Principalele operatiuni de import/export - pregatirea marfurilor pentru livrarea

1. Stocarea si pregatirea marfurilor pentru livrarea la export

1.1. Aprovizionare-stocare

In functie de locul pe care-l ocupa in sistemul pietei produselor, unitatile economice actioneaza cu sau fara eficienta, in calitate de consumatori sau producatori-furnizori. Pentru rezolvarea unei asemenea cerinte, unitatea economica consumatoare poate alege, cea mai eficienta forma de aprovizionare. La alegerea formei de aprovizionare se va avea in vedere ca optiunea sa asigure:

acces usor la servire;

satisfacerea prompta, in conditii economice avantajoase, a intregii structuri de produse necesare si la momentele dorite;

cumpararea si aducerea resurselor materiale la destinatie la preturide aprovizionare cat mai mici;

prevenirea suprastocarii, a formarii de stocuri cu miscare lenta sau fara miscare, ca si a lipsei de stoc;

evitarea stocarii de resurse materiale pe perioade prea lungi de timp, prin inlesnirea asigurarii la intervale mici si accelerarea vitezei de rotatie a fondurilor de care dispune sau/si asigura intreprinderea consumatoare;

afectarea unor spatii de depozitare mai reduse pentru stocarea resurselor aprovizionate in cantitati mai mici si la intervale mai scurte de timp.

Modelul de stabilire a stocului optim la aprovizionare se face luand in calcul pierderile generate de formarea unui stoc mai mare decat cererea pentru consum si a cheltuielilor suplimentare determinate de lipsa de resurse materiale in stoc. Costul de stocare se considera neglijabil, deci nu se ia in calcul, gestiunea stocului fiind independenta de timp. In conditiile cererii variabile este necesar, in primul rand, studierea frecventei de aparitie a acesteia, respectiv stabilirea distributiei statistice (a probabilitatii) a cererii. In aceasta situatie se pot inregistra doua situatii (cazul a si b) de valorificare a stocului optim care sunt prezentate in figura de mai jos.In situatia din graficul a), diferenta S > r se valorifica, de regula, la un pret mai mic decat cel initial avansat inregistrandu-se astfel o pierdere unitara C . In situatia graficului b) cand S < r, apar cheltuielile suplimentare C care practic inseamna tot pierderi deoarece lipsa de marfuri poate duce la stagnarea procesului de expeditie, sau cererea urmeaza sa fiesatisfacuta prin aprovizionari urgente de la furnizori ocazionali sau cu marfuri de alta calitate (ceea ce atrage, de regula, cheltuieli suplimentare).

Pentru stabilirea stocului optim (S) se calculeaza costul aferent fiecarui nivel probabil al cererii (implicit al stocului); stocul optim S va fi nivelul pentru care costul aferent este cel mai mic (Fig.3.1.). In practica operatorii economici obisnuiesc ca sa majoreze stocul considerat ca fiind optim (determinat fie empiric, fie prin diferite tehnici econometrice) cu stocul de conjunctura (speculativ). Acesta din urma se formeaza mai ales cand operatorii economici au informatii ca pe pietele unde isi vor desface produsele vor aparea situatii favorabile de pret (pret mai mic) sau de crestere previzibila a cererii (pret mai mare). Astfel, se creaza premise pentru obtinerea unor profituri suplimentare.

Fig.1. Valorificarea stocului optim

Aceasta practica este recomandata, in general, in cazurile in care informatiile de piata sunt realiste si bazate pe analize detaliate.

Costul stocarii

Costul stocarii poate fi rezultatul unui raport de proportionalitate fata de pretul de achizitie sau de aprovizionare sau calculat ca efect al imobilizarilor resurselor in stoc.

Costul stocarii (Cs) - cuprinde totalitatea cheltuielilor ce trebuie efectuate sau care trebuie suportate pe durata stationarii resurselor materiale in stoc, si anume: cheltuieli cu primirea-receptia; transportul in interiorul depozitului; de manipulare; depozitarea propriu-zisa; conservare; paza; evidenta; eventualele perisabilitati normale; efectul stocarii resurselor materiale (imobilizarea fondurilor financiare aferente - dobanzi, taxe, impozite etc.); cheltuielile cu amortizarea spatiilor de depozitare; dotarile aferente; plata salariilor lucratorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul depozitelor; cheltuielile cu uzura morala aresurselor materiale.

Costurile de stocare includ categorii de cheltuieli care, prin natura lor,

pot fi variabile in raport cu marimea cantitatii stocate (de exemplu:

dobanzile bancare pentru creditarea cumpararii si stocarii materialelor,

efectul imobilizarii fondurilor financiare, eventualele taxe, cheltuielile de

conservare-pastrare sau cu uzura morala) si conventional constante

(cheltuielile cu amortizarea fondurilor fixe, cu paza si securitatea contra

sustragerilor sau incendiilor, cu evidenta, cu iluminatul s.a.).

Tehnici de masurare a costurilor la stocuri

IAS 2 referitor la "Contabilitatea stocurilor" recomanda folosirea a

doua metode pentru masurarea valorii stocurilor, si anume: metoda

costurilor standard si metoda pretului cu amanuntul.

Trebuie mentionat ca in contabilitatea din Romania se mai practica si

o a treia metoda, acea a costurilor efective; aceasta mai este cunoscuta si

ca metoda costurilor standard sau metoda costurilor prestabilite.

In cele ce urmeaza se vor face succinte prezentari ale diferitelor

tehnici de masurare a costului stocurilor.

a) Metoda costurilor efective. Costul stocurilor se stabileste pe baza

datelor consemnate in documentele justificative. Tehnica de masurare este

cea a insumarii elementelor constitutive ale costului stocului.

b) Metoda costurilor standard sau prestabilite Costul stocurilor este o

cheltuiala estimata in functie de materialele si consumabilele aferente, si

apreciate ca fiind normale, de manopera - prestabilita in conditii normale

privind eficienta si folosire a capacitatii de productie. Altfel spus, costurile

standard sunt costuri antecalculate, in raport de datele relativ constatate

referitoare la perioade precedente.

Diferenta intre costul prestabilit si costul efectiv de achizitie se

inregistreaza distinct in contabilitate in faza de intrare. De asemenea sunt

reflectate in inregistrarile contabile si diferentele intre costul prestabilit al

socurilor initiale din exercitiul precedent si costul prestabilit al acelorasi

stocuri antecalculat pentru exercitiul curent.

In Romania, se tine o evidenta a diferentelor dintre costul prestabilit si

costul efectiv (cu plus sau minus).

De asemenea, mentionam ca din punct de vedere financiar-contabil

cheltuielile aferente depozitarii pe o perioada de timp scurta a stocurilor de

marfuri,atunci cand apar ,se inregistraza in contabilitate in contul 607

" Cheltuieli privind marfurile".

In concluzie, se poate spune ca, orice diferenta intre costul istoric si

costul standard nu formeaza obiect al includerii in costul bunului, ci in cel al

costului perioadei. Deci, diferentele de pret constatate la intrare trebuie

inregistrate direct la conturile de cheltuieli din clasa a 6 "Conturi de

Referat: Afacere - caracteriazarea chinchileleor - cand achizitionam un chinchila Lucrare: Trustul chimiei farmaceutice - o adevarata batjocura adusa terapiilor naturiste

cheltuieli".

1.2. Ambalare si marcare

Pentru livrarea marfurilor la export, in acord cerintele Standardelor

Internationale, un rol deosebit revine actiunilor de ambalare si marcare.

Ambalajul depinde denatura marfurilor ce urmeaza a fi comercializate

De regula in acticvitatea de comert exterior cu bunuri nu se formeaza stocuri; in cazuri speciale cand

acestea apar au o durata scurta de depozitare (o zi-una saptamana).

(marfurile pot fi neambalate, in vrac - marfuri cu greutate mare, in saci,

baloti - mai multe pachete legate impreuna etc.). Ambalajul este o

componenta esentiala in prezentarea marfurilor la export asigurand

protectia marfurilor impotriva socurilor, conservarea pe parcursul

transportului, protectia impotriva furtului (inviolabilitatea produsului),

facilitarea operatiilor de incarcare/descarcare, transbordare etc. De

asemenea ambalajul are un rol deosebit in desfacerea produselor pe

viitoarele piete (functie promotionala si de publicitate). Avand in vedere

aceste functii ale ambalajelor aferente marfurilor ce urmeaza a fi exportate,

se recomanda ca ambalajele sa indeplineasca urmatoarele cerinte: sa aiba

masa si volum propriu cat mai mic; sa nu fie toxice pentru marfa si pentru

mediul inconjurator; sa fie compatibile si/sau reprezentative pentru fiecare

produs in parte; sa nu aiba gust sau miros propriu; sa aiba rezistenta

mecanica ridicata pentru a rezista cat mai bine la manipulari repetate si

transport; sa fie etans fata de gaze, praf, grasimi; sa aiba design adecvat

(culoare, forma) marfii pe care o reprezinta.

Cele mai frecvente forme de ambalare uzitate in comertul

international sunt livrarea cu ajutorul paletelor si in containere.

Paletele asigura reunirea intr-o singura unitate de incarcare a mai

multor marfuri depuse pe o paleta (compusa din una sau doua platouri

suprapuse ce permit folosirea elevatorului).

Containerul este un recipient ce permite incarcarea unor marfuri in

vrac in care marfa circula fara nici o interventie pe parcursul transportului.

In acord cu normele INCOTERMS ambalajul este intotdeauna in sarcina

vanzatorului. Importatorul poate sa dea instructiuni precise referitoare la

ambalaj; in caz contrar exportatorul este cel care alege natura si tipul de

ambalaj; daca acesta a ales un ambalaj necorspunzator in raport cu

proprietatile marfii, atunci se poate produce refuzul primirii marfii.

Marcarea, in general, este obligatia producatorului si se refera atat la

marfuri cat si la ambalaje; in nici un caz nu se foloseste pentru scopuri

publicitare. Aceasta este de doua tipuri: cea necesara pentru a individualiza

o expeditie - cu rol de a evidentia in special locul de origine a marfii; cea

ceruta de reglementarile tarii importatoare.

Mentionam ca in conformitate cu recomandarile ISO pe ambalaje

pot fi trecute si pictograme pentru a evidentia anumite caracteristici (marfa

fragila, a se feri de umiditate/caldura) sau pentru a oferi indicatii de

manipulare (sus/jos a nu se inclina).

Din punct de vedere financiar-contabil fiecare aceste tipuri de

cheltuieli se inregistraza in contul analitic 6023 "Cheltuieli privind

materialele pentru ambalat".

2. Metode si uzante de asigurare a calitatii marfurilor

alimentare la nivelul intreprinderilor de comert exterior

2.1. Metode si uzante de asigurare a calitatii marfurilor alimentare

la nivelul intreprinderii importatoare

In activitatea de comert exterior un rol deosebit revine procedurilor de

asigurare a calitatii marfurilor, mai ales alimentare, ce fac obiectul

operatiunilor de export/import. Aceasta presupune o serie de activitati si

International Standartion Organisation

operatii intreprinse de catre partenerii implicati in tranzactii ce au ca scop

final delurarea in conditii optime a contractului.

Referitor la calitatea marfurilor reglementarile comunitare prevad

coexistenta dintre regimurile nationale cu marcile comunitare si astfel, prin

tranzactiile care se efectueaza, agentii economici pot opta intre marcile

nationale si cele comunitare.

Inca din anul 1991 Uniunea Europeana a elaborat Reglementarea

nr.2092 privind atribuirea etichetelor ecologice produselor de natura

agroalimentara ; aceasta reglementare, care este valabila in toate tarile

membre, inclusiv pentru importurile din tarile nemembre ale U.E. are la

baza cerintele stabilite de Federatia Ecologica a Producatorilor Agricoli

(AGTL) din Germania.

Etichetele ecologice aplicate produselor de natura agroalimentara

includ referiri obligatorii la urmatoarele elemente:

definirea - "importatorului", a "furnizorului", a "marfii";

marcarea - fiecarui produs ambalat in vederea facilitarii identificarii;

ambalarea - care trebuie sa contina instructiuni precise;

dispozitii referitoare la metoda de analiza si de inspectie - se

prevede ca un cumparator poate solicita inspectarea marfurilor fie in timpul

proceselor de fabricatie, fie inainte sau dupa ambalare si expeditie ;

garantarea - prin care sunt stipulate garantiile si durata lor de

valabilitate ; in conformitate cu aceste dispozitii reglementarile U.E.

precizeaza ca « . furnizorul garanteaza ca articolele care fac obiectul

prezentului contract vor fi lipsite de orice vicii sau defecte imputabile,

datorate unei calitati deficitare a elementelor lor constitutive sau a

proceselor de productie conduse incorect, ca ele vor corespunde normelor

stabilite si in general acceptate pentru tipul de produs comandat, ca vor fi

pe deplin conforme cu specificatiile, cu schemele sau esantioanele

prezentate . Garantia acopera inspectia, plata si acceptarea marfurilor, dar

inceteaza la X luni dupa livrarea acestora sau Y luni dupa sosirea lor la

ultima destinatie, data efectiva a expirarii garantiei fiind aceea in care

produsul se afla prima data intr-una din cele doua eventualitati. Reclamatiile

semnalate de catre furnizor inainte de aceasta data vor fi luate in

consideratie . » ;

controlul preliminar - presupune ca inainte de semnarea

contractului, importatorul sa verifice aptitudinea furnizorului de a respecta

exigentele sale calitative ;

inspectia marfurilor - se face de catre importator cu scopul de a

se asigura de conformitatea acestora cu specificatiile inscrise ; prin acesta

actiune se prevad:

momentul inspectiei : inainte de expediere sau in momentul

descarcarii ;

metodele de inspectie : de analiza ; modalitati de certificare ; tehnici

ale controlului statistic si programme de tip «zero defecte » ;

locul inspectiei - poate fi ales in tara furnizorului sau in cea a

importatorului ;

metodele de control a calitatii prin esantionare statistica (CSQ) - se

aplica in cazul productiei de serie mare ; se bazeaza pe verificarea

bucata cu bucata a unui numar restrans de piese (esantioane) ;

programul de tip « zero defecte » - presupune ca in stadiul final nici

un produs sa nu fie cu defect ;

Sursa:"Marfurile alimentare in comertul international" - Dima Dumitru si altii, Ed.Economica, Bucuresti,

Fig.2. Corelatia dintre asigurarea calitatii prescrise, asigurarea inocuitatii

si instrumentele de garantare a calitatii produselor alimentare

responsabilii cu inspectia - sunt inspectori desemnati de catre

importatori sau inspectori apartinand unui organism independent

recunoscut si recunoscut de catre beneficiarul marfii.

examenul final - pentru toate produsele si, in special, la loturile de

producse alimentare se bazeaza pe corelarea dintre asigurarea calitatii

prescrise, asigurarea inocuitatii si instrumentele de garantare a calitatii se

prezinta in Fig.2.

De asemenea, mai exista si capitolul « Alte clauze generale », care

se ferera la : mijloacele de plata, drepturile de proprietate intelectuala,

conditiile care permit anularea contractului, cazurile de forta majora,

reglementarea compensatiilor in caz de intarzieri sau a litigiilor.

2.2. Metode si uzante de asigurare a calitatii marfurilor

alimentare la nivelul intreprinderii exportatoare

O intreprindere exportatoare trebuie sa mentina permanent nivelul

calitativ stabilit pentru produsele contractate. « Calitatea » trebuie sa

reprezinte scopul urmarit in cadrul tuturor activitatilor desfasurate, de la

receptia materiilor prime si pana la livrarea produselor finite, la toate

nivelurile ierarhice si pentru toti cei care participa la productie sau

comercializare.

Inainte de lansarea unui proiect de productie ce urmeaza a fi

destinata exportului, conducerea intreprinderii va trebui sa-si asigure

echipamentele de lucru necesare pentru a raspunde cu succes exigentelor

proceselor de fabricatie.

Exportatorul - trebuie sa stie care sunt caracteristicile care il vor

determina pe consumator sa accepte sau sa refuze tipul respectiv de

produs, cum se situeaza produsul pe piata externa in raport cu produsele

similare ale firmelor concurente, care sunt elementele care ii pot conferi

superioritate fata de articolele deja comercializate pe piata importatoare,

astfel incat produsele acesteia destinate exportului sa se situeze la niveluri

calitativ ridicate, sa satisfaca gustul consumatorilor externi si sa se

realizeze pe pietele externe in cauza.

Totodata, se stie ca importatorii nu vor accepta niciodata produse

alimentare prelucrate in intreprinderi in care personaluil nu respecta

principiile stricte de igiena personala, lucreaza in spatii improprii din punct

de vedere sanitar, in conditii atmosferice de temperatura si umiditate

inadecvate.

Conditionarea si ambalarea neconforma cu specificatiile contractuale

sau, in lipsa acestora, cu procedurile obisnuite in bransa respectiva fac

obiectul refuzului marfurilor de catre cumparator, avarierii sau alterarii in

timpul transportului si depozitarii sau reducerii timpului de comercializare.

Firmele exportatoare trebuie sa previna aparitia defectelor pentru

produsele lor prin definirea unor standarde de firma proprii si prin dotarea

cu sisteme de control al calitatii eficiente.

Standardele de firma sunt fondate pe normele, standardele si

reglementarile in vigoare pe pietele externe vizate, pe standardele

internationale (ISO, Codex Alimentarius) sau Europene.

Exporturile in sectorul alimentar catre Uniunea Europeana sunt

supuse Reglementarii C.E.E. nr.339/1993 a Consiliului Europei privind

efectuarea controalelor de conformitate a produselor importate din tari terte

cu reglementari care se aplica in domeniul securitatii produselor.

Conform acestui document, daca autoritatile vamale constata :

o prezenta unui produs (lot de produse) care prezinta indoieli la

securitatea alimentara ;

o absenta unui document sau a unui marcaj care trebuie sa

insoteasca produsul, acestea sunt indreptatite sa opreasca

comercializarea produsului respectiv si sa informeze autoritatile nationale

cu competente in sfera supravegherii pietei de desfacere.

Standardele de firma servesc la asigurarea unuei calitati constante a

produselor furnizate si se aplica pentru :

materii prime (aspect, dimensiuni, stare fizica, compozitie

chimica) ;

procese de fabricatie (proprietati fizice si chimice ale produselor

intermediare, cum ar fi : culoare, pH, umiditate etc.) ;

produse finite (caracteristici senzoriale : aroma, culoare, textura,

aspect exterior, caracteristici chimice, prezenta aditivilor alimentari, a

corpurilor straine, a impuritatilor minerale, a insectelor, indicii microbiologici,

cantitate, ambalare, etichetare, data limita de livrare etc.).

2.3. Eficienta sistemului de control al calitatii

Face parte din ansamblul activitatilor ce formeaza gestiunea

calitatii la nivelul intreprinderii ;

Indiferent de marimea intreprinderii, ciclul de dezvoltare a calitatii

este deosebit de util ;

Un manager care nu intelege necesitatea aplicarii ciclului de

dezvoltare a calitatii, nu poate asigura dezvoltarea societatii sale ;

Controlul trebuie sa cuprinda toate cele patru faze ale calitatii :

proiectare, pregatire, fabricare si mentinerea calitatii.

Intr-o intreprindere, un sistem de control a calitatii fabricatiei trebuie

sa raspunda la urmatoarele intrebari : ce, cine, cum, unde, cand si cat se

controleaza

Sursa:"Marfurile alimentare in comertul international" - Dima Dumitru si altii, Ed.Economica, Bucuresti,

Fig.3 Mecanismul de adaptare a firmei la exigentele protectiei

consumatorilor de bunuri alimentare