Definirea si componentele comunicarii interne

DEFINIREA SI COMPONENTELE COMUNICARII INTERNE

Intregul proces de management si implicit, reteaua de relatii care ia nastere in cadrul acestuia au ca suport comunicarea interumana

Comunicarea este un proces deosebit de complex, care antreneaza o multitudine de aspecte ale existentei intreprinderii: tehnic, organizational, psihologic, economic si chiar ecologic.

Realizarea obiectivelor organizatiei depinde hotarator de cantitatea, calitatea, informatiilor.

Comunicarea este definita, in sensul cel mai general, ca schimbul de mesaje intre doua sau mai multe persoane din cadrul unei organizatii, in vederea realizarii obiectivelor individuale.

Principalele componente ale comunicarii sunt: emitentii, receptorii, canalele de comunicare si mijloacele tehnice de comunicare si suporturile comunicarii

In functie de modul de comunicare, emitentii si respectiv, receptorii pot fi atat managerii cat si subordonatii. In cazul dispozitiilor, emitentii sunt managerii, receptorii fiind subalternii. Aceste roluri se modifica in cazul comunicarilor ce au ca scop informarea managerilor.

Mijloacele de comunicare sunt extrem de diverse: telefon, videotelefon, interfon, televiziunea, instalatiile de dispecerizare, calculatorul electronic, faxul si telefaxul.

Suporturile materiale ale comunicarii sunt: hartia, banda magnetica, casetele audio si video, afisajele electronice.

TIPOLOGIA COMUNICARII INTERNE

a) In functie de directie, comunicarile pot fi: descendente, ascendente si orizontale.     

Comunicarile descendente urmeaza relatiile de tip ierarhic, derulandu-se de la nivelul managementului de varf catre nivelurile de executie.

Comunicarile ascendente constituie o reactie inversa la comunicarile descendente, atestand primirea si insusirea comunicarilor efectuate de management. In afara acestui rol, comunicarile ascendente informeaza managementul de nivel superior asupra starii morale a personalului, obstacolelor din calea comunicarilor de nivelul si forma abaterilor care se inregistreaza cel mai frecvent.

Comunicarile orizontale sau laterale se stabilesc intre compartimente sau persoane situate la acelasi nivel ierarhic pentru coordonarea activitatilor ce vizeaza realizarea unor obiective comune, excluzand interventia managerilor de nivel superior.

Document online: Test grila management Document online: Managementul inovarii, spiritul de initiativa si de intreprinzator

b) Dupa modul de transmitere, comunicarile sunt: verbale si scrise

Comunicarea verbala este cea mai frecvent utilizata in cadrul intreprinderii. Specialistii afirma ca 7% din comunicarile interne se transmit pe cale orala.

In desfasurarea relatiilor de management, comunicrile verbale prezinta o serie de avantaje

v    constituie relatii directe, personalizate intre conducatori si subalterni, oferind-le acestora sentimentul de participare si de consideratie;

v    permit flexibilitatea exprimarii si ofera posibilitatea adaptarii la receptie prin urmarirea reactiilor partenerului sau partenerilor de discutie;

v    permit un grad sporit de receptie, prin inlaturarea imediata a confuziilor;

v au o viteza ridicata de emitere si de receptie;

Dezavantajele comunicarii verbale consta in:

necesita prezenta simultana a interlocutorilor, multiplicand timpul consumat;

transmiterea lor succesiva la diferite trepte ierarhice se face dificil si cu mari pierderi de substanta informationala.

Comunicarile scrise sunt practicate in cazul trasarii de sarcini, transmiterii de decizii indicator de plan.

Avantajele comunicarii scrise consta din:

v    ofera un timp mai mare de gandire, de alegere a cerintelor si de argumentare;

v    asigura in consecinta o diversitate sporita a ideilor, concizie si claritate;

v    nu necesita disponibilitatea simultana a participantilor;

v    se poate realiza fara perturbari din partea celorlalti;

v    informatiile pot fi stocate asigurand reluarea si / sau dezvoltarea ideilor;

v    este un mod prestigios de stabilire a comunicarilor intre diferite persoane, comportand un anumit ascendent al emitatorului fata de receptor;

v    permite utilizarea mijloacelor audiovizuale.

Dezavantajele comunicarii scrise sunt:

v    depersonalizarea comunicarii prin eliminarea relatiei directe intre participanti;

v    timpul necesar este mult mai mare si cu implicatii asupra multiplicarii posturilor in cadrul structurii organizatorice;

v    costul este ridicat, presupunand nu numai cheltuieli directe - salarii, hartie, mijloace de prelucrare, tiparire si transmitere - ci si indirecte cerute de conservarea in dosare si, respectiv, spatii comerciale amenajate;

v    din punct de vedere ecologic, comunicarea scrisa presupune, prin extensie, o serie de costuri sociale: exploatarea padurilor, efectele poluante ale fabricilor de hartie in mediu.

c) Dupa gradul de oficializare, comunicarea poate fi: formala si neformala.

Formala - include toate comunicarile adresate de management personalului din intreprindere si cele care circula in sens ascendent pe canalele relatiilor organizatorice;

Neformala - include zvonurile. Cauzele aparitiei si dezvoltarii acestui tip de comunicare sunt lipsa de informatii si / sau informatiile incomplete.