Procedura de organizare a personalului farmaciei

CUPRINS

1. Definitia procedurii

2. Scop si domeniu de aplicare

3. Definitii, abrevieri

4. Referinte

5. Atributii si responsabilitati

6. Descrierea procedurii

7. Documente

1. Definitia procedurii

Procedura stabileste organizarea personalului Farmaciei ., responsabilitatile personalului din Farmacia descrise in fisa postului fiecarei persoane din colectiv, in functie de competente si modul de instruire si evaluare a performantelor profesionale a fiecarei persoane.

2. Scop si domeniu de aplicare

Scopul procedurii este acela de a asigura calitatea activitatii prestate de fiecare persoana din colectivul farmaciei.

3. Definitii si abrevieri

ROF: regulament de organizare si functionare;

ROI: regulament de ordine interioara;

Fisa postului: document care stabileste atribusiile fiecarei persoane din coelctiv;

EFC: Educatia Farmaceutica Continua.

4. Referinte

- Legea nr. 53/2003, Codul Muncii;

- Legea nr. 95/2006, privind Reforma in domeniul sanatatii;

- Legea farmaciei nr. 266/2008, cu modificarile si completarile ulteriore;

-Ordinul MS nr. 962/2009, pentru aprobarea Normelor privind infiintarea, organizarea  si functionarea farmaciilor si drogheriilor, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Ordinul MS nr.75/2010, pentru aprobarea Regulilor de buna practica farmaceutica;

5. Atributii si responsabili

Administrator:

- stabileste, in concordanta cu prevederile legale in vigoare, fisa postului pentru farmacistul sef.

Farmacistul sef:

- stabileste si actualizeaza fisa postului pentru fiecare angajat implicat in activitatea farmaceutica;

- instruieste personalul privind aplicarea procedurilor de lucru in activitatea profesionala;

- organizeaza programe periodice de instruire a personalului din subordine;

- coordoneaza si stabileste circuitul personalului in farmacie, astfel incat utilizarea resurselor umane sa fie cat mai eficienta, dar adecvata volumului de activitate a farmaciei, incat sa fie intampinat riscul oricarei erori;

- intocmeste lunar graficul de lucru al personalului de specialitate ,astfel incat pe toata perioada programului de lucru sa isi desfasoare activitatea cel putin un farmacist in farmacie;

- comunica orice modificare a personalului, in termenul cel mai scurt, institutiilor interesate;

- urmareste realizarea progamelor de instruire profesionala si orienteaza participarea farmacistilor si a asistentilor de farmacie la programe de educatie utile si aplicabile in activitatea curenta.

6. Descrierea procedurii

Procedura stabileste responsbilitatile si descrie metodele prin care se asigura ca personalul implicat in asigurarea calitatii, in activitatea farmaceutica, are stabilite atributii potrivit competentei si este instruit corespunzator.

6.1. Evidenta personalului

Farmacistul sef se ingrijeste ca in farmacie sa existe dosare ale fiecarei persoane, care are atributii legate de aplicarea procedurilor in activitatea profesionala a farmaciei.

Acest dosar cuprinde urmatoarele documente:

- contract de munca;

- fisa postului;

- curriculum vitae actualizat;

- fisa de aptitudine eliberata de medicul specialist de medicina muncii;

- fisa de instruire individuala privind securitatea si sanatatea in munca;

- fisa individuala de instructaj in domeniul situatiilor de urgenta;

- Certificat de Membru al asociatiei profesionale (dupa caz);

- asigurare de malpraxis (farmacisti si asistenti);

- date de identificare personala (copie carte de identitate);

- evidenta educatiei profesionale continue (farmacisti, asistenti).

6.2. Elaborarea si actualizarea fisei postului pentru farmacisti si asistenti

Fisa postului pentru personalul de specialitate se intocmeste, se verifica, se actualizeaza, de catre administrator si de catre farmacistul sef.

Farmacistul sef are in vedere ca in fiecare fisa a postului sa existe:

- atributii generale, conforme cu pregatirea profesionla;

- atributii individualizate, in functie de specificul farmaciei, de capacitatile si abilitatile fiecarei persoane.

La elaborarea fisei postului pentru farmacistul sef, administratorul societatii prevede ca acesta, cel putin:

- organizeaza si raspunde de activitatea farmaciei, in ansamblul ei;

- se asigura ca exista personal suficient ,pentru a permite functionarea farmaciei conform orarului declarat, astfel incat sa lucreze permanent cel putin un farmacist in farmacie;

- respecta, aplica si controleaza aplicarea Regulilor de buna practica farmaceutica, prin procedurile elaborate;

- respecta si controleaza normele de etica si deontologie ale personalului de specialitate;

- indruma activitatea studentilor in practica in conformitate cu planul de invatamant al UMF;

- se informeaza asupra legislatiei in vigoare si trebuie sa fie la curent cu noutatile in domeniul de specialitate;

- participa la cursuri de Educatie farmaceutica continua, acreditate de Colegiul Farmacistilor din Romania;

- asigura un program periodic de instruire a personalului din subordine;

- pe perioada absentei din farmacie ,deleaga un farmacist inlocuitor prin decizie;

- stabileste si mentine o relatie de colaborare cu ceilalti profesionisti din domeniul sanatatii;

- respecta ROF si ROI;

- tine legatura permanent cu organizatia profesionala , careia ii aduce la cunostinta orice modificare de personal, sau a conditiilor initiale de organizare si functionare ;

- in exercitarea profesiei, intreaga activitate va fi indreptata spre binele bolnavului;

- asigura aprovizionarea ritmica si constanta a farmaciei cu medicamente si alte produse de sanatate ,numai de la distribuitorii autorizati, respectand prevederile Legii medicamentului;

- controleaza si executa operatiunile de gestiune ale farmaciei;

- efectueaza receptia calitativa si cantitativa pe baza facturii emise de furnizori, verificand seria si termenul de valabilitate;

- raspunde, executa ssi controleaza prepararea, conservarea si eliberarea preparatelor magistrale si oficinale;

- raspunde si controleaza eliberarea medicamentelor ,conform metodei primul intrat-primul iesit , in functie de serie si termen de valabilitate;

- raspunde de eliberarea, depozitarea, evidenta in conformitate cu legislatia in vigoare, a produselor psihotrope si stupefiante;

- asigura si executa eliberarea medicamentelor pe baza de prescriptie medicala, cu respectarea prevederilor legii;

- are obligatia sa respecte dreptul fiecarei persoane la asistenta cu medicamente, fara discriminare, sa respecte valorile morale, culturale, entice ale pacientilor sai;

- are obligatia sa pastreze confidentialitatea asupra tuturor informatiilor decurse din serviciile farmaceutice acordate asiguratilor;

- are obligatia de a informa corect pacientul asupra tuturor aspectelor legate de medicament, mod de administrare, doze, reactii adverse, efecte secundare si pret;

- are obligatia de a informa pacientii asupra drepturilor acestora cu privire la eliberarea medicamentelor cu si fara contributie personala;

- supravegheaza ca pe ambalaj sa fie inscriptionat pretul si modul de administrare a medicamentelor;

- are obligatia de a respecta confidentialitatea datelor, programului informatic, intregii activitati desfasurate in farmacie;

- intocmeste zilnic registrul de casa, dupa caz;

- supravegheaza mentinerea curateniei si a masurii de dezinsectie in farmacie - asigura aplicarea procedurilor pentru asigurarea calitatii activitatii profesionale in farmacie;

- raspunde solidar, alaturi de personalul farmaciei, de gestiunea valorica a acesteia, cat si de integritatea partimoniului;

- raspunde de masurile luate, privind protectia informatiei si a suportului acesteia impotriva pierderii, degradarii , sau a folosirii acestora de catre persoane neautorizate;

- raspunde de instruirea personalului din subordine, in privinta respectarii normelor de protectia muncii si a normelor privind situatiile de urgenta;

- coopereaza cu medicul ,in legatura cu schema terapeutica in cazul asocierilor de medicamente si a prescrierii de retete magistrale;

- nu indeplineste aceasta functie intr-o alta unitate farmaceutica;

- intocmeste lunar graficul de lucru al personalului de specialitate, astfel incat pe toata perioada programului de lucru sa existe un farmacist in farmacie;

- are incheiata asigurare de raspundere civila, pentru greseli in activitatea profesionala.

La elaborarea fisei postului pentru farmacisti, farmacistul sef prevede ca farmacistul:

- respecta Regulile de buna practica farmaceutica si Codul de etica si deontologie profesionala;

- supravegheaza activitatea asistentului;

- indruma activitatea studentilor;

- se informeaza asupra legislatiei in vigoare, trebuie sa fie la curent cu noutatile in domeniul de spe

- intreaga sa activitate profesionala este indreptata spre binele bolnavului;

- asigura aprovizionarea ritmica si constanta a farmaciei cu medicamente si alte produse de sanatate numai de la distribuitorii autorizati;

Referat: Determinarea grasimii din smantana prin metoda acidobutirometrica Referat: Painea - ce paine si in ce cantitate ingrasa?

- efectueaza receptia calitativa si cantitativa, pe baza facturii emise de furnizori, verificand seria si termenul de valabilitate;

- controleaza si executa operatiuni de gestiune ale farmaciei, dupa caz;

- raspunde si controleaza eliberarea medicamentelor, conform metodei primul intrat-primul iesit ,in functie de serie si termen de valabilitate;

- raspunde si executa prepararea, conservarea si eliberarea preparatelor magistrale si oficinale;

- indruma si supravegheaza activitatea asistentilor de farmacie angajati ,sau a celor aflati in practica;

- raspunde de eliberarea, depozitarea,

si evidenta, in conformitate cu legislatia in vigoare,a produselor psihotrope si stupefiante;

- asigura si executa eliberarea medicamentelor pe baza de prescriptie medicala, cu respectarea prevederilor legii;

- are obligatia sa respecte dreptul fiecarei persoane la asistenta cu medicamente, fara discriminare, sa respecte valorile morale, culturale,

si entice ale pacientilor sai;

- are obligatia de a pastra confidentialitatea asupra tuturor informatiilor decurse din serviciile farmaceutice acordate asiguratilor;

- are obligatia de a informa corect pacientul,asupra tuturor aspectelor legate de medicament, mod de administrare, doze, reactii adverse, efecte secundare si pret;

- are obligatia de a informa pacientii asupra drepturilor acestora, cu privire la eliberarea medicamentelor cu si fara contributie personala;

- are obligatia de a respecta confidentialitatea datelor programului informatic, a intregii activitati;

- aplica procedurile de asigurare a calitatii in activitatea profesionala, pentru care este responsabil si raspunde;

- urmeaza programele de instruire profesionala , acreditate de Colegiul Farmacistilor din Romania;

- are obligatia sa respecte programul de lucru si numarul de ore inscrise in contractul de munca;

- supravegheaza mentinerea curateniei si a masurilor de distrugere a deseurilor si a masurilor de dezinsectie;

- raspunde solidar, alaturi de personalul farmaciei, de gestiunea valorica a acesteia cat si de integritatea partimoniului;

- respecta normele de protectia muncii si normele privind situatiile de urgenta;

- raspunde de masurile luate ,privind protectia informatiei si a suportului acesteia impotriva pierderii, degradarii sau a folosirii lor f de catre persoane neautorizate;

- ca inlocuitor al sefului de farmacie, in lipsa acestuia ,il reprezinta in fata organelor de control de specialitate;

- tine permanent legatura cu comisiile de specialitate ale Colegiului Farmacistilor;

- coopereaza cu medicul, in legatura cu schema terapeutica in cazul asocierilor de medicamente si a prescrierii de retete magistrale;

- inlocuieste prin decizie farmacistul sef pe o anumita perioada, in conformitate cu prevederile legii;

- are incheiata asigurare de raspundere civila, pentru greseli in activitatea profesionala.

La elaborarea fisei postului pentru asistenti, farmacistul sef prevede ca asistentul:

- isi desfasoara activitatea sub indrumarea directa a unui farmacist;

- asigura eliberarea produselor medicamentoase , a celor ce se pot elibera fara prescriptie medicala si a celorlalte produse de sanatate ,precum si conservarea acestora, cu exceptia produselor stupefiante si psihotrope;

- participa ,alaturi de farmacist, la receptia cantitativa si calitativa a medicamentelor, marcand pe ambalaj pretul medicamentelor;

- elibereaza ,sub indrumarea farmacistului, medicamentele pe baza de prescriptie medicala;

- are obligatia de a nota pe ambalaj pretul si modul de administrare a medicamentelor;

- respecta Regulile de buna practica farmaceutica si Codul de etica si deontologie al asistentului;

- participa la cursuri de educatie profesionala continua, conorm regelmentarilor;

- se informeaza si cunoaste legislatia sanitara si farmaceutica in vigoare;

- respecta ROF si ROI;

- are obligatia sa respecte dreptul fiecarei persoane la asistenta cu medicamente, fara discriminare, sa respecte valorile morale, culturale si entice ale pacientilor sai;

- are obligatia sa pastreze confidentialitatea ,asupra tuturor informatiilor decurse din serviciile farmaceutice acordate asiguratilor;

- are obligatia de a respecta confidentialitatea datelor, programului informatic, precum si a intregii activitati desfasurate in farmacie;

- desfasoara alte activitati, potrivit competentei, in aplicarea procedurilor de lucru;

- divizeaza si ambaleaza ,sub indrumarea farmacistului, produsele oficinale elaborate in farmacie;

- aranjeaza in rafturi medicamentele, conorm regulilor stabilite;

- are obligatia de a respecta programul de lucru si numarul de ore inscrise in contractual individual de munca;

- respecta normele de protectia muncii si normele privind situatiile de urgenta;

- participa la mentinerea curateniei, ordinii si a conditiilor de igiena din farmacie;

- raspunde solidar, alaturi de personalul farmaciei, de gestiunea valorica a acesteia ,cat si de integritatea produselor pe durta conservarii lor in farmacie;

- are incheiata asigurare de raspundere civila, pentru greseli in activitatea profesionala.

6.3. Instruirea personalului

Instruirea profesionala a farmacistilor si asistentilor de farmacie se desfasoara conform urmatoarelor principii :

- pregatirea profesionala este continua si se desfasoara pe toata durata carierei;

- pregatirea profesionala este planificata, conform unui program stabilit de farmacistul sef;

- pregatirea profesionala este evaluata de catre farmacistul sef, prin aplicabilitatea in practica a cunostintelor;

- pregatirea profesionala este adecvata evolutiei practicii actuale farmaceutice.

6.3.1. Educatia continua a farmacistilor ( EFC)

Farmacistul sef stabileste planul anual de pregatire al fiecarui farmacist, astfel incat sa existe un echilibru intre diferitele forme de pregatire ale programului EFC.

Fiecare farmacist participa la programele de educatie farmaceutica continua, astfel incat sa realizeze minim 40 de credite EFC anual, certificate cu documente.

La sfarsitul fiecarui program EFC, farmacistul analizeaza, impreuna cu farmacistul sef ,posibilitatile de aplicare a cunostintelor dobandite in activitatea curenta.

Documentele, care atesta pregatirea farmacistului, se arhiveaza in dosarul personal si se comunica la Colegiul Farmacistilor din Romania.

La nevoie, se solicita Colegiului Farmacistilor din Romania eliberarea de documente care certifica numarul de credite indeplinit anual.

Finantarea educatiei profesionale continue se relizeaza de angajat si de angajator, conform legii.

6.3.2. Educatia profesionala continua a asistentilor

Farmacistul sef stabileste planul anual de pregatire al fiecarui asistent de farmacie, astfel incat sa existe un echilbru intre diferitele forme de pregatire ale programului de educatie profesionala continua.

La sfirsitul fiecarui program, asistentul analizeaza impreuna cu farmacistul sef posibilitatile de aplicare a cunostintelor dobandite in activitatea curenta.

Documentele ,care atesta pregatirea asistentului, se arhiveaza in dosarul personal.

La nevoie, se solicita Ordinului Asistentilor Medicali si Moaselor din Romania, eliberarea de documente ,care certifica numarul de credite indeplinit anual.

Finanatarea educatiei profesionale continue se relizeaza de angajat si de angajator, conform legii.

7. Documente

Lista de luare la cunostinta a procedurii

Tabelul modificarilor si revizuirilor procedurii

Pentru fiecare persoana din colectiv, dupa caz:

- fisa postului;

- asigurare de raspundere civila pentru greseli profesionale;

- contracte de munca;

- certificat de membru al Colegiului Farmacistilor din Romania (validat anual);

- certificat de membru al Ordinului Asistentilor Medicali si Moaselor din Romania (validat anual);

- Curriculum vitae actualizat;

- fisa de aptitudine eliberata de medicul specialist in medicina muncii;

- fisa de instruire individuala ,privind securitatea si sanatatea in munca;

- fisa individuala de instructaj in domeniul situatiilor de urgenta;

Lista de luare la cunostinta

Tabel cu reviziile si modificarile aduse procedurii (Anexa 2)