Protocolul in afaceri

Protocolul in afaceri

Obiective:

1. Uzante de protocol
2. Arborarea drapelelor
3. Agenda de protocol
4. Dineurile si receptiile
5. Conferintele

Protocolul este perceput ca activitate (totalitatea operatiunilor, actiunilor pe care o organizatie le intreprinde pentru satisfacerea necesitatilor de reprezentare), ca eticheta (totalitatea regulilor si uzantelor care trebuie sa determine conduita participantilor - set de reguli de purtare si maniere elementare sau specifice, cum ar fi precaderea si uzantele - sau modul de desfasurare a unor evenimente publice) si ca bunuri si servicii de consum (servite la reuniuni sau intruniri).

Exista protocol ceremonios (destinat ceremoniilor publice, caracterizat prin rigiditatea conventiei, fast, consum mare de resurse, prestabilire in detaliu, caracter public) si protocol cordial (caracterizat prin rigiditate mica a conventiilor, atitudine destinsa, consum mic de resurse, discretie, stabilire pe etape).

Uzante de protocol

Precaderea - inseamna ordinea protocolara in raport cu rangul si functia fiecarei persoane participante la un protocol, stabilita conform listelor de ordine protocolara oficiale, regulilor diplomatice, semnelor de deferenta practicate fata de diferiti membri ai sai sau curtoazia reciproc manifestata intre doua parti de-a lungul timpului - in perfecta armonie cu specificul actiunii.

Ordinea de precadere stabilita prin reglementari este raportata la functii si demnitati, nu la persoane. Elemente de precadere: persoana cea mai importanta (aleasa in functie de natura si scopul manifestarii, este elementul de plecare al ordinii protocolare), principiul ierarhiei (conform unei liste scrise a ordinii de intaietate care guverneaza precaderea), traditia (precedentele au o pondere deosebita), simetria (schimbare simetrica atunci cand se schimba rolurile intre gazda si oaspete), stabilitatea, intaietatea (ordinea discursurilor sau asezarea la masa se stabilesc pe baza de prioritate, data de rang), raza teritoriala, natura evenimentului, egalitatea statelor, ordinea alfabetica (la conferinte), vechimea si varsta (la functii identice), galanteria (barbatul cedeaza locul unei femei, la ranguri egale), cuplurile (cuplurile sunt asezate impreuna, pozitionarea fiind conform persoanei titulare a rangului ce justifica invitatia) etc.

Pentru pozitionarea invitatilor la o ceremonie se tine seama de regulile:

Dreapta inainte de stanga - presupune ca oficialitatea cea mai importanta, cand exista doua, este plasata in partea dreapta (cum se priveste la prezidiu de catre public).

Fiecare personalitate este pozitionata in dreptul drapelului, stemei sau altor elemente oficiale distinctive.

Cea mai importanta persoana se va pozitiona in centru, apoi alternativ, dupa importanta, la dreapta , apoi la stanga vor fi celelalte oficialitati.

Tinuta

Pentru protocol regula este ca la fiecare ceremonie sa se specifice de la bun inceput tinuta - prin mentiunea pe invitatie, sau prin contactarea prealabila de catre asistentul sau seful de protocol al organizatorilor. Tinuta poate elimina si discerne gusturile personale, prin reguli generale.

In timpul zilei, de regula, se poarta costume gri, bej, maro sau alte tonuri neutre; se poate purta negru la inmormantari sau comemorari, iar griul - chiar deschis - la casatorii.

Seara se poarta culori inchise, de preferinta gri sau negru, in timp ce doamnele vor purta costume taior;

Nu se admit culori vii la barbati in nici o ipostaza, si nici costume albe;

Nu se admit rochii sau fuste scurte pentru femei, indiferent daca acest lucru le-ar avantaja;

Barbatii nu vor purta servieta tip 'diplomat', iar doamnele pot avea geanta 'plic' sau poseta.

Arborarea drapelelor

Drapelul este simbol al suveranitatii si se bucura de respect. Drapelul nu este numai un obiect de comunicare, ci reprezinta si un set de semnificatii si sentimente comune pentru o anumita comunitate, populatie. Exista un set de reguli privind arborarea drapelelor.

Uzante privind arborarea:

pentru un drapel:

in arii inchise un drapel se pozitioneaza in centru sau in stanga in raport cu cei care il privesc;

in locul cel mai important fata de deschiderea principala atunci cand ne aflam in interioare;

in cazul prezidiilor, indiferent de sala, este pozitionat in stanga prezidiului;

pe cladiri se arboreaza in centrul fatadei sau la stanga intrarii sau in centru pe cladire; in cazul cladirilor cu cupole se poate pozitiona pe cel mai inalt punct.

Lucrare: Legea Stefan-Boltzmann Document online: Trunchiul de piramida hexagonala regulata

pentru doua drapele:

inaltimea catargelor si dimensiunea drapelelor vor fi egale;

amplasarea drapelelor se face numai dupa ce se stabileste locul de onoare;

amplasarea lor se face pornind de la stanga spre dreapta.

pentru mai multe drapele:

Drapelul cu o importanta mai mare se pune in centru, urmat in stanga celui ce priveste de cel de-al doilea, iar in dreapta urmatorul.

dispunerea in cerc sau patrat:

oricare ar fi pozitia folosita, drapelele sunt pozitionate in sensul acelor de ceasornic.

dispunerea in paralel:

drapelele sunt amplasate paralel, pornind de la dreapta la stanga, in frunte aflandu-se drapelul cu cea mai mare importanta.

Intotdeauna drapelul tarii gazda este in locul cel mai vizibil; in nici o circumstanta nu cedeaza locul.

Cand arborarea drapelelor straine se face in acelasi timp cu cele locale (regionale): intai tara, provincia, orasul gazda si apoi cele ale oaspetilor - fiecare la categoria sa.

Coborarea in berna reprezinta ultimul salut pe care comunitatea il aduce pe cale oficiala memoriei defunctului. Arborarea se face din ziua decesului pana la inmormantare fie prin plasarea lancei in pozitie orizontala, fie prin incadrarea drapelului intr-o banda neagra (sau punerea unei esarfe negre la varful lancei).

Agenda de protocol

Agenda de protocol este un concept organizatoric si un instrument managerial care reflecta nevoia de ordonare a activitatii, dozare a resurselor si realizare a unei harti a planului de evenimente (publice sau nu).  Ca instrument de lucru ea este utilizata pentru:

planificarea calendarului intern

cuprinde evenimentele organizate din initiativa proprie si cele traditionale care au o repetativitate ciclica

are o anexa care cuprinde: proiectul de manifestare, corespondenta purtata, desfasuratorul actiunii, referatele de necesitate, schite sau copii ale materialelor tiparite, listele de participanti, defalcarile pe activitati, lista colectivului de organizare si responsabilitatile fiecaruia etc.

agenda anuala foloseste la fundamentarea resurselor, calendarul intern trimestrial contine mai multe amanunte

estimarea participarii la cel extern

are rolul de asistenta de secretariat si protocol

se compune din faxuri de invitare la diferite manifestari, invitatii scrise trimise de diferite organizatii, agenda agentiilor de presa, lista de evenimente redactata de compartimentul propriu de protocol

utilitate la realizarea agendei proprii de protocol, la evaluarea impactului media al actiunilor proprii, la crearea unei baze de date despre actiunile de gen

perspectiva temporala

in functie de imaginea dorita selectarea evenimentului in functie de spatiul temporal in care este plasat tine seama ca:

nu se va alege organizarea de manifestari in perioade de criza, aflare temporara in 'con de umbra', perioada marilor sarbatori religioase.

perspectiva spatiala

permite analizarea evenimentelor omonime (cu tema si scop identic), convergente (prilejuite de aceleasi date calendaristice), majore politice sau economice.

Desfasuratorul de protocol

Este un instrument de programare si control care cuprinde in structura: organizarea (filmul concret al evenimentului, redactarea documentatiei tehnice, alte informatii - invitatii, adrese, comunicate media etc.)

Actiunile de protocol

Scrisoarea de invitatie - este adresata de un omolog al celui invitat. Este tiparita; poate fi precedata de un fax pentru operativitate, insa transmiterea invitatiei oficiale este obligatorie. Poarta antetul institutiei. Incepe cu o fraza de politete care sa exprime bucuria de a comunica cu adresantul. Contine invitatia concreta: perioada, locul, scopul propus. Finalul este o fraza de politete, in asteptarea unui raspuns.

Primirile oficiale

Modul de primire creeaza prima impresie. Conteaza locul (la aeroport, la sediul organizatiei), salutul, poza de presa etc.

Dineurile si receptiile

Constituie un liant al comunicarii interpersonale ale participantilor si un prilej al intalnirilor informale reciproce, neoficiale.

De obicei dineurile presupun ca regula asezarea la masa, discursuri, un numar mic de invitati si se organizeaza doar seara la gazda acasa.

Receptiile se organizeaza indiferent de ora, au la baza bufetul suedez, nu presupun si nu exclud discursuri, presupun un numar mare de invitati.

Organizarea include:

stabilirea locului de desfasurare, cu respectarea standardelor

intocmirea programului

orarul de desfasurare, intervalul de sosire a invitatilor, durata medie a unui speech, etapele de servire a preparatelor (bauturi de antreu, aperitive, gustari calde, preparate culinare, desert, bauturi insotitoare etc.), modul de creare a atmosferei (orchestra de camera, fond sonor digital, alte mijloace permise)

stabilirea listei de invitati in raport cu obiectivul actiunii

pe baza uzantelor impuse in domeniu (obligativitatea invitarii superiorilor, a personalitatilor, mass-media, parteneri traditionali etc.)

lansarea invitatiilor

se face cu cel putin 7 zile calendaristice inaintea evenimentului;

se transmite nominal;

perfectarea elementelor organizatorice: locurile de parcare, pozitionarea personalului de indrumare, garderoba, locul de primire din partea gazdei, modul de realizare a servirii mesei etc.

Meniul

Alegerea felurilor de mancare presupune cateva reguli:

de preferinta meniul va cuprinde acele preparate a caror pregatire si pastrare nu vor avea de suferit in urma situatiilor neprevazute;

respectarea traditiilor culinare prin asigurarea produselor si a modului de servire clasic in asemenea situatii;

servirea cafelei in salon pentru a se putea fuma;

respectarea optiunilor religioase;

meniul va respecta conditia sociala a invitatilor, neexcluzand insa bucataria traditionala.

Uzante:

decorarea mesei: simpla si eficienta

precaderea servirii: daca este o ordine a invitatilor se va servi de la cel mai important la rangul cel mai mic

preparatele se mananca fiecare in felul sau specific

alte uzante ce tin de bunul simt in sens propriu.

Conferintele

Sunt un instrument de baza in dezvoltarea relatiilor si pentru a defini strategiile. Organizarea lor comporta mai multe aspecte: stabilirea salii (la latitudinea gazdei in functie de numarul de invitati, utilitatile spatiului, traditie), modul de desfasurare (expuneri urmate de dezbateri, dezbateri alternativ cu expunerea, expuneri separate de dezbateri, dialogul incrucisat), ordinea de precadere, interpretariatul, corespondente premergatoare (invitatia, informatii privind programul, solicitari privind dotarile pentru expuneri), uzante protocolare (cazare, pauze de cafea, intalniri bilaterale in afara conferintei, arborarea drapelelor), alte date tehnice si organizatorice (dotarea pentru expuneri, tehnica necesara interpretariatului, aparatura pentru discutii si conducerea dezbaterilor, parcarea, garderoba, ecusoanele, mapele).