Documente contabile justificative

DOCUMENTE CONTABILE JUSTIFICATIVE

[1]La baza contabilitatii stau documentele justificative folosite pentru inregistrarea tranzactiilor economico-financiare.

De la asa-numitele documente primare (ex.factura,chitanta) si pana la registrele de contabilitate (ex. registru jurnal, registru inventar) putem vorbi despre urmatoarele motive ale reconsiderarii rolului conferit documentelor justificative:

Documentele contabile justificative ofera posibilitatea verificarii corectitudinii inregistrarilor contabile din punct de vedere al valorilor inscrise, conturilor utilizate sau a perioadei de inregistrare

Documentele contabile justificative sunt o sursa importanta de informare cu privire la drepturile si obligatiile ce revin partilor ca urmare a tranzactiilor efectuate

Lipsa unor documente justificative ilustreaza faptul ca s-au efectuat tranzactii neautorizate fie s-au efectuat intreruperi ale circuitului acestor documente intre partile implicate in tranzactie

Potrivit Legii Contabilitatii documentele justificative care stau la baza inregistrarilor contabile angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, ori le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz. Datorita impactului pe care aceste documente il exercita in evidentele contabile ale unei entitati, organismele normalizatoare au elaborat o serie de conditii de fond si forma, grupate astfel:

conditii de forma:

utilizarea si completarea corecta;

realitatea datelor inscrise;

corectitudinea calculelor efectuate;

semnatura persoanelor autorizate.

conditii de fond:

conformitatea datelor inregistrate cu prevederile legale;

realitatea fenomenului economic consemnat;

eficienta operatiunilor inregistrate.

Persoanele fizice si persoanele juridice prevazute in art 1 din Legea Contabilitatii au obligatia sa foloseasca numai formulare tipizate cu regim special. Ministerul Finantelor la propunerea utilizatorilor poate sa aprobe noi documente si sa modifice si chiar sa le elimine pe cele existente. Sistemul de inseriere si numerotare a formularelor tipizate cu regim special se asigura, la nivel national, de catre Ministerul Finantelor si Compania Nationala "Imprimeria Nationala" S.A..

Principalele Documente primare reprezentative pentru o entitate patrimoniala vor fi prezentate dupa cum urmeaza:

FACTURA FISCALA

Factura fiscala(vezi anexa 1) reprezinta un document justificativ ce insoteste vanzarea unor bunuri, executarea unor lucrari sau prestarea de servicii in favoarea tertilor.

Factura fiscala se intocmeste fie manual fie cu ajutorul tehnicii de calcul de catre compartimentul de desfacere sau de catre un alt compartiment desemnat in acest sens, intocmindu-se la momentul livrarii bunurilor executarii lucrarii sau prestarii serviciului consemnat. Exista cazuri in care factura nu poate fi intocmita in momentul livrarii bunurilor, ele vor fi insotite pe toata durata transportului de avizul de insotire a bunurilor, numarul si data acestuia fiind inscrise la randul lor in factura emisa ulterior

Factura se intocmeste in trei exemplare al caror circuit se prezinta astfel:

exemplarul 1 - de culoare albastra

exemplarul 2 - de culoare rosie

exemplarul 3 - de culoare verde

a)     la furnizor:

exemplarul 2 al facturii ramane la compartimentul desfacere pentru inregistrarea in evidentele operative ale acestuia si pentru eventualele reclamatii ale clientilor;

exemplarul 3 este inregistrat la compartimentul financiar-contabil, fiind totodata si singurul exemplar pe care se acorda viza controlului financiar-preventiv.

b)     la client:

exemplarul 1 al facturii merge initial la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, si ulterior la compartimentul financiar-contabil pentru acceptarea platii si inregistrarea in contabilitate.

Arhivarea facturii are loc dupa cum urmeaza:

a)     la furnizor:

exemplarul 2 la compartimentul desfacere;

exemplarul 3 la compartimentul financiar-contabil.

b)     la client:

exemplarul 1 la compartimentul financiar-contabil.

AVIZUL DE INSOTIRE A MARFII

Referat: Functiunile intreprinderii Referat: Profesia de vanzator

Avizul de insotire al marfii(vezi anexa 2) serveste ca:

-document de insotire a marfii pe timpul transportului;

-document ce sta la baza intocmirii facturii;

-dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, apartinand aceleiasi unitati;

-document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.

Atunci cand nu exista posibilitatea intocmirii facturii odata cu livrarea bunurilor avizul de insotire al marfii poarta mentiunea "urmeaza factura".Atunci cand transferul de bunuri se executa intre gestiuni ale aceleiasi unitati, pe aviz se va scrie "fara factura". Atunci cand avizul este emis pentru bunuri trimise catre terti spre prelucrare sau vanzare in regim de consignatie, el va purta mentiunea "pentru prelucrare la terti "sau "pentru vanzare in regim de consignatie".

Avizul de insotire a marfii se intocmeste in trei exemplare al caror circuit se prezinta astfel:

-exemplarul 1 - de culoare albastra

-exemplarul 2 - de culoare rosie

-exemplarul 3 - de culoare verde

a)     la furnizor:

-exemplarul 1 merge la delegatul unitatii care face transportul sau la delegatul clientului, pentru semnarea de primire;

-exemplarele 2 si 3 merg la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate si pentru intocmirea facturii;

-exemplarul 3 merge ulterior la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura.

b)     la client:

-exemplarul 1 merge initial la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor, apoi la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate si, in cele din urma, la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate, atasat la factura.

Arhivarea avizului are loc dupa cum urmeaza:

a) la furnizor:

-exemplarul 2 la compartimentul desfacere;

-exemplarul 3 la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii.

b)   la client:

-exemplarul 1 la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii.

CHITANTA

Este un document justificativ care se untilizeaza pentru:

-depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii emitente;

-inregistrarea operatiunilor cu numerar in registrul de casa si in contabilitate.

Chitanta(vezi anexa3) se intocmeste in doua exemplare al caror circuit se prezinta astfel:

-exemplarul 1 - merge la platitor (poarta stampila unitatii emitente)

-exemplarul 2- ramane in carnet, fiind folosit de emitent pentru inregistrarea in contabilitate

[2] In conformitate cu art 1 din  Legea Contabilitatii persoanele fizice si persoanele juridice au obligatia sa organizeze si sa asigure evindenta, gestionarea si corecta utilizare a formularelor cu regim special. Tot in acelasi timp si salariatii care primesc astfel de formulare raspund de utilizarea lor pentru consemnarea operatiunilor legale, si au obligatia sa justifice in orice moment existenta lor.

Anularea formularelor intocmite gresit sau a celor neutilizabile se poate face doar printr-o singura metoda si anume prin bararea pe diagonala inscriindu-se mentiunea "anulat" pe toate exemplarele.

Pana la arhivarea lor, formularele sunt pastrate la compartimentul caruia i-au fost incredintate spre folosinta. Orice lipsuri sau pierderi ale unor astfel de formulare vor fi aduse la cunostinta, in scris, administratorului, acesta dispunand verificarea imprejurarilor in care s-au produs lipsurile sau pierderile, si eventuala tragere la raspundere a celor vinovati. Formularele pierdute sau sustrase sunt declarate nule in Monitorul Oficial al Romaniei.

Atunci cand entitatea ce detine astfel de formulare se divizeaza, fuzioneaza sau lichideaza, se va proceda astfel:

in cazul divizarii, formularele se vor folosi de catre una singura dintre persoanele nou infiintate, cu aprobarea directiilor finantelor publice;

in cazul fuzionarii, formularele se vor folosi pana la epuizarea stocului;

in cazul lichidarii, formularele neutilizate se returneaza Imprimeriei Nationale.

Asa cum am observat, toate documentele justificative sunt centralizate si regasite, sub o forma sau alta, in evidentele contabile ale unei entitati intocmite initial pentru fiecare document in parte, notele contabile sunt centralizate ulterior, la nivelul Registrului jurnal, oglinda a tuturor formulelor contabile aferente perioadei de gestiune analizate. Impreuna cu Cartea mare si Registrul inventar, Registrul jurnal alcatuiesc registrele de contabilitate obligatorii. Pastrarea, editarea intocmirea Registrelor contabile se efectueaza conform normelor elaborate de Ministerul Finantelor Publice.

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate se intocmeste balanta de verificare cel putin annual la incheierea exercitiului financiar, sau la termenele de intocmire a situatiilor fianciare periodice.

Registrul Jurnal, Registrul Inventar si Cartea mare precum si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor juridice timp de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exeptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani.

In caz de pierdere, distrugere sau sustragere a unor documente contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de 30 de zile de la constatare potrivit reglementarilor emise in acest scop.

Cartea mare regrupeaza operatiunile economico-financiare sistematic, la nivelul fiecarui cont.

Dorinta de cunoastere a realitatii a determinat efectuarea la nivelul fiecarui exercitiu a operatiunilor de inventariere a patrimoniului. Rezultatele inventarierii sunt reflectate de registrul cu acelasi nume (Registrul inventar). Detalierea acestui registru, din punct de vedere a componentei sale, tine seama de structura posturilor bilantiere.

Schematic, cele trei registre obligatorii se prezinta astfel:

Registrul jurnal:

Registrul Cartea mare:

Registrul inventar: