Componentele structurii organizatorice ale agentiei de turism

1. ORGANIZAREA PROCESUALA A AGENTIEI DE TURISM

Organizarea procesuala consta in stabilirea unui sistem de activitati  corelate in care sa fie cuprinse resursele umane, naturale, financiare si materiale in scopul rezolvarii unor probleme specifice obiectului de activitate. Ea se concretizeaza in stabilirea functiilor societatii si a componentelor acestora.

Functia consta intr-un ansamblu de activitati omogene, asemanatoare sau complementare, executate de salariati cu o anumita specialitate in scopul realizarii unor obiective.  (ex. In cadrul functiei comerciale se poate realize activitati de vanzare). Rezulta ca functia cuprinde mai multe activitati.

Activitatea cuprinde mai multe atributii grupate dupa gradul de omogenitate si cunostintele teoretice si practice ale salariatilor carora le revin atributiile respective. ( ex. In activitatea de servire intr-un restaurant, atributii specifice revin ospatarilor, ajutorilor de ospatari, sefului de sala).

Atributia se refera la sarcinile prescris conturate care se executa periodic si uneori continuu de salariati care au cunostinte specifice unui domeniu restrans de activitate. ( ex. Primirea consumatorilor in sala de servire de catre seful de sala, debarasarea mesei de catre ajutorul de ospatar).

Sarcina este un process de munca simplu sau o componenta a unui proces de munca complex care este efectuata de regula de o singura persoana. ( ex. Obiectivul postului de ospatar este servirea consumatorului. Pentru realizarea obiectivului ospatarul executa o serie de sarcini: aranjarea mesei, prezentarea preparatelor, servirea, debarasarea). Reprezinta o actiune clar formulate, orientate spre realizarea unui obiectiv précis. Sarcina reprezinta o parte a unei indatoriri, pe cand indatorirea presupune una sau mai multe sarcini ce caracterizeaza postul ocupat. (ex. Indatorirea secretarei este sa resolve intreaga corespondenta primita, o sarcina specifica ar fi sa raspunda scrisorilor de rutina).

2. ORGANIZAREA STRUCTURALA A AGENTIEI DE TURISM

Organizarea structurala consta in gruparea functiilor, activitatilor, atributiilor, sarcinilor si repartizarea acestora pe grupuri de lucru si salariati in scopul crearii conditiilor necesare realizarii obiectivelor societatii.

Deosebirea principala intre organizarea procesuala si cea structurala rezulta din faptul ca in organizarea procesuala se stabilesc functiile, activitatile, atributiile si sarcinile, pa cand in organizarea structurala se delimiteaza serviciile, sectiile, birourile, adica structura organizatorica.

Elementele componente ale structurii organizatorice sunt: postul, functia, compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice.

A.            Postul este cea mai simpla subdiviziune organizatorica si reprezinta

ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce revin in mod organizat unui salariat permanent pe un anumit loc de munca.

Pentru fiecare post sunt stabilite urmatoarele elemente:

v     Obiectivele postului pun in evidenta utilitatea postului si contributia lui la

realizarea scopului final al activitatii societatii. Reprezinta definirea calitativa si cantitativa a scopurilor avute in vedere la crearea sa. Obiectivele postului se regasesc in obiectivewle firmei ca obiective individuale. Pe baza acestora se efectueaza evaluarea muncii salariatului caruia ii este atribuit postul.  Obiectivele se realizeaza prin intermediul sarcinilor.

v     Competenta organizationala precizeaza limitele in care titularul postului poate

actiona pentru realizarea obiectivului individual.  In functie de competenta se stabilesc si mijloacele care pot fi utilizate pentru indeplinirea sarcinilor. ( ex. Ospatarul in cadrul competentei organizationale efectueaza sarcini legate de servirea consumatorilor in sala de servire folosind mijloace specifice: platou, cleste lingura-furculita, etc). Aceasta este stabilita prin regulamentul de organizare si functionare sau prin reglementari interne ale societatii comerciale.

v     Autoritatea precizeaza limitele organizatorice in cadrul carora titularii de posturi

au dreptul sa actioneze pentru realizarea obiectivelor postului. Autoritatea formala deriva din pozitia ierarhica, pe baza functiei, si se acorda titularului postului, fiind oficializata de decizii ale conducerii.Autoritatea profesionala exprima gradul de pregatire teoretica si practica a salariatului. In cazul unui ospatar aceasta va fi materializata in calitatea servirii si ca urmare, in atragerea unui numar mai mare de consumatori. Autoritatea profesionala trebuie sa determine existenta autoritatii oficiale, si nu invers. Legatura dintre autoritatea formala (oficiala) si autoritatea profesionala (competenta) este redata in figura urmatoare:

imputerniciri + anumite = autoritate

oficiale calitati profesionala

(competenta)

pozitia             + sprijin din = autoritatea

Document online: Manual de alpinism si escalada sportiva Referat: Deschiderea parasutei principale - aerodinamica parasutei deschise

ierarhica                     partea superiorilor formala

v     Responsabilitatea reprezinta obligatia ce revine titularului unui post in

indeplinirea sarcinilor ce decurg din obiectivul individual. ( ex. Obligatia ospatarului este de a nu pune in vanzare marfuri de calitate necorespunzatoare). Ea trebuie sa fie corelata cu sarcinile si autoritatea postului, evitand ata subdimensionarea sa, care se reflecta in diminuarea interesului si efortului titularului postului pentru atribuirea in mod corespunzator a sarcinilor atribuite; cat si supradimensionarea postului , ceea ce poate genera inhibarea titularului postului si obtinerea de catre acesta a unor recompense necorespunzatoare in raport cu eforturile depuse si cu rezultatele obtinute.

Corelarea si corespondenta dintre sarcini, competenta si responsabilitate este exprimata printr-un triunghi echilateral denumit “triunghiul de aur al organizarii”, prezentat in figura de mai jos:

B.            Functiile reprezinta ansamblul atributiilor si sarcinilor omogene din punct de

vedere al naturii si complexitatii lor, repartizate in mod regulat si organizat unui angajat al firmei . Definirea functiei inseamna precizarea elementelor care conditioneaza indeplinirea ei: rolul, sarcinile, responsabilitatea, autoritatea si legaturile. Se pot grupa dupa continutul obiectivelor, sarcinilor si responsabilitatilor in:

Functii de conducere implica atributii de coordonare a activitatii, cum

sunt: previziunea, organizarea, coordonarea, evaluarea si controlul, adoptarea de decizii. (ex. Directorul agentiei de turism coordoneaza activitatea tuturor salariatilor. Pentru o buna conducere directorul trebuie sa prevada anumite aspecte, sa organizeze activitatea, sa controleze si evalueze munca efectuata de salariatii din subordine).

Functii de executie se concretizeaza in obiective individuale si in

responsabilitati mai reduse. Practice cei care detin aceasta functie pun in aplicare deciziile emise de cei care detin functii de conducere.

C.            Compartimentul este alcatuit din totalitatea persoanelor care, subordinate

aceluiasi conducator, efectueaza activitati pentru realizarea unor anumite obiective. Un compartiment se caracterizeza prin urmatoarele:

functiile si posturile stabilite au continut similar sau complementar

activitatile desfasurate sunt relative omogene si stabile

cunostinte de specialitate adecvate specificului activitatii

metodele si tehnicile folosite sunt adecvate continutului sarcinilor ce revin personalului

existenta relatiei de lucru dintre membrii grupului

existenta relatiilor de dependenta a tuturor membrilor grupului fata de un manager

Compartimentele operationale sunt organizate cu personal care prin sarcinile realizate contribuie la furnizarea unor servicii. Sunt acelea in care se realizeaza in mod direct furnizarea de servicii. (ex. Serviciul aprovizionare, serviciul commercial).

Compartimentele functionale sunt organizate si incadrate cu personal de specialitate care prin analiza, studii, recomandari pregatesc decizii pentru manager, acorda asistenta de specialitate compartimentelor operationale si asigura schimbul de informatii intre compartimentele functionale. Sunt acelea care contribuie indirect la realizarea obiectivelor fundamentale ale firmei.( ex. Serviciul programare-dezvoltare pe baza studiilor efectuate ofera recomandari serviciilor operationale si comerciale in legatura cu prestarea serviciilor).

D.           Nivelul ierarhic este format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice

situate la aceeasi distanta fata de consiliul de administratie. Astfel directorii adjuncti sunt situati la al patrulea nivel ierarhic, precedentele fiind consiliul de administratie, comitetul director si directorul. Numarul redus al nivelurilor ierarhice asigura circulatia mai rapida a informatiilor si o mai mare operativitate in luarea si executarea deciziilor. Factorii care influenteaza numarul de niveluri ierarhica sunt:

dimensiunea firmei, diversitatea activitatilor si a a tributiilor, tipul si complexitatea activitatii; factori cu influenta direct proportionala asupra numarului de niveluri ierarhice.

competenta managerilor care influenteaza invers proportional numarul de niveluri ierarhice.

Este considerate eficienta structura organizatorica edificata pe 4 pana la maxim 6 niveluri ierarhice, de la managerul general pana la compartimentul cel mai scazut.

Canalele pe care sunt vehiculate deciziile de la locul de adoptare la cel de implementare, precum si informatiile de la locul de preluare la organelle de decizie se numesc linii sau filiere ierarhice. Ansamblul liniilor ierarhice formeaza o piramida ierarhica, ale carei elemente principale sunt:

• inaltimrea piramidei (H), care reflecta numarul de niveluri ierarhice;
• baza piramidei (B), a carei marime este proportionala cu numarul total de executanti din firma respective si sfera de autoritate.

Piramidele pot fi:

A.      piramide alungite - ce se caracterizeaza printr-un numar mai mare de

niveluri ierarhice.

Dezavantaje:

alungirea circuitelor informationale;

intarzierea procesului de adorptare a deciziilor datorita timpului de vehiculare a informatiilor;

deformarea continutului informatiilor in vehivularea lor spre si dinspre varful piramidei ierarhice;

aparitia fenomenului de “scurt-circuitare” a informatiilor;

cresterea birocratiei.

B. piramide aplatizate – se caracterizeaza printr-un numar redus de niveluri

ierarhice

operativitate decizionala prin reducerea timpilor de transmitere a informatiilor si deciziilor;

cresterea motivationala a salariatilor si promovarea unor stiluri de management participativ;

costuri reduse cu managementul.

Dezavantaje:

cuprinderea cu dificultate de catre manageri a tuturor problemelor ce trebuie solutionate;

incarcarea excesiva a managerilor si insuficienta fundamentare a deciziilor.