Tehnici utilizate in negocierea comerciala internașionala

Tehnici utilizate in negocierea comerciala internașionala

Conținutul și tipologia tehnicilor și procedurilor de negociere

Tehnicile și procedeele de negociere sunt acțiuni elaborate astfel incat sa vizeze nemijlocit elementele ce se regasesc in subiectul aricarei negocieri.

Posibilitatea de a combina elementele componente ale acestora, cat și de a combina tehnicile și procedurile de negociere intre ele duce la obținerea unui numar, practic, nelimitat de combinații. De aceea, fiecare set de tehnici și procedee de negociere va particulariza tactica in cadrul careia sunt abordate, precum și strategia de acțiune.

Tehnica de negociere reprezinta totalitatea procedeelor ce urmeaza a fi utilizate in desfașurarea procesului de negociere, constituindu-se in instrumentul practic al negociatorului și reprezinta schemele și formele de acțiune utilizate in vederea realizarii diverselor tactici de negociere.

Factorii care stau la baza selectarii tehnicilor și procedeelor de negociere sunt:

v    Oportunitațile pe care le ofera concepția strategica;

v    Capacitatea de negociere a acestora;

v    Punctele tari și punctele slabe (rezultate din analiza SWOT) ale parților interesate, ș.a.                 

1 CONCEPTUL DE NEGOCIERE COMERCIALA INTERNATIONALA

1.1 Definirea si etimologia termenului de negociere

In definirea negocierii se intalnesc diferite puncte de vedere. De regula, cei care abordeaza negocierea drept activitate diplomatica, ii acorda acesteia un continut mai larg, iar specialistii in comert international o circumscriu la principalele elemente ale tranzactiei comerciale, unii dintre acestia legand-o aproape in exclusivitate de pret.

Din categoria primelor definitii se poate mentiona cea data de Arthur Lall, care considera ca 'negocierea este un proces de abordare a unei dispute sau situatii internationale prin mijloace pasnice, altele decat cele juridice sau arbitraj, cu scopul de a promova o anumita intelegere, imbunatatire, aplanare a disputei intre partile interesate' (Modern International Negotiation: Principles and Practice).

Mircea Malita afirma ca "negocierile sunt procese competitive, desfasurate in cadrul unor convorbiri pasnice de catre una sau mai multe parti, ce urmaresc impreuna realizarea, in mod optim si sigur, a unor obiective fixate in cuprinsul unei solutii explicite, agreata in comun' (Teoria si practica negocierilor).

In sens larg, negocierea apare ca o forma concentrata si interactiva de comunicare interumana, in care doua sau mai multe parti aflate in dezacord urmaresc sa ajunga la o intelegere care rezolva o problema comuna sau atinge un scop comun.

Intelegerea partilor poate fi un simplu acord verbal, consolidat printr-o strangere de mana, poate fi un consens tacit, o scrisoare de intentie sau un protocol, redactate in graba, poate fi o conventie sau un contract, redactate cu respectarea unor proceduri si uzante comune, dar mai poate insemna un armistitiu, un pact sau un tratat international, redactate cu respectarea unor proceduri si uzante speciale.

Prin negociere intelegem orice forma de confruntare nearmata, prin care doua sau mai multe parti cu interese si pozitii contradictorii, dar complementare, urmaresc sa ajunga la un aranjament reciproc avantajos al carui termeni nu sunt cunoscuti de la inceput.

In aceasta confruntare, in mod principial si loial, sunt aduse argumente si probe, sunt formulate pretentii si obiectii, sunt facute concesii si compromisuri pentru a evita atat ruperea relatiilor, cat si conflictul deschis. Negocierea permite crearea, mentinerea si dezvoltarea unei relatii interumane sau sociale, in general, ca si a unei relatii de afaceri, in particular.

Mai trebuie mentionat faptul ca negocierile nu urmaresc totdeauna cu necesitate rezultate manifestate in directia unei intelegeri. Adesea ele sunt purtate pentru efectele lor colaterale cum ar fi: mentinerea contractului, castigarea de timp, impiedicarea deteriorarii situatiei in conflict. In afara de acestea, intalnirile negociatorilor pot fi privite ca un canal potential de comunicari urgente in situatii de criza.

Absenta comunicarii poate fi considerata ca un semn alarmant al imposibilitatii de desfasurare a negocierii, prezenta ei este un indiciu al sanselor ca negocierea sa se produca. In acelasi timp, trebuie sa acordam suficienta grija climatului de discretie si de constructie graduala temeinica.

Sugestiva este si definitia care considera negocierea drept 'arta, actiunea de a duce la bun sfarsit marile afaceri, afaceri publice, tratativele intre mai multe guverne in vederea unui acord bilateral sau multilateral" (LE PETIT LAROUSSE

Dupa unii autori, negocierea este considerata 'un proces dinamic de ajustare a diferitelor idei si argumente, prin care partile cu obiective proprii, indiferent in ce domeniu, discuta pentru a ajunge la un consens, pe baza interesului reciproc' (P.D.V. Marsh, A. Gower - Handbook-Contract Negotiation).

In raport cu zona de interes in care se poarta negocieri, putem face distinctie intre mai multe forme specifice de negociere. Cea mai uzuala este negocierea afacerilor sau negocierea comerciala, care se concretizeaza in contracte, acte si fapte de comert, precum vanzarea-cumpararea, parteneriatul, inchirierea, concesiunea, franchising-ul.

Un spatiu larg este ocupat de negocierile politice. Acestea pot fi negocieri interne, atunci cand se poarta intre partide si organizatii de nivel national, dar si negocieri externe, atunci cand se realizeaza intre guverne si organizatii internationale. Negocierile politice externe reprezinta sfera diplomatiei.

Negocierea comerciala (negocierea afacerilor) este o forma particulara de negoci­ere, centrata pe existenta unui produs sau a unui serviciu, pe de o parte, si a unei nevoi de satisfacut prin acesta, pe de alta parte. Acordul are un caracter comercial si se poate concretiza intr-un act de comert, o conventie, o comanda, un contract de vanzare-cumparare, un parteneriat, un leasing, sau doar in modificarea unor clauze, a unor niveluri de pret, a unor conditii de calitate, de livrare sau de transport.

Negocierea, ca activitate specifica comertului, este definita de dictionarul WEBSTER drept totalitatea 'tratativelor, discutiilor si targuielilor purtate in vederea realizarii unui acord in tranzactia de afaceri'.

Lamon Lee, in lucrarea sa 'Purchasing and Materials Management', intelege nego­cierea ca fiind 'o arta prin care vanzatorul si cumparatorul, de obicei in discutie fata-n fata, stabilesc termenii precisi ai unui contract'.

Negocierea, cu aplicatii indeosebi in relatiile comerciale, reprezinta un complex de procese de planificare, analiza si tratative desfasurate intre doi sau mai multi parteneri, in vederea realizarii unor tranzactii comerciale sau de cooperare economica internationala.

In definirea conceptului de negociere, trebuie subliniate doua aspecte esentiale pentru relatiile economice internationale contemporane:

Eseu: Rezolvarea numerica a sistemelor de ecuatii liniare Referat: Proiect didactic - activitate matematica - recunoasterea sirului crescator si descrescator

v    Cerinta incheierii negocierii pe analize riguroase ale fenomenelor ce constituie obiectul acesteia;

v    Finalitatea optima a negocierii exprimata printr-o intelegere, experienta mondiala arata ca negocierile cu efecte pozitive si durabile sunt cele care tin seama de avantajul reciproc al partenerilor.

In concluzie, se poate concepe negocierea comerciala internationala drept o actiune intreprinsa de doua sau mai multe parti cu obiective proprii, in cadrul unui proces dinamic de ajustare si armonizare a diferitelor idei si argumente care au aparut in cadrul discutiilor dintre ele sau in cadrul schimbului de scrisori, indiferent in ce domeniu al relatiilor comerciale externe, avand ca scop ajungerea la un consens de interes reciproc.

Din punct de vedere etimologic, termenul de "negociere' vine din latinescul " negotiatio ' (negustorie, comert), iar 'a negocia' de la 'negotiari' (a face co­mert, a face afaceri). Cuvantul latinesc 'negotium' este format din 'neg', derivat din cuvantul "negare", care inseamna " a tagadui, a refuza" si 'otium ' = 'odihna, tihna, destindere" si a dat in romana cuvantul 'negot'. Asadar, negutatorul din Roma antica "isi refuza orice destindere" pana in momentul in care incheia targul.

In practica, negocierile comerciale internationale sunt cunoscute si sub denumirea de tratative comerciale internaționale.

In cadrul negocierilor pot actiona mai multe categorii de interese:

a) Interese comune ale participantilor, ca punct de echilibru al dorintelor partene­rilor;

b) Interese specifice, diferite de ale celorlalti si adesea opuse;

c) Interese nenegociabile provenite din caracteristici economice, organizatorice, politice. etc., ca urmare a politicii economice sau comerciale ale unor state;

d) Interese reale ce se deosebesc de cele declarate in faza initiala a negocierii si urmeaza sa fie armonizate pe parcursul tratativelor, in avantaj reciproc, pe baza de compromis.

1.2. Necesitatea negocierii comerciale

Negocierea comerciala devine necesara si este posibila ori de cate ori sunt indeplinite trei conditii simple pe o piata mai mult sau mai putin libera:

a) Existenta unor interese complementare intre doua sau mai multe parti, intre care s-au derulat oferte si cereri de oferta acceptate in principiu, iar cererea sau oferta facuta de una din parti nu corespunde intru totul cu oferta sau cererea formulata de celelalte parti, existand un dezacord, dar nu de fond;

b) Existenta si dorinta partilor, in obtinerea unui acord pentru care sunt dispuse sa - si faca reciproc concesii;

c) Lipsa unor reguli si proceduri prestabilite si obligatorii sau lipsa unei autoritati aflate deasupra partilor in divergenta, care sa impuna acordul peste vointa acestora, caz in care partile sunt nevoite sa caute si sa creeze, in comun, conditiile de realizare a acordului.

1.3 Particularitatile negocierii comerciale

Inteleasa ca proces de comunicare interumana, negocierea comerciala comporta o serie de aspecte si caracteristici care o particularizeaza:

v    Negocierea comerciala este un proces organizat concretizat intr-un ansamblu de initiative, schimburi de mesaje, contracte si confruntari, care au loc intre partenerii de afaceri, cu respectarea unor reguli si uzante statornicite intr-un mediu juridic, cultural, politic si economic determinat. Tratativele sunt purtate intr-un cadru mai mult sau mai putin formal, pe baza unor principii, proceduri si uzante mai mult sau mai putin determinate si sunt duse de negociatori mai mult sau mai putin calificati, care au capacitatea juridica de a angaja sumele pe care le reprezinta. Partile sunt obligate sa respecte cerintele de ordin procedural si deontologic, consacrate ca atare in codul comercial si in mediul afacerilor.

v    Negocierea este un proces competitiv in care, pornind de la baza intereselor comune, partile urmaresc realizarea unui acord care, in paralel cu satisfacerea intereselor comune, sa asigure avantaje proprii preponderente. In esenta sa, insa, negocierea trebuie sa conduca la un consens si nu la o victorie a uneia dintre parti asupra celorlalte. In negociere, in ciuda aspectului competitiv care ia nastere spontan, exista parteneri mai curand decat adversari.

v    Negocierea este un proces de interactiune, ajustare si armonizare a intereselor distincte ale partilor, astfel incat, dincolo de caracterul competitiv al raporturilor dintre parti, acordul de vointa sa devina reciproc avantajos. Negocierea comerciala nu trebuie abordata ca un joc cu suma nula in care ceea ce o parte castiga, cealalta pierde. Toate partile negociatoare pot avea de castigat si nici una de pierdut.

v    Negocierea este un proces orientat catre o finalitate precisa exprimata prin incheierea unei afaceri concrete. Evaluarea succesului este facuta prin raportare la finalitatea sa, concretizata intr-un contract mai mult sau mai putin avantajos. Ceea ce conteaza, in final, sunt rezultatele negocierii.

2 Tipologia tehnicilor de negociere

In negocierile comerciale internaționale, tehnicile sunt astfel elaborate incat sa aiba in centrul lor elemente precum:

v    participanții la negociere (parțile interesate și negociatorii, eventual și arbitrii);

v    interesul parților și scopul lor;

v    mediul de negociere.

2.1 Tehnici care vizeaza participanții la procesul de negociere

- Acordarea de concesii. Procedeul este utilizat de negociatori in cazul in care doresc sa ajunga la o soluție reciproc avantajoasa și nu doresc negocieri indelungate și anevoioase. Acordarea concesiilor este sau trebuie facuta astfel incat sa para o excepție, o favoare personala acordata de negociatori in pofida intereselor parții pe care o reprezinta, dar care, data fiind situația trebuie compensata., ținand seama ca de fapt astfel se urmaresc și se ating interese proprii, se poate spune ca avem de a face cu o falsa sau cu o aparenta acordare de concesii.

- Distribuirea și interpretarea rolurilor. O astfel de tehnica presupune angrenarea in mod activ a tuturor membrilor echipei de negociatori. Echipa ideala de negociatori presupune existența unui "lider", care joaca rolul negociatorului cooperant, dispus sa colaboreze, a unui "baiat rau", care are drept sarcina testarea variantelor celor mai riscante dar și respingerea variantelor curajoase ale partenerilor, a unui "baiat bun" conciliant, ce vede in pretențiile partenerilor o posibilitate de compromis, a unui "negociator dur" care adopta un stil agresiv și autoritar susținand punctul de vedere al liderului, in numele obiectivelor de atins și a unui "observator" care va urmari atat reacțiile propriei echipe cat și a echipei partenere, facand insa sugestii liderului propriei echipe și evitand sa se angreneze in negocieri.

- Intrebari dirijate. Aceasta tehnica este folosita de catre negociatorii cu experiența avand drept scop plasarea partenerilor intr-o situație de inferioritate. Tehnica se materializeaza prin faptul ca partenerii sunt aduși in situația de a-și prezenta propriile intenții, de a ceda in anumite probleme sau de a-și recunoaște punctele slabe pe care, bineanțeles, nu doreau sa le prezinte. Aceasta incapacitate de a sesiza sensul și intențiile unor seturi de intrebari dirijate situeaza echipa careia ii sunt adresate intr-o poziție dezavantajoasa. Soluția cea mai eficienta pentru contracararea unei astfel de tactici consta in neangajarea in discuții a caror finalitate nu este controlabila precum și evitarea raspunsurilor ale caror intrebari nu sunt ințeles pe deplin.

- Testarea limitelor. Presupune testarea limitelor pana la care partenerul este dispus sa cedeze sau pana la care poate fi forțat sa mearga. Prin intermediul acestei tehnici se urmarește obținerea de concesii aparent marunte care, ulterior, vor fi insumate sau convertite intr-o noua propunere care are drept scop recaștigarea unui teren pierdut in fața partenerului de negociere.

- Apeluri emoționale. Tehnica extrem de eficienta ce presupune deturnarea discuțiilor dinspre confruntarea de argumente și interese spre realizarea unei empatii intre starile celor doua parți, o deplasare spre argumentele de ordin emoțional care aduc in prim plan elemente de ordin secundar in raport cu diferendul de interese. Aceste argumente au o incarcatura emoționala suficient de puternica pentru a inhiba folosirea argumentelor raționale. Procedeul falsifica obiectivul urmarit, cautand sa conduca la obținerea de concesii totale, la abandonarea intereselor proprii in legatura cu obiectul negocierii, pentru a da curs argumentelor emoționale.

- Amenințarile. Prezentata și ca o tactica in cadrul strategiilor, aceasta tehnica presupune formularea de amenințari directe sau indirecte. Amenințarile pot viza obiectul supus negocierii sau persoanelor participante la negociere. Acestea pot fi de natura juridica, financiara, sociala sau emoționala. De asemenea, pot fi directe și indirecte. Pentru a produce efectul scontat și a produce concesii din parte celor carora le sunt adresate, amenințarile trebuie sa fie credibile și pe masura concesiilor așteptate. Scopul principal al utilizarii acestor tehnici de negociere consta in obținerea de concesii majore pentru care partea care a apelat la aceasta tehnica nu este dispusa sa cedeze nimic.

2.2 Tehnici care vizeaza interesul parților

- Formularea unor propuneri. Aceasta tehnica are un rol hotarator in procesul de negociere. Este foarte important ca momentul fiecarei propuneri sa fie ales atunci cand sunt șanse cat mai mari ca ea sa fie acceptata. Enunțarea propunerii trebuie sa fie pregatita prin creșterea interesului partenerului in prezentarea intențiilor astfel incat sa coincida cu momenteul interesului maxim. Insoțita de o atitudine care sa denote importanța pe care o da susținatorul acestei propuneri, ea are toate șansele sa fie complet și corect ințeleasa. In cazul in care o propunere este facuta cu timiditate, prea repede, precipitant sau prea tarziu, cand auditoriul este plictisit sau și-a pierdut din interes, aceasta iși pierde din efectul scontat. Orice propunere trebuie formulata la limita maxima, vizand limita inițiala a interesului parții prezentate de negociator deoarece, astfel se va crea un spațiu de concesii și cedari, o marja de asigurare a ofertei. Niciodata nu sunt binevenite propunerile ultimative sau imperative, mult mai acceptabile fiind cele formulate in termeni ipotetici. Chiar daca o propunere a fost formulata in mod explicit și inteligibil, este bine sa se ceara de lamuriri care au rolul de a verifica daca mai sunt și alte aspecte ascunse sau omise de catre partener. Cel mai bun raspuns la o propunere este raspunsul cu variante, deoarece acesta permite crearea de alternative reciproc avantajoase.

- Elucidarea cauzelor unei situații conflictuale. Manifestarea interesului in aceasta direcție poate fi o dovada de acceptare a intereselor partenerului. Elucidarea cauzelor va fi facuta pana acolo unde demersul se pastreaza in limitele raționalitații pragmatice, pana cand furnizeaza argumente de natura practica, capabile sa susțina atingerea obiectivelor și scopurilor proprii.

2.3 Tehnici care vizeaza mediul de negociere

- Locul negocieriilor. In cazul in care negocierile se desfașoara "pe teren propriu", exista toate avantajele ce decurg din aceasta situație, respectiv, o atmosfera familiara, destinsa, primitoare. Care creeaza disponibilitatea și o impresie buna din partea partenerilor și o anumita stare de destindere. Pe teren propriu sunt mai ușor de justificat intreruperile procesului de negociere, dar și mai greu de evitat. Un alt avantaj major il constituie faptul ca se poate apela rapid la proprii experți și la tehnica de supraveghere a partenerilor. O intalnire pe terenul partenerilor transforma toate avantajele avute pe teren propriu in dezavantaje, deoarece prin necunoașterea locului, a facilitaților necesare etc. poate provoca neliniște și suspiciune. Negocierea pe teren advers poate fi expusa și ca pe o concesie in schimbul careia se poate cere o alta concesie. O intalnire pe teren neutru poate poate reprezenta același dezavantaj pentru ambele parți, cum ar fi: nefamiliaritatea locului, accesul dificil la experți și la mijloacelor de comunicare, nevoia de a cere intreruperi ale procesului de negociere etc.

- Dispunerea in spațiu a negociatorilor. Aceasta dispunere reprezinta unul din indicatorii simbolici ai poziției pe care aceștia o adopta in timpul negocierii. In cazul a doi negociatori, așezarea lor fața in fața la o masa rectangulara poate sugera o confruntare, o disputa, in timp ce, daca este vorba de o masa rotunda, poate sugera colaborare, conciliere. In cazul unei echipe de negociatori formate din cinci membrii, dispunerea la masa negocierilor va fi urmatoarea: baiatul rau, baiatul bun, liderul, durul și observatorul echipei gazda, fața in fața cu: observatorul, durul, liderul, baiatul bun și baiatul rau care fac parte din echipa partenera. In cazul unei echipe mai numeroase, este de dorit fragmentarea acesteia, intercaland membrii din propria echipa intre aceștia. In cazul echipelor mari de negociere, dispunerea lor in cerc este obligatorie. Daca nu sunt stabilite dinainte locurile, echipele iși vor alege singure pozițiile de dispunere, fapt ce denota gradul de pregatire a echipei (o dispunere compacta reliefeaza o echipa ce se bazeaza pe disciplina, pe grup, iar o dispunere intercalata subliniaza o echipa stapana pe strategia și pe cunoștințele sale, in care membrii iși cunosc bine rolurile).

- Inregistrarea discuțiilor. Permite caștigarea de timp in favoarea analizei ofertei facute de partener pentru a nu reveni cu solicitarea unor precizari și pentru a putea da un raspuns precis. Faptul ca se recurge la inregistrarea discuțiilor nu trebuie ascuns, inregistrarea sau luarea de notițe trebuie facuta la vedere, indiferent pe ce suporți este realizata: pe hartie, pe banda magnetica sau pe suport digital. Este adevarat ca, aceasta tehnica poate fi perceputa ca un factor de presiune și intimidare pentru partener, in cazul in care este anunțata.

- Nerespectarea programului. Nerespectarea limitelor termenelor convenite in rundele de negociere poate rprezenta o tehnica de obosire și tracasare a partenerului. Utilizata in mod frecvent, poate avea, insa, consecințe neplacute. In practica, este mai bine sa se respecte programul, renunțandu-se la o tehnica cu urmari ce poate avea consecințe negative pe parcursul procesului de negociere in favoarea utilizarii altor tehnici mai eficiente. O runda de negociere, in mod normal, nu trebuie sa depașeasca doua ore.