Confirmarea constatarilor celor controlati - control financiar

Confirmarea constatarilor celor controlati - control financiar

Se realizeaza prin intermediul informatiilor verbale sau scrise culese de controlori de la personalul entitatii controlate sau de la terti. Informatiile verbale sau scrise sunt obtinute de controlori de la persoanele care participa la efectuarea operatiunilor si la intocmirea documentelor, efectueaza verificarea si aprobarea acestora, asigura inregistrarea lor in contabilitate etc. Aceste informatii ii ajuta pe controlatori sa inteleaga procedurile folosite, dar pentru definitivarea concluziilor, trebuie verificata sinceritatea lor prin alte tehnici de control. In acest sens, cei care exercita controlul au obligatia:

sa verifice, cu ajutorul surselor interne si externe, realitatea si sinceritatea acestor informatii.

sa aprecieze daca informatiile sunt corecte cu celelalte elemente probante colectate.

sa aprecieze daca cei ce au furnizat aceste informatii sunt bine documentati si bine intentionati.

Daca aceste informatii se contrazic cu celelalte probante, controlorul se afla in situatia fie sa caute explicatii pentru aceste contraziceri, fie sa puna la indoiala fiabilitatea tuturor declaratiilor facute, ceea ce are incidenta asupra extinderii altor procedee specifice.

Pentru colectarea acestor informatii, controlorii pot folosi doua documente: Notele explicative si Notele de constatare.

Notele explicative sunt informatii scrise pe care le dau cei controlati la cererea organelor de control. Ele au un caracter de declaratii facute de catre cei controlati, dar pentru organul de control ele reprezinta un mijloc suplimentar de informare si confirmare. In nici un caz organul de control nu-si pote definitiva concluziile numai pe baza lor. In toate cazurile, organele de control trebuie sa verifice prin alte procedee exactitatea acestor declaratii si numai dupa aceea sa-si definitiveze concluziile.

d. sa verifice numeraul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua curenta, solicitand intocmirea monetarului si depunerea acestuia la caseria centrala a unitatii.

e. sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau cantarire au fost verificate si dc sunt in buna stare de functioanare.

f. sa solicite:

-sistarea operatiunilor de intrare/iesire a bunurilor din gestiune;

-predarea la magazii si la depozite pe baza documentelor, a tuturor peselor, ansamblurilor si agregatelor a caror prelucrare s-a terminat colectarea din sectii sau ateliere a produselor reziduale si a deseurilor.

In paralel cu aceste lucrari pregatitoare se efectueaza si lucrari de natura contabila, cum sunt:

1. asigurarea inregistrarii tuturor operatiunilor in contabilitatea sintetica, analitica si in evidenta operativa condus

   Notele de constatare se intocmesc de organele de control pentru consemnarea unor deficiente care ulterior nu ar mai putea fi dovedite sau reconstituite, cum ar fi cazul: absentei de la locul de munca, starea de ebrietate, folosirea nelegala a mijloacelor de transport, depozitarea necorespunzatoare a bunurilor, incalcarea regulilor de comert (specula, marfa fara documente de provenienta, marfa degradata etc). Aceste deficiente ar putea fi remediate pana la terminarea controlului sau cei vinovati ar putea sa nu mai recunoasca producerea lor.

   De asemenea se mai intocmesc note de constatare atunci cand se impune luarea unor masuri urgente pentru inlaturarea unor abateri sau pentru intreruperea unor prescriptii, cum este cazul intreruperii prescriptiei dreptului de actiune (daca nu exista titluri executorii) sau intreruperea prescriptiei dreptului de a cere executarea silita (daca exista titluri executorii).

   Notele de constatare se intocmesc la locul controlului si se semneaza de organele de control si de persoanele vinovate sau de catre alte persoane (martori).