Cerinte privind intocmirea si utilizarea documentelor justificative

CERINTE PRIVIND INTOCMIREA SI UTILIZAREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE 

O importanta deosebita o are respectarea regulilor de completare, verificare si utilizare .In aceste documente nu sunt admise stersaturi si nici lasarea de spatii libere, intre operatiunile inscrise in aceste documente.Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite urmand ca deasupra sa fie  scrise cele corecte.Deasemenea nu sunt admise corecturi in documentele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, precum si cin alte documente pentru care indicatiile de completare prevad asemenea restrictii.Totusi in cazul unor erori documentele respective (ex:cec-ul) se anuleaza si raman in carnetele respective fara a fi detasate.

La corectarea documentelor care consemneaza operatiuni de predare-primire a unor valori materiale este necesara confirmarea prin semnatura a celui care preda si a primitorului.In cazul in care prelucarea documentelor justificative  se realizeaza de catre unitatile prestatoare de servicii de informatica, in relatiile dintre aceste unitati si cele beneficiare se impune respectarea anumitor reguli:

1.in primul rand, documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare;

2.in al doilea rand, unitatile beneficiare trebuie sa efectuarea documentelor livrate de unitatile de informatica;

Dupa utilizarea acestor documente se realizeaza clasarea si arhivarea documentelor care se poate realiza in functie de  mai multe criterii:

1.criteriul cronologic;

2.criteriul alfabetic;

3.criteriul geografic.

Pastrarea documentelor pe parcursul anului de gestiune se realizeaza in arhiva curenta, organizata in sectoarele si serviciile financiar-contabile ale agentilor economici respectivi.

Dupa expirarea anului de gestiune, documentele se predau pentru pastrare la arhiva generala a intreprinderii.