Conturi si documente specifice evidentierii cheltuielilor salariale

1 Conturi specifice

Contabilitatea sintetica a decontarilor cu personalul se realizeaza cu ajutorul grupei 42 "Personal si conturi asimilate", care cuprinde urmatoarele conturi de gradul I:

421 "Personal-salarii datorate"

Tine evidenta decontarilor cu personalul pentru drepturile salariale cuvenite acestuia in bani sau natura, inclusiv a adaosurilor si premiilor achitate din fondul de salarii. Dupa continutul economic, este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu salariile si alte drepturi cuvenite personalului.

Se debiteaza cu retinerile din salarii (contributiile la asigurarile sociale, la asigurarile sociale de sanatate, la ajutorul de somaj, impozitul pe salarii, avansurile acordate anterior, etc.) si cu salariile nete achitate personalului.

Soldul creditor reprezinta drepturile salariale datorate.

D                                                   421 Personal-salarii datorate                                                          C

423 "Personal-ajutoare materiale datorate"

Tine evidenta ajutoarelor de boala pentru incapacitate temporara de munca, a celor pentru ingrijirea copilului, a ajutoarelor de deces, etc. Dupa continutul economic, este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu ajutoarele materiale datorate salariatilor.

Se debiteaza cu retinerile din indemnizatii (contributii privind asigurarile de sanatate si ajutorul de somaj, avansul acordat anterior, impozitul pe salarii, etc.) si cu ajutoarele achitate personalului.

Soldul creditor reprezinta ajutoare materiale datorate salariatilor.

D                                             423 Personal-ajutoare materiale datorate          C

424 "Participarea personalului la profit"

Tine evidenta stimulentelor acordate personalului din profitul realizat. Dupa functia continutul economic, este un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu sumele repartizate personalului din profitul realizat.

Se debiteaza cu impozitul retinut si cu sumele achitate personalului.

Soldul creditor reprezinta stimulentele din profit datorate personalului.

D Participarea personalului la profit             C

425 "Avansuri acordate personalului"

Tine evidenta avansurilor acordate personalului. Dupa continutul economic, este un cont de creante fata de personal, iar dupa functia contabila, un cont de activ.

Se debiteaza cu avansurile din salarii acordate salariatilor.

Se crediteaza cu sumele retinute pe statele de salarii reprezentand avansurile acordate.

Soldul debitor reprezinta avansurile achitate personalului.

D Avansuri acordate personalului C

426 "Drepturi de personal neridicate"

Tine evidenta drepturilor de personal neridicate in termenul legal. Dupa continutul economic, este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu sumele datorate personalului, dar neridicate in termenul legal.

Se debiteaza cu sumele achitate personalului si cu drepturile de personal neridicate si prescrise.

Soldul creditor reprezinta drepturile de personal neridicate.

D          426 Drepturi de personal neridicate                                                      C

427 "Retineri din salarii datorate tertilor"

Tine evidenta retinerilor din salarii datorate tertilor, cum ar fi: rate, chirii, popriri, pensii alimentare. Dupa continutul economic, este un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu sumele retinute de la salariati, datorate tertilor.

Se debiteaza cu sumele achitate tertilor.

Soldul creditor reprezinta sumele retinute, datorate tertilor.

D Retineri din salarii datorate tertilor C

4281 "Alte datorii in legatura cu personalul"

Tine evidenta altor datorii in legatura cu personalul, cum ar fi: garantii gestionare retinute, indemnizatiile pentru concediile de odihna neefectuate si alte sume pentru care nu s-au intocmit state de salarii. Dupa continutul economic, este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu alte sume datorate personalului.

Se debiteaza cu sumele achitate personalului.

Soldul creditor reprezinta alte sume datorate personalului.

D       4281 Alte datorii in legatura cu personalul                                 C

4282 " Alte creante in legatura cu personalul"

Tine evidenta altor creante in legatura cu personalul, cum ar fi: cota parte din valoarea echipamentului de lucru suportata de personal, imputatii chirii, sume acordate si nejustificate si alte debite. Dupa continutul economic, este un cont de creante, iar dupa functia contabila, un cont de activ.

Se debiteaza cu sumele reprezentand creante fata de personal.

Se crediteaza cu sumele incasate sau retinute de la personal.

Soldul debitor reprezinta creante fata de personal.

D                                             4282 Alte creante in legatura cu personalul                             C

Contabilitatea sintetica a decontarilor cu bugetele de asigurari si protectie sociala se realizeaza cu ajutorul grupei 43 "Asigurari sociale, protectia sociala si conturi asimilate", care cuprinde urmatoarele conturi:

Eseu: Comunicare de baza cu bazele de date externe prin intermediul importului si al combinarilor Document online: UCM RESITA - piata tinta - strategii de intrare pe piata

431 "Asigurari sociale" - se desfasoara pe urmatoarele conturi de gradul II:

4311 "Contributia unitatii la asigurarile sociale"

Este, dupa continutul economic, un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu contributia unitatii la asigurarile sociale.

Se debiteaza cu sumele virate bugetului de asigurari sociale si cu sumele datorate personalului care se suporta din bugetul asigurarilor sociale.

Soldul creditor reprezinta sumele datorate asigurarilor sociale.

Nota: In cazul in care sumele datorate personalului depasesc contributia unitatii la bugetul asigurarilor sociale, diferenta urmand a fi recuperata de la acesta, soldul contului 4311poate fi temporar debitor, in acest caz contul respectiv va functiona ca un cont bifunctional.

D                                             4311 Contributia unitatii la asigurarile sociale  C

4312 "Contributia personalului la asigurarile sociale"

Este, dupa continutul economic, un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu contributia personalului la asigurarile sociale.

Se debiteaza cu sumele virate bugetului de asigurari sociale.

Soldul creditor reprezinta sumele datorate asigurarilor sociale.

D  4312 Contributia personalului la asigurarile sociale  C

4313 "Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate"

Este, dupa continutul economic, un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu contributia unitatii la asigurarile sociale de sanatate.

Se debiteaza cu sumele virate bugetului de asigurari sociale de sanatate.

Soldul creditor reprezinta sumele datorate asigurarilor sociale de sanatate.

D                      4313 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate                       C

4314 "Contributia angajatilor pentru asigurarile sociale de sanatate"

Este, dupa continutul economic, un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu contributia angajatilor la asigurarile sociale de sanatate.

Se debiteaza cu sumele virate bugetului de asigurari de sanatate.

Soldul creditor reprezinta sumele datorate asigurarilor sociale de sanatate.

D Contributia angajatilor pentru asigurarile sociale de sanatate C

4371 "Contributia unitatii la fondul de somaj"

Este, dupa continutul economic, un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu sumele datorate de unitate pentru constituirea fondului de somaj.

Se debiteaza cu sumele virate, reprezentand contributia unitatii la fondul de somaj.

Soldul creditor constituie fondul de somaj datorat.

D    4371 Contributia unitatii la fondul de somaj      C

4372 "Contributia personalului la fondul de somaj"

Este, dupa continutul economic, un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu sumele datorate de personal pentru constituirea fondului de somaj.

Se debiteaza cu sumele virate, reprezentand contributia personalului la fondul de somaj.

Soldul creditor constituie fondul de somaj datorat.

D 4372 Contributia personalului la fondul de somaj       C

4381 "Alte datorii sociale"

Este, dupa continutul economic, un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu sumele privind ajutoare materiale achitate in plus personalului.

Se debiteaza cu sumele virate asigurarilor sociale.

Soldul creditor reprezinta alte datorii sociale.

D                                                    4381 Alte datorii sociale                                                              C

4382 "Alte creante sociale"

Este, dupa continutul economic, un cont de creante, iar dupa functia contabila, un cont de activ.

Se debiteaza cu sumele cuvenite personalului sub forma de ajutoare materiale, care urmeaza a se incasa de la bugetul de asigurari sociale.

Se crediteaza cu sumele incasate de la bugetul de asigurari sociale.

Soldul creditor reprezinta alte creante sociale.

D                                                      4382 Alte creante sociale                                                           C

Alte conturi specifice, utilizate pentru inregistrarea operatiilor privind salariile, asigurarile si protectia sociala: 444 "Impozitul pe venituri de natura salariilor", 641 "Cheltuieli cu salariile personalului", 6451 "Contributia unitatii la asigurarile sociale", 6452 "Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj", 6453 "Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate", 6458 "Alte cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala".

444 "Impozitul pe venituri de natura salariilor"

Este, dupa continutul economic, un cont de datorii fiscale, iar dupa functia contabila, un cont de pasiv.

Se crediteaza cu impozitul pe veniturile de natura salariilor datorate.

Se debiteaza cu impozitul virat bugetului.

Soldul creditor exprima impozitul pe veniturile de natura salariilor datorate.

D Impozitul pe venituri de natura salariilor C

2 Documente specifice

STATUL  DE SALARII

Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., de compartimentul care are aceasta atributie, pe baza urmatoarelor documente de evidenta a muncii, a documentelor privind retinerile legale, listelor de avans chenzinal, certificatelor medicale etc. Pentru centralizarea la nivelul unitatii a salariilor, se utilizeaza aceleasi formulare de state de salarii. Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc., se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si retinerile legale din perioada de decontare respectiva. Unitatile pot sa-si stabileasca, daca necesitatile o cer, o alta macheta a formularului, dar care sa contina informatiile necesare unui eventual control.

Statul de salarii serveste ca:

Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiei privind protectia sociala si a altor datorii;

Document justificativ de inregistrare in contabilitate;

Circula:

La persoanele autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe plata (exemplarul 1);

La casieria unitatii, pentru plata sumelor cuvenite (exemplarul 1);

La compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 a registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1 impreuna cu exemplarul 1 al borderoului de salarii neridicate);

La compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).

Se arhiveaza:

La compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative (exemplarul 1);

La compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).

Remarca!

Statul de salarii este un document controversat datorita caracterului confidential al salariilor. Prin intocmirea statelor de salarii acestea isi pierd confidentialitatea. Problema scoaterii lor din uz este mult discutata.

q    Macheta Statului de salarii:

STAT  DE SALARII

pe luna . august . . . . . . ..anul . . . 2010 . .

LISTA  DE AVANS CHENZINAL

Se intocmeste lunar in 2 exemplare, de catre compartimentul care are aceasta atributie, pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului efectiv lucrat, a certificatelor medicale etc.

Lista de avans chenzinal serveste ca:

Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale;

Document pentru retinerea in statul de salarii a avansurilor platite;

Document justificativ de inregistrare in contabilitate;

Documentul circula:

La persoanele autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe plata (exemplarul 1);

La casieria unitatii, pentru plata avansurilor cuvenite (exemplarul 1);

La compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 a registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);

La compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii (exemplarul 2).

Se arhiveaza:

La compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa(exemplarul 1);

La compartimentul care a intocmit lista de avans chenzinal (exemplarul 2).

q    Macheta Listei de avans chenzinal (cod 14-5-1d)

LISTA  DE AVANS CHENZINAL

LISTA  PENTRU PLATI PARTIALE

Se intocmeste in doua exemplare ori de cate ori se face o plata partiala in cursul lunii.

Serveste ca:

Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor pentru platile partiale efectuate;

Document care sta la baza intocmirii statelor de salarii;

Document justificativ de inregistrare in contabilitate;

Se arhiveaza:

La compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa (exemplarul 1);

La compartimentul care a intocmit lista pentru plati partiale (exemplarul 2);

Lista pentru plati partiale cod 14-5-1/d1 se intocmeste pentru prima plata partiala, iar lista pentru plati partiale cod 14-5-1/d2 se intocmeste pentru ce-a de-a doua plata partiala si pentru urmatoarele.

q    Modelul Listei de plati partiale cod 14-5-1/d1:

LISTA  PENTRU PLATI PARTIALE

reprezentand . . . . . . . pe luna . . . . . .

14-5-1/d1             

q    Modelul listei de plati partiale cod 14-5-1/d2:

LISTA  PENTRU PLATI PARTIALE

reprezentand . . . . . . pe luna . . . . ..