APROVIZIONAREA CU MARFURI A SOCIETATII COMERCIALE

1. Conceptul de aprovizionare

Aprovizionarea este una din actvitatile componente ale functiei comerciale prin intermediul careia intreprinderea intra in relatii economice cu alte societati comerciale.

Prin aprovizionare, activitate foarte complexa care presupune un laborios proces decizional, intelegem orice actiune care are drept scop procurarea de bunuri si servicii necesare desfasurarii proceselor de productie, prestarii serviciilor si desfacerii marfurilor catre populatie.

Aprovizionarea resurselor materiale reprezinta activitatea prin care se asigura elementele necesare desfasurarii unei activitati care sa aduca un profit cat mai mare firmelor.

Aprovizionarea cuprinde procurarea si aducerea la timp a bunurilor de echipament si produselor intermediare de calitatea, tipurile, sorturile si dimensiunile necesare pentru desfasurarea activitatii de ansamblu a firmei, organizarea depozitarii corespunzatoare a resurselor materiale si a distribuirii acestora in cadrul organizatiei, gestiunea rationala a stocurilor de materii prime, combustibili si semifabricate.

Aprovizionarea, indispensabila in orice organizatie economica productiva, capata o importanta deosebita in cazul in care resursele materiale au o pondere ridicata in costul productiei, cand gama articolelor de aprovizionat aste foarte larga sau cand piata acestor articole sufera fluctuatii mari pe planul raportului cerere – oferta.

Procesul de aprovizionare comporta ca o prima etapa stabilirea nevoilor ce trebuie satisfacute si a produselor ce urmeaza a fi achizitionate. A doua etapa consta in cautarea si selectionarea furnizorilor care vor permite satisfacerea nevoilor exprimate. Etapa a treia, si anume cumpararea reprezinta rezultatul confruntarii dintre furnizor si cumparator. Ultima etapa este cea care vizeaza perioada de dupa efectuarea actiunii de cumparare.

Principalul obiectiv al aprovizionarii se concretizeaza in asigurarea completa, complexa si la timp a unitatii economice cu resurse materiale si echipamente tehnice corespunzatoare calitativ, la locul si termenele stabilite. Pentru realizarea acestui obiectiv se efectueaza mai multe activitati specifice cum ar fi:

identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice necesare desfasurarii la parametrii proiectati a activitatii intreprinderii; aceasta se realizeaza prin studierea si culegerea de informatii privind resursele materiale si energetice necesare pentru toate destinatiile de consum, pe toata gama sortotipodimensionala, configurativa si de calitate.

fundamentarea tehnico- economica a planului si a programelor de aprovizionare materiala si energetica a unitatii; In acest scop se folosesc planul si proramele de fabricatie, normele de consum pentru intreaga structura de fabricatie, necesitatile pentru alte destinatii de folosire a resurselor materiale, structura si nivelul stocurilor, resursele proprii existente in perioada pentru care se face fundamentarea.

dimensionarea pe baza de documentatie tehnico – economica a consumurilor materiale si de resurse energetice; actiunea asigura elementele tehnice de calcul al necesitatilor materiale si energetice si se concretizeaza in eleborarea de norme de consumuri specifice analitice, fundamentate tehnic si economic: prin utilizarea acestor norme tehnice de consum se previne consumul irational, risipa de materiale si energie si, deci, cresterea nejustificata economic, a costurilor.

Elaborarea de bilanturi materiale si energetice care contribuie la evidentierea modului de folosire a resurselor, ca si a formei concrete de regasire a acestora pe parcursul prelucrarii. Baza de fundamentare a acestor instrumente o constituie programele de fabricatie si normele de consumuri specifice estimate in cadrul documentatiei tehnico-economice de executie a produselor, lucrarilor sau prestatiilor.

dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si loturilor de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare; actiunea este de natura complexa, fiind justificata de importanta economica a acesteia, aspect care se evidentiaza nu numai prin valoarea resurselor materiale stocabile ci si prin cheltuielile pe care le genereaza a caror pondere este de 25-30% fata de valoarea medie a stocurilor. Acestei actiuni i se ataseaza si cea de stabilire a nivelurilor cantitative sau momentelor calendaristice de comanda, de emitere a comenzilor de aprovizionare.

prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice in vederea depistarii si localizarii surselor reale si potentiale de a fi utilizate; Actiunea presupune emiterea de cereri de oferta, investigatii la targuri si expozitii interne si internationale, la bursele de marfuri, studierea de cataloage comerciale, prospecte, pliante, alte surse de informare si publicitate, apelarea reprezentantelor comerciale, a unitatilor specializate in comercializarea de materiale si produse, a celor de colectare si valorificare a materialelor refolosibile.

Alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezinta cele mai avantajoase conditii de livrare etc.

alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung. Alegerea surselor de furnizare se va face dupa mai multe criterii intre care semnificative sunt cele care au in vedere calitatea resursei materiale, conditiile de furnizare, distanta de transport, forma de transport posibila de utilizat, nivelul pretului, potentialul furnizorilor, canalele de distributie folosite, etc.

Elaborarea strategiilor in cumpararea de resurse in raport cu piata de furnizare interna si externa. Actiunea se realizeaza dupa analiza prealabila a caracteristicilor pietei de furnizare, a furnizorilor, a situatiilor care influenteaza strategia in cumparare.

Testatrea credibilitatii furnizorilor selectati in scopul evidentierii probitatii morale, garantiilor de care se bucura, seriozitatii in afaceri, reponsabilitatii in respectarea obligatiilor asumate si a solvabilitatii.

Concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi, actiune care implica stabilirea, prin acord de vointa, a tuturor conditiilor de livrare intre parteneri. Finalizarea relatiilor de vanzare- cumparare se realizeaza prin emiterea comenzilor si incheierea de contracte comerciale.

Urmarirea operativa a derularii contractelor de asigurare materiala, intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse.

Asigurarea conditiilor normale de primire receptie a partizilor de materiale sosite de la furnizori; aceasta presupune amenajarea de spatii speciale de descarcare – receptie, dotate cu mijloace tehnice adecvate, constituirea comisiilor de primire – receptie si organizarea activitatii acetora, a formatiilor de lucratori specializati in efectuarea operatiilor respective.

Asigurarea spatiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea interna a fluxurilor de circulatie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operatiunilor de depozitare – aranjare a resurselor materiale in magazii si depozite; in acelasi sens se are in vedere inscrierea in evidenta a intrarilor de resurse receptionate si acceptate, asigurarea conditiilor de pastrare – conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate ca si a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor.

Organizarea sistemului de servire ritmica cu resurse materiale a subunitatilor de consum ale intreprinderii in concordanta cu programele de fabricatie;in acest cadru se asigura elaborarea unor programe optime de circulatie consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelor de la depozite la subunitatile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, esalonarea judicioasa in timp a servirilor pentru prevenirea asteptarilor nejustivicate la depozite, a supraaglomerarii punctelor de servire, a blocarii mijloacelor de transport intern, a incarcarii neuniforme a lucratorilor din depozite.

Controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele stabilite pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale in stoc asupra activitatii economice a intreprinderii, a situatiei financiare a acesteia.

Urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinatiile de consum. Desfasurarea acestei activitati are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului si depozitarii, a nerespectarii disciplinei tehnologice sau destinatiei initiale de folosire a resurselor materiale.

Structura activitatilor componente evidentiaza faptul ca managementul aprovizionarii materiale integreaza intr-un tot unitar fluxul si controlul resurselor materiale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pana la transformarea acestora in produse vandabile.

Planificarea necesarului de aprovizionat se face in functie de cererile celorlaltor activitati ale organizatiei, si in primul rand, ale celei de productie, luandu-se in considerare si alte elemente cum ar fi fluctuatiile preturilor pe piata, rata inflatiei, costul imobilizarilor determinate de stocarea materialelor, disponibilitatea materialelor pe piata.

Termenele de achizitionare se coreleaza cu cele de lansare in fabricatie a diferitelor comenzi care sunt stabilite de compartimentul de programare si lansare in productie, tinandu-se seama si de frecventa aparitiei cererilor.

2 Organizarea structurala a activitatilor de aprovizionare

Document online: Economia Univers - subiectul pt examen Document online: Uniunea Europeana a shimbat diverse nume incepand cu anul 1958 - care sunt ele?

Pentru desfasurarea normala a proceselor de aprovizionare sunt constituite compartimente de specialitate sub forma de divizii, departamente, servicii, birouri in functie de volumul si profilul de activitate, forma de organizare si marimea firmei.

Principalele atributii ale compartimentului de aprovizionare constau in:

culegera, prelucrarea si analiza informatiilor privind situatia activitatii economice, in general, si ale pietei, indeosebi, accentul fiind pus pe disponibilitatile de materiale pe piata, conditiile de procurare ale acestora, tendintele preturilor, etc;

colaborarea cu compartimentele de cercetare – dezvoltare si de productie pentru stabilirea specificatiilor de materiale, a normelor de consum, a planurilor si programelor de aprovizionare;

determinarea celor mai adecvate sorturi de materii prime, materiale, surse de aprovizionare, preturi de cumparare si planificarea in functie de necesitatile firmei a cantitatilor de aprovizionat;

procurarea propriu-zisa a tuturor materialelor necesare potrivit planurilor si programelor stabilite;

urmarirea aprovizionarii efectuate si tinerea evidentei materialelor aprovizionate.

Prin organizarea interna se stabilesc domeniile de actiune, atributiile si responsabilitatile fiecarui subcolectiv de salariati din cadrul compartimentului de aprovizionare.

Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare, se impune derularea activitatilor de aprovizionare si desfacere in concordanta cu necesitatea realizarii obiectivelor stabilite, respectiv functionarea in conditii de efecienta maxima si obtinerea de profituri cat mai mari.

In organizarea conducerii aprovizionarii se impune constituirea unor sisteme deschise, adaptabile la noile conditii care apar in relatiile de vanzare – cumparare. Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi si functii a atributiilor si responsabilitatilor specifice, avand in vedere incarcarea rationala cu sarcini si atributii a fiecarui post din structura organizatorica a compartimentelor. Selectia personalului trebuie sa se faca pe baza examenului profesional si psihologic al candidatilor la diferite posturi si functii.

Structura personalului include seful de compartiment care se mai numeste si director cu aprovizionarea. In subordinea acestuia se afla grupele de agenti si /sau achizitori. In cadrul departamentelor mari structura de personal cuprinde si analisti cu aprovizionarea, dispeceri si experti in transporturi.

Agentii de aprovizionare se ocupa in general cu : studierea pietelor de materii prime si produse, depistarea surselor de furnizare, negocierea preliminara a conditiilor de furnizare (inclusiv a preturilor de vanuare, de acordare a rabaturilor, a creditelor), participarea la incheierea de conventii speciale, de contracte economice de livrare, achizitioanrea – cumpararea de materiale, produse sau echipamente tehnice, urmarirea derularii operative a procesului de aprovizionare in raport cu prevederile contractuale, contractarea unitatilor de transport specializate si stabilirea conditiilor de deplasare a resurselor materiale de la sursele de furnizare la punctele de destinatie, participarea la bursele de materii prime si studierea evolutiei potentialului de furnizare, a tendintelor de pret, informarea factorilor de conducere a asigurarii materiale, a colaboratorilor din celelalte compartimente asupra diferitelor situatii care presupun analize, evaluari, interpretari, decizii. Agentii de aprovizionare pot fi repartizati pe zone teritorial- geografice de furnizare sau cu raza nelimitata de actiune.

Expertii si dispecerii in transporturi se ocupa cu: elaborarea programelor optime de transport intre punctele de consum ale intreprinderii, asigurarea traficului privind miscarea materialelor in interiorul si in afara unitatii economice; asigurarea necesarului de mijloace de transport din parcul propriu al firmei sau prin inchiriere; asigurarea conditiilor pentru realizarea, in timp util si cu eficienta a operatiilor de incarcare, descarcare, manipulare a resurselor materiale; stabilirae masurilor pentru folosirea eficienta a mijloacelor de transport proprii sau inchiriate si reducerea cheltuielilor cu miscarea materialelor.

3. Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materiala

Desfasurarea in bune conditii a activitatilor de aprovizionare in concordanta cu cerintele de consum ale unitatii economice, cu necesitatea realizarii contractelor incheiate cu furnizorii de materiale impune organizarea sistemelor complexe de relatii atat in interiorul fiecarei firme, cat si in afara acesteia. Pe plan intern relatiile se organizeaza intre compartimentele de aprovizionare materiala si celelate compartimente sau subunitati din cadrul structurii organizatorice a firmelor de productie.

Principalele relatii interne ale compartimentului de aprovizionare materiala se stabilesc cu:

o      Compartimentele de planificare dezvoltare si programare operativa a productiei care furnizeaza date si informatii privind volumul si structura productiei prevazute pentru executie, esalonarea fabricarii acesteia. Conlucrarea dintre aceste compartimente trebuie sa se desfasoare continuu pentru a asigura corelarea permanenta a planului si a programelor de aprovizionare cu cele de productie.

o      Compartimentul de desfacere a produselor care pune la dispozitie date si informatii pentru fundamentarea necesarului de ambalaje si materiale de ambalat.

o      Compartimentele financiare si de contabilitate, pentru evidentierea intrarilor de materiale, acoperirea financiara a resurselor contractate sau achizitionate, asigurarea controlului existentei si miscarii stocurilor, stabilirea volumului de mijloace circulante aferent materiilor prime si materialelor, evidentierea si inregistrarea cheltuielilor de transport depozitare a materiilor prime.

o      Compartimentul de transport pentru asigurarea si mentinerea in stare de functionare normala a mijloacelor de transport proprii sau inchiriate destinate aducerii materialelor de la furnizori, a celor pentru transport intern, aprovizionarea cu combustibili si lubrifianti necesari functionarii acestora, a pieselor de schimb pentru intretinere si reparare.

o      Compartimentul tehnic care pune la dispozitie listele cu normele de consum de resurse materiale specifice produselor, lucrarilor, prestatiilor prevazute pentru executie.

o      Depozitele de materiale pentru asigurarea primirii si receptiei loturilor de materiale sosite de la furnizori, depozitarii si pastrarii rationale a acestora, evidentei si securitatii, urmaririi dinamicii stocurilor efective, a nivelurilor de comanda, eliberarii pentru consum a materialelor.

o      Cu sectiile si atelierele de productie, cu subunitatile auxiliare si de servire pentru informarea directa asupra necesitatilor de materiale auxiliare, corelarea operativa a programelor de aprovizionare cu cele de fabricatie, controlul utilizarii resurselor materiale, promovarea folosirii de noi resurse ca substituienti eficienti.

o      Compartimentul de cercetare dezvoltare caruia ii pune la dispozitie informatii privind materiale, componente, echipamente tehnice noi, aparute pe piata in amonte care pot fi avute in vedere pentru modernizarea produselor din fabricatia curenta sau la cele noi prevazute pentru asimilare.

o      Compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea receptiei cantitative si calitative a materialelor sosite de la furnizori.

In afara, unitatea economica stabileste relatii cu:

v    Furnizorii de materiale de pe piata interna si internationala ( unitati producatoare si firme specializate in cumpararea – vanzarea de resurse materiale) pentru achizitionarea de resurse materiale, stabilirea conditiilor de furnizare, incheierea de contracte de livrare, derularea livrarilor, acoperirea contravalorii resurselor cumparate.

v    Unitatile de transport pentru stabilirea conditiilor de aducere a resurselor de la furnizori.

v    Unitati specializate in importul de materiale pentru achizitionarea si aducerea de resurse de la furnizorii externi.

v    Unitati si institutii de cercetare specializate pentru eleborarea de studii de prognoza privind: conjunctura mondiala a furnizarilor de resurse materiale; evolutia pietei de materii prime, a preturilor, scadenta potentialului de resurse clasice; mutatii in structura consumului, in structura ofertei de materiale.

v    Unitati bancare pentru efectuarea operatiilor de plata a cumpararilor de resurse materiale, acordarea de credite bancare in scopul achizitionarii si stocarii resurselor materiale, reglementarea raporturilor cu furnizorii.

v    Burse de marfuri pentru informare privind resursele materiale si produsele oferite pentru vanzare, tendinte in evolutia preturilor.

Toate aceste relatii sunt orientate in sensul asigurarii integrale, la termenele, locul si momentele prevazute, cu cost minim, a bazei materiale, in volumul si structura strict corelate cu cea a consumului productiv si neproductiv, folosirii cu maxima eficienta a resurselor aprovizionate, incadrarii in consumurile specifice din documentatiile tehnico- economice si stocurile prestabilite, valorificarii complete si eficiente a materiilor prime.

4. Formele de aprovizionare materiala si cu echipamente tehnice

Formele de aprovizionare care pot fi folosite de unitatile consumatoare de resurse materiale sunt:

Aprovizionarea directa de la producatori – furnizori

Aprovizionarea prin unitati specializate in comercializarea de materiale si produse in sistem en gros, care imbraca trei variante:

Aprovizionarea prin tranzit organizat;

Aprovizionarea prin tranzit achitat;

Aprovizionarea de la depozitul angrosistului.

Diferentierea unei forme fata de alta se face in functie de modul cum se realizeaza urmatoarele trei activitati:

Modul de organizare si concretizare a relatiilor de vanzare – cumparare dintre factorii participanti la acest prodes;

Modul de livrare a produselor;

Sistemul de achitare a contravalorii produselor livrate consumatorilor.

Aprovizionarea directa prevede ca toate cele trei activitati sa se realizeze prin relatia directa intre unitatea consumatoare si cea producatoare – furnizoare. Acesta forma este eficienta in cazul resurselor materiale, produselor care fac obiectul vanzarii – cumpararii in cantitati mari, vagonabile. In asemenea situatii se pot obtine preturi avantajoase la achizitie, se pot acorda rabaturi comerciale sau bonificatii, iar cheltuielile de transport sunt mai mici. Deci forma este avantajoasa pentru marii consumatori si, frecvent, dezavantajoasa pentru micii consumatori care: nu pot beneficia de rabaturi comerciale sau de bonificatii in cazul in care comanda se prezinta sub cantitatea minima impusa de furnizori ca prag pentru a obtine asemenea inlesniri; sunt nevoiti sa suporte cheltuileli de transport pentru deplasarea unor cantitati mici in special pe distante mari; isi pot forma stocuri mai mari decat cele nomale estimate anterior.

Aprovizionarea prin tranzit organizat presupune inlesnirea de catre un intermediar comercial a activitatii de organizare si concretizare a relatiilor dintre consumatori si producatori – furnizori, urmand ca livrarea produselor si decontarea facturilor aferente sa se realizeze direct intre ultimii doi factori. Rolul activ al intermediarului se manifesta in faza de contractare si pe parcursul derularii contractului. Pentru serviciile prestate, specifice tranzitului organizat, intermediarul comercial primeste, de regula, din partea consumatorului, un comision de pana 3% in raport cu valoarea afacerii pe care a facilitat-o.

Aprovizionarea prin tranzit achitat presupune ca atat contractarea, cat si achitarea contravalorii produselor sa se asigure prin intermediarul comercial, iar livrarea acestora sa se realizeze direct intre producator si consumator. Aceasta forma implica si mai mult pe intermediarul comercial in derularea proceselor de vanzare- cumparare, respectiv acesta devine mai cointeresat in urmarirea si controlul derularii ritmice a livrarilor, a respectarii de catre producator si consumator a obligatiilor contractuale. Si in acest caz consumatorii cedeaza intermediarului comercial un comision care poate ajunge pana la 5% .

In ambele variante de aprovizionare, intermediarii comericli studiaza piata de furnizare pentru a se informa asupra ofertelor de vanzare si a cererilor de produse, in scopul depistarii producatorilor si consumatorilor potentiali solicitanti ai serviciilor lor.

Avantajele acestor forme de aprovizionare sunt:

Scurteaza perioada de timp in care se realizeaza contactul dintre producatorii si consumatorii anumitor produse;

Usureaza munca producatorilor si consumatorilor pentru studierea pietei;

Pot face negocierile mai usoare, intermediarii comerciali fiind mai buni cunoscatori ai caracteristicilor pietei de furnizare;

Aprovizionarea de la depozitele intermediarilor comerciali este o forma care presupune ca toate cele trei activitati ( organizarea si concretizarea relatiilor de vanzare – cumparare, livrarea produselor si achitarea contravalorii acestora ) sa se realizeze integral prin unitati specializate in comercializare ( angrosisti ). Varianta se practica in mare masura in cazul cumpararilor in cantitati mici, specifice micilor consumatori care au acces limitat la aprovizionarea directa de la producatori sau pentru care aceasta forma nu le este avantajoasa. Aceasta forma de aprovizionare integreaza complet intermediarul comercial in activitatea de comercializare a produselor, in general, devenind in unele situatii factorul determinant in inlesnirea activitatilor de desfacere si de aprovizionare.

Aprovizionarea de la depozitele unitatilor specializate in comercializarea de materiale si produse prezinta mai multe avantaje:

Cresterea gradului de certitudine in asigurarea micilor consumatori cu o structura materiala si de produse extinsa, la intervale mici de timp, cu sau fara comenzi anticipate, la momente programate sau intamplatoare, in cantitati variate;

Asigurarea premiselor pentru reducerea substantiala a stocurilor la consumatori, implicit a fondurilor financiare antrenate la cumpararea si stocarea de resurse materiale la un moment dat;

Degajarea producatorilor de un numar prea mare de clienti si simplificarea astefel a activitatii de desfacere a produselor la nivelul lor;

Promovarea cu mai mare usurinta si eficienta a produselor noi realizate de anumiti producatori.

O forma de aprovizionare care se impune tot mai mult datorita efectelor economice favorabile pe care le genereaza pentru consumatori este aprovizionarea garantata care presupune preluarea de catre o unitate specializata in comercializare a procesului de aprovizionare a structurii integrale sau partiale de materiale necesare unei intreprinderi consumatoare intr-o perioada de gestiune. In acesta forma pot fi asigurati unul sau mai multi consumatori din raza de actiune a unui intermediar comercial.

Aprovizionarea garantata prezinta urmatoarele avantaje:

o      Reducerea cheltuielilor de transport prin conditiile pe care le creeaza pentru elaborarea unor planuri optime de distributie- transport a resurselor spre consumatorii serviti in contextul formei;

o      Diminuarea stocurilor de materiale la consumatori, fiind posibila servirea lor la intervale scurte de timp, chiar zilnic, de la depozitele angrosistului;

o      Disponibilizarea astfel a unor impotante spatii de depozitare la consumatori, cu posibilitatea folosirii mai eficiente a acestora ( ca spatii de productie, prin inchiriere );

o      Degrevarea factorilor de conducere al unitatilor consumatoare de activitatea de aprovizionare si concentrarea acestora in masura mai mare asupra celei de productie;

o      Accelerarea vitezei de rotatie a capitalului circulant aferent materiilor prime si materialelor al consumatorilor si sporirea astfel a eficientei economice in folosirea acestuia.