorite
• dotarile din interior trebuie sa fie intr-o armonie de culori, moderne, placute
• transporturile sunt elemente esntiale in circulatia turistilor si a aprovizionarii societatii

Acestea sunt doar cateva din cerintele unei unitati de cazare care este in concordanta cu nevoile consumatorilor, ne referim aici la un nivel de minim de nevoi

In ceea ce priveste expansiunea societatii aceasta trebuie sa se faca cu noi investitii, investitii care trebuie sa fie eficiente.

Aglomeratiile urbane, stresul cotidian, viata de zi cu zi, conduc la oboseala, frustrare. Uneori oamenii simt nevoia sa stea in mijlocul naturii fara sa auda telefon, zgomotul provocat de masini sau alte lucruri care le-ar putea aminiti de rutina zilnica.

Turismul romanesc a aparut intr-un cadru organizat in a doua parte a secolului 18, dar a capatat o mare amploare dupa anul 1956, cand a inceput realizarea unor mari complexee hoteliere, in baza unui plan general de sistematizare. Conditiile naturale deosebit de favorabile pentru practicarea unui turism complex a permis construirea in cele 12 statiuni a unei puternice baze materiale de cazare, tratament, alimentatie publica, agrement, comert general etc. litoralul romanesc fiind considerat prima zona turistica din tara, cu toate ca, prin specificul sau, activitatea de turism se caracterizeaza printr-o accentuata sezonalitate

Astfel capacitatea de cazare era in 1994 de 156535 de locuri, reprezentand 45% din spatiile de cazare ale tarii, cele 12 statiuni avand peste 260 de hoteluri si 300 de unitati de alimentatie publica

In anul 1994 litoralul romanesc detinea 15 % din numarul turistilor cazati in Romania si 25 % din turistii straini

Cu toate acestea potentialul turistic al litoralului este suficient valorificat, mai ales resursele balneare de mare valoare terapeutica; ape termo-minerale, namolurile sapropelice si de turba ( de altfel baza de cazare pentru curba balneara reprezinta numai 12,1 % din spatiile litoralului. Mai mult unele elemente de potential se degradeaza sau se reduc treptat ( plaja, namolul ) conducand la diminuarea potentilului turistic, in acest sens Sc Europa are in plan o serie de aliante cu concurenta pentru a mari potentialul turistic pe cat posibil.

Unitatea Europa are 4 nivele, 90 de camere, 18 pe fiecare nivel, birourile societatii, 45 de camere cu vedere la mare, restul cu vedere in partea opusa, dispune de piscina, parc de joaca pentru copii, restaurant propriu care are acelasi coeficient calitativ cu unitatea hoteliera.

Camerele, 90 la numar, au in dotare urmatoarele:

Un pat sau doua paturi in functie de tipul camerei (DBL sau TWIN )

Televizor

2 fotolii

masuta cafea

masuta televizor

baie dotata cu cabina de dus

frigider

minibar

aer conditionat

telefon

sifonier

geam termopan

Toate acestea au menirea sa asigure un confort deosebit turistilor nu in ultimul rand de a lasa o imagine pozitiva, placuta acestora pentru ca in sezonul urmator sa revina in unitatea noastra hoteliera.

Managementul firmei a pregatit un pachet de servicii ca nu sunt incluse in tariful camerei. Aceste servicii au rolul de a acoperi toate nevoile posibile ale turistilor indiferent de ce meserie au ei. Asadar pachetul de servicii cuprinde :

masaj

sala forta si fitness

parc de joaca pentru copii

teren de tennis

inchirieri masini

sala pentru conferinte

spalatorie

trimiteri de fax-uri

Accesul in camere se va face pe baza de cartele magnetice iar curentul electric din camera este activat tot cu cartela magnetica. Lumina de pe holul hotelului va functiona pe baza de cartela megnetica. Desi dupa cum reiese de mai sus hotelul este modern, acest lucru nu este de ajuns pentru a asigura o buna desfasurare a activitatii. Inainte de toate este nevoie de o organizare eficienta si de un personal competent.

Proiect: Cenzorii - organ de control Proiect: Sunteti un vanzator eficient?

Mijloace comerciale

Mijloacele comerciale sunt foarte importante in cadrul unei societati hoteliere. Degeaba o societate comerciala produce bunuri de calitate superioara sau este superioara, in general, fata de alte societati comerciale daca nu stiu cum sa puna in valoare acest lucru, sa se foloseasca de avantajele pe care le are. Pentru a pune in valoare diferitele avantaje sau pentru a folosi anumite strategii orice societate se foloseste de mijloacele comerciale

Politica de produs. In primul rand, cel mai important lucru in cadrul unui produs sau a unui serviciu hotelier sau de orice natura este calitatea. Apoi trebuie mentinuta o corelare intre calitatea si pretul produsului sau serviciului respectiv. Acum conform statisticilor se poate observa o oarecare educare a consumatorului . In cazul serviciilor hoteliere se poate observa o cerere mai mare pentru unitatile cu un coeficient calitativ superior. Unitatea Europa este pregatita sa ofere un comfort deosebit, o calitate deosebita a serviciilor pe care aceasta le presteaza la un pret relativ accesibil.

Politica de pret. Preturile pe care unitatea Europa le va practica: prima perioada-1 200 000; a doua perioada 2 200 000; a treia perioada 1 200 000. Aceste preturi sunt relativ mici avand in vedere preturile pe care celelalte unitati hoteliere cu un coeficient calitativ similar le vor practica. Acesta este un pret de penetrare a pietei deoarece este foarte greu sa intre pe piata societatea avand de trecut o serie de bariere la intrare. Aceasta este una dintre pe care societatea le aplica pentru castigarea pietei insa cea mai importanta este politica de distributie.

Politica de distributie. Distribuirea serviciilor hoteliere prestate de unitatea hoteliera Europa se va face prin intermediul agentiilor de turism. In politica societatii agentiile de turism sunt cele mai importante. Este si interesul agentilor de turism de a creea o imagine buna unitatii hoteliere, deoarece serviciile prestate de aceasta sunt produsele pe care agentia le comercializeaza.

La inceputul sezonului estival fiecare unitate hoteliera trimite oferte la agentiile de turism. Acestea, la urma lor, daca sunt interesate de oferta primita vor solicita incheierea unui contract de colaborare sau o conventie. Exista o diferenta intre cele doua :

contractul de colaborare prevede inchirierea unui anumit numar de camere pe toata perioada sezonului estival. Odata incheiat acest contract de colaborare agentia de turism isi poate trimite clientii fara sa ceara aprobarea unitatii hoteiere respective in momentul valorificarii biletului

conventia se incheie de catre agentiile de turim care nu au o cifra de afaceri mare si nu isi pot permite inchirierea unui anumit numar de camere. In momentul valorificarii unui bilet sau a inchierii oricarei operatiuni care implica unitatea hoteliera respectiva trebiue sa ceara aprobarea manageriilor unitatii respective

In cazul contractului de colaborare, o parte din cheltuielile cu publicitatea sunt preluate indirect de agentiile de turism. Acestea sunt interesate sa creeze o imagine buna a unitatii hoteliere deoarece in acest fel isi vand si ele produsele ( serviciile hoteliere). Pentru fiecare bilet vandut, pentru fiecare loc valorificat, agentia de turism primeste un comision in functie de valoarea biletului sau a locului respectiv. Acest comision reprezinta 10% din valoarea biletului sau locului valorificat.

Politica de comunicare. In ceea ce priveste politica de comunicare pe care o aplica societatea se poate spune ca aceasta este foarte relativa deoarece agentiile de turism aceste cheltuieli sunt preluate indirect de catre agentiile de turism. Singurele cheltuieli pe care societatea le va avea in cadrul acestei clase de cheltuieli sunt acelea cu emiterea de pliante publicitare. Aceste pliante sunt destinate apoi agentiilor de turism. Exista clauze in contractul de colaborare, care se incheie intre unitatea hoteliera si agentiile de turism, care stipuleaza suportarea acestor cheltuieli de catre agentiile de turism.

Insa toate aceste cheltuieli, politica de comunicare, in general este foarte greu de realizat deoarece necesita costuri foarte mari. Nu toate societatile isi pot permite anumite reclame publicitare, anumite politici de pret. Marketing-ul mix trebuie sa fie compatibil cu mijloacele finanaciare de care dispune societatea.

MIJLOACE UMANE

Personalul are un rol primordial intr-o unitate hoteliera. Intr-o unitate care a primit calificativul de patru stele pretentiile cu privire la personal si nu numai sunt mari. Comportamentul acestora in timpul serviciului trebuie sa fie impecabil. Este foarte greu sa se gaseasca personal pentru aceasta munca deoarece acestia trebuie sa se adapteze conditiilor de stres si oboseala. Acest lucru este valabil in perioada de mijloc a sezonului estival, cand deseori angajati trebuie sa ramana peste program. Nu toti oamenii accepta acest lucru si nu trebuie sa uitam ca acestia sunt angajati doar pe timpul sezonului estival. Cinstea, seriozitatea, responsabilitatea sunt calitatile pe care orice angajat al unitaii trebuie sa le aiba. Lipsa unei cameriste ar provoca pierderi considerabile societatii, de aceea selectarea personalului trebuie sa se faca foarte atent. Selectarea se face de manageri.

Personalul este impartit in departamente. Vom prezenta mai jos structura personalului pentru fiecare departament in parte. Societatea a incheiat o colaborare cu Oficiul Fortelor de Munca in vederea distribuirii de catre acesta unui personal calificat.

Exista insa un numar optim de salariati care trebuie sa-l detina o unitate hoteliera. Un numar prea mic de salariati ar influenta negativ activitatea unitatii hoteliere (un numar mic de salariati ar putea afecta negativ calitatea serviciilor prestate). Acelasi lucru se intampla si atunci cand numarul de salariati este prea mare deoarece acesta ar atrage la randul lui salarii si astfel cresc cheltuielile. Numarul optim de salariati se determina in functie de fiecare unitate hoteliera, nu exista un standard in vederea acestui lucru. In cazul unitatii hoteliere Europa situatia numarului de salariati este urmatoarea :

Organizarea generala a unitatii hoteliere

In ceea ce priveste organizarea unitatii hoteliere aceasta este impartita in 6 departamente :

1.          receptia

2.          camere

3.          reparatii

4.          contabilitate

5.          managementul

RECEPTIA

Receptia este una dintre cele mai importante parti ale unitatii hotelului. Aceasta are mai multe responsabilitati. Principalele ei responsabilitati sunt de a distribui camere turistilor, de a face rezervari, de a incasa banii de la clienti, de a furniza datele necesare cameristelor pentru a-si putea indeplini activitatea. Receptia functioneaza in regim non-stop (24 ore din 24 ). Tot timpul in receptie trebuie sa fie cineva pentru a putea rezolva problemele ce apar pe parcurs.

Una dintre cele mai importante responsabilitati pe care o are receptia este aceea de a distribui camere turisilor si de a face rezervari. Receptia primeste de la managementul firmei numarul de locuri valorificate de fiecare agentie de turism pe o perioada de 10 zile. In baza acesteia receptia face rezervarile si asigura o valorificare optima a camerelor, cu alte cuvinte sa asigure o distribuire optima a camerelor. Este foarte important ca doua rezervari sa nu se suprapuna in timp. Dupa ce au fost efectuate aceste rezervari din numarul total de camere se pastreaza 5 camere in vederea ocuparii lor la "liber", este vorba despre turistii care sosesc neanuntat si nu sunt facute rezervari pentru ei. Acestia efectueaza plata serviciilor de care beneficiaza, in numerar la receptia hotelului. Bineinteles acest numar de 5 camere nu este fix ci variaza de la o zi la alta in functie de gradul de ocupare al hotelului. O distribuire eficienta se efectueaza atunci cand exista o continuitate in ocuparea camerelor.

In fiecare zi receptia are obligatia de a anunta cameristele pritr-o lista amanuntita numarul de camere ocupate, numarul de camere care se elibereaza in ziua respectiva precum si numarul de camere care se vor ocupa in acea zi. Aceste liste sunt necesare pentru efectuarea menajului si a curateniei generale in camere.

Unitatea Europa in timpul va promova doua oferte . Astfel turistii vor putea opta numai pentru cazare si pentru cazare si masa . Voucherul reprezinta biletul emis de agentia de turism ce are contract de colaborare cu unitate hoteliera. Numai turistii care sosesc prin agentie de turism primesc un asemenea bilet in care este stipulata valoare totala pentru care trebuie sa se distribuie bonuri valorice.

"Confortul dumneavoastra este prioritatea noastra numarul 1". Aceasta este misiunea managementului. Receptia are rolul de a lua masuri atunci cand un turist are o nemultumire, de exemplu aerul conditionat nu functioneaza sau nu curge apa calda, turistul va raporta aceasta nemultumire la receptie si aceasta va lua masuri in vederea rezolvarii problemei respective.

La sfarsitul fiecarei zile receptia are obligatia de a preda banii incasati in timpul zi alaturi de documentele justificative.

CAMERELE

Camerele hotelului sunt responsabilitatea cameristelor sau femeilor de serviciu. Acestea se ocupa cu intretinerea lor pe toata durata sezonului estival. Aceasta intretinere consta in efectuarea de menaj in timpul cand ele sunt ocupate, efectuarea de curatenie generala in momentul eliberarii lor si mentinera in stare optima pentru cazare in timpul cand acestea sunt libere.

In fiecare zi cameristele vor primi de la receptie lista amanuntita cu numarul de camere ocupate, perioada de timp pentru care sunt ocupate, camerele care urmeaza a se elibera in ziua respectiva si camere care se vor ocupa in ziua respectiva.

In camerele ocupate, odata la trei zile cameristele trebuie sa efectueze menajul. El se face atunci cand turistul este plecat din camera. Acest menaj consta in schimbarea prosoapelor, schimbarea lenjeriei, aprovizionarea cu gel de dus, cu servetele parfumate, cu servetele cu silicon pentru pantofi, golirea cosului de gunoi.

In camerele care urmeaza sa fie cazate sau valorificate se verifica daca sunt in conditii optime cazarii. O camera este in conditii optime cazarii atunci cand aceasta are lenjerie si prosoape curate, functioneaza toate aparatele electrice, camera este aerisita, este curata din toate punctele de vedere.

Camerele care se elibereaza in ziua respectiva sunt supuse curateniei generale. Curatenia generala consta in schimbarea lenjeriei si a prosoapelor, aprovizionarea cu accesorii ( servetele parfumate, gel de dus, sevetele cu silicon pentru pantofi ) se spala pe jos, se da cu aspiratorul, se da cu spray de camera, binenteles dupa ce a fost facuta o aerisire corespunzatoare.

La inceputul zilei, se elibereaza de la magazia cu materiale, de catre superiorul femeilor de serviciu, materialele care acestea au nevoie pentru a-si desfasura activitatea in ziua respectiva. Materialele respective se elibereaza in functie de listele pe care acestea le primesc de la receptie.

O alta sarcina a cameristelor este de a verifica camerele la plecarea turistilor. Acestea verifica daca nu lipsiste ceva din inventarul camerei sau daca au fost produse pagube (s-a spart vreun pahar, s-a spart oglinda). Daca camerista constata ca totul este in regula aceasta anunta receptia iar ea poate face formalitatile pentru ca turistul sa poata pleca. Exista si situatii cand camerista constata nereguli in camera pe care o verifica. In cazul lipsei sau deteriorarii vreunui obiect din camera se anunta receptia de catre camerista si aceasta instiinteaza turistul despre neregulile constatate. Turistul este raspunzator pe durata sejurului sau. Astfel acesta va trebui sa achite la receptie contravaloarea obiectului deteriorat sau care lipseste. Dupa rezolvarea tuturor problemelor responsabilul de la receptie poate sa treaca la formalitatile de incheiere a sejurului.

Cameristele au un rol foarte important in buna functionare a unitatii hoteliere. Acestea trebuie atent selectate de catre managerii unitatii deoarece este foarte important ca acestea sa fie cinstite deoarece ele intra in contact cu lucrurile clientilor.

REPARATII

Hotelul Europa va fi alimentat cu apa calda in regim non-stop. Aceasta va fi furnizata de propia centrala termica. 3 angajati se vor ocupa de buna functionare a acesteia. Responsabilitatile lor sunt multiple. Ei se vor ocupa de buna functionare a centralei termice, deci de alimentarea unitatii cu apa calda, de intretinerea piscinei, de reparatiile generale in intreaga unitate. Piscina are in dotare un sistem performant de purificare si incalzire a apei. Apa din piscina nu se schimba niciodata pe toata perioada sezonului estival. Datorita sistemului de tratare a apei aceasta se mentine in conditii optime pe toata durata sezonului estival. Zilnic insa, trebuie ca in anumite recipiente sa se introduca 500gr. de soda caustica.

Este foarte important ca acest departament sa fie prompt. Trebuie sa se intervina rapid in rezolvarea problemei pentru a nu se naste pierderi. De exemplu intr-o camera s-a spart conducta de apa rece si curge in camera situata la nivelul inferior. Camera respectiva nu poate fi cazata si astfel iau nastere pierderi, de aceea trebuie sa se intervina imediat pentru rezolvarea problemei. Receptia este cea care anunta defectiunile ce se apar. Pentru o interventie mai rapida managementul unitatii a decis ca permanent sa se gaseasca cineva pentru a rezolva acest gen de probleme. Insa personalul care va alcatui acest departament este pregatit pentru orice gen de defectiuni (probleme cu instalatia sanitara, probleme de electricitate, probleme de tamplarie etc.).

CONTABILITATE

Trebuie tinuta o evidenta clara a miscarii materialelor cu care este aprovizionata firma si de asemena trebuie tinuta o evidenta clara a sumelor care circula in unitate. Una din principalele responsabilitati pe care departamentul "contabilitate" o are este de a tine o evidenta clara privind incasarile si platile efectuate de unitate. Astfel orice aprovizionare cu materiale, orice plata efectuata catre un furnizor trebuie sa se evidentieze in contabilitate.

Operatiile economice si financiare se consemneaza in momentul efectuarii lor in documentele justificative. Asa cum prevede art.6, alin. 2 din Legea contabilitatii " orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ".

La sfarsitul fiecarei luni se efectueaza un inventar in fiecare departement. Acest inventar are rolul de reda o situatie clara managementului unitatii despre modul de folosire al resurselor materiale cu care departamentul respectiv a fost aprovizionat.

O alta responsabilitate pe care o are departamentul mai sus amintit este de colecta incasarile din receptie, restaurant, barul de zi incasari care se predau la randul lor la caseria unitatii. Acest lucru se intampla la sfarsitul fiecarei zile, iar incasarile colectate sunt insotite bineinteles, de acte justificative.

Departamentul contabilitate asigura si formulare necesare departementelor unitatii. De exemplu, daca in receptie nu mai sunt formulare de note de plata se raporteaza la contabilitate si pe baza de proces verbal se completeaza necesarul de uz.

Folosirea datelor contabile in procesul de conducere (situatiile pe care contabilii le predau managerilor unitatii) impune centralizarea si sintetizarea lor periodica. La aceasta cerinta raspund situatiile financiar-contabile de sinteza si de raportare. Prin intermediul lor, datele inregistrate cu ajutorul sistemului de conturi sunt consolidate si raportate ca un tot unitar sub forma indicatorilor economoco- financiari. Situatiile financiare reprezinta un sistem de indicatori economico-finanaciari ce caracterizeaza situaria patrimoniului, situatia financiara si rezultatele obtinute.

Documentele de sinteza si raportare se compun din: bilant (contul situatiei patrimoniului ), contul de rezultate (cont de profit si pierdere), anexa la bilant si raportul de gestiune

MANAGEMENTUL

Principala sarcina pe care managementul firmei o va avea este de a trasa sarcini precise subordonatilor. Managerii trebuie sa fie un exemplu pentru subordonati.

Odata ce omul ocupa o pozitie care are ca scop supravegherea muncii altora ,munca sa se schimba ,pentru el prima responsabilitate este "de a face lucrurile prin oameni".Pe scurt,el nu mai este un executant,dar in schimb este un manager. Ca manager , el trebuie sa faca orice pentru a-si ajuta subordonatii sa obtina rezultate maxime in limitele talrntelor si abilitatilor lor. Aceasta inseamna ca trebuie sa traseze sarcinile in functie de rezultatele obtinute ,sa munceasca cu subordonatii sai in determinarea celor mai bune solutii ,sa isi ajute oamenii in identificarea si depasirea problemelor care ii preocupa,sa ii sfatuiasca, sa ii antreneze, sa le dea ajutorul de care au nevoie si in sfarsit ,el trebuie sa dea subordonatilor oportunitatea de a persevera in munca. Acel manager care nu face aceste lucruri intr-o oarecare masura :nu incredinteaza , nu face lucrurile prin alte personae , prin urmare nu este manager. Este o limita la ceea ce un manager poate face de unul singur si la ceea ce poate face cu ajutorul subordonatilorsi toate operatiunile sunt cuprinse intre aceste limite. Astfel delegarea sarcinilor este una dintre principalele instrumente ale unui manager. El trebuie sa-si petreaca timpul conducand, nu executand.

Managementul trebuie sa asigure un grad de ocupare cat mai mare pe toata perioada sezonului estival. Principalii "distribuitori" sunt agentiile de turism. L-a inceputul sezonului estival se incheie contracte de colaborare intre unitatea hoteliera si agentiile de turism, atat din tara cat si din strainatate. Contractul de colaborare prevede promovarea si comercializarea serviciilor hoteliere prestate de Europa. In urma acestui contract de colaborare agentiile de turism pot vinde bilete de vacanta, iar la fiecare vanzare acestia obtin un comision de 10% din valoarea biletului.

Trebuie mentinuta o colaborare stransa intre unitatea hoteliera si agentiile de turism. Acestea nu pot valorifica nici o camera fara aprobarea unitatii hoteliere. Inainte de vinderea unui bilet agentia de turism va lua legatura cu managerii unitatii hoteliere si vor cere aprobarea acestora, deoarece exista situatii cand hotelul nu are locuri libere si atunci biletul care urmeaza a fi vandut nu ar avea acoperire. Tocmai din acest motiv, fiecare agentie de turism care a incheiat un contract de colaborare are obligatia de a instiinta managerii unitatii hoteliere privind valorificarile efectuate de aceasta, precum si data cand vor avea loc valorificarile respective. In functie de cele mentionate mai sus managerii anunta receptie pentru a face rezervari pentru perioadele de timp respective.

Clientii permanenti se bucura de un regim special: masa este gratuita. Un client permanent este aceea persoana fizica sau juridica ce valorifica una sau mai multe camere pe toata perioada sezonului estival.

FURNIZORII

Este foarte importanta o buna aprovizionare a unitatii cu materiale. Ganditi-va "ce s-ar intampla daca restaurantul ar ramane fara materiale de intretinere a camerelor ?" sau "ce s-ar intampla daca hotelul ar ramane fara apa ?". Din aceasta cauza este foarte important ca managerii unitatii sa ia masuri pentru a nu se ajunge in astfel de situatii.

Sunt necesare foarte multe resurse materiale pentru buna desfasurare activitatii. Sunt prezentate mai jos cateva din resursele necesare in unitatea hoteliera Europa.

MATERIALE GENERALE

Materialele generale se refera formularele folosite de receptie, de contabilitate, de managementul firmei, dar si materiale consumabile . In tabelul de mai jos sunt enumerate materialele generale folosite de unitatea hoteliera Europa.

Plata furnizorilor se va face in numerar, in momentul aprovizionarii. Nu toti furnizorii vor fi platiti in numerar. Sunt anumiti furnizori care vor fi platiti prin virament bancar. In aceasta categorie intra SC. CONEL SA. al carei obiect de activitate este distribuirea curentului electric, SC. RADET SA. al carei obiect de activitate este distribuirea de apa rece, SC. PETROM SA., al carei obiect de activitate este distribuirea combustibilului folosit la centrala termica, SC. URANUS.SA., al carei obiect de activitate este colectarea gunoiului menajer, SC. DETRAROM.SA, al carei obiect de activitate este efectuarea deratizarii.

Materialele sunt depozitate in magazii, acestea fiind distribuite zilnic in functie de necesarul existent. Distribuirea se va face pe baza de proces verbal incheiat intre administrator si gestionar. Aceasta distribuire se va face zilnic pe baza documentelor primite de la receptia hotelului ( lista cazati pentru cameriste, lista masa pentru restaurant).

In situatia in care materialele distribuite nu sunt folosite in totalitate acestea se predau gestionarului si acest lucru se va mentiona in fisa de magazie a materialului respectiv ca o intrare.

Vanzari - Previziuni

In ciuda faptului ca tarifele practicate sunt diferite cheltuielile efectuate pentru fiecare camera sunt aproximativ aeleasi indiferent de perioada. In tabelul urmator se vor calcula cheltuielile totale efectuate pe zi:

In tabele urmatoare se vor prezenta profiturile, in cifre aproximative pe care unitatea Europa il va obtine pe perioada sezonului estival :

PROFITUL OBTINUT PENTRU O ZI TURIST

( AGENTIE TURISM )

Precum se poate observa din tabelul de mai sus cheltuielile efectuate pentru o noapte-turist raman aceleasi insa tariful se modifica in perioada de mijloc. Cele mai mari profituri se obtin in perioada de mijloc. Tabelul de sus evidentiaza profitul obtinut in urma camerelor valorificate de agentiile de turism.

In cazul turistilor care sosesc pe cont propriu tarifele practicate sunt mai mari.

PROFITUL OBTINUT PENTRU O ZI TURIST

( CONT PROPRIU )

PROFITUL TOTAL OBTINUT DIN CAMERE VALORIFICATE DE

AGENTII DE TURISM

PROFITURI TOTALE OBTINUTE DIN VALORIFICARI PE

CONT PROPRIU

PROFITURI TOTALE OBTINUTE ZILNIC IN FIECARE PERIOADA

Bilantul previzional

ACTIV

Activul imobilizat:

Imobilizarile necorporale cuprind fondurile comerciale si cheltuielile constituire, cercetare si dezvoltare;

Imobilizarile corporale cuprind terenurile, angajamentele si amenajarile, constructiile, instalatiile tehnice, material si utilaj industrial etc. precum si imobilizari in curs;

Imobilizari financiare cuprind titluri imobilizate si imprumuturi acordate altor persoane sau intreprinderi.

Activul circulant:

Activul circulant cuprinde stocurile in curs (stoc de aprovizionare, de produse semi-finite, produse finite si marfuri), avansurile si aconturile varsate furnizorilor, creantele fata de clienti sau alte persoane, intreprinderi sau angajatii, valorile mobiliare de plasament (actiuni, obligatiuni), disponibilitatile (banca, casa) si cheltuielile inregistrate in avans (de exemplu, cheltuielile de repartizat pe mai multe exercitii).

PASIVUL

Capitalurile proprii

Capitalurile proprii ale intreprinderii se compun din capital, adica aportul personal, din cote-parti, din actiuni etc.

In plus se pot constitui rezerve care sunt fie legale, fie regulamentare, statutare sau contractuale. Rezultatul exercitiului ca si rezultatul raportat (beneficiul sau pierderea exercitiului precedent) se adauga, de asemenea, la capital.

Provizioane pe care le constituim, de exemplu, ca urmare a cresterii pretului sau a fluctuatiilor previzibile ale cursului sunt provizioane reglementate care diminueaza beneficiul impozabil.

BILANT-previzional

mii. lei

CREDITE. RATE. DOBANZI

CONTUL DE PROFIT SI PIERDERE

1 sezon estival

Profit total obtinut pe parcursul

unui sezon estival

CHELTUIELI EFECTUATE CU TAXE, IMPOZITE SI ALTE VARSAMINTE

Taxe- angajator

Mii lei

Fluxul de numerar

Mii lei

Indicatorii financiari

Concluzii.

Intrarea pe piata serviciilor hoteliere nu este facila. Concurenta la nivel de litoral este acerba, comportamentul consumatorului este intr-o continua schimbare, de exemplu consumatorii straini prefera statiunile turistice din alte tari, in schimb aceasta piata este intr-o ascensiune continua.

Desi afacerea isi desfasoara activitatea numai in sezonul estival aceasta este o afacere profitabila, nivelul profitului este mare.

Creditul a fost solicitat in vederea acoperiri de cash-flow, deoarece fara aceasta societatea nu-si poate continua activitatea. Din aceasa cauza s-a solicitat un credit in valoare de 450 mil. lei. Firma dispunea de resurse financiare in contul curent al societatii dar avand in vedere faptul ca platile efectuate de catre agentiile de turism se fac numai prin intermediul bancilor si acestea nu acorda numerar imediat, mai trec 1-2 zile. Ganditi-va ce s-ar intampla daca societatea nu ar avea bani sa plateasca salariile si in plin sezon estival personalul ar refuza sa munceasca. Acest lucru ar genera pierderi imense societatii. De amintit este si faptul ca personalul manifesta o oarecare rigiditate in timpul sezonului estival deoarece oferta de locuri de munca este mare si este foarte greu ca o unitate hoteliera sa aiba un personal permanent.

Precum se poate observa din tabelul de mai sus societatea va fi intr-o crestere continua, o crestere lenta din toate punctele de vedere ( 5% in primul an, 6% in al doilea an ). Se urmareste recuperarea investitiei in primul rand apoi dezvoltarea sa pe orizontala lucru extrem de dificil de realizat.

La intrebarea "Cum vedem firma peste 10 ani?" se poate spune ca avand in vedere trendul pietei si strategiile de dezvoltare ale societatii, societatea va ocupa unul din primele locuri pe piata serviciilor hoteliere de pe litoralul Mari Negre, bineinteles luand in calcul si aparitia altor concurenti.