Desfasurarea tratativelor de negociere

Desfasurarea tratativelor de negociere

In aceasta faza, inaintea inceperii oricaror discutii este binevenita elaborarea unui proiect de ordine de zi a negocierilor care este necesar pentru orientarea ulterioara a respectivelor discutii si implicit poate ajuta la atingerea obiectivelor strategice propuse. El poate fi prezentat partenerului inainte de inceperea tratativelor si uneori poate fi chiar negociat, urmand ca desfasurarea negocierilor sa se faca in conformitate cu cele stabilite de comun acord.

Planul sau agenda negocierilor este organizat pe genuri de activitate potrivit caracterului pe care il are obiectul negociat. Astfel in cazul negocierilor comerciale, care au o complexitate sporita, agenda cuprinde sase activitati de baza.

In scopul atingerii obiectivelor stabilite prin agenda negocierilor se constituie grupe mixte formate din specialistii partilor participante la negocieri, stabilindu-se eventuale grafice de lucru. Fiecare din aceste grupe comunica in flux continuu cele convenite grupei care este insarcinata cu elaborarea proiectului de contract si care are rolul de a coordona negocierile. Aceasta grupa de sinteza coreleaza elementele convenite in celelalte grupe si la intervale de timp prestabilite, organizeaza sedinte plenare ale echipelor. in aceste sedinte plenare un rol deosebit de important revine conducatorilor de echipe, care asa cum am aratat au rol de coordonatori.

1. Comunicarea - problema esentiala a negocierii

In desfasurarea sedintelor de negociere o importanta deosebita revine comunicarii. Aceasta poate fi privita din trei puncte de vedere si anume: intre negociator si firma al carei reprezentant este, intre negociatori si mediile de informare in masa ca mediu extern al negocierilor, intre partenerii de negociere insisi.

In ceea ce priveste comunicarea dintre negociatorul aflat in strainatate si firma pe care o reprezinta, se recomanda o reducere la minim a acesteia aplicandu-se proverbul englezesc conform caruia 'nici o veste inseamna totusi o veste buna'. Este indicat de asemenea ca in cazul in care se recurge la comunicarea cu firma, aceasta sa se faca prin recurgerea la codificari care sa permita o protectie a celor discutate fata de autoritati si fata de competitori. in acelasi timp comunicarea trebuie sa se faca operativ, iar instructiunile primite sa lase negociatorului spatiu de manevra si posibilitatea de a se adapta la situatiile concrete ale negocierilor.

In legatura cu comunicarea dintre negociator si mijloacele de comunicare in masa, trebuie spus ca datorita neverificarii de catre acesta a unor date, generate de miscari sau actiuni ale partenerilor si mentinerea unor situatii intre parteneri, pot ajunge la cunostinta publicului stiri care sa afecteze prestigiul acestora. Trebuie deci ca relatia cu presa sa fie sincera, fara animozitati, aceasta putand fi un sprjin efectiv in negociere. De altfel, potrivit tuturor specialistilor este imperios necesar ca negocierile sa se desfasoare intr-un climat destins, de incredere si respect reciproc.

Comunicarea dintre partenerii de negociere se face intr-un limbaj specific negocierilor, limbaj pe de o parte imbogatit datorita existentei unei mari diversitati de forme de negociere, iar pe de alta parte simplificat prin folosirea comunicarii directe, a dialogului concis, clar si convingator. Cercetarile specialistilor in domeniu au condus la concluzia ca in cadrul negocierilor comerciale partenerii retin numai aproximativ o treime din elementele discutate. Indiferent de situatiile create in timpul negocierilor, este necesar ca participantii sa dea dovada de o politete desavarsita, iar limbajul folosit sa fie unul elevat, fiecare fraza trebuind sa fie construita cu grija. Intelepciunea gandirii si eleganta limbajului, doua caracteristici umane interdependente trebuie sa fie folosite pe deplin si in tratativele economice.

Arta de a vorbi se dobandeste prin acumularea de cunostinte si o continuitate care elimina imprecizia expresiei, vorbirea dezordonata, constructia vicioasa a frazei, lipsa de expresivitate si echilibru in vorbire ce tradeaza o lacuna de ordonare logica a gandirii. Treptat, regulile si structurile verbale trec in subconstient, usurand elaborarea expresiei si permitand o activitate concentrata asupra continutului problemelor ce fac obiectul negocierii.

In tranzactiile internationale, desi procesul negocierilor este finalizat prin comunicari scrise, comunicarea verbala are un rol primordial atat din punctul de vedere al spatiului pe care il ocupa (etapa de selectie, tratativele propriu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, aspectele de derulare, activitatea postnegociere, etc.) cat si din punctul de vedere al continutului (elementele esentiale ce fac obiectul negocierilor se stabilesc prin dialog direct). De altfel, istoria a adus multiple dovezi din care rezulta ca cele mai spinoase si divergente situatii au fost solutionate prin comunicare verbala.

In afaceri negocierile se desfasoara de regula dupa principiul fata in fata la masa tratativelor. Prin comunicare verbala sunt realizate o serie de procese cum ar fi: obtinerea de informatii; transmiterea de informatii; elaborarea unor propuneri; exprimarea unor opinii; stabilirea dezacordului, cu efectele sale de blocare a negocierilor sau de amanare a acestora, etc. .

Problema esentiala a negociatorilor din intreaga lume este aceea ca in urma tratativelor realizate prin comunicare verbala se simte nevoia unei renegocieri. Grupul international specializat The Hawyer Group a facut in acest sens un experiment: s-au intocmit doua grupe de negociatori a cate trei membri care au negociat timp de doua ore asupra unei teme stabilite. La cinci minute dupa terminarea negocierilor organizatorii au reluat in fata negociatorilor opt aspecte de pe parcursul tratativelor punandu-le doua intrebari: daca aspectul a fost discutat si daca s-a cazut de acord asupra acestuia. Raspunsurile au fost uimitoare: 70% dintre negociatori au raspuns afirmativ la prima intrebare, dar numai 30% la a doua. rezultatul acestui experiment conduce la doua concluzii: in negocierile verbale este necesara repetarea si sublinierea aspectelor convenite; orice acord negociat verbal trebuie confirmat in scris in cel mai scurt timp posibil.

Comunicarea verbala mai are o importanta caracteristica si aceea ca permite un joc logic al intrebarilor si raspunsurilor intr-o derulare spontana, flexibila, lucru care nu este posibil atunci cand negocierile au loc in scris sau prin alte modalitati.

Daca privim negocierea ca un proces prin care se construiesc punti intre parteneri, comunicarea verbala este caracterizata si prin posibilitatea lansarii pe parcursul negocierilor a unor propuneri originale, ale momentului, care in multe cazuri deblocheaza procesul contribuind la finalizarea acestuia. Cantitatea si calitatea unor astfel de propuneri vor clarifica si profesionalismul negociatorului.

O alta calitate a comunicarii verbale care face din aceasta elementul esential, preponderent al negocierilor se refera la posibilitatea de a clarifica anumite aspecte pe parcursul procesului. Rolul clarificarii consta in principal in testarea gradului de intelegere a fenomenu;lui si a concluziilor comune. Un negociator care doreste sa testeze modul de intelegere a problemei se poate exprima stfel: 'Vreti sa spuneti ca directorul nu poate decide fara aprobarea prealabila a patronului?'. Un altul care doreste sa sublinieze concluzia va spune: 'Deci am hotarat sa prezentam propunerea patronului si numai dupa ce acesta o va aproba sa reluam negocierile cu directorul'.

Pentru comunicarea unui mesaj complet este necesara unirea limbajului verbal cu 'limbajul nonverbal'. Studiul acestui 'limbaj nonverbal' vine sa dea forta, sa reimprospateze cunostintele intuitive pe care le avem despre un individ sau un grup. in cele ce urmeaza vom prezenta cateva expresii psihice care reflecta starile de spirit cel mai frecvent exprimate prin limbajul nonverbal: surasul indica o persoana amicala deschisa discutiei; bratele incrucisate denota o atitudine negativa inchisa oricarei discutii sau un dezacord cu evolutia evenimentelor; mainile pe masa indica faptul ca o persoana este gata de actiune; persoana care isi freaca palmele mainilor este pe cale de a realiza o buna actiune; aplecarea un pic in fata spre interlocutor demonstreaza atentia fata de discursul acestuia; jocul de intensitate a privirii ca ochi stralucitori, ochi lingusitori, privire neanimata ransmit diverse alte mesaje.

In comunicarea nonverbala apar numeroase exigente care incep de la tinuta vestimentara, un element important al 'primei impresii', al modului de a privi si de a te purta cu persoana din fata ta, continua cu pozitia corpului, gesturile, comportamentul.

Premisa esentiala a tratativelor o reprezinta mentinerea caracterului deschis al comunicarii, asigurarea unui climat de lucru, de cooperare intre parti. Un rol important in mentinerea caracterului deschis al negocierilor revine disponibilitatii partenerilor la concesii si compromisuri in vederea realizarii unui acord reciproc acceptabil.

Concesia este renuntarea unilaterala de catre una din parti la una sau mai multe din pozitiile sustinute in scopul crearii conditiilor pentru o intelegere. in practica negocierilor concesiile pot sa se poarte asupra unor interese reale ale partenerului respectiv sau pot sa reprezinte doar renuntarea la unele pretentii formale, in acest din urma caz ele reprezentand o simpla 'stratagema'.

Compromisul inseamna acordarea de concesii reciproce pentru a debloca tratativele sau a netezi drumul spre acordul de vointa.

Eseu: Rezolvarea numerica a sistemelor de ecuatii liniare Referat: Proiect didactic - activitate matematica - recunoasterea sirului crescator si descrescator

De fapt, tratativele inseamna un sir de concesii si compromisuri pe care negociatorii trebuie sa le ofere sau sa le accepte cu masura si abilitate astfel incat sa asigure prezervarea intereselor lor reale in contractul prin care se finalizeaza negocierile.

2. Argumentarea, convingerea partenerului

Scopul oricarei activitati de negociere comerciala este convingerea partenerului cu privire la incheierea unui contract comercial a carui dezbatere e supusa respectivei negocieri. Pentru aceasta este necesara o argumentatie judicioasa sustinuta pe cat posibil prin probe si demonstratii. in acest scop trebuie localizate acele motive de cumparare care sunt specifice partenerului. Acestea pornesc de la valoarea obiectiva de intrebuintare si de la perceperea subiectiva a acestora de catre partener.

Luand in considerare aceste motive se poate construi argumentatia ce va fi prezentata partenerului, argumentatie ce va avea in vedere prezentarea tuturor elementelor necesare, nici mai multe nici mai putine, asa cum sunt ele prezentate in TABELUL 4

TABELUL 4:Elemente necesare in argumentatie

O argumentare judicioasa presupune respectarea unor reguli care sa urmareasca urmatoarele aspecte: prezentarea in fata interlocutorului a tuturor faptelor si datelor necesare; formularea argumentelor intr-un limbaj cat mai accesibil partenerului, prezentarea argumentelor in functie de personalitatea acestuia, cu prezentarea avantajelor ofertei de pe pozitia partenerului; prezentarea argumentelor intr-o forma logica si clara, acestea fiind veridice si verosimile; maniera de prezentare sa fie astfel aleasa inca sa evite iritarea partenerului si aparitia unor tensiuni si discutii nedorite; antrenarea partenerului in dialog prin intrebari si raspunsuri, verificand astfel masura in care partenerul accepta argumentele; argumentatia sa aiba putere de persuasiune , care sa creeze in mintea partenerului convingerile corespunzatoare; evitarea superlativelor si exagerarilor referitoare la propriul produs si compararea cu prudenta a acestuia cu cel / cele ale concurentei (bazate pe elemente si fapte verificate in prealabil). Aceste elemente vor fi astfel folosite incat sa evidentieze proprietatile produsului atat prin prisma calitatilor acestuia  cat si a utilitatii lui, mentinand treaza atentia partenerului si crearea dorintei acestuia de a poseda produsul.

Elementele care pot asigura succesul argumentarii sunt: claritatea, mentinerea treaza a interesului partenerului si declansarea dorintei de cumparare.

In cursul unei negocieri elementul cel mai fragil, mai delicat supus discutiei este pretul. Din acest motiv documentatia de pret trebuie pregatita foarte bine in pralabil prin culegere de cotatii, preturi ale concurentei, preturi de licitatie, cotatii la bursa, etc. . Este totusi preferabil ca la inceput sa se discute necesitatea si interesul pentru produse al partenerului demostrandu-i acestuia ca produsul oferit ii satisface pe deplin exigentele. in acest scop se va face o comparatie a produsului cu alte produse cu caracteristici inferioare prezente pe piata (cunostintele tehnice, economice si cele asupra concurentei sporind eficacitatea argumentatiei). Se vor prezenta in acelasi timp si avantajele economice care decurg din procurarea produsului. Discutarea pretului este abordata de obicei in faza finala a negocierii, in functie de produsul oferit, de partener sau de conjunctura. in general cu cat un partener are mai multa nevoie de produs cu atat problema pretului este mai usor de abordat.

In procesul argumentarii se disting mai multe etape :

delimitarea momentului optim de abordare a interlocutorului pentru a initia dialogul;

identificarea cunostintelor partenerului asupra scopului si a obiectului argumentarii;

recapitularea cunostintelor proprii asupra partenerului pentru a le folosi in stabilirea comportamentului in timpul argumentarii;

stabilirea posibilitatilor si a limitelor in ceea ce priveste compromisurile pe care partenerii le pot face;

prefigurarea obiectiilor, a acceptarii sau a respingerii acestora;

alegerea unor argumente valabile in cazul respingerii unor noi conditii;

adoptarea permanenta a unei argumentari care sa faciliteze incheierea tranzactiei.

Argumentatia trebuie sa fie cat mai convingatoare si, in consecinta, ea trebuie sa fie sustinuta de probe care pot fi realizate prin diferite mijloace: fotografii, grafice, articole, pasaje din carti, reviste, publicatii de specialitate, publicatii oficiale, cazuri concrete de utilizare a produsului de catre diverse firme, demonstratii (o demonstratie facuta pe loc este considerabil mai eficienta decat o explicatie prelungita).

3. Contraargumentarea partenerului si combaterea ei

Intrucat nici un negociator cu experienta nu va accepta fara rezerve argumentele partenerului, in desfasurarea negocierii pot apare, asa cum este si normal, numeroase puncte de vedere divergente.

Contraargumentarea reprezinta de fapt procesul prin care este prezentat si argumentat propriul punct de vedere cu privire la problema pusa in discutie. in mod indirect, punctul de vedere propriu este aparat prin respingerea argumentelor partenerului pornind de la erorile comise de acesta in timpul argumentarii prin criticarea premiselor sau procedeelor logice care au condus la o anumita concluzie.

Contraargumentarea incepe printr-o analiza foarte atenta a structurii argumentelor aduse de partener identificandu-se punctele slabe ale acestora. Pe baza acestei analize se construiesc propriile contra-argumente care sunt comunicate partenerului verificandu-se concomitent gradul de intelegere al acestora de catre partener.

Psihologic, un bun negociator artrebui sa se teama de eventualele obiectiuni ridicate de partener. Dimpotriva, obiectiunile ridicate reprezinta confirmarea interesului manifestat de partener pentru problema abordata. Evidentiind pozitia partenerului fata de afacerea in cauza, exista posibilitatea de a primi informatii noi, care sa ajute intr-o eventuala repliere sau chiar schimbare a tacticii de negociere.

Trebuie spus ca nu este bine ca imediat dupa o propunere a partenerului sa se faca o contra-propunere, deoarece acesta este angajat in prezentarea propriului punct de vedere, al propriei argumentari si nu manifesta o receptivitate deosebita, el putand considera acest lucru ca un dezacord sau ca o intentie de blocare a negocierilor.

Negociatorii trebuie sa actioneze in permanenta pentru o apropiere cat mai mare a pozitiilor lor distingand intre obiectiile "de forma" aduse de partener care nu exprima pozitii insurmontabile si care se fac din ratiuni tactice in scopul obtinerii de concesii, de cele reale, care daca nu sunt sustinute de contra-argumente solide pot duce la insucces.

De cele mai multe ori obiectiunile ridicate de parteneri sunt intemeiate si trebuie tratate ca atare.

Partenerul de negociere poate ridica obiectiuni datorita lipseri unor informatii corespunzatoare sau pur si simplu ca urmare a unor prejudecati. Indiferent de tipul de obiectiuni, acestea trebuie tratate cu toata atentia, aducandu-se argumente solide, bazate pe fapte reale, prezentate cu rabdare, avand o atitudine politicoasa, poate chiar prieteneasca.

Chiar daca exista destule argumente de respingere, prezentarea acestora nu trebuie sa conduca neaparat la concluzia ca partenerul nu este cinstit si ca nu spune adevarul.

Pornind de le faptul ca negocierea presupune atat satisfactii, cat si insatisfactii, trebuie acordata  o mare importanta depasirii obiectiunilor ridicate, evitandu-se astfel riscul ratarii afacerii, cu implicatii neplacute pentru ambele parti. Diferenta dintre o negociere reusita si una nereusita poate depinde de modul de manevrare a obiectiunilor. Modalitatea practica de manevrare, respectiv depasire a obiectiunilor este in general aceeasi pentru vanzator cat si pentru cumparator. De remarcat ca vanzatorului ii revine un rol mai dificil intrucat el trebuie sa manevreze obiectiunile fara a-l ofensa pe cumparator. Cateva recomandari in manevrarea obiectiunilor sunt cele prezentate in TABELUL 5.

TABELUL 5 Recomandari in manevrarea obiectiunilor

Prevenirea si combaterea obiectiunilor, activitate ce presupune o pregatire foarte buna, cunoasterea temeinica a obiectului negocierii, precum si mult tact si abilitate, contribuie intr-o mare masura la succesul sau la insuccesul incheierii afacerii comerciale. in formularea de obiectiuni, precum si in combaterea celor formulate de catre partenerii de afaceri, este necesar sa se aiba in vedere principiul obtinerii de avantaje reciproce, al asigurarii conditiilor acceptabile pentru partener in vederea finalizarii tratativelor.