Metodologia efectuarii expertizei merceologice - studierea documentelor operative

Admiterea si dispunerea expertizei este atributul organului judiciar pentru expertiza judiciara si al unui organ administrativ pentru expertiza extrajudiciara. Pentru ca expertiza sa fie admisibila ca mijloc de proba, aceasta trebuie sa fie necesara, adica sa existe necesitatea consultarii unui specialist pentru dovedirea unor imprejurari si, pe de alta parte, expertiza trebuie sa fie concludenta, adica sa poata elucida anumite imprejurari care sa usureze solutionarea corecta a cauzei.

Expertiza judiciara are un caracter facultativ, ceea ce inseamna ca organul judiciar este acela care apreciaza daca in speta respectiva efectuarea expertizei este necesara si concludenta, deci admisibila.

Dispunerea efectuarii expertizei si stabilirea obiectivelor acesteia este punctul de plecare in derularea expertizei.

Odata expertiza admisa si dispusa, principalele etape care se parcurg in cursul ei sunt acceptarea expertizei, pregatirea expertizei, investigarea obiectului expertizei, intocmirea raportului de expertiza si analiza acestui raport si, daca este cazul, efectuarea suplimentului de expertiza, sau a unei noi expertize.

1. Acceptarea expertizei

Acceptarea expertizei este etapa in care expertul primeste de la organul care l-a desemnat obiectivele expertizei. Cu aceasta ocazie ia cunostinta de actele existente la dosar, poate cere explicatii suplimentare si sa faca obiectii cu privire la termenul care i-a fost fixat.

2. Pregatirea expertizei

Expertul trebuie, in aceasta etapa, sa aprofundeze obiectivele expertizei si sa inteleaga corect sensul problemelor pe care trebuie sa le rezolve. Pregatirea se realizeaza printr-o documentare rapida si cuprinzatoare. Pentru a orienta investigatiile intr-o directie corecta, expertul trebuie sa studieze documentele litigiului, stabilind pe baza lor punctele de reper necesare inceperii investigatiilor. Pregatirea corecta contribuie la alegerea caii celei mai potrivite pentru derularea expertizei si la evitarea unor investigatii colaterale, consumatoare de timp si efort.

Principalele faze ale documentarii din etapa de pregatire sunt redate in continuare.

a)      Cunoasterea istoricului litigiului si stabilirea cronologiei faptelor

In aceasta etapa expertul se informeaza din documente cu privire la modul, imprejurarile, locul si momentul in care au avut loc evenimentele care au produs vicierea in cauza a calitatii produselor. Pe baza informatiilor cuprinse in documentele studiate, expertul stabileste cronologia evenimentelor si precizeaza etapele din circulatia tehnica sau din fabricatia produselor respective care sunt susceptibile a fi la originea vicierii calitatii, urmand ca acestea sa faca obiectul prioritar al investigatiei obiectului expertizei.

In scopul cunoasterii istoricului litigiului, expertul studiaza documentele litigiului existente la dosar. Principalele documente pe care expertul le foloseste in aceasta etapa sunt cererea de actionare in litigiu de catre reclamant si documentele pe care se sprijina cererea, intampinarea partii reclamate si documentele pe care se sprijina, procesele verbale ale sedintelor anterioare, documentele depuse ulterior la dosar.

Cunoasterea istoricului litigiului si a cronologiei faptelor ii permite expertului nu numai sa localizeze momentul si locul in care s-au produs vicierile in cauza ale produselor, ci si sa stabileasca un plan de desfasurare in continuare a expertizei.

Pe baza informatiilor pe care le obtine in cursul documentarii, expertul poate sa depaseasca sfera initiala a obiectivelor care i-au fost stabilite de instanta, dar numai in cazul unei necesitati stringente si numai cu acordul instantei.

b) Studierea documentelor operative

Documente operative ale caror studiu este necesar in expertizarea marfurilor sunt:

- documentele contractuale ale relatiei dintre furnizor si beneficiar si anume contractul si anexele la contract cum sunt graficele de livrari, precum si corespondenta legata de derularea contractelor;

- documentele de livrare-primire si anume avize de expediere, facturi, procese-verbale de receptie, procese verbale de custodie, daca e cazul;

- documente de transport cum sunt scrisoarea de trasura, scrisoarea de transport, conosamentul, foaia de parcurs, buletinul de mesagerie etc;

- documentele care atesta calitatea produsului sau lotului de produse - certificatul de calitate si cel de conformitate, buletine de analiza, certificatele de stare sanitara, sanitar-veterinara si fitosanitara etc.

Principalele informatii care rezulta din studiul documentelor operative sunt:

- existenta sau absenta tuturor documentelor care trebuie sa insoteasca marfa si existenta tuturor mentiunilor obligatorii pe aceste documente;

- locul si timpul diferitelor etape ale vietii produsului ca momentul fabricarii, al expedierii, al sosirii la destinatie, al manipularilor pe parcurs, al efectuarii de analize etc;

- conditiile si itinerarul miscarii marfii pana la constatarea vicierii;

- starea calitativa si cantitativa a marfii pe parcursul fabricatiei si a circulatiei.

c) Studierea actelor si documentelor care reglementeaza calitatea marfurilor care fac obiectul litigiului

Masura in care marfurile care fac obiectul litigiului satisfac cerintele de calitate convenite prin contract rezulta prin comparare atat cu prevederile contractuale in privinta calitatii cat si cu actele normative privind calitatea marfurilor. Intre acestea se consulta in primul rand standardele, dar si caiete de sarcini tehnice pentru unele produse din comertul international, certificate de conformitate de tip, respectiv de omologare. De asemenea se studiaza, dupa caz, normative de specialitate care reglementeaza aspecte specifice de calitate: normative sanitare, sanitar-veterinare, fitosanitare, de protectie a mediului, de protectie a securitatii consumatorului etc;

In acest context se mai iau in consideratie prescriptiile privind marca de fabrica, marca de calitate si mostrele etalon.

Referat: Afacere - caracteriazarea chinchileleor - cand achizitionam un chinchila Lucrare: Trustul chimiei farmaceutice - o adevarata batjocura adusa terapiilor naturiste

d) Documentarea bibliografica

Documentarea bibliografica creaza o imagine privind modul in care problema in cauza este tratata in literatura de specialitate, ofera analogii si posibilitati de comparare si ajuta la evitarea unor interpretari eronate. Documentarea bibliografica se impune si in expertizele care cuprind si investigatii experimentale.

Drept material bibliografic se folosesc lucrari stiintifice universal recunoscute ca tratate, enciclopedii, monografii, studii si cercetari.

3.Investigarea obiectului expertizei

Investigarea obiectului expertizei este etapa in care se stabilesc faptele si imprejurarile care au produs vicierea marfii. Actiunea se desfasoara dupa un plan de actiune, intr-o succesiune logica a actiunilor.

Expertiza se extinde pe intreaga circulatie tehnica a marfii. Circulatia tehnica cuprinde perioada de miscare a marfii din momentul preluarii de la furnizor pana la vanzarea catre consumator. Timpul de derulare a circulatiei tehnice poate fi de cateva ore sau de cativa ani. In acest timp au loc operatiuni tehnice ca transportul, depozitarea, pastrarea, sortarea, preambalarea, portionarea, debitarea marfii, care toate pot afecta calitatea ei.

Operatiunile tehnice se desfasoara intr-o veriga sau in mai multe verigi, expertizei revenindu-i sarcina sa gaseasca si sa cerceteze veriga probabila de aparitie a vicierii marfii. Investigatia decurge in sens invers in raport cu sensul cirulatiei tehnice si porneste de la momentul depistarii vicierii produsului. Schema de investigare pana la sursa vicierii, pentru o circulatie tehnica completa a marfurilor, se prezinta in principiu astfel:

Comert cu amanuntul → Transport → Comert cu ridicata →

→ Transport → Depozitare → Transport → →Transport → Productie.

Astfel se procedeaza si in cazul produselor care se obtin printr-un lant de fabricatii in care produsul unei intreprinderi este materie prima pentru urmatoarea, asa cum este, de exemplu, sirul de produse grau, faina, paste fainoase. La aparitia unor vicieri ale produsului finit al ultimei fabricatii, expertiza va porni de la aceasta si va continua, daca nu s-a gasit sursa vicierii, cu tehnologia ultimei fabricatii, cu materia ei prima, cu tehnologia penultimei fabricatii etc., pana la gasirea locului, momentului si cauzei deprecierii calitative.

Pe parcursul investigarii circulatiei tehnice a marfii, poate fi necesara colaborarea cu experti de alta specialitate, de exemplu expertul contabil sau expertul sanitar. Totusi, planul pe care si-l intocmeste expertul trebuie sa cuprinda numai probleme pe care le rezolva personal, iar aprecierile sale trebuie sa se bazeze exclusiv pe constatari personale. De asemenea, informatiile furnizate de persoanele care au participat la operatii legate de circulatia tehnica a marfii trebuie limitate ca importanta de garantia obiectivitatii lor.

Si in aceasta etapa, expertiza impune verificari de documente cum sunt evidente primare, evidente contabile, registre de fabricatie, registre de analize etc. Verificarile documentelor care insotesc marfa premerg, de obicei, verificarile tehnice si cele de teren, ele permitand stabilirea cu aproximatie a locului vicierii.

Investigatiile pe teren furnizeaza date si informatii cu forta probanta deosebita, de accea sunt surse de documentare din cele mai importante.

In cadrul investigatiilor pe teren se verifica acte originale, se observa locul unde s-a produs vicierea produsului, se preleveaza probe si se efectueaza analiza acestora, se executa simulari si reconstituiri, se culeg declaratii ale persoanelor implicate in producerea sau circulatia marfurilor in cauza.

Investigarea pe teren a obiectivului expertizei cuprinde urmatoarele etape:

a)      Procedura investigatiilor

Procedura investigatiilor se refera la modul in care se stabileste contactul dintre expert si parti si consta in convocarea scrisa a partilor, termenul de comunicare si existenta imputernicirilor atat pentru expert cat si pentru delegatii partilor. Convocarile verbale nu au valabilitate.

Prin convocarea scrisa, expertul invita imputernicitii partilor pentru ca acestia sa colaboreze cu expertul la investigatiile pe teren. Invitatia precizeaza locul, data, ora si durata investigatiilor. Expertul poate solicita partilor sa-i transmita documente sau copii ale acestora, necesare in cursul investigatiilor.

b)     Investigatia propriu zisa

Investigatia se refera la diferite aspecte, functie de etapa vietii marfii care se supune cercetarii sau de locul unde se presupune ca isi are originea vicierea calitatii.

In cazul unei intreprinderi producatoare se verifica:

- documentele privind cantitatea si calitatea materiei prime;

- registrul de fabricatie si cel de analize;

- balanta de materiale;

- documentele privind asigurarea calitatii si in cadrul acesteia modul de efectuare a controlului de calitate.

In cazul unei intreprinderi comerciale se verifica:

- actele de receptie si registrul de analize;

- registrul de stare calitativa a marfurilor depozitate;

- documente operative.         

In toate cazurile, convorbirile expertului cu persoane care au participat la efectuarea unor operatii sau au fost martori la acestea se consemneaza sub forma de minute semnate de partcipanti sau sub forma de declaratii scrise. De asemenea, daca este cazul, se recolteaza probe impreuna cu reprezentantii partilor, probe care se supun analizei.

c)      Consemnarea rezultatelor investigatiei pe teren

Dupa incheierea investigatiilor pe teren, consemnarea rezultatelor se face intr-un document semnat de toti participantii. In document se consemneaza locul, data si durata investigatiei, participantii si calitatea lor, continutul investigatiilor, opiniile imputernicitilor partilor fata de cele constatate, obligatiile partilor de a furniza la un termen a unor informatii sau a unor acte. In document nu se consemneaza opinia, interpretarea sau concluziile, nici chiar partiale, ale expertului. In aceasta faza a expertizei ele ar fi premature.

La documentul incheiat se anexeaza toate materialele solicitate de catre expert precum si un opis al acestora.

4. Elaborarea raportului de expertiza

Rezultatele investigatiilor se concretizeaza in raportul de expertiza care se inainteaza in termenul stabilit organului care a dispus efectuarea expertizei.

Raportul de expertiza nu se rezuma la enumerarea concluziilor la care s-a ajuns, ci in raport se redau pe scurt, dar complet, si etapele parcurse pana la concluzii, metodele de cercetare utilizate, constatarile si modul de interpretare a datelor obtinute.

Raportul de expertiza trebuie sa fie lipsit de echivoc si sa nu contina trimiteri la lucrari in afara dosarului. Desi expertul este liber in formarea opiniei sale, raportul sau nu poate reflecta pareri arbitrare si trebuie sa se incadreze in prevederile actelor normative care reglementeaza domeniul in cauza. Expertul este raspunzator pentru datele cuprinse in raport. De aceea, de exemplu, analizele de laborator trebuie sa fie efectuate pe un numar cat mai mare de probe, de laboratoare autorizate in acest scop, dotate cu aparate si metode de precizie adecvata.

Expertiza trebuie astfel condusa si raportul de expertiza trebuie astfel conceput si formulat, incat acesta sa aiba o tinuta corespunzatoare, sa fie clar si concis. Afirmatiile expertului cuprinse in raport trebuie bine argumentate si exemplificate si ele nu trebuie sa contina date neconcordante sau in contradictie.

Elaborarea raportului de expertiza se face cu respectarea unor reguli de forma, de procedura si de continut.

a) Reguli procedurale si de forma

Raportul de expertiza se redacteaza in mai multe exemplare dactilografiate (tehnoredactate), fiecare semnat si parafat de expert pe fiecare pagina si la final, din care primul se depune la instanta sau organul care a dispus expertiza si cate un exemplar la partile in litigiu. In raportul de expertiza nu se admit greseli, corecturi sau stersaturi.

Raportul de experiza trebuie depus in termenul fixat de instanta, care este de regula cu cel putin 5 zile inaite de data judecarii litigiului respectiv.

Pana in momentul predarii lui, raportul de expertiza are caracter secret.

b)      Reguli de continut

Raportul de expertiza este un act redactat pe sectiuni. Respectarea structurii pe sectiuni si a continutului acestora asigura claritatea expunerii si accesibilitatea documentului pentru toti cei interesati. Sectiunile raportului si continutul lor este dat in continuare.

- Preambulul cuprinde numele si prenumele expertului, profesia si calificarea sa, adresa, instanta sau organul care l-a numit si numarul dosarului.

- Scurt istoric al litigiului cuprinde numele sau denumirea partilor - reclamantul si paratul - cu adresele exacte, succesiunea cronologica a principalelor elemente, punctele de reper ale litigiului. In aceasta sectiune mai sunt cuprinse daunele si perioada cand s-au constatat aceste daune, precum si interpretarea partilor in raport cu problemele litigiului. Se precizeaza daca s-au mai efectuat expertize privind cazul respectiv.

- Obiectul expertizei este sectiunea in care se redau ad literam obiectivele stabilite de instanta, formulari imprecise oferind ocazia ca partile sa conteste raportul, pe considerentul ca s-ar baza pe constatari neconcludente, sau chiar pe o cercetare efectuata intr-o directie gresita.

- Procedura investigatiilor se refera la numele si calitatea imputernicitilor, felul documentelor de imputernicire, legalitatea invitarii partilor, felul investigatiilor efectuate de fata cu partile si modul in care au fost consemnate sub semnatura expertului rezultatele acestor investigatii (minuta, proces-verbal etc.).

- Constatarile expertizei redau datele din dosarul litigiului si rezultatele investigatiilor expertului. Datele neconcordante care provin din diferite surse se consemneaza ca atare, se analizeaza comparativ si se stabileste astfel veridicitatea lor. Rezultatele se expun in ordinea aparitiei lor, se descriu exact si se interpreteaza. Se acorda atentie stabilirii cu exactitate a cauzelor care au generat vicierea marfii, scopul de fapt al expertizei. De asemenea trebuie interpretate eventualele anomalii care apar pe parcursul expertizei si trebuie sa se dea solutii pentru preintampinarea repetarii lor. Prin cele de mai sus, aceasta sectiune este una din cele mai importante din raportul de expertiza.

- Concluziile raportului de expertiza cuprind raspunsurile concise la obiectivele impuse de instanta. Intre concluzii se consemneaza raspunderile tehnice legate de vicierea in cauza, stabilite in cursul investigatiei, dar nu se ataca aspectul juridic al problemei. Concluziile trebuie sa fie obiective si corecte, cerinte care se realizeaza pe baza cunostintelor profesionale, a probitatii morale si profesionale si a independentei in raport cu partile a expertului si pe baza respectarii drepturilor partilor in legatura cu desfasurarea expertizei.

- Anexele raportului de expertiza constau din documente care se pot atasa raportului pentru a sustine concluziile formulate. Anexele sunt cuprinse obligatoriu intr-un borderou si pot fi documente si acte suplimentare depuse de parti, buletine de analiza, breviare de calcul, fotografii si fotocopii, probe ale caror continut nu a putut fi integrat in raport, planuri ale unor depozite, scheme de amplasare a marfii etc. Borderoul de anexe trebuie sa existe si in copiile raportului de expertiza remise partilor in litigiu.

5. Analiza raportului de expertiza

Dupa ce raportul de expertiza este pus la dispozitia partilor in litigiu, acesta este analizat de specialistii partilor din punct de vedere juridic, merceologic, economic, contabil, astfel incat sa existe elementele necesare formularii eventualelor obiectiuni in fata instantei.

Analiza merceologica, in special a sectiunilor privind constatarile si concluziile, efectuata de economistul de comert, specialistul fiecarei parti in domeniul circulatiei tehnice a marfurilor, stabileste masura in care autorul raportului de expertiza a procedat corect si complet pentru elucidarea obiectivelor trasate de instanta. Daca in urma studierii, de catre instanta sau de catre parti, a raportului de expertiza, apar neclaritati, se pot cere clarificari suplimentare pe care expertul le poate furniza verbal sau in scris, sub forma de "completare la raportul de expertiza'. Daca apar obiectiuni al uneia sau ale ambelor parti in litigiu, instanta il obliga pe expert sa analizeze obiectiunile si sa raspunda in scris, sub forma de "note scrise'.

6. Efectuarea suplimentului de expertiza

Uneori, dupa depunerea raportului de expertiza, partile sau instanta pot constata aparitia de noi probleme ale litigiului, care impun investigatii suplimentare din partea expertului. In astfel de situatii instanta poate ordona obiective suplimentare pentru expertiza.

7. Efecuarea unei noi expertize

In cazul in care raportul de expertiza este controversat sau expertiza a fost anulata ca urmare a incalcarii unor dispozitii legale de catre expert, se poate dispune efectuarea unei noi expertize. Noua expertiza are aceleasi obiective ca si expertiza initiala si este efectuata, de regula, de alt expert (experti).

Raportul de expertiza care se intocmeste in urma noii investigatii are structura si continutul descrise anterior, cu precizarea ca suplimentar se ia pozitie fata de raportul initial de expertiza.