Relatii publice in afaceri

Relatii publice IN AFACERI

Obiective:

Ce sunt relatiile publice?

Clasificare, trasaturi caracteristice, elementele procesului

Relatiile publice in afaceri - ca proces

Tehnici, metode pentru relatii publice in afaceri

Imbunatatirea sistemului de relatii publice in afaceri

Ce sunt relatiile publice in afaceri?

Ansamblul de mijloace folosite de catre organizatii, in cadrul unui proces complex, pentru a crea un climat de incredere si simpatie in randul propriului personal, precum si in randul publicului ti partenerilor prin informarea obiectiva.

Clasificare:

Relatii publice interne. Pentru armonizarea relatiilor dintre membrii organizatiei, care favorizeaza desfasurarea si dezvoltarea activitatilor, in actiunile de relatii publice interne se pot realiza reuniuni informative cu personalul, difuzarea de filme sau alte materiale informative etc. Este important ca fiecare om sa se considere coparticipant la activitatea respectiva, in cadrul careia poate sa-si manifeste pe deplin personalitatea.

Relatii publice externe. O atentie deosebita se acorda clientelei si marelui public. Se tine seama de aspecte ca varsta, sexul, pregatire, profesia etc. partenerilor de comunicare pentru a crea o atmosfera favorabila si a receptiona sugestiile facute.

Relatiile publice in afaceri - ca proces

In vederea obtinerii unor rezultate asteptate in afaceri, promovam increderea, care actioneaza in mai multe etape si la niveluri diferite. Important este ca la beneficiar sa ajunga acele informatii de care acesta are nevoie si sa le perceapa ca adevarate. Pentru ca procesul sa functioneze, el are nevoie de agentul de relatii publice, clientul sau beneficiarul si serviciile specifice.

Agentul de relatii publice. Nu orice persoana poate indeplini aceasta functie. Trebuie sa aiba capacitatea de a intra in relatie cu semenii sai cat mai usor si mai natural cu putinta, sa fie prezentabil si corect in relatiile cu clientii si marele public. Are nevoie pe langa pregatire in sociologie, psihologie, retorica, management, legislatie, limbi straine si de cunostinte temeinice despre mijloacele moderne de comunicare, drepturile omului, istorie, politologie. Are obligatia deontologica sa fie de partea organizatiei care l-a angajat pana la terminarea contractului, sa exploateze orice eveniment favorabil indeplinirii mandatului sau.

Clientul. Beneficiarul poate fi o persoana sau o organizatie. Are nevoie de consultanta profesionala pentru a-si realiza un interes (scop). Intre client si agentul de relatii publice iau nastere raporturi contractuale.

Serviciile de relatii publice in afaceri. Urmaresc crearea unor canale de comunicare cu beneficiarii sau administrarea acestor canale. Specifice sunt activitatile de promovare comerciala si marketing, consultanta in diverse domenii (relatii de munca, probleme de personal, educatie sau recalificare, promovarea unei imagini de marca etc.).

Etapele procesului.

Definirea scopului - stabilirea obiectivelor

Da posibilitatea interlocutorilor sa se cunoasca. Armonizeaza interesele celor doua parti legate de timp, costuri etc.

Cercetarea in teren

Are ca scop gasirea problemelor si identificarea cailor si metodelor eficiente pentru atingerea scopului. Are urmatoarele functii:

Determinarea domeniilor de unde trebuie culeasa informatia: social, politic, economic.

Obtinerea unor date din surse credibile pentru formarea imaginii complete, reale: personal, cifra de afaceri, calitatea produselor si serviciilor, politica salariala, relatii cu partenerii etc.

Identificarea problemelor esentiale care fac ca imaginea organizatiei sa nu fie cea dorita: investigarea modului de organizare  si derulare a activitatilor pentru depistarea vectorilor care nu sunt folositi cu mare eficienta si care greveaza asupra sistemului.

Studiul mediului in care urmeaza sa se implementeze proiectul: modalitati specifice de circulatie a informatiei, intoleranta fata de structurile care pot produce blocaje.

Lucrare: Legea Stefan-Boltzmann Document online: Trunchiul de piramida hexagonala regulata

Stabilirea unei strategii de abordare a activitatilor de relatii publice: numar de activitati, calendarul desfasurarii lor.

Punerea in practica a activitatilor prin tehnici si metode specifice.

Elaborarea strategiei

Tine seama de specificul activitatilor ce se desfasoara in organizatie, de circumstantele reale in care isi realizeaza sarcinile profesionale persoanele care lucreaza acolo si de modul in care se face, de obicei, comunicarea.

Repere: identificarea publicului tinta, gasirea canalelor de comunicare performante, continutul si calitatea mesajului de transmis capabil sa formeze reprezentari fara echivoc la publicul tinta, esantionarea activitatilor, folosirea eficienta a resurselor materiale si umane implicate, evaluarea si adaptarea periodica a strategiei folosite.

Implementarea activitatilor

Are drept scop identificarea canalelor de transmisie cele mai performante in mediul respectiv si urmarirea realizarii, dupa calendarul stabilit, a activitatilor hotarate - receptand ecoul acestora pentru evaluarea programului.

Evaluarea periodica si finala

Se realizeaza secvential (odata cu terminarea fiecarei faze; pot duce la modificari ale strategiei daca este cazul) si final.

3. Tehnici si metode pentru relatii publice in afaceri

Tehnici si metode cu caracter general

Tehnica negocierii. Ideea de baza este realizarea consensului (toate persoanele participante sa aiba de castigat).

Tehnica interviului. Este folosita ca instrument de culegere de date si informatii si presupune ca cel care utilizeaza interviul sa se bazeze pe anumite abilitati cu ajutorul carora sa-si indeplineasca sarcina.

Interviul are trei faze: pregatirea - adunarea de date si informatii despre persoana cu care vom intra in contact, stabilirea obiectivelor - identificarea acelor aspecte ce trebuie lamurite folosind ca sursa de informare persoana ce face obiectul interviului, realizarea interviului - la sediu sau in deplasare, lasand intervievatului convingerea ca datorita sprijinul pe care ea l-a acordat este deosebit de semnificativ.

Interviul se poate prezenta si sub forma unui chestionar nominalizat sau nenominalizat.

Legatura permanenta cu mijloacele de informare in masa.

Mijloacele de comunicare in masa alese pentru colaborare trebuie sa fie oneste, sa aiba audienta buna la publicul tinta, angajati profesionisti si fair play in relatiile cu noi.

Elaborarea comunicatelor de presa. Urmarim informarea grupului tinta numai pentru anumite evenimente, in vederea castigarii increderii. Anumite aspecte ale evenimentului vor fi redate cu mai multe amanunte sau invers, cu mai putine. Comunicatul trebuie sa fie laconic, bogat in informatie, clar in exprimare si cu o adresa precisa.

Buletinul de presa este o forma a comunicatului de presa si are rolul de a mentine viu interesul presei pentru subiectul propus in cadrul strategiei de relatii publice. Presupune difuzarea la intervale regulate a informatiilor, fara ca acestea sa fie urgente sau absolut necesare.

Dosarul de presa cuprinde totalitatea documentelor ce vor fi puse la dispozitia presei, periodic si cu ocazia conferintelor de presa, cu scopul de a readuce in atentia publicului tinta elemente ale strategiei de relatii publice avute in vedere.

Tehnici audio-vizuale

Conferinta de presa - manifestare special rezervata special reporterilor care au ocazia sa primeasca informatii avizate. Purtatorul de cuvant il reprezinta, daca este cazul pe conducatorul institutiei in relatiile cu mass-media.

Discursurile oficiale - au rolul de a mari doza de credibilitate in organizatie si in conducatorii ei.

Simpozioanele de orice natura

Mesele rotunde

Prezentarile

Comunicate inregistrate pe suport video

Filmul de prezentare sau documentar.

4. Imbunatatirea sistemului de relatii publice in afaceri

Putem imbunatati sistemul de relatii publice, reaprinzand dorinta de a pune intrebari si bucuria de a invata. Desi stim frecvent cum sa rezolvam multe probleme, constatam ca nu ne-am adunat suficienta vointa pentru a le rezolva. Implicandu-ne si ramanand implicati, vorbind cu cei implicati direct sau indirect - putem sa ne exercitam influenta. Putem lua atitudine activa impotriva violentei de orice natura si a modelelor de violenta. Imaginile impresioneaza si se imprima mai adanc decat cuvintele.  Avem nevoie de o noua cultura, cu o etica noua - o etica a nonviolentei. Putem opri accesul usor si fara efort la diverse instrumente ale violentei si unelte legate de violenta. Cel mai important lucru este sa eliminam violenta din viata noastra. Cream modele de comportament, modele pe care spunem ca nu vrem ca altii sa le copieze si pretindem apoi ca asemenea lucruri nu se intampla, si ne intrebam de ce multi se comporta nepotrivit. Fiecare gest al unui om este un gest de autodefinire. Putem sa alegem sa fim exact cum dorim.

Sentimentele sunt limbajul sufletului. Cand suntem foarte tristi spunem ca ni se rupe inima. Cand suntem foarte fericiti spunem ca ne plesneste inima de fericire. Veselia si bucuria neexprimate pe deplin reprezinta sentimentul numit tristete. Deschizandu-ne mintea, permitem sentimentelor sa fie exprimate. Putem sa exprimam sentimentele. Nu putem simti veselia pana nu o lasam sa iasa,  ajutandu-l pe altul sa o simta. Lasand sa iasa bucuria care se afla inauntrul altuia, noi dam drumul bucuriei care se afla in interiorul nostru. Putem realiza aceasta cu un zambet, un compliment, impartasind un sentiment, spunand un adevar, punand capat furiei, prin bunavointa de a asculta si bunavointa de a vorbi, prin decizia de a ierta si alegerea de a lasa sa treaca de la tine, prin hotararea de a da si bucuria de a primi, cu o vorba buna - odata cu crearea reciproca a orice este bun, folositor, frumos. Fiecare stie cum sa procedeze atunci cand se hotaraste sa o faca. Putem raspandi bucuria si veselia in sufletul propriu, putem sa le simtim in inima proprie si sa le cunoastem in mintea proprie.

Fara voiosie si bucurie nu exista nimic. Fara un pic de umor, nimic nu mai are nici un sens. Se spune ca rasul e cel mai bun medicament, ca un zambet este o fereastra spre suflet, iar rasul este usa. Pentru ca sa fii bucuros trebuie sa eliberezi veselia si bucuria din inima ta.

Putem invata loialitatea, cinstea, increderea, cum sa fim noi insine, simplitatea si darnicia, de la toti oamenii pe care-i intalnim. Fiecare dintre acestia poate primi si un dar de la noi. Ne putem intreba care este darul pe care noi il oferim fiecaruia. Constatam des ca putem invata mult mai mult din supararile cele mai mari decat din placerile cele mai mari. Putem sti intotdeauna ca fiecare moment este un alt inceput, o alta ocazie, o alta sansa de a ne recrea pe noi insine din nou.