Documente justificative si registre de contabilitate

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE SI REGISTRE DE CONTABILITATE

In raport cu modul de intocmire si rolul lor in cadrul sistemului informational, decizional, documentele contabile pot fi de trei feluri 

1. justificative
2. evidenta contabila
3. sinteza si raportare

1. Documente justificative

Potrivit legii contabilitatii orice operatiune economica efectuata se consemneaza intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative sunt documentele primare care probeaza legal o operatiune.

Aceste documente cuprind cel putin urmatoarele elemente principale:

1. denumirea documentului
2. denumirea si sediul persoanei juridice care intocmeste documentul
3. numarul si data intocmirir acestuia
4. mentionarea prtilor care paticipa la efectuarea operatiunii economice
5. continutul operatiunii economice
6.  datele contitative si valorice aferente operatiunii efectuate
7. numele si semnaturile persoanelor care le-au intocmit
8. alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunulor efectuate.

Documentele justificative indeplinesc doua functii

1. gestionara - face dovada operatiunii
2. informationala - asigura datele de intrare pentru sistemul informational contabil.

4. Registrele de contabilitate

Sunt documente de evidenta cronologica ce contin date din documentele justificative inregistrate in ordine cronologica si grupate in registrul contabil.

Registrele pentru evidenta cronologica servesc pentru jurnalizarea sau inregistrarea operatiilor economice in ordinea efectuarii lor in timp.

Registrele de contabilitate obligatorii sunt:

1. registrul jurnal  - evidentiaza inregistrarile tuturor operatiilor care se desfasoara in decursul unei luni. Este numerotat + stampilat de Administratia financiara.
2. registrul inventar unde sunt prelucrate datele din listele de inventariere si sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ si cele de datorii. De asemenea acest registru trebuie inregistrat la Administratia Financiara.
3.  registrul cartea mare - este folosit pt inregistrarea si gruparea operatiilor economice si financiare in raport de natura lor, iar in cadrul fiecarei grupari in ordinea efectuarii lor in timp.
4. jurnal de cumparari- reprezinta un registru auxiliar al registrului jurnal care evidentiaza toate bunurile achizitionate care au TVA si este folosit pentru intocmirea decontului TVA
5. jurnal de vanzari  - reprezinta un registru auxiliar al registrului jurnal care evidentiaza toate vanzarile pentru decontul TVA

6. registrul de casa-  tine evidenta operatiunilor de incasari si plati in numerar. Se intocmeste zilnic pe baza documentelor justificative - chitanta, monetar, bon fiscal, dispozitii de plata-incasare, in doua exemplare. Exemplarul 2 se ataseaza la notele contabile din luna respectiva, exemplarul 1 se pastreaza la caserie. Soldul final la sfarsit de zi nu trebuie sa depaseasca 20.000.000 lei. In cursul unei zile sa nu se faca plati mai mari de 30.000.000 lei. Pentru valuta se intocmesc REGISTRE CASA separate

Registrele de contabilitate precum si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate se pastreaza timp de 10 ani in arhiva cu incepere de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite.

Referat: Documentul fundamental al planificarii afacerilor - planul de afaceri Referat: Atitudinile consumatorilor fata de modul de tratare al racelii

Exceptie fac statele de salarii care se pastreaza timp de 50 ani.

In caz de pierdere sustragere sau distrugere a documentelor contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maxim 30 zile de la constatare iar aceste documente vor purta mentiunea de "reconstituit"

3. Registre de sinteza - situatii financiare anuale

Reprezinta documente de sinteza cum ar fi Bilantul contabil cu contul de rezultate (profit si pierderi), anexele la bilant. La depunerea bilantului se face un raport de gestiune. Bilantul se depune semestrial.

Aceste situatii se semneaza de persoana responsabila cu intocmirea acestora si se insusesc de consiliul de administratie, semnate in numele consiliului de presedintele acestuia si aprobate de adunarea generala a actionarilor sau asociatilor.

Situatiile financiare anuale simplificate insotite de raportul administratorilor pentru exercitiul financiar respectiv sunt supuse spre aprobare adunarii generale a actionarilor sau asociatilor.

Un exemplar al situatiilor financiare simplificate insotite de raportul cenzorilor si de procesul verbal al adunarii generale a actionarilor sau asociatilor sunt trimise, in termenul prevazut de lege unitatilor teritorilale ale Ministerului de Finante unde persoana juridica este inregistrata.

De asemeneni un exemplar al acelorasi situatii insotite de raportul auditorilor si de procesul verbal al adunarii generale a actionarilor sau asociatilor sunt trimise in termenul prevazut de lege la Oficiul Registrului Comertului.

Situatiile anuale simplificate cuprind

1. bilant care cuprinde toate elementele de activ, datorii si capital propriu grupate dupa naturasi lichiditate
2. cont de profit si pierdere
3. politici contabile si note explicative cuprinde un ansamblu de principii, baze, conventii, reguli si practici specifice adoptate de o persoana juridica la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare anuale simplificate.

6. EVALUARE SI REEVALUARE

6.1 Evaluarea patrimoniului

In evaluarea elementelor din cadrul patrimoniului se disting 4 momente principale:

1. evaluarea la data intrarii in patrimoniu
2. evaluarea la data inventarierii elementelor patrimoniale
3. evaluarea la inchiderea exercitiului
4. evaluarea la data iesirii din patrimoniu

Evaluarea la data intrarii in patrimoniu

In momentul intrarii in patrimoniu orice element se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare numita si valoare contabila sau cost istoric

Aceasta valoare de intrare se stabileste in mod diferentiat, in functie de provenienta elementului si anume:

a valoare de utilitate reprezinta valoarea de intrare pt bunurile aduse drept contributie la capitalul social sau primite cu titlu gratuit

b cost de achizitie pentru bunurile procurate cu titlu oneros

c cost de productie pt bunurile obtinute din productie proprie

d valoarea nominala in cazul creantelor si datoriilor

Costul de achizitie este format din urmatoarele elemente:

pretul de cumparare convenit cu vanzatorul

taxe nedeductibile

cheltuieli de transport aprovizionare, manipulare, depozitare

alte cheltuieli necesare pt punerea in functiune

Costul de productie este format din suma cheltuielilor directe-mat prime materiale, salarii la care se adauga cheltuieli indirecte repartizate asupra produselor in mod proportional.

Evaluarea la data inventarierii elementelor patrimoniale

Inventarierea elementelor patrimoniale se face din cel putin 2 motive:

a verificarea exactitatii stocurilor scriptice reflectate de contabilitate prin compararea cu stocurile faptice constate cu ocazia inventarierii. Eventualele plusuri sau minusuri constatate se inregistreaza in contabilitate pt a pune de acord situatia scriptica cu cea faptica.

b. Determinarea valorii de inventar a diferitelor componente patrimoniale, adica valoarea actuala sau de utiliate a fiecarui bun.

Evaluarea la inchiderea exercitiului.

Aceasta evaluare are loc la sfarsitul anului si reprezinta o aplicare practica a principiului prudentei , adica a contabilizariii sau inregistrarii pierderilor posibile si a neinregistrarii profiturilor previzibile, chiar daca acestea sunt foarte probabile.

In acest caz valoarea de intrare se compara cu valoarea de utilitate stabilita pe baza inventarierii elementelor patrimoniale.

Diferentele dintre cele 2 valori se regularizeaza astfel:

in cazul elementelor de activ:

cand valoarea de inventar este mai mica decat valoarea de intrare diferenta in plus nu se inregistreaza in contabilitate, elementele mentinandu- se la valoarea lor de intrare

cand valoarea de inventar este mai mica decat valoarea de intrare, diferentele in minus, se inregistreaza in contabilitate sub forma de amortizare in cazul deprecierii ireversibile si provizioane in cazul deprecierilor reversibile.

in cazul elementelor de pasiv:

diferentele in plus intre valoarea de inventar si valoarea de intrare se inreg. In contabilitate prin constituirea de provizioane, fara sa se modifice valoarea de intrare

diferentele in minus nu se inreg. In contabilitate

Evaluarea la data iesirii din patrimoniu

Iesirea din patrimoniu a bunurilor se poate face prin vanzare, consum, deteriorare si alte modalitati.

Elementele patrimoniale se evalueaza si se scad din gestiune la valoarea de intrare.

6.2 Reevaluarea patrimoniului

Pentru a asigura o informatie reala si corecta privind situatia patrimoniului se procedeaza la reevaluarea activelor si pasivelor.

Reevaluarea consta in modificarea valorilor contabile de intrare a elementelor patrimoniale cu noua lor valoare actuala.

Noua valoare stabilita in urma reevaluarii poate fi egala cu valoarea contabila veche bazata pe  costul istoric, inmultita cu indicele variatiei preturilor.

De regula constituie obiect al reevaluarii elementele patrimoniale sub forma imobilizarilor corporale si cele financiare.

Plusvaloarea rezultata din reevaluare este reflectata in mod direct in cadrul capitalurilor proprii marind nivelul acestora, iar minusvaloarea este tratata ca o cheltuiala exceptionala micsorand corespunzator rezultatul.

Reevaluarile se realizeaza numai prin Hotarari ale Guvernului si de obicei se dau cand inflatia depaseste trei ani consecutivi 100%.