Grefa, registratura, arhiva , biblioteca

GREFA, REGISTRATURA, ARHIVA , BIBLIOTECA

Conform art 109 din Regulamentul de ordine interioara al parchetelor, toate parchetele au in structura urmatoarele compartimente auxiliare de specialitate:
a) registratura;
b) grefa;
c) arhiva;
d) biroul de informare si relatii publice,

e) biblioteca.

A)Registratura

Observatiile auditorului:

Registratura efectueaza operatiuni privind primirea, inregistrarea si expedierea corespondentei, indosarierea actelor, pastrarea registrelor, precum si orice alte lucrari necesare bunei desfasurari a activitatii parchetelor.

Corepondenta adresata parchetului imbraca diverse forme, cele mai cunoscute dintre acestea fiind: plangeri, cereri, memorii, sesizari depuse de catre autoritati sau de catre petenti, dosare trimise de la alte parchete, politie sau instante

Exista doua modalitati de sesizare a parchetelor: fie prin corespondenta scrisa - posta, fie prin depunerea cererilor direct la procurorul de serviciu.

1. Corespondenta adresata Parchetului de pe langa Judecatoria Sectorului 5 Bucuresti se primeste de grefierul sef. La primirea corespondentei acesta verifica daca mentiunile de pe plicuri corespund cu continutul acestora si daca exista toate anexele enumerate in corespondenta. Lipsurile ori nepotrivirile dintre mentiunile de pe plicuri si continutul acestora se aduc la cunostinta expeditorilor, carora li se va cere, in scris sau verbal, sa completeze corespondenta ori sa dea lamuririle necesare in legatura cu cele constatate. Corespondenta primita direct sau de la alte parchete se sorteaza de acesta, potrivit nomenclatoarelor arhivistice in vigoare, si se identifica lucrarile anterioare, in cazul cand corespondenta nou-primita are legatura cu aceste lucrari.

2. Sesizarile penale, precum si celelalte plangeri, cereri, sesizari si memorii ale cetatenilor, depuse de acestia direct la parchet, vor purta mentiunea de primire aplicata de procurorul de serviciu, precum si numarul de inregistrare in Condica de evidenta a persoanelor primite in audienta.

In cadrul parchetelor, mijloacele folosite pentru evidenta activitatii acestora sunt registrele, condicile si formularele statistice.

Conducatorul parchetului poate dispune ca intreaga corespondenta sau numai o parte din aceasta sa ii fie prezentata nedesfacuta.

Intreaga corespondenta se prezinta spre examinare prim-procurorului care repartizeaza lucrarile procurorilor sau altor salariati din subordine ori dispune trimiterea lor, cand este cazul, institutiilor competente, potrivit legii, sa le rezolve.

Sortarea corespondentei de catre grefierul sef, prezentarea acesteia spre examinare conducatorului parchetului si repartizarea lucrarilor spre rezolvare se fac, de regula, in ziua primirii corespondentei sau cel tarziu a doua zi.

Dupa examinarea si repartizarea corespondentei, conducatorul parchetului restituie grefei lucrarile in vederea inregistrarii, predarii ori expedierii acestora, potrivit rezolutiei.

In cazul in care din cuprinsul unor scrisori nu rezulta cu claritate obiectul cererilor, plangerilor ori sesizarilor adresate parchetului, prim procurorul va dispune procurorului sau salariatului caruia i-a repartizat lucrarea spre solutionare sa ceara petitionarului sa faca precizarile necesare in scris, telefonic sau direct prin chemare la parchet, dupa caz.

Plangerile si sesizarile prin care se reclama fapte cu caracter penal, precum si dosarele primite de la organele de cercetare penala in care au fost sesizate direct acestea se inregistreaza in ordine cronologica in Registrul unic de evidenta a activitatii de urmarire penala si de supraveghere a acesteia. Numarul de inregistrare va fi insotit de indicativul 'P' (penal).

Primirea, evidenta, intocmirea si toate celelalte operatiuni privind lucrarile care contin informatii clasificate, 'secrete de stat' sau 'de serviciu' se efectueaza potrivit dispozitiilor legii si ordinelor procurorului general al Parchetului de pe langa Inalta Curte de Casatie si Justitie privind protectia de catre Ministerul Public a informatiilor clasificate si privind protectia secretului de serviciu, prin compartimentele de documente clasificate organizate la nivelul fiecarei structuri de parchet.

Cererile, reclamatiile, sesizarile si memoriile se inregistreaza in Registrul de evidenta a cererilor, reclamatiilor, sesizarilor, plangerilor si memoriilor adresate parchetului, dandu-se numere de inregistrare fara sot.

Toate celelalte categorii de corespondenta se inregistreaza in Registrul de intrare-iesire a corespondentei, dandu-se, cronologic, numere de inregistrare cu sot si indicativele corespunzatoare din nomenclatorul arhivistic.

Inregistrarea lucrarilor se face in sistem partida, in sensul ca toate revenirile si lucrarile intermediare, solicitarile si primirile de dosare sau de referate si orice date in legatura cu lucrarea de baza se inscriu in mod obligatoriu la numarul de inregistrare initial, astfel incat corespondenta care se refera la lucrari anterioare sa nu primeasca numere noi de inregistrare.

Dupa efectuarea operatiilor de inregistrare a corespondentei, lucrarile se predau celor carora le-au fost repartizate, sub semnatura in registrul de evidenta a acestora.

Lucrarile efectuate se predau de procurori si de ceilalti salariati grefierului sef, de asemenea, sub semnatura in Condica pentru evidenta lucrarilor procurorilor sau in Condica pentru evidenta lucrarilor procurorilor -activitatea judiciara.

Grefierul sef face personal mentiunile corespunzatoare de scadere a lucrarilor si de inchidere a pozitiilor in registre.

Circulatia lucrarilor intre grefa si procurorii sau personalul auxiliar de specialitate, carora li s-au repartizat spre solutionare, va fi evidentiata, de asemenea, in registrele in care sunt inscrise lucrarile respective, cu mentionarea datelor de predare-primire.

Pentru lucrarile rezolvate dupa efectuarea mentiunilor de scadere si de inchidere, corespondenta se expediaza destinatarilor. In corespondenta expediata se vor mentiona denumirea parchetului, numarul de inregistrare, precum si numerele de inregistrare ale lucrarilor conexate. Grefierul sef va urmari ca actele de procedura si celelalte categorii de corespondenta expediata sa poarte semnatura celor in drept, sa fie stampilate si sa fie insotite de anexele la care se refera.

Toate comunicarile, indiferent daca se adreseaza unor persoane fizice sau unor persoane juridice, se fac prin scrisori recomandate si se predau serviciului postal cu borderou. Comunicarile care nu privesc solutiile adoptate in cauzele de competenta parchetelor se fac prin scrisori simple care se predau pe baza de semnatura la oficiile postale.

Inregistrarea corespondentei pentru fiecare an incepe la data de 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie. Registrele se numeroteaza, iar pe copertile acestora se inscriu: denumirea registrului, anul, numarul initial si ultimul numar de inregistrare. La sfarsitul anului sau la inchiderea unui volum din registru se certifica de catre prim-grefier, grefierul sef sau grefierul anume desemnat numarul inregistrarilor si numarul filelor folosite. Nu se admit stersaturi in registre si condici. Eventualele mentiuni eronate se bareaza printr-o linie trasata cu cerneala si se rescriu fie in cuprinsul aceleiasi rubrici, fie in urmatorul rand liber din registru. Rectificarea se certifica pe marginea filei din registru sau din condica prin semnatura conducatorului parchetului.

Dosarele intocmite separat pentru fiecare lucrare se pastreaza timp de un an la grefa parchetului, dupa care se depun la arhiva. Aranjarea actelor se face de procurorul care rezolva lucrarea, iar numerotarea si cusutul dosarelor, precum si parafarea acestora se fac de grefierul sef ori de un alt grefier desemnat de conducatorulparchetului.

Activitatea de primire, inregistrare si circulatie a lucrarilor este controlata trimestrial de adjunctul conducatorului parchetului care va intocmi o informare cu privire la neregulile constatate si va lua masurile de inlaturare a lipsurilor constatate sau va propune organelor ierarhic superioare luarea masurilor care se impun.

In cadrul fiecarui parchet trebuie sa existe urmatoarele registre:

1. Registrul pentru evidenta ordinelor si dispozitiilor cu caracter normativ ale ministrului justitiei si procurorului general al Parchetului de pe langa Inalta Curte de Casatie si Justitie

2. Registrul de evidenta a activitatii de urmarire penala si de supraveghere a acesteia

3. Registrul de evidenta a persoanelor arestate, a sesizarilor privind efectuarea perchezitiilor si a sesizarilor privind autorizarea interceptarilor si inregistrarilor convorbirilor

4. Registrul de evidenta a valorilor si corpurilor delicte;( din lipsa de spatiu, in cadrul Parchetului de pe langa Judecatoria Sectorului 5, ca si la celelalte parchete, nu exista un astfel de registru, corpurile delicte fiind tinute la sediul politiei)

5. Registrul pentru evidenta si punerea in executare a cheltuielilor judiciare si a sanctiunilor aplicate potrivit art. 18^1 si 91 din Codul penal;

6. Registrul de evidenta a activitatii de apel si de recurs;(numerotarea inregistrarilor se face din 2 in 2, cu numere pare, cartarea fiind III-2).

7. Registrul de evidenta a infirmarilor, redeschiderilor si restituirilor ;( acest registru cuprinde si evidentiaza activitatea procurorilor parchetului);

8. Registrul de inventar al bibliotecii;

9. Registrul de intrare-iesire a corespondentei;

10. Registrul de intrare-iesire a documentelor secrete; (se numeroteza cu numere pare, din 2 in 2, cu o cartare diferita in functie de obiectul inregistrarii)

11. Registrul opis alfabetic pentru identificarea lucrarilor;

Proiect: Conditiile de existenta ale rezolutiunii si rezilierii Proiect: Teste grila - test grila

12. Registrul de evidenta curenta a intrarilor-iesirilor documentelor din arhiva ( insemnarile in acest registru se fac cronologic, inregistrandu-se orice intrare-iesire a documentelor din arhiva).

13. Registrul pentru evidenta sigiliilor si stampilelor

14. Registrul de audienta;( in acest registru se inregistreaza in ordine cronologica solicitarile pentru audienta si se stabileste pentru fiecare petitionar in parte dta si ora audientei)

15. Registrul de evidenta a cererilor, reclamatiilor, sesizarilor, plangerilor si memoriilor adresate parchetului; (Cartarea este VIII- 1 in general si II-1 pentru plangerile contra solutiilor date de procurori)

16. Registrul numerelor de inventar; (acest registru se afla la parchetele de pe langa tribunale, conducatorii acestora fiind ordonatori de credite)

17. Registrul de formulare cu regim special ( formularele cu regim special sunt cele pentru declaratiile date de partea vatamata, de invinuit, de martor, procesele-verbale de incepere a urmaririi penale etc. In registru sunt trecute seriile lor, asa cum sunt repartizate fiecarui procuror).

18. Registrul privind evidenta salariatilor care au avut acces in unitate ori au plecat, dupa terminarea programului de lucru

19. Registrul privind evidenta persoanelor care au acces in unitate;

20. Registrul de evidenta pentru inregistrarea cererilor si raspunsurilor privind accesul la informatiile publice; (numerele de inregistrare sunt fara sot, din 2 in 2, cartarea este VIII-3).

21. Registrul de control (in acest registru se vor inscrie constatarile si masurile dispuse de catre persoanele care efectueaza controlul, mentionandu-se numarul si data actului de control);

22. Condica activitatii de urmarire penala;

23. Condica de evidenta a cauzelor cu autori neidentificati

24. Condica pentru evidenta folosirii materialelor de criminalistica

25. Condica pentru evidenta lucrarilor procurorilor

26. Condica pentru evidenta lucrarilor procurorilor - activitatea judiciara

27. Condica de prezenta

28. Condica de corespondenta;

29. Condica de evidenta a persoanelor primite in audienta .

30. Registrul de evidenta al informatiilor secret de serviciu

Numerotarea inregistrarilor se face in mod clasic dar cu un S in fata.

31. Registrul de evidenta al informatiilor strict secrete si secrete;

Observatiile auditorului

La registratura am putut observa urmatoarele registre:

a) Registrul unic de evidenta a activitatii de urmarire penala si de supraveghere a acesteia - numit si registrul penal.

Este prevazut de art. 114 din Regulamentul de ordine interioara al parchetelor, in el se inregistreaza plangerile si sesizarile prin care se reclama fapte cu caracter penal, precum si dosarele primite de la organele de cercetare penala in care au fost sesizate direct acestea in ordine cronologica.

Numarul de inregistrare va fi insotit de indicativul 'P' (penal).

Registrul penal cuprinde urmatoarele mentiuni:

-nr. dosar/data inregistrarii;

numele procurorului delegat;

numele celui care sesiueaza/nr. si data sesizarii;

obiectul si data savarsirii faptei;

numele si penumele faptuitorului/pt. minori si tineri intre 18-21 de ani, data nasterii;

partea civila/vatamata(sexul si relatia victimei cu autorul);paguba reclamata;

organul mai intai sesizat/data sesizarii acestuia;

data inceperii urmaririi penale;

data punerii in miscare a actiunii penale;

data arestarii preventive;

activitatea de urmarire penala proprie sau de supraveghere(participarea la cercetari/

dispozitii date de procuror:infirmari, redeschideri/restituiri la organul de cercetare);

propunerea de solutionare a organului de cercetare penala pentru fiecare faptuitor (trimitere/netrimitere in judecata);

solutia procurorului/ data:rechizitoriu (incadrarea juridica / paguba retinuta); neincepere a urmaririi penale;

masuri in scop de prevenire;

corespondenta(data/cui s-a expediat/obiectul corespondentei).

b) Registrul general:-cuprinde majoritatea inregistrarilor;

-apeluri, recursuri(III-2);

-cereri de punere sub interdictie(IV-7);

-revizuire(III-6);

-ordine de la parchetele superioare pentru analize, indicatori etc.

c) Registrul de evidenta a cererilor a cererilor, reclamatiilor, sesizarilor, plangerilor si memoriilor adresate parchetului cuprinde

-nr. si data inregistrarii;

-de la cine vine lucrarea/nr. si data;

-obiectul lucrarii/simbolul statistic;

-nr. dosarului si unitatea caruia ii apartine;

-data si organul competent la care a fost trimisa lucrarea pentru solutionare;

-cui s-a reparizat lucrarea si termenul de executare;

-solutia data cererii, sesizarii sau plangerii;

-corespondenta diversa/data si unitatea la care s-a trimis/data comunicarii catre petitionar;

-observatii.

d) Registrul pentru evidenta si punerea in executare a cheltuielilor judiciare si a sanctiunilor aplicate potrivit art. 18¹ si 91 Cp:

-nr. crt.;

-nr. dosar;

-numele si prenumele faptuitorului sau al persoanei obligate la cheltuieli judiciare;

-solutia si data;

-suma stabilita pentru cheltuieli judiciare;

-sanctiunea aplicata cf. art. 91 Cp;

-punerea in executare: -data si unitatea careia i s-a transmis debitul;

-data revenirii;

-data confirmarii primirii debitului ori achitarii acestuia;

-data executarii sanctiunilor prevazute de art. 91 lit. a si b Cp;

-cheltuieli judiciare ramase in sarcina statului;

-mentiuni in legatura cu inchiderea

-semnatura procurorului care a verificat executarea.

e) Condica de audiente a prim-procurorului:

-nr. crt.;

-nume si prenume;

-nr. dosar/lucrare;

-motivul solicitarii/data audientei;

-raspuns.

f) Condica de evidenta a persoanelor primite in audienta(procurorul de serviciu):

nr. crt.;

-nume, prenume solicitant;domiciliu;loc de munca;

-cine acorda audienta/obiectul audientei;

-unde(cui) a fost repartizat cazul si termenul de rezolvare;

-data rezolvarii si modul cum a fost solutionat cazul;

-nr. problemei din nomenclator;

-rezolvat in termen(da/nu);

-rezolvat favorabil/nefavorabil.

g) Condica BDS(birou documente secrete):

nr. crt.;

-nr. lucrarii;

-destinatar;

-data primirii;

-semnatura de primire.

h) Condica pentru evidenta lucrarilor procurorilor:

nr. crt.;

-nr. lucrarii si data inregistrarii;

-obiectul;

-data primirii lucrarii si termenul de executare;

-masuri in legatura cu rezolvarea;

-solutia data si mentiuni cu privire la inchiderea lucrarii;

-data predarii la secretariat si semnatura de primire.

Circuitul dosarului in cadrul Parchetului

Conform art. 114 din Regulament, plangerile si sesizarile prin care sunt reclamate fapte cu caracter penal, precum si dosarele primite de la organele de cercetare penala in care au fost sesizate direct acestea sunt inregistrate in Registrul unic de evidenta a activitatii de urmarire penala si de supraveghere a acesteia primind numar unic de inregistrare.

Dupa ce primeste numar unic dosarul este trimis la organul de cercetare penala pentru efectuarea cercetarilor, fiind ulterior retrimis la Parchet cu propunerea de solutionare.

Conform dispozitiilor din Regulament, corespondenta adresata parchetelor de pe langa judecatorii este primita de catre grefierul-sef sau de alt grefier desemnat de conducatorul parchetului care o desface si o prezinta prim-procurorului. Acesta califica cererea, o repartizeaza si o restituie grefierului-sef care fie o inregistreaza singur, fie o trimite grefierului delegat cu inscrierea respectiva. Dupa ce este inregistrata,cererea este predata procurorului pe condica de lucrari. Acesta o trece in condica personala de lucrari, o solutioneaza, iar ulterior o preda grefierului-sef sau celui delegat care o prezinta prim-procurorului.

Potrivit Legii nr. 304/2004, repartizarea dosarelor se face cu respectarea a trei principii: al continuitatii, al specializarii si al distribuirii aleatorii a dosarelor, iar potrivit Codului deontologic al judecatorilor si procurorilor, constituie abatere disciplinara refuzul nejustificat de solutionare a unei lucrari repartizate pe specializarea procurorului, precum si repartizarea unei lucrari cu incalcarea vreunuia din cele trei principii.

Referitor la principiul specializarii, acesta presupune existenta unei specializari a procurorilor in cadrul parchetului, in scopul unei eficiente sporite in solutionarea cauzelor. Procurorii specializati au dreptul de a refuza repartizarea dosarelor care exced specializarii lor.

Circuitul dosarului nr. 3032/P/2008

In data de 7.04.2008 este inregistrata la Parchetul de pe langa Judecatoria Sectorului 5(in continuare, Parchet) plangerea petentului STANCU FLORIN impotriva numitilor BARBU TEODORA si DUMITRESCU ELENA sub aspectul savarsirii infractiunii de amenintare, primind numarul unic de inregistrare3032/P/2008

La data de 19.04.2008, plangerea este inaintata la Sectia 17 Politie-Biroul Cercetari Penale, in vederea efectuarii cercetarilor.

La data de 18.06.2008, dosarul este trimis de la Sectia nr. 17 Politie la Parchet cu propunerea de incepere a urmaririi penale pentru savarsirea infractiunii de amenintare de catre Stancu Florin.

Adresa de la Sectia 17 Politie este inregistrata la Parchet la data de 20.06.2008, iar dosarul este repartizat la procuror in vederea solutionarii propunerii incepere a urmaririi penale.

Acesta, prin rezolutia din 1.07.2008, dispune infirmarea propunerii de incepere a urmaririi penale fata de Stancu Florin si restituirea dosarului la sectie in vederea audierii martorilor propusi de catre faptuitor.

Prin adresa din 12.07.2008, dosarul este trimis la Sectia 17 Politie.

La data de 18. 10.2008 sectia 17 Politie inaintea dosarul cu nr. de mai sus cu propunerea de a nu se incepe urmarirea penala in cauza.

La 19.10.2008 dosarul este inregistrat si repartizat procurorului.

Prin rezolutia din data de 28.11.2008 se dispune neinceperea urmaririi penale, solutie comunicata partii vatamate prin adresa din 5.12.2008.

B)Arhiva

Observatiile auditorului:

Documentele de arhiva pastrate de compartimentele de grefa ale parchetelor timp de un an se depun la arhiva pe baza inventarelor intocmite, cu mentionarea termenelor de pastrare, potrivit nomenclatorului arhivistic national prevazut in anexa nr. 1 la Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare. Inainte de predarea la arhiva, se verifica fiecare document si se scot din dosare actele de proprietate, studii, legitimare si celelalte acte oficiale emise de alte autoritati, acestea urmand sa fie restituite, sub semnatura, celor indreptatiti si retinandu-se copii certificate sub semnatura de persoana care a restituit actul. De asemenea, la cererea persoanelor interesate, fie institutii sau autoritati publice, fie persoane fizice ori juridice, se restituie orice act sau document aflat in original la dosar.

La solutionarea dosarului, in vederea predarii acestuia la grefa, procurorul de caz aseaza documentele existente in fiecare dosar in ordine cronologica, apoi acestea se numeroteaza si se cos sau se leaga in coperte de carton, in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textelor, a datelor calendaristice si a rezolutiilor. Din dosar se indeparteaza agrafele, clemele si acele. Pe coperta dosarului se mentioneaza denumirea parchetului si a compartimentului de activitate, indicativul din nomenclatorul statistic, termenul de pastrare, problema la care se refera, numarul de file si numarul ordinului, potrivit anexei nr. 4 la Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare. Pe o fila adaugata la sfarsitul dosarului, respectiv dupa ultima mentiune scrisa din cuprinsul registrelor si condicilor, salariatul care gestioneaza arhiva mentioneaza: 'prezentul dosar (registru, condica etc.) contine file' (in cifre si litere), aplica stampila rotunda si semneaza.

Pentru dosarele cu termen de pastrare permanent inventarul se intocmeste in 4 exemplare, iar pentru cele cu termen de pastrare temporar, in 3 exemplare. Din fiecare inventar cate un exemplar ramane la grefierul sef, iar celelalte se pastreaza in arhiva impreuna cu dosarele.

Pentru registre, condici si alte documente preconstituite se intocmeste un inventar separat pe termene de pastrare.

Salariatul care raspunde de arhiva este obligat sa tina evidenta inventarelor pentru documentele intrate in arhiva si a miscarii documentelor, completand rubricile din Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice, potrivit modelului din anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.

La primirea documentelor in arhiva se verifica daca inventarul este intocmit corespunzator si daca indeplineste conditiile prevazute de Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, si de prezentul regulament.

Documentele se pastreaza in arhiva pe compartimente de activitate, pe termene de pastrare si in ordine cronologica a numerelor de inregistrare a dosarelor. Documentele cu termen de pastrare permanent se pastreaza separat de cele cu termene temporare.

Grefierii arhivari sunt gestionarii documentelor arhivate si ai informatiilor cuprinse in aceste documente. Acestia raspund in conditiile legii si in limita atributiilor pe care le au de conservarea arhivei si de pastrarea confidentialitatii informatiilor cuprinse in arhiva. Grefierii arhivari indeplinesc sarcinile prevazute de regulamentul de ordine interioara al parchetelor privind predarea documentelor in arhiva, pastrarea, selectionarea si eliminarea acestora, precum si cele prevazute in fisa postului.

Eliberarea de dosare si de documente din dosarele arhivate, obtinerea de copii ale acestor documente, precum si consultarea lor se realizeaza numai pe baza aprobarii scrise a conducatorului unitatii care detine arhiva.

La cererea persoanelor indreptatite conducatorul parchetului poate aproba restituirea catre acestea de documente din arhiva sau poate dispune incredintarea de documente altor organe ale statului sau altor parchete. Documentul restituit sau incredintat se inlocuieste in arhiva cu o copie conforma. Eliberarea documentelor originale se consemneaza in registrul de depozit. Toate consultarile lucrarilor din arhiva, precum si eliberarea de copii se evidentiaza intr-un registru tinut prin grija grefierului arhivar. Acest registru va fi cuprins in inventar si va avea termen de pastrare permanent.

Documentele de arhiva al caror termen de pastrare stabilit in nomenclatorul arhivistic a expirat se prezinta comisiei de selectionare constituite potrivit Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.

In cazul in care comisia de selectionare constata ca s-au produs greseli in stabilirea termenelor de pastrare, va face rectificarile necesare in inventar. Daca este cazul, se intocmesc inventare separate care se anexeaza la inventarul initial.

Selectionarea altor documente care nu au fost constituite potrivit nomenclatorului arhivistic se face dupa ce acestea au fost puse in ordine si inventariate. Comisia de selectionare examineaza documentele si stabileste, dupa caz, pastrarea sau inlaturarea lor ca nefolositoare.

Pentru documentele ce se propun a fi inlaturate din arhiva se intocmeste proces-verbal dupa modelul din anexa nr. 5 la Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, mentionandu-se anii in care au fost create documentele, compartimentele de activitate in care au fost create si numarul curent al dosarelor din inventar.

Documentele care nu au termen de pastrare prevazut in nomenclatorul arhivistic se inlatura pe baza unui proces-verbal in care se mentioneaza categoria de documente, numarul acestora si anii extremi, facandu-se mentiuni despre lipsa lor de valoare documentara si practica.

Documentele ramase dupa selectionare se predau filialei judetene a Arhivelor Nationale, respectiv a municipiului Bucuresti, la termenele si in conditiile prevazute in Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare. Odata cu predarea se depun si doua exemplare din inventarul definitiv.

La selectionarea arhivei se va avea in vedere sa fie identificate si retinute toate documentele care au importanta istorica, documentara si cele a caror utilitate practica nu a incetat.

Sigiliile si stampilele scoase din uz, confectionate din metal, care au stema si denumirea completa a parchetelor, pastrate in arhiva, se depun la Arhiva Nationala, intr-un singur exemplar; celelalte exemplare, precum si sigiliile si stampilele de cauciuc scoase din uz se depun la Sectia de resurse umane si documentare din cadrul Parchetului de pe langa Inalta Curte de Casatie si Justitie.

Sigiliile si stampilele scoase din uz se iau in evidenta in Registrul pentru evidenta sigiliilor si stampilelor, intr-o sectiune separata, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, si se pastreaza in arhiva.

C)Grefa

Observatiile auditorului:

Grefa efectueaza urmatoarele operatiuni:

a) completarea formularelor statistice, centralizarea si stocarea computerizata a datelor statistice, potrivit ordinului procurorului general al Parchetului de pe langa Inalta Curte de Casatie si Justitie;

b) folosirea, pastrarea si evidenta stampilelor, sigiliilor, imprimatelor, rechizitelor si a altor materiale din dotare;

c) calcularea cheltuielilor judiciare avansate de stat si evidenta punerii in executare a ordonantelor prin care s-au dispus plata de cheltuieli judiciare si amenzi administrative sau judiciare;

d) dactilografierea lucrarilor intocmite in cadrul sectoarelor de activitate

Potrivit dispozitiilor art. 118 al. 3 din Legea nr. 304/2004 privind organizarea judiciara, in cadrul parchetelor de pe langa judecatorii, compartimentele in care isi desfasoara activitatea personalul auxiliar de specialitate sunt conduse de catre grefieri-sefi.

Grefierii din cadrul parchetelor de pe langa judecatorii au urmatoarele atributii, conform dispozitiilor art. 105 al.3 lit. a-h:

-primesc de la grefierul-sef lucrarile repartizate de conducatorul parchetului si le inregistreaza in registre;

-inregistreaza lucrarile in registrele de evidenta, precum si in alte evidente;

-raspund de exactitatea datelor inscrise in registre, pe care le completeaza zilnic, conform rubricatiei;

-scad lucrarile solutionate in registre si, dupa caz, iau masuri de expediere sau arhivare a acestora;

-dactilografiaza sau tehnoredacteaza lucrarile repartizate de grefierul-sef;

-intretin in conditii corespunzatoare calculatorul sau masina de scris;

-exercita orice alte atributii dispuse de grefierul-sef sau de catre conducatorul parchetului;

-raspund pentru indeplinirea atributiilor mentionate anterior.

De asemenea, art. 119 al. 1 din Legea nr. 304/2004 prevede obligativitatea grefierilor care participa la efectuarea actelor de urmarire penala de a efectua toate consemnarile despre desfasurarea acestora si de a indeplini orice alte insarcinari din dispozitia si sub controlul procurorului.

D)Biblioteca

Observatiile auditorului:

Conform art 185 din Regulamentul de ordine interioara al parchetelor fondul documentar din biblioteci se organizeaza pe urmatoarele grupe:

 grupa I - legislatie (Buletinul Oficial, Monitorul Oficial al Romaniei, colectii de acte normative de aplicare generala, repertorii legislative, alte publicatii cuprinzand acte normative);

 grupa II - drept penal, drept procesual penal, criminalistica, criminologie, medicina legala (coduri legislatie, jurisprudenta, carti si reviste);

 grupa III - drept civil, drept procesual civil, dreptul familiei, legislatie locativa;

 grupa IV - drept administrativ, drept constitutional, organizare judecatoreasca, legislatia notariala, exercitarea avocaturii, legislatia privind timbrul judiciar si taxele judiciare de timbru, jurisdictia Curtii Constitutionale, contenciosul administrativ, drept comunitar, drepturile omului;

 grupa V - drept comercial, drept financiar, drept bancar, alte lucrari privind legislatia economica, sistemele de control economico-financiar, jurisdictia financiara, jurisdictia comerciala;

 grupa VI - dreptul muncii;

 grupa VII - drept international public si drept international privat, drept maritim si fluvial, legislatia privind transporturile pe calea aerului, conventii internationale;

 grupa VIII - dictionare;

 grupa IX - colectii de reviste, colectii ale publicatiilor Ministerului Public, colectii de ziare;

 grupa X - lucrari din alte domenii de activitate (filosofie, economie, sociologie etc.) de interes pentru activitatea Ministerului Public.

(2) In cadrul grupelor se constituie subgrupe componente, in raport cu specificul publicatiilor.
(3) Colectiile de legi si alte acte normative se aseaza in ordine cronologica.
(4) Publicatiile juridice periodice se pastreaza separat, pe ani si vechime numerica.
(5) Monitorul Oficial al Romaniei se pastreaza in bibliorafturi si se leaga in volume la sfarsitul anului.

Incadrarea fondului documentar in grupele prevazute de prezentul regulament se face de grefierul insarcinat cu gestiunea bibliotecii sub controlul conducatorului parchetului.

Fondul documentar din biblioteci se pastreaza in incaperi separate, iar acolo unde nu este posibil, in alte incaperi accesibile procurorilor si personalului auxiliar.

In cadrul Parchetului de pe langa Judecatoria Sectorului 5 Bucuresti nu exista acest compartiment.

Evaluare tutore de practica

Analizand activitatea auditorului de justitie in cadrul compartimentelor registratura, arhiva, grefa, biblioteca s-a observat faptul ca acesta a participat in mod activ la desfasurarea activitatii specifice, prezentand un interes constant pentru dobandirea cunostintelor necesare pregatirii profesionale, solicitand indrumari si explicatii atat din partea tutorelui de practica, cat si din partea persoanelor cu atributii in cadrul respectivului compartiment.

Auditorul de justitie a abordat in mod corect si complet prezenta tema prevazuta in programul de stagiu, insusindu-si informatiile privind modul de desfasurare a activitatii in cadrul acestor compartimente, cat si rolul acestora in cadrul Parchetului.