Organizarea contabilitatii societatii comerciale

1. Registrele societatii

Art. 177 din legea nr. 31/1990 prevede ca, in afara de evidentele prevazute de lege, societatea pe actiuni trebuie sa tina, prin grija consiliului de administratie, a comitetului de directie sau a cenzorilor, dupa caz, registrele si situatiile financiare.

Potrivit dispozitiilor legale, societatea trebuie sa tina urmatoarele registre:

1. Registrul actionatilor societatii care arata, dupa caz, numele, prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul actionarilor cu actiuni nominative si versamintele facute in contul actiunilor, evidenta valorilor mobiliare emise de o societate detinuta public, tranzactionate pe o piata reglementata, va fi tinuta de o societate de registru autorizata de Comisia Nationala a Valorilor mobiliare, conform OUG nr. 28/2002, aprobata si modificata prin Legea 525/2002 cu modificarile si completarile ulterioare;

2. Registrul sedintelor si deliberarilor adunarii generale care cuprinde procesele verbale incheiate de catre secretarii desemnati in adunarea genarala si care constata indeplinirea formalitatilor de convocare, data si locul adunarii, prezenta actionarilor, numarul actiunilor, dezbaterile in rezumat, hotararile luate, iar, la cererea actionarilor, deliberarile facute de ei in sedinta;

3. Registrul sedintelor si deliberarilor consiliului de administratie;

4. Registrul deliberarilor si constatarilor facute de cenzori in exercitarea mandatului;

5. Registrul obligatiunilor, care va arata totalitarea obligatiunilor emise si a celor nominative.

Conform art. 178 din Legea 31/1990, administratorii sau, dupa caz, societatile de registru independente sunt obligate sa puna la dispozitia actionarilor si a oricaror persoana interesate registrele actionarilor si sa elibereze la cerere, pe cheltuiala acestora copii. De asemenea, sunt obligate sa puna la dispozitia actionarilor si a detinatorilor de obligatiuni registrul sedintelor si deliberarilor adunarii generale si registrul obligatiunilor.

Registrul actionarilor si registrul obligatiunilor pot fi tinute nu numai manual, ci si in system computerizat. Din art. 23 al Legii contabilitatii rezulta ca si celelalte register obligatorii pot fi tinute in forma computerizata, cu conditia de a asigura respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor inregistrate in contabilitate.[1]

2. Organizarea contabilitatii societatii comerciale

Contabilitatea societatii comerciale este organizata si condusa in conformitate cu dispozitiile legii nr. 82/1991, legea contabilitatii.

Raspunderea pentru organizarea si tinerea contabilitatii revine persoanei care are obligatia gestionarii patrimoniului, si anume, administratorilor.

Contabilitatea trebuie condusa in partida dubla, inregistrarile in contabilitate facandu-se chronologic si systematic, potrivit planurilor de conturi si normelor emise de Ministerul Finantelor. Ca urmare a dublei inregistrari, pentru cunoasterea situatiei financiare se face diferenta intre cele doua partied debit si credit si se obtine soldul.

Fiecare operatiune patrimoniala este supusa unei duble inregistrari: la active si la pasiv, reprezentata intr-un cont de registru. Cu cat activitatea comerciala este mai complexa, cu atat numarul de conturi este mai mare. Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitate operatiunilor effectuate in valuta se tine atat in moneda nationala cat si in valuta.

Analiza: Culegere de probleme la matematica: polimeri, fractionarea, reactia de polimerizare Referat: Teorema paralelelor taiate de o secanta

Inregistrarea in contabilitate a bunurilor mobile si immobile se face la valoarea de achizite, de productie sau la pretul pietei, dupa caz. Creantele si datoriile se inregistreaza in contabilitate la valoarea lor nominala.

Principalele register ce se folosesc in contabilitate sunt:

1.Registrul jurnal este registrul in care se inscriu zilnic operatiunile commerciale, tot ce primeste si plateste societatea sub orice titlu;

2. Registrul inventar cuprinde inventariile efectuare in cazurile si la termenele prevazute de lege;

3. Registrul cartea mare este registrul de fonduri personificate, cu contabilitatea in partida dubla, inregistrarile facandu-se sistematic.

Registrul jurnal este potrivit art. 114 din Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii, un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza prin articole contabile, in mod chronologic, operatiunile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate.

Registrul inventar (art. 115 din Regulament) este un document contabil obligatoriu, in care se inregistreaza toate elementele patrimoniale de active si pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale.

Registrul "cartea mare" (art. 116 din Regulament) este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare de conturi corespondente, inregistrarile effectuate in registrul jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respective soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoate si soldurile finale.

Aceste register sunt, in principiu obligatorii. Registrele contabile trebuie sa fie tinute in mod regulat, in asa fel incat ele sa poata permite in orice moment identificarea si controlul operatiunilor comerciale effectuate.

Administratorii au obligatia ca, cel putin cu o luna anterior datei stabilite pentru desfasurarea adunarii generale, sa prezinte conzerilor sau aduditorilor financiari, situatia financiara anuala pentru exercitiul financiar precedent, impreuna cu raportul lor si documentele justificative.

Administratorii trebuie sa prezinte cenzorilor, cu cel putin o luna inainte de ziua stabilita pentru sedinta adunarii generale, bilantul exercitiul financiar precedent, cu contul de profit si pierderi, insotit de raportul lor si de docuentele justificative.

Bilantul este situatia patrimoniala a unui comerciant la un moment dat, asa cum rezulta din compararea activului si pasivului infatisat prin soldurile totalitatii conturilor. El este de mai multe feluri

- bilantul annual, care se intocmeste la incheierea exercitiului social; acesta este bilantul orinar, care jaloneaza activitatea societatii, iar regurile ce il guverneaza sunt aplicabile, prin analogie si celorlalte tipuri de bilant;

- bilantul prin care administratorii fac dovada pierderii unei jumatati din capitalul social;

- bilantul de fuziune sau de divizare;

- bilantul de lichidare.

Cenzorii sunt obligate sa verifice daca bilantul si contul de profit si pierderi sunt legal intocmite si in corcondanta cu registrele, daca acestea din urma sunt regulat tinute si daca evaluarea patrimoniului s-a facut conform regulilor stabilite pentru intocmirea bilantului contabil.

Dupa aprobarea bilantului de adunarea generala ordinara a actionarilor, o copie a acestuia, impreuna cu contul de profit si pierderi, cu raportul administratorilor si cenzorilor si procesul verbal al adunarii generale, vor fi depuse, de administratori in termen de 15 zile, la administratie financiara.