Notiuni introductive de management al logisticii

NOTIUNI INTRODUCTIVE DE MANAGEMENT AL LOGISTICII

Activitatile principale cuprinse in cadrul Managementului Logistic sint urmatoarele:

a).Inregistrarea comenzilor si pregatirea loturilor de livrare. Activitatea logistica incepe cu primirea unei comenzi din partea clientului, ceea ce declanseaza procesul de distributie, orientind toate activitatile acestuia spre satisfacerea cererii existente. Elementele procesului de comanda sint cele operationale astfel:

-ordonarea comenzilor primite,

-programarea si pregatirea loturilor de transport si a facturilor,

-comunicatiile,

-modificarile procesului de comanda,

-urmarirea si expedierea produselor,

-corectarea erorilor,

-cererile de informare despre produs, de credit si incasari.

b).Serviciul catre client. Este definit ca o "filosofie orientata catre client", care include si analizeaza toate elementele mixului de Marketing si legatura lor cu activitatea Managementului Logistic. Fiecare element al sistemului logistic poate influenta modul in care produsul ajunge la client, locul si timpul potrivit, cost si conditii potrivite.

c).Distributia comunicatiilor. Necesita un sistem complex de comunicatii care se desfasoara intre firma, clienti si furnizori, compartimentele firmei: marketing, finante, contabilitate, fabricatie, logistica-transport, depozit, stocare inventariere.

d).Controlul si inventarierea. Este o activitate importanta a Logisticii, fiind necesara cunoasterea in fiecare moment, a nivelului de stocuri de materii prime, subansamble, piese si produse finite pentru ca imobilizarea acestor stocuri inseamna atit spatiu in depozite, cit si cheltuieli (stoc=capital imobilizat). Dimensiunea corecta a stocurilor este un element primordial, nu trebuie sa fie exces de stoc, pentru ca acest lucru inseamna cheltuieli mai mari, dar nici mai putin de necesar, lucru care ar crea blocaje in lantul distributiei, clientul nemaiputind fi onorat.

e).Prognoza cererii. Este o estimare a cantitatii de produse si servicii, pe diferite piete si perioade de timp. Aceasta prognoza de Marketing este rezultatul unei cercetari a pietei si analizei trendului, estimarii vinzarilor si a metodelor computerizate si cuprinde strategiile de pret, promotionale si de vinzari. Prognozele Logisticii constau in determinarea cantitatii de produse, pe sortimente de fabricatie, posibilitatile de plasare si depozitare pe fiecare segment de piata.

f).Transportul. Reprezinta deplasarea marfurilor de la locurile de productie catre distribuitori, clienti (locurile de consum si vinzare), sau in unele cazuri returnarea acestora. Cuprinde alegerea tehnologiei de transport (auto, cale ferata, maritima sau aeriana) si a rutelor de transport.

g).Depozitarea. Necesitatea acesteia se datoreaza faptului ca ciclurile de productie si consum nu corespund. Cu cit este mai mare timpul dintre cele doua extreme, cu atit este mai mare durata si volumul depozitarii. Depozitarea cuprinde activitati legate de organizarea si gestionarea spatiului, deciziile legate de posibilitatile proprii si de necesitatea inchirierii spatiilor necesare, proiectarea si amplasarea depozitelor, sistemele de securitate, pregatirea personalului, deciziile legate de numarul, de tipul de depozite si de locul in care acestea vor fi amplasate.

h).Selectia locurilor de amplasare a fabricilor si depozitelor. Indiferent daca terenul este propriu, inchiriat sau arendat, amplasarea strategica a fabricilor si a depozitelor cit mai aproape de pietele de desfacere, poate duce la imbunatatirea serviciilor oferite clientilor si la reducerea distantelor de transport si implicit a costurilor. La amplasarea fabricilor si depozitelor trebuie sa se tina seama de localizarea pietelor, a furnizorilor, taxele platite, costul terenului si disponibilitatea de utilitati.

i).Stocarea. Influenteaza de asemenea satisfactia clientului, de aceea firma trebuie sa gaseasca un echilibru al stocurilor, pentru ca stocurile exagerate atrag dupa sine costuri mari si uzura morala a produselor, iar deficienta de stocuri conduce la penuria de produse, la cheltuieli de urgenta pentru expedierea sau fabricarea produselor si la nemultumirea clientilor.

j).Manipularea. Este legata de fluxul materiilor prime, semifabricatelor si produselor finite si de tehnologiile de transport utilizate. Eliminarea manipularilor inutile si mecanizarea celor care ramin, gruparea marfurilor in unitati de manipulare si transport, utilizarea mijloacelor de grupaj, reducerea pierderilor si a degradarilor sint obiectivele principale ale activitatii de manipulare. Manipularea isi pune amprenta pe reducerea stocurilor si implicit a costurilor si pe cresterea productivitatii.

k).Intermedierea. Reprezinta achizitia de materiale si servicii necesare asigurarii eficientei fabricatiei si proceselor logistice. Activitatea de intermediere cuprinde selectarea surselor de aprovizionare, determinarea formei in care materialele pot fi achizitionate si alegerea tehnologiilor de transport si de manipulare, controlul de calitate, informarea privind pretul materiilor prime.

l).Servicii post-vinzare. Se refera la executarea reparatiilor, dupa vinzare, asigurarea cu piese de schimb sau componente atunci cind consumatorul are nevoie.

m).Ambalarea. Indeplineste functia de logistica si pe cea de marketing. In primul caz ambalajul protejeaza produsul impotriva deteriorarii pe timpul depozitarii, transportului si a manipularii inutile. Potrivit celei de a doua functii ambalarea este o forma de promovare, marimea, designul, culoarea, atrag clientii, iar inscrisurile de pe el ofera informatii despre produs.

n).Valorificarea si eliminarea rebuturilor. Daca produsul necorespunzator din punct de vedere al fabricantului (rebutul) nu mai poate fi refolosit, pentru a realiza alte produse, el trebuie valorificat. Logistica se va ocupa de transport, de tratarea acestui produs si vinzare. Daca bunurile sint reutilizabile sau reciclabile, Logistica va asigura transportul lor catre procesul de reconditionare.

o).Restituirea bunurilor. Cumparatorii pot inapoia produsele in cazul unor defecte, termene de valabilitate depasite, sortimente necomandate. Multe sisteme logistice nu sint organizate pentru a asigura restituirea bunurilor pe un canal de intoarcere, de aceea costul returnarii poate fi mult mai mare decit transferul de la producator la consumator.

Fiecare organizare logistica este unica in felul ei, dar departamentele logistice ale firmelor care au succes pe piata internationala se ghideaza dupa o serie de principii esentiale, valabile indiferent de sectorul de activitate, tipul firmei si pozitionarea geografica.

Aceste principii sint urmatoarele:

1).Asigurarea unei legaturi intre logistica si strategia firmei. Aceasta este considerata ca fiind prima si cea mai importanta regula pentru a realiza potentialul de crestere a profitului pe care-l ofera logistica. Presupune ca toate operatiunile legate de logistica sa fie integrate in planul strategic al firmei. Datorita lipsurilor care au existat in domeniul logisticii, operatiile de logistica au fost considerate de cele mai multe ori elemente neutre pentru firma. Logistica eficienta din punct de vedere al costului are un mare impact in mentinerea pozitiei firmelor pe piata. Inovatia in domeniul logisticii contribuie la detinerea suprematiei in domeniul costurilor si la diferentierea prin servicii.

2).Realizarea unei organizari globale. Cel de-al doilea principiu sustine o organizare globala a logisticii prin care sa fie controlate toate functiile logisticii de catre un singur departament din cadrul firmei. Gestionarea materialelor, transportul, depozitare, distributia, logistica interna trebuie sa fie unificate printr-o combinatie adecvata de management. Asigurarea unor servicii logistice eficiente necesita o coordonare riguroasa a tuturor operatiilor cu strategia firmei. Logistica cu costuri reduse se bazeaza pe o mutitudine de decizii continue ca de exemplu: cheltuieli mai mari de transport, dar costuri mai mici pentru stocuri si depozitare. Deciziile adecvate in ambele domenii sint mai usor de luat daca un singur manager va fi responsabil pentru toate functiile logistice interdependente. O serie de firme recunosc interrelatiile dintre logistica, productie, marketing, vinzari si finante. Acestea identifica functiile si activitatile care au legatura cu logistica, urmarind o integrare cit mai buna a lor.

3).Valorificarea puterii informatiei. Departamentele de logistica profita din ce in ce mai mult de avantajul informatiilor si al tehnologiilor de procesare a informatiilor. Acestea sesiseaza faptul ca sistemele bazate pe tranzactii si cele decizionale sint resurse esentiale pentru realizarea profitului activitatii de logistica. Utilizarea in scop creativ a simularii decizionale poate aduce reduceri de costuri si servicii care pot contribui la cistigarea avantajului competitiv. Cea care a determinat o scadere semnificativa a costurilor este informatia. Ca urmare tot mai multe firme aloca resurse pentru investitii in sistemele de gestionare a informatiilor, ca alternativa la cheltuielile pentru alte resurse logistice conventionale. O serie de firme utilizeaza deja modele computerizate menite sa ofere un ajutor in luarea deciziilor tactice si operationale. Un astfel de model analizeaza componenta solicitarilor de produse in cadrul comenzilor, decizind unde sa pozitioneze echipamentele de transport si rampele de descarcare astfel incit sa minimizeze distantele de transport din interiorul depozitului.

Referat: Antreprenoriatul si spiritului de echipa Eseu: Cum sa treci de capcanele proiectelor SAPARD - un proiect de valoare mica

4).Accentul pus pe resursele umane. Managementul resurselor umane este o conditie esentiala pentru obtinerea performantelor superioare de logistica. Aceste performante se obtin intr-un mediu care recunoaste ca oamenii sint cea mai importanta resursa a departamentului. Managementul superior trebuie sa conceapa un sistem care sa conduca la cresterea productivitatii, iar in anumite conditii sa gaseasca stimulente care sa favorizeze indeplinirea in bune conditii a functiei logistice. De asemenea calitatea este strins legata de resursele umane. Daca firma nu impune in rindul personalului sau o orientare bazata pe calitate, produse si servicii, va ramine in urma concurentei. Firmele trebuie sa urmareasca atent investitiile in pregatirea personalului. Acestea pot sa duca la importatnte reduceri de costuri si conduc la marirea numarului de servicii oferite, prin imbunatatirea operatiunilor si prin modul cum s-au preocupat de gestionarea resurselor umane. In planurile acestor firme trebuie incluse derularea unor operatii de proiectare sau achizitionare a unor tehnici specifice si a unor cunostinte de management.

5).Constituirea de aliante strategice. Acest principiu de logistica vizeaza formarea de catre firme a unor relatii de parteneriat cu alti participanti in cadrul lantului produsului sau al canalului. Formarea aliantelor strategice ofera posibilitati de profit nelimitate. Relatiile de parteneriat nu pot avea succes fara un schimb deschis si promt de informatii. Firmele trebuie sa-si comunice reciproc datele financiare si operationale, dar si prognozele si planificarile. Planificarea si realizarea de aliante fiabile este un proces complex mai ales in cazul firmelor multinationale. Este un obiectiv care necesita o abordare atenta, o coordonare cu clientii si furnizorii, sprijin din partea angajatilor si pregatirea prealabila a acestora, dar si cheltuieli pentru pregatirea si sustinerea schimbarilor operationale. Firmele importante de transport maritim demonstreaza modul in care pot fi parteneri ai producatorilor si comerciantilor in cadrul lantului logistic. In mod asemanator firmele inovatoare din domeniul depozitarii constituie aliante puternice, oferind servicii de depozitare si manipulare. Pe masura ce producatorii se confrunta cu piete din ce in ce mai complexe si concurentiale, logistica va juca un rol mai mare in servirea clientilor. Acele firme care vor cultiva cel mai bine aliantele strategice cu furnizorii, transportatorii, distribuitorii si clientii vor obtine profituri mai mari decit firmele care nu iau in considerare astfel de aliante.

6).Accentul pe performantele financiare. Cunoasterea consecintelor financiare ale activitatii logistice este esentiala pentru activitatea de planificare. Functia logistica utilizeaza pentru masurarea performantelor sale indicatori de tipul eficientei utilizarii activelor, valorii adaugate, costurilor si standardelor de operare. Activitati cum sint transportul, depozitarea, stocarea si servirea clientilor vor putea fi cel mai bine conduse in calitate de "centre de cost" sau de "profit".

7).Stabilirea nivelului optim al prestarii serviciilor. Stabiliea unui nivel optim al prestarii serviciilor reprezinta un element cheie al strategiei logistice a firmei. Pentru a realiza acest obiectiv firmele trebuie sa cuantifice veniturile suplimentare obtinute din oferirea unor servicii de calitate clientilor si sa masoare raportul "cost-profit" pentru a stabili diferite niveluri de servire. Acesta implica intelegerea nevoilor asteptarilor clientilor si a tipurilor de servicii pe care ei sint dispusi sa le achizitioneze. In final firmele trebuie sa calculeze nivelul optim de servicii si sa determine costurile asociate acestor servicii. Aceasta poate conduce la stabilirea unor preturi stratificate, in care diferitele niveluri de servicii sa fie asociate unor preturi corespunzatoare costurilor necesare pentru oferirea acestora.

8).Importanta rezolvarii detaliilor. Gestionarea eficienta a detaliilor conduce la derularea unei activitati consecvente. In cadrul firmelor de azi in care numerosi angajati, departamente si clienti interactioneaza pe arii geografice largi, consecventa prestarii serviciilor este de multe ori un element care lipseste. Consecventa scopului, a obiectivelor, imaginii si a informatiilor oferite clientilor sint aspecte deosebit de importante. Misiunea managerului departamentului de logistica este de a coordona procesul logistic astfel incit sa asigure consecventa in activitate. Aceasta presupune adoptarea de planuri si metode comune pentru simplificarea activitatii de gestionare a detaliilor.

9).Optimizarea volumului de marfuri transportate. Acest principiu de logistica impune faptul ca operatiunile de logistica sa gestioneze unitar volumele de marfuri transportate, stocurile, etc, in scopul imbunatatirii performantelor financiare. Aceasta gestionare unitara a marfurilor va determina imbunatatirea serviciilor si reducerea costurilor. Pe masura ce departamentele integrate de logistica evolueaza, se va realiza o coordonare sporita a volumului de marfuri expediate in interiorul si in exteriorul firmei, ceea ce va contribui la economii importante in privinta costului transportului. Indiferent ca este vorba de:

-unificarea incarcaturii,

-legaturi cu transportatorul sau cu furnizorul,

-coordonarea sosirilor si a expedierilor de marfa,

-investitii in logistica,

-rotatia stocurilor,

-apelarea la terte parti,

-constituirea societatilor mixte, capacitatea de a optimiza volumul marfurilor va determina: reduceri de costuri, cresterea rentabilitatii si obtinerea avantajului competitiv pe o perioada indelungata de timp.

10).Evaluarea si depasirea propriilor performante. Odata dobindita eficienta activitatii logistice va trebui sa fie sustinuta pentru ca performantele sa nu fie de scurta durata. Firmele trebuie sa-si masoare performantele de logistica si sa reactioneze dinamic la rezultatele obtinute. Firmele trebuie sa perceapa activitatea logistica ca pe un instrument startegic si nu ca pe o functie care determina costuri, realizind o coordonare a acestei activitati cu productia, vinzarile, marketingul, cercetarea, dezvoltarea si alte activitati ale firmei.

Mult timp logistica a fost asociata cu distributia produselor finite, adica cu ultima etapa a productiei. Acest punct de vedere a ignorat rolul logisticii in gestionarea fluxurilor interne de materii prime, subansamble, brevete, piese si ambalaje. Dar sistemul logistic este compus dintr-un ansamblu de activitati aflate in strinsa interdependenta, toate trebuie sa contribuie la realizarea politicii de Marketing a firmei. Dintre aceste activitati cele mai importante sunt:

-aprovizionarea,

-transportul,

-depozitarea,

-manipularea,

-preambalarea,

-expedierea si receptia produselor,

-distributia inversa,

-fluxurile informationale privitoare la logistica produselor.

De aici rezulta faptul ca managementul logisticii este insumarea gestionarii activitatilor materiale derulate inaintea procesului de productie, la care se adauga activitatile de distributie propriu-zisa de la sfirsitul productiei. Acest flux fizic este insotit de un flux de informatii in ambele sensuri, care reprezinta cadrul de operare al functiei logistice. Managerul logistician este persoana dintr-o firma responsabila cu gestionarea tuturor fluxurilor de informatii si materiale, pornind de la conceperea produsului/serviciului pina la consumul/prestarea lui, tinind cont de interactiunile acestor fluxuri. Aceasta pozitie ii da posibilitatea managerului departamentului logistic sa estimeze capacitatea firmei de a raspunde asteptarilor. Managerii logisticieni trebuie sa identifice activitatile care creeaza valoare adaugata si care permit astfel o diferentiere a serviciilor realizate de firma lor fata de cele ale concurentilor. La fiecare nivel al distributiei trebuie sa fie luate in considerare urmatoarele aspecte:

-Cine ia deciziile de reaprovizionare: cantitatea de produse, frecventa si programarea, cine se ocupa de aprovizionare?

-Ce gama de produse este transportata/manipulata?

-Programarea livrarilor, primirea comenzilor si manipularea livrarilor.

-Produsele depozitate-disponibile in stoc, suficienta stocului, rotatia stocului, conditiile de stocare, stocarea sezoniera.

-Apropierea de piata, acoperirea pietei potentiale.

-Divizarea loturilor.

-Primirea si procesarea comenzii.

-Selectionarea, impachetarea si incarcarea produselor.

-Livrarea: programare, frecventa, ruta aleasa.

-Administrarea comenzilor: facturi, extrase de cont.

-Controlul creditului: seriozitatea clientului, limitele creditului, conditiile de creditare-finantare, colectarea banilor si stimulentele.

-Administrarea preturilor astfel: modificarile de preturi, valoarea reducerilor de pret, influenta factorilor de timp.

-Vinzarea, promovarea, activitatile promotionale, sondarea vinzarii si a reprezentarii.

-Relatiile cu clientul astfel: de reprezentare, administrarea garantiilor, schimbari aduse produsului, stabilirea pretului, performanta produsului.

-Informatiile de piata: actiunile concurentilor, performantele in respectiva ramura si in domeniul vinzarii, stocarii, disponibilitatii produsului, rapoarte asupra produsului si utilizatorului sau, noi oportunitati.

-Ce reduceri, majorari de preturi trebuie aplicate? Sint acestea obtinute pentru respectivul domeniu de activitate? Sint corespunzatoare serviciului? Ar trebui facut mai mult?

-Cit de important este produsul nostru pentru ei? Cit de importati sint ei pentru noi?

De aici rezulta un alt aspect deosebit de important, acela ca folosind resursele logistice ale companiilor, acestea sa fie directionate spre acele activitati apreciate de clienti, care aduc valoare adaugata si determina astfel avantajul competitiv pentru firma. Indeplinirea misiunii logistice de asigurare a bunurilor sau serviciilor solicitate la momentul si locul potrivit, in conditiile celei mai mari contributii la profitul firmei presupune desfasurarea unui ansamblu de operatiuni intercorelate, care constituie mixul activitatilor logistice. Mixul logistic include doua categorii de activitati: de baza si de sustinere.

Activitatile de baza cuprind:

-Asigurarea standardelor de servicii pentru clienti.

-Cumpararea.

-Transportul.

-Gestiunea stocurilor.

-Prelucrarea comenzilor.

Toate acestea sint operatiuni "cheie" care se desfasoara in aproape orice canal logistic.

Activitatile de sustinere cuprind:

-Depozitarea.

-Manipularea produselor.

-Ambalarea.

-Activitatile legate de fluxurile informationale logistice.

Acestea se desfasoara in functie de conditiile specifice ale firmelor si contribuie la realizarea misiunii logistice. Proiectarea si functionarea oricarui sistem logistic are ca element de referinta un anumit nivel de servire a clientilor. Principalele activitati desfasurate pentru asigurarea nivelului de servire logistica sint urmatoarele:

-Cercetarea nevoilor si cerintelor clientilor actuali si potentiali, referitoare la nivelul serviciilor logistice.

-Stabilirea nivelului de servire logistica a clientilor, care va fi oferit de firma furnizoare sau diferentierea nivelului de servire, in functie de cerintele segmentelor de piata vizate.

-Evaluarea perceptiilor clientilor in privinta nivelului de servire oferit, a decalajului dintre nivelul asteptat de clienti si cel efectiv oferit.

-Ajustarea nivelului de servire logistica, in functie de evolutia cerintelor clientilor.

Cumpararea are un rol important in crearea de valoare in cadrul procesului logistic. Activitatile reprezentative pentru domeniul cumpararii sint urmatoarele:

-Stabilirea necesitatilor de aprovizionare.

-Alegerea surselor de aprovizionare.

-Planificarea modului de realizare in timp a aprovizionarii.

-Evaluarea periodica a performantelor furnizorilor.

-Determinarea cantitatii economice a comenzii.

Transportul are un rol foarte important in asigurarea utilitatii de timp, reprezentind o componenta a misiunii logistice. In esenta transportul presupune derularea urmatoarelor activitati:

-Alegerea celor mai adecvate modalitati de transport: rutier, feroviar, maritim, aerian, prin conducte.

-Evaluarea si selectia ofertantilor de servicii de transport la care apeleaza o firma.

-Stabilirea rutelor de transport.

-Programarea transporturilor.

Gestiunea stocurilor este o componenta esentiala a sistemului logistic, care ofera utilitatea de timp asteptata de clienti. In privinta gestiunii stocurilor activitatile principale care trebuie sa fie realizate sint urmatoarele:

-Elaborarea politicilor privind stocurile de materii prime, materiale si produse finite.

-Stabilirea mixului de produse din stoc, ponderea diferitelor articole in numarul si cantitatea totala de produse mentinute in stoc, in functie de contributia diverselor articole la vinzarile unei firme.

-Determinarea stocului de siguranta si a nivelului de reaprovizionare, marimea stocului la care se lanseaza o noua comanda de reaprovizionare.

-Aplicarea strategiei "just in time".

Prelucrarea comenzilor presupune realizarea urmatoarelor activitati principale:

-Determinarea procedurilor de primire a comenzilor, metoda de transmitere, restrictiile de timp si cerintele privind marimea comenzii.

-Stabilirea metodelor de transmitere a informatiilor referitoare la comenzi in cadrul firmei.

-Definirea ordinii de prioritate in prelucrarea comenzilor.

-Alegerea variantei de onorare a comenzii numai din stocul disponibil si/sau din productie.

Depozitarea marfurilor este considerata a componenta de sustinere deoarece nu este prezenta in sistemele logistice ale tuturor firmelor. Principalele activitati legate de depozitarea marfurilor sint urmatoarele:

-Stabilirea necesarului de spatii de depozitare.

-Alegerea amplasamentului depozitelor.

-Determinarea numarului de depozite necesare.

-Stabilirea configuratiei depozitului.

-Amplasarea marfurilor in spatiul de depozitare.

Manipularea marfurilor are o pondere considerabila in costurile logistice. Totodata ea are impact asupra duratei ciclului comenzii si implicit asupra nivelului serviciului pentru client. Eficacitatea manipularii materialelor este conditionata de urmatoarele activitati:

-Alegerea echipamentului de manipulare, manuale sau mecanizate.

-Utilizarea incarcaturilor prin paletizare si contanerizare.

-Introducerea si prelucrarea materialelor in/si din spatiul de depozitare.

Ambalarea de protectie permite ajungerea marfurilor la clienti in conditiile dorite. Ca activitati legate de ambalarea protectoare, care sustin logistica marfurilor, pot fi enumerate:

-Proiectarea de ambalaje care sa raspunda cerintelor proceselor de manipulare.

-Realizarea de ambalaje care sa asigure integritatea produselor pe durata transportului si a pastrarii.

-Asigurarea de ambalaje care sa protejeze marfurile contra pierderilor si deteriorarilor.

Fluxurile informationale sint o parte integranta a sistemului logistic care faciliteaza derularea tuturor activitatilor de baza si de sustinere. In rindul principalelor activitati pe care le presupune functionarea sistemului informational logistic se includ:

-Culegerea si prelucrarea datelor.

-Analiza informatiilor.

-Elaborarea rapoartelor necesare, situatia stocurilor.

-Stabilirea unor proceduri de stocare a datelor.

-Controlul fluxului de informatii.