Procedeu specific al metodei contabilitatii - balanta de verificare

PROCEDEU SPECIFIC AL METODEI CONTABILITATII - BALANTA DE VERIFICARE

Pe baza acestui procedeu, se realizeaza verificarea inregistrarilor diferitelor operatiouni in conturi in scopul asigurarii echilibrului permanent ce trebuie sa existe intre mijloacele unitatii pe de o parte, si sursele de finantare ale acestora pe de alta parte, oferind garantia intocmirii unor bilanturi reale si complete.

Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii ce se intocmeste lunar si cuprinde toate conturile din registrul Cartea mare, stabilindu-se pentru fiecare cont rulajul creditor, totalul sumelor debitoare, totalul sumelor creditoare, soldul corespunzator si altele.

Prin intermediul balantei de verificare se realizeaza legatura dintre conturi, care furnizeaza informatii de detaliu asupra  fiecarui element de activ si de pasiv si bilant, care in final conduce la informatii generalizatoare, asupra activitatii de ansamblu a unitatii patrimoniale. Aceasta legatura rezulta din faptul ca datele din bilant reprezinta soldurile finale ale conturilor de activ si de pasiv preluate din balanta de verificare si apoi prelucrate si grupate corespunzator necesitatilor de completare a bilantului contabil.

Poarta denumire de balanta de verificare, pentru ca permite inscrierea, pe de o parte, a rulajelor debitoare, a totalului sumelor debitoare, a soldurilor initiale si finale debitoare, si pe de alta parte, a rulajelor creditoare, a totalurilor sumelor creditoare, a soldurilor initiale si finale creditoare creandu-se posibilitatea sa se verifice mentinerea echilibrului dublei inregistrari, respectiv totalul elementelor debitoare trebuie sa fie egal cu totalul elementelor creditoare corespunzatoare.

In situatia in care nu se realizeaza acest echilibru, rezulta ca s-au produs erori cu prilejul inregistrarilor efectuate in conturi si anume:

omiterea unei sume din debitul sau creditului unui sold

inscrierea eronata a unei sume intr-un cont

stabilirea eronata a rulajelor, fie a soldurilor debitoare sau creditoare ale unui cont

insumarea gresita a diferitelor sume dintr-un registru in altul

Daca majoritatea erorilor au ca efect pierderea egalitatii dintre debit si credit proprie sistemului dublei inregistrari, exista insa si erori care nu conduc la pierderea egalitatii. Astfel pot fi urmatoarele situatii:

omiterea completa a unei inregistrari

inregistrarea eronata a unei operatii cu aceeasi suma in cadrul altor conturi corespondente

inregistrarea unei sume la alte conturi decat cele corespunzatoare naturii economice a operatiei

Gruparea si centralizarea datelor cu ajutorul balantei de verificare ofera managerilor societatilor patriomoniale posibilitatea de a cunoaste volumul modificarilor intervenite in structura mijloacelor materiale si banesti atat pe perioada curenta cat si pe perioadele precedente, in vederea elaborarii previziunilor pe perioadele viitoare necesare luarii deciziilor optime. Totodata prin intermediul balantei de verificare se realizeaza concordanta dintre conturile analitice si cele sintetice; pentru conturile sintetice care se desfasoara pe conturi analitice se intocmesc balante de verificare analitice pentru fiecare cont sintetic in parte, in scopul controlarii exactitatii inregistrarilor efectuate.

Clasificarea balantelor de verificare

Criteriile de verificare a balantei de verificare sunt:

felul conturilor pe care le cuprind

numarul de egalitati pe care se intemeiaza

forma de prezentare

a) Dupa felul conturilor pentru care se intocmesc, balantele de verificare se impart in:

● balante de verificare analitice

● balante de verificare sintetice, dnumite si balante generale

● balante de verificare ale conturilor analitice numite si balante auxiliare

b) Dupa numarul de egalitati pe care le cuprind balantele de verificare sintetice pot fi:

balante de verificare cu o serie de egalitati

balante de verificare cu 2 serii de egalitati

balante de verificare cu 3 serii de egalitati

balante de verificare cu 4 serii de egalitati

c) Dupa forma lor de prezentare, unele dintre aceste balante de verificare pot fi intocmite intr-o singura varianta iar altele dupa caz in doua variante.

● Balanta de verificare cu o singura serie de egalitati se prezinta grafic sub forma tabelara, si poate fi intocmita in doua variante si anume, fie ca balanta de sume ce contine doua coloane de sume debitoare si creditoare, fie ca balanta de solduri, ce contine doua coloane, de solduri debitoare si creditoare, a caror total trebuie sa fie egal.

● Balante de verificare cu doua serii de egalitati se prezinta grafic sub forma tabelara si se intocmeste intr-o singura varianta; ea contine 4 coloane cifrice, 2 de sume debitoare si creditoare, al caror total trebuie sa fie egal si 2 de solduri debitoare si creditoare al caror total, de asemenea, trebuie sa fie egal.

● Balanta de verificare cu trei serii de egalitati se prezinta grafic sub forma tabelara, fie sub forma matriceala sau sub forma unei tabele de sah, purtand denumirea de balanta sah. Ea contine 6 coloane cifrice din care, 2 sunt pentru soldul initial debitor si creditor, 2 pentru rulaje lunare debitoare si creditoare si 2 pentru soldurile finale debitoare si creditoare, totalul dintre debitele si creditele coloanelor perechi fiind egale in toate cazurile. Prin acest tip de balanta se satisfac functiile balantelor anteriore, cat si functia de analiza a activitatii economice la nuvelul conducerii societatii patrimoniale.

● Balanta de verificare cu patru serii de egalitati se prezinta garfic intr-o singura varianta sub forma unui tabel cu 8 coloane cifrice intre care exista urmatoarele relatii:

Totalul sumelor debitoare din                                  Totalul sumelor creditoare din

balanta (perioada) precedenta                     = balanta (perioada) precedenta

( ∑ TSDP )                      ( ∑ TSCP )

Totalul rulajelor debitoare ale                   = Totalul rulajelor creditoare ale

lunii curente ( ∑ RD ) lunii curente ( ∑ RC )

Totalul sumelor debitoare la  Totalul sumelor creditoare la

data intocmirii balantei = data intocmirii balantei

( ∑ TSD ) ( ∑ TSC )

Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale

debitoare ( ∑ TSFD ) creditoare ( ∑ TSCF )

Odata cu cresterea numarului de egalitati cu care opereaza balanta de verificare sporeste si capacitatea ei de verificare si de analiza economica.

In situatia intocmirii balantei de verificare pentru conturile analitice, aceasta va contine corelatiile cu privire la solduri, rulaje sau total sume ce intervin intre contul sintetic si conturile analitice desfasuratoare.

Pentru conturile monofunctionale care inregistreaza valor materiale de natura materiilor prim, materialelor, produselor finite s.a., se pot intocmi si balante de verificare analitice ce cuprind doua etaloane de evidenta: banesc si natural. Etalonul banesc se utilizeaza in scopul redarii soldului si a miscarilor debitoare si creditoare, iar cel natural pentru exprimarea stocului cantitatilor intrate si a celor iesite.

Se pot intocmi balante de verificare analitice si in cazul in conturilor bifunctionale, care inregistreaza in speial relatii de decontare cu tertii de natura decontarilor cu asociatii privind capitalul, a taxei pe valoarea adaugata neexigibila, a decontarilor intre unitate si subunitati s.a.

Modul de intocmire a balantelor de verificare

In contabilitate exista doua categorii de inregistrari:

inregistrari contabile consemnate zilnic in jurnal si in cartea mare inainte de inventariere, de tipul achizitiilor, vanzatorilor, depunerilor si incasarilor de numerar, platii salarilor s.a.

inregistrari contabile efectuate o data pe an la inchiderea exercitiului financiar cu ocazia inventarierii patrimoniului, natura acestora privind provizioanele, amortizarile, cheltuieli constatate in avans s.a.

Referat: Functiunile intreprinderii Referat: Profesia de vanzator

Prin centralizarea primei categorii de inregistrari si urmand algoritmul specific de intocmire, se intocmeste balanta conturilor inainte de inventariere (balanta de verificare lunara). Centralizarea celei de a doua categorii de inregistrari permite intocmirea balantei conturilor dupa inventariere ce serveste intocmirii bilantului contabil si a contului de rezultate. Balanta conturilor dupa inventariere este egala cu balanta conturilor inainte de inventarierea de la inchiderea exercitiului, modificata de inregistrarile aferente inventarului. In eventualitatea obtinerii unor rezultate ale exercitiului favorabile este necesar calculul si contabilizarea impozitului pe profit, ceea ce determina modificarea balantei dupa inventariere si implicit unei ultime balante de verificare ceea ce cuprinde si aceste ipoteze.

In vederea intocmirii unei balante de verificare se procedeaza astfel:

se inregistreaza toate operatiile curente din jurnale in cartea mare pana la data cand urmeaza sa se completeze balanta de verificare

se totalizeaza sumele din debitul si creditul fiecarui cont deschis in cartea mare, stabilidu-se si soldurile lor la data intocmirii balantei

se trec datele din fiecare cont cuprins in registrul cartea mare, continand solduri initiale, rulaje, sume totale si solduri finale in formularul balanta de verificare

se aduna pe coloane balanta de verificare iar totalurile rezultate in cadrul fiecarei perechi de coloane trebuie sa aibe la baza relatia : debit = credit. In acelasi timp totalul rulajelor calculate in cadrul balantei de verificare va fi egal cu totalul rulajelor din registrul jurnal.

Intrucat modul de intocmire a balantei de verificare cu una, doua sau trei serii de egalitati se regaseste in componenta balantei de verificare cu 4 serii de egalitati pentru realizarea unei astfel de balante vom porni de la urmatorul exemplu de intregistrat in cursul operatiilor economice in registrul jurnal. In baza datelor pe care le confera documentele existente realizam urmatoarea aplicatie:

BALANTA DE VERIFICARE la 30.11.2007

(balanta soldurilor finale)

Inregistram in registrul jurnal:

1. Plata TVA, pe baza decontului de TVA, ordin de plata si extras de cont:

4423 "TVA de plata" (-P) = 5121 "Conturi la banci in lei" (-A) 200.000

2. Plata impozitului pe profit:

441 "Impozit de profit" (-P) = 5121 "Conturi la banci in lei"(-A) 1.000.000

3. Incasarea contravalorii marfurilor livrate clientilor pe baza de factura (OP + EC ):

5121 "Conturi la banci in lei" (+A)  = 411 "Clienti" (-A) 600.000

4. Plata furnizorilor (OP + EC):

401 "Furnizori" (-P) = 5121 "Conturi la banci in lei" (-A) 500.000

Registrul Cartea Mare (la sfarsitul lunii decembrie )

Pe baza datele inregistrate in Cartea mare se intocmeste la sfarsitul lunii urmatoarea balanta de verificare cu patru serii de egalitati:

BALANTA DE VERIFICARE la 31.12.2007