Identificarea birourilor importante ale unei agentii de turism

IDENTIFICAREA BIROURILOR IMPORTANTE ALE UNEI AGENTII DE TURISM         

In cadrul unei agentii de turism exista o serie de birouri fara de care aceasta nu ar putea functiona,le numin importante,si o serie de birouri,pe care le intalnim in general in structura organizatorica a marilor tour operatori,numite optionale.

Birourile importante ale unei agentii de turism sunt:

1.1Biroul secretariat

Personalul angajat in cadrul acestui birou are urmatoarele atributii:

a)Sa execute lucrari de secretatiat pentru directorul ethnic al agentiei;

b)Sa inregistreze,sa repartizeze sis a expedieze corespondenta;

c)Sa organizeze sistemul informational,sa tina la zi evidenta,sa claseze si sa arhiveze documentele purtatoare de informatii,astfel incat sa poata furniza operativ orice informatie ceruta de directorul ethnic;

d)Sa instruiasca sis a coordoneze paznicii,curierii si comisionarii daca acestia in structura organizatorica a agentiei.

1.2 Biroul dezvoltare

Obiectivul principal al biroului de dezvoltare este cresterea vanzarilor,pentru aceasta este necesar ca persoana care conduce acest birou sa fie un expert in relatiile cu publice,cu relatii in mediul oamenilor de afaceri,sa cunoasca mediul economic.

Personajul angajat in cadrul acestui birou va trebui sa aiba o serie de competente personale cum ar fi:

-sa inspire incredere si simpatie;

-sa fie un bun cunoscator al psihologiei clientului;

-sa cunoasca foarte bine produsele si serviciile oferite de agentia de turism;

-sa cunoasca cel putin o limba straina de circulatie internationala.

In cadrul compartimentului personalul va avea urmatoarele atributii:

-sa intocmeasca un fisier general al intreprinderilor si persoanelor cu care agentia are relatii de afaceri;

-sa actualizeze periodic fisierul;

-sa expedieze periodic programe,oferte,invitatii persoanelor din fisier pentru a pastra un contact permanent cu acestia;

-sa participle la diverse intalniri,targuri,expozitii pentru a mari numarul persoanelor de contact.

1.3 Biroul transporturi este organizat pe doua sectii cu atributii specifice.

1 Sectia contracte,unde personalul angajat are urmatoarele atributii:

-sa intocmeasca biletele si sa le distribuie filialelor si sucursalelor;

-sa expedieze informatiile privind

Biroul turism este organizat in doua compartimente:

1.Compartimentul productie are urmatoarele trei sectii:

a)Sectia programare generala care se ocupa cu elaborarea programelor de voiaj(exceptand congresele),in cadrul acestei sectii personalul va avea urmatoarele atributii:

-sa formeze itinerariul;

-sa alcatuiasca un devis estimativ pe baza tarifelor negociate cu furnizorii,cu agentiile corespondente;

-sa se ocupe de constituirea contingentelor(sa rezerve anticipat un numar de camere la hoteluri in limitele contractuale,sau sa rezerve un numar de locuri la mijloacele de transport);

-sa efectueze eventuale plati anticipate pentru contingente;

-sa stabileasca modalitatile de vanzare a voiajelor;

-sa intocmeasca si sa tipareaca programul provizoriul al voiajului