Circuitul , pastrarea si arhivarea documentelor

Circuitul , pastrarea si arhivarea documentelor

Institutiile publice au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate, pentru toate exercitiile financiare.

Exercitiul financiar reprezinta perioada pentru care trebuie intocmite situatiile financiare anuale si, de regula, coincide cu anul calendaristic. Durata exercitiului financiar este de 12 luni.

Raspunderea pentru arhivarea documentelor financiar-contabile revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Registrele de contabilitate si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane, care dispun de conditii corespunzatoare.

Termenul de pastrare a registrelor si documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani. Situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 50 de ani. In caz de incetare a activitatii,  institutiile publice predau documentele la arhivele statului sau arhivele militare, dupa caz.

Arhivarea registrelor de contabilitate, a documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico financiare trebuie sa fie inscrise in documente originale,  intocmite sau reconstituite, potrivit legii.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa instiinteze in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective.

In cazul in care pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire".

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea 'RECONSTITUIT', cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Documentele reconstituite potrivit legii, constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

1 Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente

1. Evidenta documentelor

Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.

Anual, documentele se grupeaza in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii.

Nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se aproba de catre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de catre directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire. Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru. Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in functie de creatorii la nivel central sau local, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.

2. Selectionarea documentelor

In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un procesverbal.

Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor. In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.

3.Pastrarea documentelor

Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.

Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.

Arhivele Nationale si directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de pastrare a documentelor la detinatori pana la asigurarea spatiilor necesare preluarii lor. Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.

4.Depunerea documentelor la Arhivele Nationale

Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:

a) documentele fotografice, precum si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor;

c) documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor;

d) actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor;

e) matricele sigilare confectionate din metal, avand inscrise toate insemnele legale si denumirea completa a unitatii, dupa scoaterea lor din uz.

Creatorii si detinatorii de arhiva pot detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si dupa expirarea termenului de depunere, daca sunt necesare in desfasurarea activitatii lor, pe baza aprobarii directorului general al Arhivelor Nationale, in cazul creatorilor si detinatorilor la nivel central, si a directorilor directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori si detinatori, in conditiile respectarii prevederilor prezentei legi.

Creatorii si/sau detinatorii de documente, persoane juridice, care isi schimba regimul de proprietate sau isi modifica obiectul de activitate, precum si noii detinatori care preiau patrimoniul au obligatia sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei, in conditiile prevazute de lege. Unitatile sunt obligate sa ia masuri impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii fara drept a documentelor din arhiva. Documentele se depoziteaza in conditii si in locuri stabilite prin acte bilaterale incheiate cu reprezentantii Arhivelor Nationale sau ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, cu exceptia celor cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, care se depoziteaza la casele judetene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucuresti .