Documente privind evidenta creantelor comerciale

Documente privind evidenta creantelor comerciale

AVIZUL DE INSOTIRE A MARFII

1. Serveste ca:

- document de insotire a marfii pe timpul transportului;

- document ce sta la baza intocmirii facturii;

- dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;

- document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.

2. Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, facandu-se mentiunea 'Urmeaza factura'.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritorial, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea 'Fara factura'.

Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru intocmire.

Pe avizul de insotire a marfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti sau pentru vanzare in regim de consignatie, se face mentiunea 'Pentru prelucrare la terti' sau 'Pentru vanzare in regim de consignatie', dupa caz, etc.

In celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

3. Circula:

- la furnizor:

- la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);

- la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3);

- la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3);

- la cumparator:

- la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 1);

- la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura (exemplarul 1).

In cazul valorilor materiale prelucrate la terti, pe exemplarul respectiv se face mentiunea 'Din prelucrare la terti'.

4. Se arhiveaza:

- la furnizor:

- la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

- la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3)

- la cumparator:

- la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul

FACTURA

1. Serveste ca:

- document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate;

- document de insotire a marfii pe timpul transportului;

- document de incarcare in gestiunea primitorului;

- document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

2. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de compartimentul emitent.

Document online: Economia Univers - subiectul pt examen Document online: Uniunea Europeana a shimbat diverse nume incepand cu anul 1958 - care sunt ele?

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite, pe timpul transportului, de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.

3. Circula:

- la furnizor:

- la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3;

- la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al unitatii (toate exemplarele);

- la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3);

- la cumparator:

- la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului (exemplarul 1);

- la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz).

4. Se arhiveaza:

- la furnizor:

- la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3);

- la cumparator:

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

Norme privind regimul intern de numerotare a facturii
Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.

Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emis.
Anual, se stabileste numarul de la care se va emite prima factura.
In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
Administratorul societatii comerciale va emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul de la care se emite prima factura.

NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE

1.Serveste ca:

- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

- document justificativ pentru incarcarea in gestiune;

- act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;

- document justificativ pentru inregistrarea in contabilitate.

Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul:

a) bunurilor materiale cuprinse intr-o facutra sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;

b) bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;

c) bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

d) bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;

e) bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;

f) marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).

In cazurile mentionate mai sus, precum si pentru materialele nestocate a caror valoare se inregistreaza direct pe cheltuieli, receptia si incarcarea in gestiune se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.)

2.Se intocmeste in doua exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.

In cazul cand bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.

Datele de pe verso formularului nu se completeaza decat atunci cand se constata diferente la receptie.

3.Circula:

- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind lichidarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru intregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii);

- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

4.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil

CHITANTA

Serveste ca:

document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casierie;

document justificativ de inregistrare in Registrul-jurnal de incasari si plati si in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasat, de catre contribuabilul sau casierul numit si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.

Circula la depunator (exemplarul 1). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in Registrul-jurnal de incasari si plati.

CAMBIA

Cambia este inscrisul solemn prin care o persoana numita tragator da ordin unei alte persoane numita tras sa plateasca o suma de bani la o anumita data si un anumit loc unei a treia persoane numita beneficiar.

In relatiile comerciale tragatorul este de regula furnizorul sau creditorul, trasul este clientul sau debitorul fata de tragator, iar beneficiarul este o terta persoana care este creditor fata de tragator.

Cambia, fiind emisa de tragator, reprezinta o invitatie la plata facuta catre tras, si pentru a fi valabila trebuie sa fie acceptata de catre tras, dupa care se preda in portofoliul beneficiarului.

BILETUL LA ORDIN

Biletul de ordin este un inscris solemn ce se deosebeste de cambie prin aceea ca la operatiune nu participa trasul si nu este nevoie sa fie acceptat.

In biletul la ordin, tragatorul si trasul se contopesc in persoana emitentului, si acesta reprezinta un angajament de plata al emitentului fata de beneficiar (furnizorul sau creditorul).

CEC-UL

Cecul este un inscris solemn prin care o persoana numita tragator da ordin unei a doua persoane numita tras sa plateasca unei a treia persoane numita beneficiar o anumita suma de bani.

In gestiunea agentilor economici, efectele comerciale intervin:

fie in relatiile cu furnizorii pentru stingerea obligatiilor prin emiterea sau acceptarea, in calitate de tras, a unor efecte comerciale

fie in relatiile cu clientii la livrari de bunuri si servicii prestate unde, in schimbul dreptului de creanta, se pot primi diferite efecte comerciale care sunt pastrate in portofoliul de valori pana la scadenta cand sunt depuse la banca spre incasare sau pot fi folosite si inainte de termen pentru efectuarea de alte plati sau prin scontare.

ORDINUL DE PLATA

Ordinul de plata - instrumentul prin care o persoana da ordin bancii sale sa efectueze o plata in favoarea unei a doua persoane, beneficiar. La circuitul unui ordin de plata participa emitentul, persoana ce intocmeste documentul, platitorul care este fie persoana ce intocmeste documentul, fie banca emitentului, fie un tert din economie.
Beneficiarul este persoana ce incaseaza suma inscrisa in document.
Se mai adauga -banca initiatoare - introduce in circuitul bancar ordinul de plata
-banca beneficiarului -se finalizeaza circuitul ordinului de plata
-banci intermediare - apar atunci cand intre banca initiatoare si banca beneficiarului nu exista relatii directe, bancile intermediare mijlocind legatura.
Elementele ordinului de plata:
-numele de ordin de plata
-suma de platit
-platitorul
-banca initiatoare
-beneficiarul
-banca beneficiarului
-emitentul
-data si locul emiterii

REGISTRUL DE CASA

Documentul centralizator in care se inregistreaza zilnic incasarile si platile in numerar efectuate de casieria unitatii pe baza actelor justificative este Registrul de casa Pe baza Registrului de casa se stabileste, la sfarsitul fiecarei zile, soldul de casa, adica suma de bani care se gaseste in caserie.