Organizarea contabilitatii stocurilor

ORGANIZAREA CONTABILITATII STOCURILOR

La intrare, stocurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, denumita valoare de inregistrare sau cost istoric, identificat dupa caz, prin :costul de achizitie,costul de productie si alte costuri ocazionate de stocurile intrate.Costul de achizitie pentru stocuri cumparate cuprinde :pretul de cumparare, taxe de import si celelalte taxe de cumparare, costurie de transport si de manipulare si alte costuri .Se deduc si reducerile comerciale ,rabaturile si alte elemente similare pentru a determina costul de achizitie.TVA nu intra in costurile de achizitie, pentru ca ,de regula ,se recupereaza.Dar in cazul intreprinderilor neplatitoare de TVA, evaluarea se face la valoare inclusiv TVA.

La iesire, care se face, in principal, prin consum si prin vanzare,se inregistreaza pretul utilizat.Inregistrarea se face, fie prin metoda identificarii specifice (pantru stocurile identificabile), fie prin metoda costului mediu ponderat(CMP), fie prin metoda primul intrat-primul iesit(FIFO), fie prin metoda ultimul intrat -primul iesit(LIFO), fie prin metoda pretului prestabilit(cost standard), fie prin metoda la pret cu amanuntul.

Conturile de stocuri au functia contabila de activ. Se debiteaza cu valoarea stocurilor intarte in gestiunea intreprinderii prin achizitionarea de la furnizori, aportarea de catre asociati sau realizate din productia proprie.Se crediteaza cu valoarea stocurilor iesite din gestiunea intreprinderii prin consum, vanzare si alte destinatii.Soldul conturilor este debitor si reprezinta valoarea bunurilor sau serviciilor existente in stoc sau sold la sfarsitul exercitiului financiar.

2 Metode de evaluare a stocurilor

1 Metoda inventarului permanent

Metoda inventarului permanent este utilizat de unitatile mari si mijlocii, si consta in utilizarea conturilor de stocuri pentru a determina si urmari in permanenta stocul scriptic al acestora dupa fiecare operatie de intrare si de iesire, astfel, contabilitatea sintetica a stocurilor va reflecta:
· stocul initial, de la inceputul lunii, care va fi cel final din luna precedenta si care nu poate fi decat debitor,
· intrarile in cursul lunii, pe baza documentelor de intrare, care se vor inregistra in debitul contului,
· iesirile din cursul lunii, pe baza documentelor de iesire, vor forma rulajul creditor al contului,
· in baza elementelor mentionate: stoc initial, intrari, iesiri -; se va stabili in permanenta stocul scriptic al bunurilor, care vor putea in perioadele de inventariere cu stocurile faptice, din a caror comparare se pot stabili plusuri sau minusuri la inventar.
Folosirea acestei metode presupune:
· utilizarea fiecaruia dintre preturile de inregistrare a stocurilor,
· folosirea conturilor de diferente de pret aferente stocurilor,
· conducerea unei contabilitati analitice a stocurilor prin adoptarea uneia dintre metodele de contabilitate analitica.

Metoda inventarului permanent, presupune un volum mai mare de munca, dar asigura o mai riguroasa cunoastere, in orice moment a marimii stocurilor si un mai bun control al integritatii lor.

2 Metoda inventarului intermitent

Unitatile patrimoniale pot opta si pentru inventarul permanent al stocurilor, cu conditia ca inventarul permanent al acestora sa fie condus in contabilitatea de gestiune, in cazul intreprinderilor mari, sau extracontabil in cazul intreprinderilor mici si mijlocii.
Aceasta metoda presupune stabilirea iesirilor si inregistrarea lor in contabilitate pe baza inventarierii lor la finele fiecarei luni. In acest caz, iesirile se determina ca diferenta intre valoarea stocurilor initiale plus valoarea intrarilor, pe deoparte si valoarea stocurilor finale stabilite prin inventariere, pe de alta parte. Relatia de calcul a iesirilor ar putea fi urmatoarea:

In cazul utilizarii acestei metode, se renunta la utilizarea in cursul lunii a conturilor de stocuri pentru evidentierea intrarilor si , respectiv, a recalcularii stocurilor scriptice dupa fiecare intrare. Prin urmare conturile de stocuri se utilizeaza numai la inceputul si sfarsitul lunii, iar intrarile de stocuri, din timpul lunii sunt contabilizate direct in conturile de cheltuieli corespunzatoare, la cost de achizitie, pret de factura sau pret prestabilit, dupa caz. La sfarsitul fiecarei luni se stabilesc stocurile finale prin inventariere si se inregistreaza in conturile de stocuri initiale ale lunii urmatoare si ele se vor anula prin includerea lor pe cheltuieli la inceputul lunii urmatoare.
Metoda inventarului intermitent consta in:
§ inregistrarea tuturor intrarilor de stocuri, din cursul unui exercitiu financiar, direct in conturile de cheltuieli privind consumul acestor stocuri,
§ regularizarea stocurilor la finele exercitiului financiar pe baza de inventare faptice prin:
· destocarea stocului initial reprezentat de soldul al contului de stocuri, sub premiza ca acesta s-a consumat in cursul exercitiului financiar,
· restocarea stocului faptic determinat pe baza inventarului de la finele exercitiului financiar, prin corectarea cheltuielilor privind consumurile de stocuri.
In urma acestei tehnici de inregistrare, conturile de stocuri reflecta marimea reala a acestora, iar conturile de cheltuieli privind consumurile de stocuri reflecta cheltuielile efective cu aceste consumuri.

3 Evaluarea stocurilor-momentele evaluarii

Pentru evaluarea la iesire, normele nationale si standardele prevad urmatoarele metode: metoda costulu] mediu ponderat (CMP), primul intrat, primul iesit (FIFO), ultimul intrat, primul iesit (LIFO).

Metoda costului mediu ponderat presupune evaluarea iesirilor de stocuri pe baza costului mediu ponderat calculat in functie de valoarea intrarilor de stocuri.

Aceasta metoda poate fi utilizata in doua variante:

-metoda CMP calculat pentru fiecare iesire:

-metoda CMP calculat la sfarsitul perioadei:

De regula se foloseste prima varianta, deoarece permite determinarea unui cost mai aproape de valoarea intrarilor pentru fiecare iesire.

Lucrare: Profesia de vanzator Lucrare: Grupul Aquila - distributie active, transportul international si intern si a serviciilor logistice

Metoda primului intrat, primului iesit (FIFO - fisrt in, first out) presupune evaluarea primului lot de stoc iesit la valoarea primului lot intrat si pe masura ce acesta se epuizeaza, se va trece la valoarea lotului urmator. Normele nationale prefera ca institutiile publice sa utilizeze aceasta metoda de evaluare.

Metoda ultimului intrat, primul iesit (LIFO - last in, first aut) presupune ca pentru evaluarea primului lot de stoc iesit sa se utilizeze valoarea ultimului lot intrat, iar pe masura ce acesta se epuizeaza sa se treaca la lotul anterior intrat.

3 Tipuri de control al stocurilor

Conform Legii contabilitatii 82/1991, republicata,completa si modificata, agentii economici au obligatia efectuarii inventarierii generale a patrimoniului inainte de inchiderea exercitiului financiar, respectiv, inainte de intocmirea situatiilor financiare si a darilor de seama contabile.

Alte acte normative care care fac referire al modul de desfasuare a inventarului patrimoniului sunt:

-O.M.F nr.1753/211.2004, publicat in M.O. 1174/13.12004 pentru aprobareanormelor privind organizarea inventarierii patrimoniului:

-Legea 22/1969 privind angajarea gestionarului;

-H.G. nr.2230/08.11969 privind angajarea gestionarilor.

Inventarierea elementelor de activ si de pasiv reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de activ si de pasiv ale fiecarei unitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice totlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei unitatii pentru respectivul exercitiu financiar.

Inventarierea elementelor de activ si de pasiv reprezinta ansamblul operatiilor necesare constatarii existentei elementelor de activ si de pasiv, cantitativ - valoric, sau numai valoric, aflate la momentul efectuarii operatiei de inventariere in patrimoniul institutiilor publice.

In temeiul  prevederilor Legii82/1991 republicata,cu modificarile si completarile ulterioare,inventarierea generala a elementelor de active si de pasiv se efectueaza cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul exercitiului financiar, precum si in urmatoarele situatii:

-la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului;

-ori de cate ori exista indicii legate de lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;

-ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;

-cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

-ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora

-in alte cazuri prevazute de lege.

Inventarierea generala a patrimoniului presupune parcurgerea mai multor etape:

1.Declansarea operatiei de inventariere;

Pregatirea inventarierii;

3.Efectuarea inventarierii propriu-zise;

4.Efectuarea regularizarii plusurilor si minusurilor de inventariere.

Declansarea operatiei de inventariere

Pentru declansarea operatiei de inventariere, conducerea institutiei emite decizia de inventariere. In decizia de inventariere se stabileste perioada in care trebuie sa se efectueze operatia de inventariere si se stabileste componenta comisiei de inventariere, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii..

Din comisia de inventariere fac parte persoane cu pregatire tehnica si economica, care sa asigure efectuarea corecta a inventarierii patrimoniului.

Dupa primirea deciziei de inventariere, responsabilul comisiei de inventariere va ridica, sub semnatura contabilului-sef sau a altei persoane delegate, listele de inventariere, vizate si parafate de catre acesta, dupa care comisia se prezinta la sediul gestiunii ce urmeaza a fi inventariata.

Pregatirea inventarierii

In vederea desfasurarii in bune conditii a operatiei de inventariere, administratorii au obligatia de a crea conditii corespunzatoare efectuarii operatiei de inventariere prin :

-depozitarea bunurilor grupate pe sortimente, prototipuri, dimensiuni, codificarea acestora si etichetarea lor pe raft;

-punerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si efectuarea lunara a confruntarii datelor dintre aceste evidente (operatie care poarta numele de punctaj);

-participarea intregului personal din comisie la lucrarile de inventariere;

-asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza,respective pentru sortare,asezare,masurare,cantarire,numarare etc.

-dotarea gestiunilor cu aparate si instrumente pentru numarare, cantarire, cu mijloace de identificare si cu formulare si rechizite necesare;

-dotarea comisiei de inventariere cu calculatoare si cu mijloace tehnice pentru sigilarea gestiunilor;

-dotarea gestiunilor cu doua randuri de incuietori diferite.

In vederea derularii in bune conditii a operatiei de inventariere si pentru respectarea cerintelor legale, comisia de inventariere trebuie sa ia o serie de masuri organizatorice:

a) inainte de inceperea operatiei de inventariere, luarea gestionarului raspunzator de gestiunea valorilor materiale a unei declaratii scrise din care sa rezulte:

-daca gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;

-daca in afara bunurilor ce apartin unitatii respective, mai exista in magazie bunuri ce apartin tertelor persoane, primite cu sau fara documente;

-are minusuri sau plusuri in gestiune despre care are cunostinta;

-a primit sau eliberat valori materiale fara documente legale;

-detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate in urma vanzarii bunurilor;

-are documente de primire-predare ce nu au fost operate in evidenta tehnico-operativa sau evidenta contabila;

b) identificarea tuturor locurilor de depozitare unde exista bunuri ce urmeaza a fi inventariate;

c) inchiderea si sigilarea in prezenta gestionarului a magaziei, dupa intreruperea operatiei de inventariere;

d) bararea si semnarea fiselor de magazie si mentionarea datei la care a inceput inventarierea, precum si inregistrarea documentelor neanregistrate in fisele de magazie si predarea celor din urma la contabilitate;

e) verificarea numerarului din casierie si inregistrarea incasarilor din ziua curenta;

f) verificarea aparatelor de masura si control.

In perioada desfasurarii inventarierii, este indicat ca operatiile de predare - primire sa se sisteze, iar daca acest lucru nu este posibil, trebuie creata o zona in care sa se efectueze aceasta operatie. Comisia de inventariere va mentiona pe documentele aferente operatiilor efectuate in timpul inventarierii " primit sau eliberat in timpul inventarierii".

Executarea inventarierii

Executarea inventarierii se realizeaza la locul de depozitare sau folosinta a valorilor materiale si banesti, in prezenta tuturor membrilor comisiei de inventariere si a gestionarului sau inlocuitorul legal al acestuia[1] .

Executarea inventarierii consta in stabilirea stocurilor faptice de valori materiale si banesti, prin: cantarire, masurare, cubare sau prin alte mijloace tehnice de determinare a starii fizice a acestora.

Toate bunurile si valorile inventariate in depozite (magazii) sau loturi de folosinta, grupate pe gestiuni si categorii de bunuri, se inscriu in documentul "Lista de inventariere" (cod 14-3-12; 14-3-12/a sau 14-3-12/b), semnata de catre membrii comisiei de inventariere si gestionarul gestiunii respective.

Bunurile materiale aflate in intreprindere se inventariaza, de regula, in urmatoarea ordine:

a)     bunuri materiale cu grad mare de perisabilitate;

b)     bunuri materiale aflate in folosinta individuala;

c)     bunuri materiale aflate in folosinta comuna (in dormitoare, sali de mese, sali de clasa, cluburi, birouri, sali documentare, ateliere, laboratoare, spalatorii etc.);

d)     bunurile din depozite, magazii, remize, bordeie, silozuri etc.

In listele de inventariere, bunurile materiale se inscriu cu denumirea, unitatea de masura si codul prevazut in nomenclatoarele in vigoare, date care trebuie sa fie identice cu cele din contabilitate, precum si cu orice alte caracteristici care usureaza identificarea acestora.

Concomitent cu determinarea cantitativa a existentului, comisia de inventariere este obligata sa stabileasca si starea reala a bunurilor materiale, prin examinarea atenta a fiecarui obiect. Cu aceasta ocazie, se va urmari daca bunurile materiale prezinta o uzura mai avansata decat cea pe care ar trebui sa o aiba in mod normal, in raport cu timpul de cand sunt date in

folosinta, facandu-se mentiune despre aceasta in procesul-verbal de inventariere, in vederea stabilirii cauzelor si raspunderilor.

Inventarierea faptica se materializeaza prin inscrierea cu cerneala sau pix, fara spatii libere si fara stersaturi, a valorilor inventariate in formularul "Lista de inventariere" (varianta simplificata - cod 14-3-12/b), in urma verificarii existentei fizice a fiecarui bun inventariat.

Lista de inventariere (cod 14-3-12) serveste ca document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii, prin preluarea din listele de inventariere (varianta simplificata - cod 14-3-12/b) numai a pozitiilor cu diferente.

Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale, este suficienta prezentarea lor in situatii analitice distincte, care sa totalizeze si sa justifice soldul conturilor sintetice in care acestea sunt cuprinse, si care se preiau in centralizatorul listelor de inventariere.

Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu, de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. In el se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme si grupate dupa natura lor, conform posturilor din bilantul contabil.

Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere centralizatoare si procesele verbale de inventariere, care justifica (sustin) continutul fiecarui post din bilantul contabil.

In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere, actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data de 31 decembrie.

Stabilirea rezultatelor inventarierii

Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaza prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere, cu cele din evidenta operativa (fisele de magazie) si din contabilitate (fisele de cont analitic pentru valori materiale).

Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii, se procedeaza la punerea de acord a stocurilor din evidentele operative cu soldurile din contabilitate, verificarea minutioasa a exactitatii tuturor calculelor si totalizarilor din contabilitate. Erorile constatate trebuie corectate inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere (varianta simplificata), cu evidenta operativa, pentru fiecare pozitie in parte, urmand ca pozitiile cu diferente sa fie preluate in lista de inventariere centralizatoare. Totodata, se va verifica daca listele de inventariere corespund conditiilor de forma legale (semnaturile comisiei de inventariere si ale gestionarului pe fiecare lista, fara stersaturi etc.)[2] .

Pentru plusurile,ipsurile si deprecierile constatate, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere va solicita note explicative scrise de la cei in cauza.

In situatia constatarii, in gestiune, a unor lipsuri sau minusuri, care nu sunt considerate infractiune, se va avea in vedere posibilitatea compensarii acestora cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:

existenta riscului de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;

diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceiasi perioada de gestiune (intre doua inventarieri periodice consecutive in cadrul carora s-a stabilit existentul la sorturile care fac obiectul compensarii) si aceiasi gestiune.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si minusurile constatate.

Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere, dupa confirmarea de catre compartimentul financiar-contabil a soldurilor scriptice, intr-un proces verbal .

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente:

data intocmirii;

numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere;

numarul si data ordinului de zi pe unitate, denumirea comisiei de inventariere;

gestiunea inventariata;

data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere;

rezultatele inventarierii;

concluziile si propunerile comisiei de inventariere cu privire la cauzele plusurilor si lipsurilor constatate, persoanele vinovate, precum si propunerile de masuri in legatura cu acestea;

volumul stocurilor depreciate, atipice, fara miscare, cu miscare lenta si propunerile de masuri in vederea lichidarii lui;

propunerile de scoatere din functiune, declasare, transmitere fara plata si valorificare a unor bunuri materiale;

constatarile privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune,  precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate .

Inregistrarea in contabilitate a rezultatelor inventarierii

Inregistrarea in contabilitate a rezultatelor inventarierii reprezinta acele operatii contabile prin care situatia "scriptica" este adusa la nivelul celei reale determinata prin inventariere.Rezulatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa  in cel mult 3 zile de la data aprobarii procesului verbal , conform Legii nr.82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile.

Pentru toate plusurile si minusurile constatate, precum si pentru valorile materiale si banesti deteriorate se cer gestionarilor note explicative, in care acestia trebuie sa arate cauzele, imprejurarile care au condus la aparitia acestora.

Plusurile de inventar se inregistreaza in contabilitatea intreprinderii in mod distinct, in functie de natura elementului inventariat, si anume: plusurile de inventar de natura imobilizarilor si stocurilor se inregistreaza in contabilitate ca intrari in gestiune, in functie de pretul pietei la data constatarii sau de costul de achizitie al bunurilor similare

Minusurile de inventar se inregistreaza in contabilitatea intreprinderii in functie de felul lor (cauzele lor) astfel: minusurile neimputabile se inregistreaza in contabilitate ca iesiri din gestiune cu afectarea cheltuielilor iar minusurile imputabile se inregistreaza in contabilitate ca iesiri din gestiune care genereaza cresterea creantelor unitatii fata de personalul propriu sau fata de terti (debitori).

In raportul de gestiune la darea de seama contabila anuala, intr-un capitol distinct, se va analiza modul de organizare si desfasurare a inventarierii, precum si rezultatele acesteia (evidenta plusurilor, inregistrarea minusurilor etc.) si masurile luate pentru imbunatatirea gestionarii valorilor materiale si banesti.