Informatia in organizatii. directii pentru managementul informatiei

Curs: Managementul Informatiei

In prezent esenta economicului o reprezinta INFORMATIA. Se poate vorbi despre o ECONOMICA INFORMATIONALA, in care bunurile sunt doar adjuvanti pentru a realiza starea de bine prin intermediul informatiei. Ele nu mai sunt nici scopul si nici mijlocul principal. In epoca postmoderna rolul esential il joaca INFORMATIA. Manipularea acesteia, ca mijloc al managementului educational, se face in scopul realizarii plusvalorii (creste avutia nationala). Pe acest taram al informatiei se traseaza limitele intre tarile bogate si cele sarace, iar confruntarile dintre state sunt, la origine, tot de natura informationala ("Razboiul informational").

Activitatea managerilor din firmele de marime mica si mijlocie (IMM) este informational intensiva, iar mediul in care se opereaza este unul informational.

Comentariu: In domeniul educational al ingrijirilor de sanatate 90% este informatie. In zilele noastre avem de-a face cu un paradox: intr-o structura informationala esecurile sunt puse pe seama lipsei de materiale, bani, alte bunuri. Lipseste de fapt informatia.

Se pune intrebarea: sunt managerii pregatiti intotdeauna sa exploateze (sa extraga) bogatia de informatii din mediul care ii inconjoara?

Poate fi informatia gestionata de asa natura (in cadrul organizatiei), incat sa-si utilizeze intregul potential pentru imbunatatirea performantei economice si pentru obtinerea celui mai bun nivel de competitivitate?

Raspunsurile la aceste doua intrebari pot fi obtinute cunoscand cu claritate contextul in care este practicat managementul informatiei, respectiv cunoscand atat natura informatiei care exista la nivel de organizatie si la nivel de manager, individual, precum si diverse aspecte ale functionarii organizatiilor si ale activitatii manageriale.

Pe baza acestor raspunsuri se pot obtine ghiduri de practica pentru gestionarea corecta a integrarii strategiilor de afaceri cu contextul informational.

Totul porneste de la o corecta definire a conceptului de INFORMATIE si de la cunoasterea mecanismelor prin care se dezvolta capacitatile informationale.

Comentariu: prin ceea ce obtinem din transformarea noastra se castiga teren in manipularea altora. De exemplu ne alegem un text literar si ne sugeram o atitudine pe care s-o avem ca fundal in momentul in care citim textul. Observam ca citim textul cu alta intonatie, functie de starea respectiva. Asadar mecanismul informational, atitudinal, este adaptat permanent la scop.

Exista exercitii prin care comportamentele manageriale se dobandesc. Cand la conducere se afla "amatori", managementul este defectuos. Managementul se invata, se testeaza.

Managementul informatiei este in avantajul organizatiilor si al conducatorilor de organizatii. Exista posibilitatea de a separa modul de functionare al unei organizatii si modul de comportament al indivizilor din acea organizatie, separare ce poate fi constientizata la nivelul conducerii si utilizata in procesul de gestionare a organizatiei.

Pentru manager, aceste elemente aparent separate, reprezinta puncte de plecare in elaborarea unor strategii cat mai eficiente de management al informatiei in acea organizatie.

Pentru a elabora asemenea strategii este utila constientizarea corelatiilor dintre informatie-organizatie si management, dupa cum urmeaza:

1.INFORMATIA SI ORGANIZATIA

2.INFORMATIA SI MANAGERUL

3.MANAGEMENTUL INFORMATIEI IN I.M.M.-uri (Intreprinderi mici si mijlocii)

Comentariu: Doua elemente principale care apreciaza marimea organizatiei sunt cifra de afaceri si numarul de salariati. Conform standardelor din Uniunea Europeana, I.M.M. trebuie sa aiba mai putin de 250 de angajati, o cifra de afaceri mai mica decat 40 000 milioane EURO si pondere de maxim 25% de participare la capitalul social din partea unor firme ce nu sunt I.M.M.

INFORMATIA SI ORGANIZATIA

Aceasta corelatie poate fi analizata sub doua aspecte:

a)      imaginea organizatiei poate fi obtinuta sub forma unor metafore utilizate in imaginarea modului de functionare a organizatiei si din care se vor extrage unele implicatii pentru managementul informational.

b)      Este utila cunoasterea unui set de definitii ale conceptului de informatie, care sa fie adecvate descrierii organizatiei si ulterior managementului informatiei.

Comentariu: Firmele investesc mult in imagine realizarea increderii partenerului se poate obtine prin proiectarea unei imagini pozitive. Este vorba despre aplicarea unui mecanism psihic: lumea are incredere in ceea ce cunoaste, stie ca exista. In procesul invatarii se apeleaza la conceptul de imaginatie; trebuie sa se contureze o imagine a scopurilor finale; trebuie permanent avuta in vedere imaginea firmei in raport cu altele. Oamenii de afaceri de succes sunt cei cu aptitudini imaginative deosebite. (In acest sens un exemplu ar putea fi Rupert Murdach care a adoptat un tip de management imaginativ, oportunist, folosind mult intuitia) De remarcat ca absorbtia in timp a informatiei duce la intuitie.

IMAGINI ALE ORGANIZATIEI

Organizatiile pot fi imaginate ca:

A.    Sisteme automate - al caror lubrifiant de baza este informatia.

B.     Organism viu (ideile "organistice" au patruns mult in modul de gandire al conducatorilor. Sistemul informational are sursa imaginativa in OM. Organismul uman e apreciat atat timp cat functioneaza. Subsistemele functioneaza dependent de unitatea centrala ce le coordoneaza si invers.

Triada SUBSTANTA-ENERGIE-INFORMATIE se regaseste si in cadrul modelului organismului uman, cu referire atat la mecanismele perfecte care il pastreaza in functiune, cat si la aspectul psihologic al existentei umane.

Mecanismelor masinale ce constituie substanta li se adauga energia informationala si informatia pura. Ia nastere o noua triada ce implica si relatiile dintre oameni: indivizi-grupari-culturi.

C.     Sistem politic: un sistem politic este vazut ca o multime de organisme dirijate

("Un violonist se dirijeaza singur, o orchestra are nevoie de un dirijor")

D.   Modelul cultural. O organizatie se diferentiaza printr-un mod de gandire, un set de valori. Din acest punct de vedere ea se poate identifica cu o cultura in care credintele motiveaza foarte mult (sunt periculoase tocmai prin aceea ca sunt foarte eficace, pot da nastere la miscari cu mare usurinta). Un exemplu in acest sens il constituie radicalismul american; diseminarea ideologiilor s-a facut foarte rapid pe un teren pregatit. Astfel dintr-o revolta culturala s-a ajuns la schimbarea sistemului)

Toate acestea sunt imagini conventionale despre organizatie. In ultimul deceniu a aparut o noua metafora: learner (ucenic, invatacel).

Interpretarea celor 5 metafore

A.    Imaginea de masina  sugereaza ca informatia este acea sursa care mentine angrenajele in functiune, iar sarcina managementului este doar de a oferi (a livra) aceasta informatie acolo unde este necesara prin canale informationale clar definite si acceptate.

B.     Imaginea de organism/organizatie sugereaza ca este nevoie de informatie din surse interne si externe care sa mentina acea organizatie in stare de echilibru (homeostazie) . Managementul informatiei la organisme are rol decisiv in a furniza informatii despre tendinte si dezvoltari din mediul exterior, astfel incat organizatia sa poata raspunde influentelor de natura :

sociale

economice

tehnologice

legislative

politice

culturale

C.     Imaginea organizatiei ca sistem politic - porneste de la ideea ca datorita existentei diverselor interese ale grupurilor care formeaza o organizatie, acestea vor avea nevoie si vor utiliza informatia in mod diferit pentru a-si exercita puterea si influenta, sau in momentul in care cauta sprijin si isi negociaza conflictele. Aceasta imagine atrage atentia asupra dimensiunii etice a practicilor de managementul informatiei.

D.    Imaginea organizatiei ca si cultura - aceasta este deosebit de puternica deoarece ea sugereaza convingeri, valori, norme si semnificatii impartasite in comun. Culturile functioneaza prin intermediul ritualurilor, al miturilor, al limbii si al simbolurilor( exista si specialisti in a identifica un trend pe baza unor semne). Anumite atitudini ale organizatiilor pot fi interpretate : deschiderea mare fata de presa poate fi interpretata ca transparenta in organizatie.

Ideea de cultura sugereaza ca utilizarea informatiei intr-o organizatie va avea impacturi culturale si nu doar cele presupuse rationale ( de ex. imaginea de masina induce ideea de rationalitate maxima).

Managementul informatiei are aici un rol clar in manipularea semnificatiilor, convingerilor si valorilor din interiorul organizatiei.

Cateva definitii ale informatiei

Organizatiile trebuie sa fie constiente de potentialul informatiei in obtinerea de avantaje competitive si in sustinerea lor cu succes. Descrierea informatiei ca activ si resursa nu a fost folosita mult timp. Totusi, originea acestei descrieri in economica clasica, ignora locul informatiei in structura sistemului politic sau in cultura unei organizatii. Daca informatia furnizeaza avantaje competitive, atunci trebuie considerata la intregul ei potential.

O ierarhie foarte uzuala in definirea informatiei a fost realizata in aria studiilor de politica a informatiei. Ierarhia este aplicabila in organizatii dintr-un numar de motive: in primul rand, recunoaste diferentele calitative intre definitiile informatiei; in al doilea rand, viziunea macro este mult mai potrivita pentru organizatii decat definitia bazata doar pe individ ca utilizator al informatiei; in al treilea rand, ofera un sir de definitii care sunt utilizabile in diferite situatii; in al patrulea rand, este evidenta necesitatea unei politici informationale in organizatii.

Ierarhia consta in patru niveluri, fiecare bazandu-se pe o categorie de definitii conturate dupa mai multe campuri diferite.

Lucrare: Definitia si fizica culorilor - valuarea prin culoare Referat: Proiect la gestiunea financiara a intreprinderii

Informatia ca resursa.

Informatia ca si marfa.

Complementar pentru definirea informatiei ca si marfa este conceptul productiei de informatie, in care informatia joaca o valoare economica. Notiunea de informatie ca si marfa include "schimbul informatii intre oameni si activitatile legate de acesta atat timp cat ele sunt utilizate" si implica cererea, oferta li piata. In contrast cu absenta puterii informatiei ca resursa, informatia ca si marfa are o putere economica.

Informatia ca perceptie a modelului.

Informatia, ca trecut si viitor, este afectata de factorii contextuali si de alti factori cauzali. Informatia are putere atat timp cat acestia sunt izolati

Informatia ca forta constitutiva in societate. "Informatia nu este doar afectata de mediu, dar este ea insasi un factor care influenteaza mediul"

Ce implicatii pot fi conturate pentru managementul informatiei in organizatii de aceasta ierarhie a definitiilor informatiei?

Managementul informatiei trebuie sa stabileasca o ordine a informatiilor de la resurse, pana la forta pentru schimbare si dezvoltare.

Informatia poate fi integrata in procese organizationale si de asemenea poate influenta cultura organizatiei, structura, si modelele de munca.

Managementul informatiei evalueaza corect produsele informatice, serviciile de informatii si utilizarea informatiilor in organizatii

Masurile uzuale ale efectivitatii managementului informatiei se pot baza prin impactul informatiilor asupra organizatiilor.

Aceste consideratii asupra informatiilor si organizatiilor ofera cateva implicatii pentru managementul informatiei

informatia si managementul sau contribuie la atingerea obiectivelor organizatiei

pentru un management efectiv si posibil al informatiilor este nevoie de o privire de ansamblu.

informatia ca valoare incorporata in cadrul unui management al informatiei

Informatia si managerii

Discutia asupra managerilor si organizatiilor se va face in doua parti. Prima parte legata de natura activitatii manageriale descrie un numar de studii de cercetare si contureaza o parte din de implicatiile asupra managementului informatiei. A doua parte considera natura informatiilor din punctul de vedere al utilizatorului individual si se bazeaza pe lucrul in stiinta informatiilor si management.

Activitatea managerilor

Viziunea clasica asupra functiilor manageriale ca planificarea, organizarea, comunicarea, coordonarea si controlul sugereaza o abordare rationala asupra activitatilor manageriale .Un numar de studii bazate pe chestionare si observatii ale managerilor la locul lor de munca releva natura activa, informala, fragmentata si haotica a activitatii manageriale.

Un studiu facut a identificat diferitele roluri ale managerului. Aceste roluri sunt impartite in trei grupuri pentru a oferi o vedere integrata a ceea ce trebuie sa faca seniorii manageri. Rolurile interpersonale ale liderilor isi au originea in autoritatea formala manageriala. Rolul informational de persoana care monitorizeaza, diseminator si purtator de cuvant deriva din contactele interpersonale ale managerilor. In acest rol, managerul reprezinta un "nerv central" al unitatii organizationale Rolurile decizionale ale mediatorilor, celui care manipuleaza resursele si negociatorului apar pentru manager din autoritatea formala a unitatii organizatiei, care poate angaja unitatea actiunilor. Aceasta abordare poate conduce la actiuni orientate, privirea din afara si alte aspecte ale muncii manageriale , la fel ca si preferinte puternice ale managerilor pentru presa in cautarea informatiilor.

Cheia schimbarilor pentru managerii generali reflecta necesitatea orientarii pe oameni si informatii a acestor trei procese : "sa gandeasca din afara cum trebuie sa integreze in luarea deciziilor in conditiile contextuale incerte, marea diversitate si o cantitate enorma a informatiilor potential relevante" si face aceasta (implementarea) printr-un grup larg de oameni, in ciuda controlului relativ mic pe care il are asupra lor.

Reteaua este viitorul din alta perspectiva a activitatii manageriale. Trei alte categorii de activitate pentru cercetare a managerilor si subordonatilor lor sunt comunicarea de rutina, managementul traditional si managementul resurselor umane. Colaborarea include interactiile cu alti sociologi/politicieni din interiorul si din exteriorul organizatiei; comunicarea de rutina include schimbul de informatii ;activitatile de management traditional consista in planificare, luarea deciziilor si control, iar managementul resurselor umane include motivarea, disciplinarea /sanctionarea, medierea conflictelor, personal si training si formare/dezvoltare.

Studiul final exploreaza activitatea managerilor de mijloc. Aceasta sugereaza ca relatiile manageriale, inovatiile, facilitarea invatarii sunt folosite pentru a crea avantaje competitive. Studiul managerilor de mijloc este focusat pe strategia informatiei, procesele rationale, comanda si controlul strategiei ca doua stadii ale proceselor ale formularii si implementarii si aceasta se face mai mult cu "invatare decat cu planificare . Au fost identificate patru roluri distincte pentru managerii de mijloc in aceasta strategie: alternative strategice, sinteza informatiilor, adaptabilitatea facilitatilor, implementarea strategiei deliberate. Prin angajarea in aceste roluri, managerii de mijloc leaga scopuri strategice si actiuni organizationale.

Care sunt implicatiile pentru managementul informatiei care converg din acest articol asupra activitatii manageriale

Managementul informatiei are capacitatea de a contribui la efectivitatea managerilor in aceste diverse roluri organizationale .

Managementul informatiei trebuie sa iasa in intampinarea nevoilor informationale ale managerului si sa le dezvolte capacitatile informationale

Managementul informatiei trebuie sa recunoasca sursele de informatii formale si formale si influentele interne si externe pentru organizatie.

Necesitatea managementului informatiei pentru a permite managerilor sa integreze strategiile da afaceri si informatiile.

Care sunt implicatiile managementului informatiilor care pot sa fie conturate printr-o discutie despre utilizarea informatiilor de catre indivizi ?

Daca informatia in organizatii este conceptualizata ca proces ea ar putea fi integrata intr-o forma de strategie .

Managementul Informatiei trebuie sa insoteasca informatia ca obiect si informatia ca si construct, atat timp cat reactioneaza intre ele

Managementul informatiei are rolul de a dezvolta capacitatile informationale ale indivizilor in organizatii

Aproape toate activitatile manageriale au informatia ca si componenta si astfel, practicarea managementul informatiei ar trebui sa raspunda nevoilor managerilor ca utilizatori ai informatiei, sau ca si producatori sau creatori ai cunostintelor.

Propozitii despre managementul informatiei pentru manageri

Managerii sunt in masura de a integra informatia si strategia organizationala.

O abordare a proceselor pentru suportul informatiei , integrarea informatiilor si a strategiilor de afaceri ca si baza pentru managementul informatiei

Managementul informatiei trebuie sa adopte o abordare bazata pe transparenta

Efectivitatea managementului informatiei poate fi masurata prin impactul informatiei in organizatii.

Managementul informatiei in Sisteme de Management al Informatiei (SMI)

Obiectivul managementului informatiei

Informatia si managementul sau contribuie la atingerea tintelor organizationale

O abordare a procesului pentru managementului informatiei sustine integrarea informatiei si strategiei

Obiectul de activitate al managementului informatiei

Managementul informatiei este contextualizat prin organizatii si prin valoarea incorporata

Managementul informatiei trebuie sa adopte o abordare bazata pe transparenta a informatiei

Informatia ca obiect si ca si utilizator

Sursele informatiei interne si externe pentru organizatie

Sporirea capacitatilor informationale a indivizilor in organizatii

Implementarea managementului informatiei

Managerul are unica pozitie de a integra informatiile si strategiile de afaceri. Efectivitatea managementului poate fi masurata prin continutul creatiilor stiintifice sau inovatia organizatiilor.

Un proces de concepere a managementului informatiei sustine integrarea strategiilor de afaceri si a informatiilor. Trebuie integrate toate cele trei niveluri managementul informatiei, sistemele de informatii si management

Managementul informatiei a fost descris ca un model particular de ciclu continuu a activitatilor care cuprind lantul informational. Activitatile in acest ciclu sunt

Identificarea necesitatilor informationale definite de problema de rezolvat si situatie

Achizitia informatiilor implica evaluarea surselor curente ,evaluarea noilor surse, si cautarea celor de care avem nevoie

Informatiile organizationale si stocarea in memoria organizationala a acestor cunostinte si a expertizei

Produsele informatice si serviciile implicate in imbunatatirea calitatii informatiilor

Distribuirea informatiilor prin impartirea formala si informala

Utilizarea informatiilor in crearea si aplicarea   informatiilor in interpretarea si luarea deciziilor.

Informatiile trebuie sa fie cercetate in contextul tintelor organizatiilor si a obiectivelor echipei de lucru. Cu siguranta, aceste doua activitati sunt dincolo de acestea scopul managementului resurselor informationale si al sistemelor de management al informatiei atat timp cat ele sunt practicate. De asemenea, integrarea strategiilor si a informatiilor deja sugereaza diferite moduri in organizarea activitatii si dobandirea de avantaje competitive.

Focusarea pe grupuri de experti este diferita. Efectivitatea organizatiei este focusata pe expertii interni si procesele eficiente

Factorii cheie pentru succesul in SMI necesita integrarea strategiilor de afaceri si a informatiilor. Managerii de firme vad succesul lor ca fiind dependent de capacitatea organizatiei de a se adapta provocarilor manageriale si sa raspunda la schimbarile din acest cadru

Fiecare din acesti factori ramane informatia, utilizarea ei, crearea, stocarea si distributia. Problemele de calitate a informatiei (in termeni de acuratete, validitate, transparenta) sunt accesibilitatea, disponibilitatea, prezentarea usurintei de a o folosi si organizarea si stocarea sunt problemele echipei sau organelor de decizie implicate in dezvoltarea strategiei sau angajarea in proiecte in relatie cu fiecare dintre acesti factori

Scopul Managementului Informatiei

Discutiile de mai devreme asupra managementului informatiilor sugereaza abordarile diferite pentru managementul informatiei in organizatii . In timp ce obiectivele managementului informatiei vor fi legate de efectivitatea organizatiilor, practicarea managementului informatiei va varia intre organizatii. Comparand exemplele anterioare, obiectivele pentru managementul informatiei si prioritatile pentru servicii vor fi foarte diferite. Cateva diferente vor apare in :

Distinctiile facute intre informatiile generate intern si cele generate extern

Relatiile intre biblioteci, managementul informatiei si personal IT

Aplicatiile IT

Valorile atribuite pentru informare

Masurarea utilizarii cu succes de catre organizatii si de catre managementul informatiei

Managementul informatiei trebuie sa adopte o abordare a informatiei bazata pe transparenta

Definirea informatiilor                  Definirea managementului informatiilor

Informatia ca resursa                   Managementul informatiei ca sistem IT

Informatia ca marfa         Informatia ca management al resurselor

Informatia ca perceptie a modelului Managementul informatiei ca legatura intre strategiile de

informatii si strategiile de afaceri

Informatia ca si forta constitutiva       Managementul informatiei/ managementul cunostintelor

integrand strategia de formare si de informare

Informatia ca forta constitutivaa

Informatia ca marfa

Informatii procese

Managementul Informatiei

Informatia ca resursa

Organizatii care utilizeaza

Informatia ca obiect

Manageri care utilizeaza

Cunostinte tacite

Cunostinte explicite

Informatia ca si construct

Informatia ca perceptie a modelului

Managementul informatiei are semnificatii multiple in functie de perspectivele de abordare a informatiei, a organizatiei, si a activitatii managerilor. Managementul informatiei are potentialul de a transforma organizatiile dar numai atunci cand informatia este integrata in strategia de afaceri. Dupa opinia celebrului Peter Drucker " . cunoasterea este singura resursa semnificativa in zilele noastre. Traditionalii factori de productie - pamantul, munca si capitalul nu au disparut, ci au devenit de rang inferior. Ei pot fi obtinuti, si chiar cu usurinta, in functie de cunoastere. In acest nou sens, cunoasterea inseamna utilitate, inseamna mijloc de a obtine rezultate sociale ti economice. Aceste dezvoltari, de dorit sau nu, constituie raspunsuri la o modificare ireversibila: cunoasterea este acum aplicata cunoasterii. Furnizarea de cunoastere in vederea aflarii modului in care poate fi aplicata cunoasterea in modul cel mai bun pentru a produce rezultate este, de fapt, ceea ce numim management. Dar cunoasterea este acum aplicata pentru a defini si ce fel de cunostinte avem nevoie, daca este fezabila si ce trebuie sa se faca pentru transforma cunoasterea intr-o unealta efectiva. Cu alte cuvinte, cunoasterea se refera la inovarea sistematica". (Peter Drucker, Post- Capitalist Society, New York, Editura Harper Collins, 1993. Lucrarea este tradusa si in limba romana)