Concluzii si propuneri cu privire la interfata subsistemului cu utilizatorul

Concluzii si propuneri cu privire la interfata subsistemului cu utilizatorul

1. Concluzii

Elaborarea acestui subsistem informatic a fost un bun prilej pentru aplicarea in practica a cunostintelor acumulate la cursurile de informatica, dar si a cunostintelor de contabilitate financiara, deoarece ca sa conceapa programul de obtinere a unui document contabil cu ajutorul calculatorului, analistul trebuie in primul rand sa stie la perfectie structura documentului, modul de calcul a fiecarui camp din document, prelucrarile la care trebuie sa fie supuse datele pentru a se obtine valorile campurilor din document.

Subsistemul informatic pentru contabilitatea financiara la o institutie publica rezolva pe calculator urmatoarele probleme legate de documentele contabile lunare si anuale ale unei institutii publice :

implementarea aplicatiei pe calculator si deschiderea exercitiului financiar in orice luna din anul calendaristic curent;

adaugarea de noi conturi, oricand in interiorul unui exercitiu financiar;

tinerea la zi in calculator, a unei transe curente cu tranzactiile efectuate dupa ultima incheiere de luna;

simularea incheierii de luna pe baza transei curente si elaborarea unor documente simulate cum ar fi registru jurnal, fisele conturilor, cartea mare sah, balanta sintetica, bilantul si contul de profit si pierdere, cu posibilitatea ca in cazul depistarii de catre utilizator a unor incompatibilitati sau inadvertente, acesta sa poata aduce transei curente corectiile ce se impun fara a apela la operatiuni de stornare;

validarea transei curente, elaborarea in forma definitiva a documentelor de la aliniatul precedent, tiparirea lor la imprimanta si arhivarea lor conform prevederilor legale in vigoare;

deschiderea unei noi transe curente;

Meniul acestui program de calculator va trebui sa reflecte principalele momente din activitatea de contabilitate financiara.

Astfel, in marea majoritate a timpului dintr-o luna, utilizatorul va lucra in submeniul Tranzactii, optiunea Editare transa, prin care el va introduce transa de tranzactii ce au loc in cursul lunii curente.

Inainte de incheierea de luna, utilizatorul poate simula incheierea de luna. In cadrul acestei simulari programul pregateste datele pentru vizualizarea documentelor de sfarsit de luna (fise conturi sintetice, balanta sintetica, cartea mare sah), bilantul si contul de profit si pierdere, utilizatorul le studiaza si daca totul este normal scoate documentele pe hartie si valideaza transa.

Notiunea de simulare a incheierii de luna, deriva de la faptul ca desi programul pretinde ca actualizeaza soldurile si rulajele totale cu tranzactiile incluse in ultima transa pentru ca noi sa putem vedea cum arata documentele contabile pe luna care se incheie, in realitate el nu va face acest lucru decat in momentul validarii transei de documente care au fost introduse in calculator in contul lunii care se incheie.

Acest lucru este necesar deoarece, daca tranzactiile ar fi operate din prima rulare in gestiunea reala, in caz de erori, am fi nevoiti sa facem corecturi in solduri si rulaje petru a anihila efectul erorilor, ceea ce ar fi o problema laborioasa si cu mari sanse de a face alte greseli. Asa cum este conceput acum programul, daca dupa simulare exista erori, toate corecturile se fac pe tabelul care contine transa de documente cu tranzactii din ultima luna, utilizatorul ne avand grija refacerii situatiei de dinaintea simularii.

Programul va permite ca simularea transei sa se faca oricand in cursul lunii, sa se obtina documentele de sfarsit de luna pentru ceea ce s-a introdus in calculator pana la un moment dat, cum ar fi cazul unui control pe linie financiara (garda financiara sau curtea de conturi), pentru ca apoi sa se continue introducerea tranzactiilor ce urmeaza pana la sfarsitul lunii si sa se faca o incheiere normala de luna.

Elaborarea acestui subsistem informatic a fost un bun prilej pentru aplicarea in practica a cunostintelor acumulate la disciplinele studiate in facultate, in special a celor legate de disciplinele contabilitate financiara, sisteme informatice de gestiune si proiecte de contabilitate si informatica.

Propuneri cu privire la interfata subsistemului cu utilizatorul

Meniul aplicatiei va contine urmatoarele optiuni-bara: Agenda, Configurare, Tranzactii, Documente contabile lunare, Bilantul, Contul de profit si pierdere, Iesire.

Lucrare: Analiza rezultatului brut al exploatarii Document online: Analiza autofinantarii

2.1. Implementarea.

La implementare se folosesc cu precadere submeniurile Agenda si Configurare. Submeniul Agenda va contine optiunea Institutia si submeniul Terti (Clienti si Furnizori).

Datele despre clienti ca de altfel si cele pentru furnizori sunt necesare in principal pentru verificarea documentelor ce intra si ies din sistem, dar nu sunt implicate direct in elaborarea documentelor contabile.

Submeniul  Configurare contine optiunile Plan Conturi, .Radacini de conturi, Grupe de conturi, Jurnale. Este demn de remarcat faptul ca ca desi principalii parametrii de stare ai sistemului de contabilitate (sold initial, sold curent, rulaj curent, rulaj total, etc.) sunt pastrati in tabele specializate, pentru a scurta timpul de raspuns la cerintele utilizatorilor, valorile acestor parametri pentru ultima luna care s-a incheiat sunt pastrate si in tabelul Plan Conturi.

La alegerea optiunii Radacini de conturi ar trebui sa apara formularul Conturi radacina care serveste pentru a descrie cum se desfasoara unele conturi sintetice pe conturi sintetice de rang inferior sau pe conturi analitice.

Optiunea Jurnale serveste la atribuirea unor coduri pentru jurnale, in eventualitatea ca cineva doreste sa tina contabilitatea pe jurnale.

Subsistemul a fost conceput astfel ca toate tranzactiile sa fie trecute in registrul jurnal (respectiv sa treaca prin tabelul Adaos_Jurnal care reprezinta portiunea de registru jurnal din luna curenta. Acest tabel este prezentat in cadrul submeniului Tranzactii), dar daca cineva doreste sa obtina situatii cu ajutorul jurnalelor atunci la introducerea unei tranzactii in tabelul Adaos_Jurnal, trebuie sa introducem si codul jurnalului de care ar trebui sa apartina acea tranzactie. In acest fel, ulterior printr-o simpla interogare pe codul unui jurnal putem scoate orice situatie referitoare la acel jurnal. Dupa cum se poate vedea din imaginea alaturata, completarea acestui tabel nu mai necesita alte comentarii.

2.2. Introducerea tranzactiilor in calculator si pregatirea incheierii de luna

Acest aspect al activitatii de contabilitate financiara este reflectat de submeniul Tranzactii.

Cand este selectat, acest submeniu ofera optiunile

- Editare transa este optiunea in care acest subsistem va lucra in cea mai mare parte a timpului, deoarece este optiunea cu ajutorul careia se introduc tranzactiile in calculator.

Tabelul in care trebuie sa stocam tranzactiile unei transe se numeste Adaos jurnal.

Acest tabel ne permite sa tinem tranzactiile din luna curenta "in carantina", adica ele sunt disponibile pentru a fi modificate sau sterse fara a aduce atingere datelor validate din lunile precedente, iar daca exista nepotriviri, cauzele lor nu trebuie cautate in lunile precedente, pentru ca o transa incheiata a fost temeinic verificata.

Proba pe care trebuie sa o treaca aceste tranzactii este simularea de sfarsit de luna. Daca in cadrul simularii de sfarsit de luna nu sunt satisfacute criteriile de validare a tranzactiilor, utilizatorul poate detecta care sunt cauzele erorilor si poate corecta tranzactiile introduse in cursul lunii, mai poate adauga sau sterge unele tranzactii (daca se constata ca au fost gresit formulate si nu trebuiau redactate asa cum s-a facut initial) pana cand este multumit de cum arata documentele de sfarsit de luna. Este vorba de documente simulate scoase numai pe ecran, pentru verificare. Completarea acestui tabel nu mai necesita lamuriri suplimentare deoarece este de fapt o imagine a registrului jurnal.

Optiunea Simulare efect transa simuleaza operarea tranzactiilor din transa curenta in soldurile de luna trecuta, cu toate consecintele acestor tranzactii asupra soldurilor, a rulajelor, etc. consecinte ce pot fi vazute in documentele se ce pot scoate pe baza simularii. Spunem ca simuleaza pentru ca daca utilizatorul constata erori cum ar fi diferente intre total debit si total credit indus de tranzactiile din transa curenta, sau alte erori mai subtile ce se pot vedea abia in balanta sau in cartea mare sah, atunci el va face in transa curenta din Adaos_jurnal corectiile ce le crede de cuviinta, iar pentru a relua simularea nu trebuie sa se gandeasca cum va anula efectele rularii precedente (cum ar fi cazul unei operari reale a tranzactiilor in solduri si rulaje), ci pur si simplu reia simularea ca si cum aceea ar fi prima incercare de operare a tranzactiilor in baza de date.

Dupa efectuarea simularii, daca utilizatorul nu a sesizat probleme legate de transa curenta poate trece la elaborarea documentelor bazate pe simulare pentru a vedea daca acestea nu contin erori mai subtile decat cele care ar fi putut iesi la iveala pe timpul rularii programului de simulare. Pentru aceasta ar trebui sa deschida pe rand submeniurile Documente contabile lunare, Bilantul, Contul de profit si pierdere si apoi submeniul Rapoarte care sunt descrise mai jos. Deocamdata, sa remarcam ca in submeniul Tranzactii mai sunt si alte optiuni, cum ar fi optiunea Vizualizare efect si Efect pe conturi. Prima optiune permite vizualizare tranzactiilor din transa curenta desfacute fiecare in doua articole de genul celor din fisa contului. Imaginea formularului care apare la alegerea acestei optiuni este cea de mai jos.

De aici utilizatorul poate verifica corectitudinea formulelor contabile incluse in tranzactiile transei curente si daca constata erori le poate corecta imediat in formularul Adaos_jurnal.

Daca utilizatorul doreste, cu optiunea Efect pe conturi poate vedea cum a evoluat soldul fiecarui cont ca urmare a tranzactiilor din transa curenta ce s-au referit la el. S-a considerat ca si aceasta ar fi o cale de a identifica eventuale erori din transa curenta.

Ultimele doua optiuni pot fi folosite indiferent cand am observat erorile, adica ori pe timpul rularii programului de simulare, ori pe timpul obtinerii documentelor de contabilitate bazate pe efectul simularii.

2. Efectuarea unor rulari pregatitoare pentru vizualizarea sau tiparirea rapoartelor folosite in contabilitate. Pentru aceasta se vor folosi submeniurile Documente contabile lunare, Bilantul, Contul de profit si pierdere si in final optiunea Rapoarte.

BIBLIOGRAFIE

1. Davidescu Nicolae D., 'Sisteme informatice financiar - bancare' vol. I si II, Editura All Beck, Bucuresti, 1998.

2. Filip, Fl.Gh. - Sisteme suport pentru decizii, Editura Tehnica, Bucuresti, 2004

Florea Stefan, 'Bazele contabilitatii', Editura Ex Ponto, Constanta, 200

4. Gheorghe Dumitru, 'Contabilitate financiara', Editura Muntenia, Constanta, 2005

5. Iatan Elena, "Contabilitate de gestiune", Editura Muntenia & Leda, Constanta, 2004.

6. Iatan Elena, "Contabilitate aprofundata", Editura Muntenia, Constanta, 2004.

7. Lungu Ioan, Sabau Gheorghe, s. a., "Sisteme informatice: analiza, proiectare si implementare", Ed. Economica, Bucuresti, 200

8. Nastase Pavel si altii 'Baze de date Microsoft Access 2000 ', Editura Teora , Bucuresti, 2000.

9. Oprea Dumitru, 'Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice' Ed. Polirom, Iasi, 1999.

10. Popescu Gheorghe, 'Particularitatile exploatarii sistemelor informatice integrate', in manuscris pe CD, Constanta 2008.

11. Popescu Gheorghe, "Laborator si ghid interactiv pentru programarea sistemelor informatice de gestiune" ,  Ed. "Ovidius" University Press, Constanta, 2004.

12. Popescu Gheorghe, "Integrarea aplicatiior informatice folosind pagini de acces la date", note de curs pe CD, Constanta 2007.

Popescu Gheorghe, "Sisteme informatice integrate", note de curs pe CD, Constanta 2007.

14. Ioan Rosca, Emilian Macovei, Nicolae Davidescu si Vasile Raileanu, "Proiectarea sistemelor informatice financiar-contabile", Ed. Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 200

MSDN Library for Visual Studio .Net 2003