Proceduri de rezervare - alegerea sistemelor de rezervare

Virtual orice hotel are propriul sistem de inregistrare si monitorizare a rezervarilor. Principalele functii ale sistemelor de rezervare sunt urmatoarele:

• compararea diverselor detalii privind rezervarea, indiferent de sursa acestora.

• furnizarea de informatii actuale despre disponibilul de camere, (diagrama de rezervari sau tabloul de disponibilitati.

• asigurarea unei metode de inregistrare a oricaror modificari in rezervarile initiale (formularul de anulare/modificare sau jurnalul hotelului).

• furnizarea de liste detaliate cu clientii hotelului si cerintele acestora la data sosirii lor (raportul de rezervari referitor la sosirile si plecarile asteptate).

• furnizarea de detalii ale viitoarelor sosiri si plecari pentru celelalte departamente (liste de previziuni).

• asigurarea unei metode de clasare a corespondentei cu clientii (sistemul de clasare cronologica / alfabetica).

In hotelurile mici sistemul de rezervare poate cuprinde diagrame si formulare simple, cum ar fi diagramele conventionale si formularele de rezervare. Odata cu cresterea in marime a hotelurilor, asemenea sisteme manuale simple au devenit ineficiente si dificil de folosit, fiind necesara folosirea unor sisteme alternative. Printre acestea s-ar putea numara diagramele de densitate, tablourile de previziune si sistemele computerizate.

Tipul sistemului de rezervari pe care un hotel il va alege va depinde de urmatorii factori:

timpul de transmitere in avans a rezervarilor, care determina cantitatea de date ce urmeaza a fi stocata.

durata medie de sedere a clientilor care determina „rulajul” camerelor (de exemplu hotelurile de tranzit stocheaza, in general, mai multe detalii, deoarece au un numar mare de rezervari).

marimea hotelului, precum si numarul si tipul camerelor disponibile.